Surat Pribadi dan Surat Dinas

A. Mengidentifikasi Ciri Surat Dinas

Menurut KBBI, surat adalah secarik kertas dan sebagainya yang digunakan sebagai tanda atau keterangan,
sesuatu yang ditulis, atau yang tertulis. Surat terbagi menjadi dua, yaitu surat pribadi dan surat dinas. Perbedaan surat
pribadi dan surat dinas.
Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk berkomuniasi secara pribadi, bersifat tidak resmi, dan berisi
tentang masalah pribadi. Surat pribasi ditulis oleh seorang individu atau perseorangan untuk orang lain atau instansi lain.
Oleh karena itu, bahasa dari surat pribadi bersifat pribadi, santai, mudah dipahami, dan komunikatif.
Surat pribadi yang dibuat dari seseorang untuk orang lain, misalnya surat bertukar kabar kepada kerabat.
Sementara itu, contoh surat pribadi yang dikirim ke suatu instansi, misalnya surat izin tidak masuk sekolah karena suatu
hal.
Jika bahasa dalam surat resmi lebih baku dan jelas polanya, maka tidak demikian dengan surat pribadi. Namun,
dalam surat pribadi tetap ada hal yang perlu diperhatikan yaitu tata etika atau sopan santun. Khususnya jika kita menulis
kepada orang lain yang lebih dewasa. Berikut adalah contoh dari surat pribadi.

Surat pribadi di atas merupakan surat yang ditujukan dari seorang anak kepada orang tuanya. Seperti yang kita
lihat pada contoh tersebut, bahasa yang digunakan dalam surat pribadi biasanya menggunakan bahasa percakapan
sehari-hari.

Surat Resmi
Surat resmi biasa juga disebut dengan surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dikirim oleh suatu instansi atau
lembaga kepada perseorangan atau ke instansi lain yang berisi hal-hal kedinasan. Contoh dari surat dinas adalah surat
undangan, surat jual beli, surat perjanjian, nota dinas, dan lain-lain.
Dalam menulis surat dinas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu penggunaan bahasanya. Namun,
bahasa yang digunakan pada surat dinas ini lebih mudah dibanding surat pribadi. Surat resmi tidak memerlukan bahasa
yang bertele-tele. Gaya bahasa dari surat resmi lebih singkat, jelas, dan berpola tetap.

Surat resmi hanya dapat ditulis oleh sebuah instansi kepada instansi lain atau individu. Seseorang atau individu
tidak boleh menulis surat dinas. Maka, pada surat dinas ada kepala surat dan nomor surat. Isi surat dinas berkaitan
dengan topik kedinasan, misalnya undangan rapat, lamaran pekerjaan, izin menggunakan tempat, dan sebagainya.
B. Menelaah Struktur dan Bahasa Surat Pribadi dan Surat Dinas
Surat pribadi memiliki beberapa bagian, yaitu tanggal surat, salam pembuka, isi, penutup, dan nama pengirim
surat beserta tanda tangan. Pada bahasan ini kamu tidak hanya mengidentifikasi surat pribadi dari bagian-bagiannya
saja, tetapi juga dari segi bahasa, dan isi/tujuan surat.
Berdasarkan surat pribadi di atas, ada beberapa bagian yang menjadi unsur pembangun surat pribadi, yaitu (1)
alamat dan tanggal surat, (2) salam pembuka, (3) kalimat pembuka paragraf, (4) isi surat, (5) penutup surat, (6) salam
akhir, dan (7) nama dan tanda tangan.
Surat dinas berisi tentang keperluan kedinasan yang bersifat resmi. Sebelum kamu mengetahui contoh surat
dinas yang baik, terlebih dahulu kamu harus mengetahui struktur surat dinas. Pada dasarnya struktur surat dinas tidak
jauh berbeda dengan surat pribadi.
 Struktur surat dinas :
 Kop surat
 Nomor surat
 Tanggal surat
 Lampiran
 Perihal
 Alamat surat
 Salam pembuka
 Isi surat
 Paragraf penutup
 Nama dan tanda tangan pihak yang memperkuat surat
 Nama dan tanda tangan penulis surat
 Tujuan surat :
 Bersifat mengundang
 Memohon dan meminta penjelasan.
 Ciri Penggunaan Bahasa pada Surat Pribadi :
 Pilihan kata sapaan bersifat pribadi (kata emotif dan ekspresif)
 Bahasa surat pribadi tidak formal tetapi santun
 Pilihan ragam bahasa tergantung siapa penerima surat
 Menggunakan sapaan (seperti orang bercakap)
 Menggunakan kata ganti orang pertama (untuk pengirim) dan kata ganti orang kedua untuk penerima
 Ciri penggunaan Bahasa pada Surat Dinas :
 Pilihan kata sapaan bersifat formal
  Bahasa ragam baku
 Menelaah penulisan surat :
 Alamat : Alamat tidak boleh disingkat. Singkatan nama orang yang digunakan sebagai nama jalan diperbolehkan
untuk kepala surat, misal M.T. Haryono.
Contoh :
BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEUANGAN MALANG
Jalan Bendungan Sempor Nomor 28, Malang 65151, Telepon (0341) 776345, 725511
 Penanggalan Surat : penggunaan tanda titik pada akhir penanggalan, pemakaian singkatan, penggunaan angka
untuk bulan, dan penggunaan nama kota tidak diperkenankan.
Contoh : 4 Juni 2015
 Hal surat : kata hal tidak perlu menggunakan titik.
Contoh :
Hal: Permohonan penceramah (tidak ada titik setelah kata penceramah)
 Lampiran surat : tidak ditulis angka tidak diakhiri titik. Kata lampiran yang disingkat. memerlukan titik.
Contoh :
(1) Lampiran: Satu eksemplar
(2) Lamp.: Satu eksemplar
 Alamat tujuan : Sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara di depan nama jabatan dan gelar tidak diperlukan, Sapaan
hanya dipergunakan untuk mengiringi nama orang yang tidak diawali dengan gelar.
Contoh :
(1) Yth. Dr. Tono
Jalan Bendungan Sempor 1
Malang
(2) Yth. Direktur Jenderal Pajak
Jalan Bintaro Utama Sektor V, Bintaro Jaya
Tangerang Selatan
 Isi surat : Kesalahan penggunaan tanda koma (,)
Contoh : Kami segera memberitahu Saudara jika ada perubahan jadwal. (setelah kata Saudara tanpa koma)
 Penutup surat : Penulisan nama pejabat penanda tangan surat seharusnya ditulis dengan huruf kapital pada
setiap awal kata tanpa ada tanda lainnya, baik berupa garis bawah maupun tanda kurung.
Contoh :
(1) Direktur Jenderal, Sasmita
(2) a.n. Direktur Jenderal, Dian Putri

C. Menulis Surat Pribadi dan Surat Dinas

Kamu harus tahu pilihan ragam bahasa yang tepat dan sesuai untuk penerima dan tujuanmu menulis surat.
Ragam bahasa Indonesia baku biasanya digunakan untuk tujuan yang bersifat serius, seperti turut berduka cita atau
bersimpati atas musibah yang diderita seseorang, dan/atau surat yang ditujukan kepada orang yang lebih tua.
Dalam menulis surat pribadi kamu juga perlu memerhatikan penggunaan salam pembuka, kalimat pembuka
paragraf pertama, dan kalimat penutup. Ketiga hal tersebut mencerminkan etikamu.
Jenis-Jenis Surat
1. Surat Pribadi: Merupakan jenis surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan pribadi. Jenis surat ini ditulis
menggunakan bahasa tidak baku.
2. Surat Dinas: Merupakan surat resmi yang dibuat serta dikeluarkan oleh instansi ataupun lembaga pemerintah yang
bertujuan untuk berbagai keperluan dinas.
3. Surat Niaga: Merupakan surat yang dibuat oleh perusahaan maupun perorangan untuk tujuan bisnis ataupun
perdagangan.
4. Surat Resmi: Merupakan surat yang dibuat serta dipergunakan untuk kepentingan yang sifatnya resmi. Penulisan
surat resmi bisa dilakukan oleh instansi, perseorangan, lembaga, serta organisasi.

Bagian-Bagian Surat dan Fungsinya

Setiap surat memiliki bagian bagian dan masing masing bagian memiliki fungsi yang berbeda. Letak bagian surat
tersebut tergantung pada bentuk tubuh surat yang dipakai. Apabila penulis menggunakan bentuk tubuh bentuk lurus ,
maka letak atau bagian bagiannya akan berbeda dengan penulis yang memakai bentuk tubuh lekuk .Pada dasarnya
surat resmi dan surat bisnis memiliki bagian bagian surat seperti berikut ini:
1. Kepala surat
2. Nomor surat
3. Tanggal, bulan dan tahun surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi surat
9. Salam penutup
10. Nama organisisasi
11. Nama terang dan tanda tangan penaggung jawab surat
12. Tembusan
13. Inisial / kaki surat

 Kepala Surat
Setiap surat resmi biasanya memiliki kepala surat . Kepala surat ini digunakan sebagai identitas diri lembaga atau
instansi yang mengirim surat. Didalam kepala surat terdapat nama dan alamat instansi atau keterangan lain
mengenai instansi atau lembaga tersebut.
 Nomor Surat
Setiap surat resmi atau surat dinas yang keluar biasanya disertakan nomor surat. Pada nomor surat sering
menggunakan kode tertentu . Nomor surat memiliki fungsi untuk sebagai berikut :
 Mudah pengaturan dan penyimpanan sebagai arsip.
 Sebagai alat ukur kegiatan yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu.
 Memudahkan mencari surat apabilda dibutuhkan lagi.
 Mengetahui jumlah surat keluar masuk pada periode tertentu.
 Sebagai referensi bila diperlukan.
Contoh: ZZZ/001/GG-YYY/PP/XX/TT
 ZZZ = Kode Surat
 001 = Nomor Surat Berurut
 GG-YYY = Kode Chapter
 PP = Kode Pengurus yang mengeluarkan
 XX = Bulan Keluarnya Surat Dalam Romawi (I, II, III, IV, V, dsb)
 Tanggal Surat
Dalam surat resmi penulisan tanggal tidak perlu didahului nama tempat atau kota karena nama itu telah
tercantum pada kepala. Berbeda dengan surat pribadi yang perlu dicantumkan nama tempat atau kota saat surat itu
ditulis.Tanggal, bulan, dan tahun harus ditulis lengkap dan dibelakang angka tahun diberi titik (.) . Untuk fungsi
tanggal surat sendiri yaitu untuk sebagai refrensi dan alat pemberi informasi tentang waktu kapan surat itu dibuat.
Contoh :
1 Januari 2021
Rejang Lebong, 1 Januari 2021.
 Lampiran
 Surat yang melampirkan sesuatu misalnya proposal, kuitansi, akte notaris, dan sebagainya dalam bagian surat
perlu dituliskan kata “lampiran” yang diikuti jumlah yang dilampirkan.Lampiran berfungsi sebagai petunjuk tentang
dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan.
 Hal atau Perihal Surat
Setiap surat resmi selalu mencantumkan pokok atau inti surat tersebut yang lazim disebut “Hal atau Perihal“.
Dengan membaca hal atau perihal yang ada dalam surat , pembaca akan langsung mengetahui apa yang akan
dibicarakan didalam surat tersebut.Untuk penulisan perihal lebih baik singkat asal cukup bagi pembaca untuk
mengetahui pesoalan pokok meskipun belum membaca lengkap isi surat.
 Alamat Surat
Pada umumnya alamat surat terdiri dari 2 macam, yaitu alamat yang tertera pada sampul dan alamat yang
tercantum pada surat itu sendiri. Dalam penulisan alamat surat sebaiknya disebutkan nama orang yang dituju dan di
depan nama dicantumkan sebutan “Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona” tergantung kepada siapa surat itu
dikirim. Namun bila pengirim surat tersebut menyebut secara resmi dengan jabatan atau gelar akademis maka ditulis
tanpa didahului Bapak, Ibu, Saudara, Nyonya, Tuan, Nona .
Jika ditujukan kepada perorangan
Contoh :
Yth. Bapak Fery Najamudin, SH
Jln. Talang Rimbo
Curup Tengah 39113
Jika ditujukan kepada nama jabatan
Contoh :
Yth. Direktur PT Telekomunikasi Indonesia
Jln. RA Kartini 39112
Curup, Bengkulu
Ditujukan kepada lembaga atau instansi atau perusahaan
Contoh :
PT ALAT POS KASIR
Jln. RA Kartini 39112
Curup, Bengkulu
 Salam Pembuka
Dalam salam pembuka surat merupakan tanda hormat kepada penerima surat sebelum memulai membaca isi surat.
Contoh salam pembuka yang biasanya dipakai :
 Dengan hormat,
 Salam Hormat,
 Assalamualaikum Wr. Wb.,
 Salam sejahtera,
 Isi Surat / Tubuh Surat
Isi surat terdiri dari alinea pembuka, isi surat dan alenia penutup.
1. Alinea pembuka
Alinea pembuka adalah pengantar ke isi surat yang sesungguhnya. Alenia pembuka berfungsi untuk menarik
pembaca kepada pokok pembicaraan dalam surat tersebut.
Contoh :
 Dengan ini kami memberitahukan bahwa…………
 Dengan sangat menyesal kami beritahukan bahwa……….
 Sehubungan dengan surat Saudara tanggal………No………….
 Bersama ini kami lampirkan………..
2. Isi Surat
Isi surat yang sesungguhnya memuat suatu informasi yang disampaikan penulis kepada penerima surat. Isi
tersebut bisa berupa laporan, pemberitahuan, pernyataan, dan lain lain. Dalam penulisan isi surat hendaknya
ditulis secara singkat dan jelas sehingga menghindarkan dari salah tafsir dan menjadi efisien. Hindari penulisan
kata atau istilah yang tidak lazim dan yang susah dipahami oleh penerima yang dapat mengakibatkan tujuan dan
sasaran surat tidak tercapat.
3. Alinea Penutup
Alinea penutup adalah simpulan dari isi surat. biasanya alinea penutup berisi harapan penulis atau ucapan terima
kasih kepada penerima surat.Alinea penutup menandakan pembicaraan telah selesai .
Contoh :
 Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Mudah-mudahan pertimbangan kami bermanfaat bagi saudara.
 Besar harapan kami atas terkabulnya permohonan ini dan untuk itu kami ucapkan terima kasih.
 Salam Penutup
Salam penutup terdapat diantara alinea penutup dan tanda tangan pengirim . Contoh salam penutup :
 Hormat kami,
 Salam kami,
 Wassalam,
 Salam takzim,
 Nama Organisasi atau Lembaga
Biasanya nama organisasi atau lembaga dibuat dalam bentuk stempel atau cap. Stempel ini berfungsi untuk
menegaskan bahwa surat itu sah dan resmi.
 Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung Jawab
 Surat di tandatangani oleh pejabat yang berhak atau berwenang . Nama Terang dan Tanda Tangan Penanggung
Jawab berfungsi sebagai identitas penanggung jawab untuk mengetahui dari mana surat itu dikeluarkan.
 Tembusan
Tembusan surat atau tindisan dikirimkan ke instansi lain yang ada kaitannya dengan surat yang
bersangkutan. Tembusan biasanya diletakan di sudut kiri bawah dengan menuliskan Tembusan atau Tindasan atau
Distribusi kepada.
Contoh :
 Menteri Agama RI;
 Gubernur Jawa Tengah;
 Walikota Bandung.
 Inisial
Inisial adalah singkatan nama yang biasanya diambil dari huruf pertama nama pembuat penulis surat tersebut yang
berfungsi mengetahui siapa yang menulis / mengetik surat tersebut.
Contoh :
VN/MA
VN Singkatan dari Vandra Septian (Pengetik)
MA Singkatan dari Miftah Ainun (pengonsep)