Pembahasan Secara Lengkap Surat Resmi

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang diterbitkan oleh instansi yang ditujukan kepada instansi lain atau
individu yang berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas, kegiatan dinas, atau bisnis
instansi yang terkait.

Ciri-Ciri Surat Resmi

Dikirim atau diterima oleh instansi

Surat dikatakan sebagai surat resmi apabila dikirim atau diterima oleh instansi. Hal ini yang membedakan surat
resmi dengan yang lainnya. Dengan dikirim atau diterima instansi maka surat menyangkut kegiatan kedinasan
yang bersifat resmi. Misalnya surat dari Mendiknas kepada Kepala Diknas di daerah untuk urusan SKM yang harus
dimiliki siswa.

Menggunakan bahasa baku

Ciri surat resmi salah satunya adalah menggunakan bahasa baku. Bahasa baku digunakan karena sifat surat ini
adalah resmi. Bahasa baku yaitu, bahasa Indonesia yang ditulis dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang
berlaku. Hal ini dikarenakan bahasa Indonesia merupakan bahasa sosial yang digunakan sebagai alat pergaulan
sosial. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baik dan teratur, pilihan kata-kata tepat, jelas, dan
meyakinkan, harus sopan, ramah, dan hormat. Misalnya, Pada tanggal 15 Juni 2008 kami akan mengunjungi
perusahaan Anda.

Sistematis dan sesuai kaidah

Surat resmi haruslah sistematis dan sesuai kaidah. Sistematis maksudnya surat disusun sesuai dengan urutan bagian-
bagiannya. Hal itu sudah ditentukan dalam format baku penulisan surat resmi yang ada dalam kaidah penulisan
surat resmi. Misalnya penulisan tanggal ada di sebelah kanan, atau kiri, nomor surat dan hal ditulis secara
berurutan.

Menggunakan instrumen yang sesuai

Instrumen dalam surat antara lain kertas, bentuk huruf, ukuran huruf, dsb. Pemilihan kertas yang tepat, bentuk
huruf, dan ukuran, serta format yang sesuai merupakan ciri surat resmi. Dengan menggunakan instrumen tersebut
maka isi dari surat bisa disampaikan dengan baik dan tepat sasaran. Misalnya saja dengan menggunakan kertas
kwarto dengan font Times New Roman ukuran 12, maka surat tersebut menggunakan instrumen yang sesuai agar
isi dapat sampai dengan benar.

Ada tembusan (bila perlu)

Penanda khusus surat resmi salah satunya adalah tembusan. Tapi tidak semua surat resmi memiliki tembusan.
Tembusan digunakan hanya jika surat yang dikirimkan kepada pihak yang dituju perlu diketahui oleh pihak-pihak
lain yang bersangkutan dengan hal tersebut. Tembusan ditulis urut berdasarkan jabatan.

Struktur Surat Resmi

 Pembuka :

o Tanggal surat

o Nomor surat

o Lampiran

o Perihal
 o Alamat tujuan

o Salam pembuka

 Isi :

o Paragraf pembuka

o Paragraf isi

o Paragraf penutup

 Penutup :

o Salam penutup

o Nama jelas

o Tembusan

Bagian-bagian surat resmi :

Kop surat

Nomor surat

Tanggal pembuatan surat

Perihal surat dan lampiran

Tujuan surat (name and addres)

Salam pembuka (solutation)

Paragraph I (pengantar)

Paragraph II (isi)

Paragraph III (ucapan terimakasih dan penutup)

Salam penutup

Nama dan identitas pembuat surat serta tandatangan

Tembusan

Cara Menulis Surat Resmi yang Baik dan Benar

Menulis surat resmi berbeda dengan menulis surat pribadi. Dalam surat resmi ada beberapa
ketentuan yang harus diikuti. Selain itu, dari segi penggunaan bahasa surat resmi menggunakan
bahasa baku dan efektif. Anda mungkin pernah menerima surat undangan dari organisasi atau
lembaga tertentu, yang kalau kita perhatikan dalam surat tersebut tercantuk nomor surat,
perihal surat, dan penggunaan bahasa yang resmi. Yah, jika ada surat dengan ciri-ciri seperti
itu, maka dapat dipastikan bahwa surat tersebut adalah surat resmi. Bagaimana cara menulis
surat resmi yang baik dan benar? Berikut ini kami berikan format dan cara menulis surat resmi
yang baik dan benar:
1. Kepala Surat

Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai berikut:

Nama instansi atau lembaga.

Lambang atau logo instansi atau lembaga.

Alamat.

Kode surat.

Nomor telepon; nomor faksimile.

Kode Pos.

Untuk perusahaan, dapat ditambahkan nama cabang dan nama bankirnya.

Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro
Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan
Masyarakat.
b. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl., tetapi Jalan
c. Kata Telepon hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun, atau terpun
dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
d. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K.Pos
atau Katpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
e. Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan
digunakan Cable Anddress.
f. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:),
sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka
karena bukan merupakan suatu jumlah.

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Perhatikan contoh penulisan tanggal surat
berikut ini.

Banten, 20 November 2013

28 November 2013

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf,
dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti
tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung. Selain itu, perlu diperhatikan hal berikut:
Sebelum tanggal surat tidak dicantumkan nama kota, karena nama kota itu sudah tercantum
pada kepala surat
a. Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis
dengan huruf tidak boleh disingkat, dan ditulis dengan cermat, misalnya Januari, Februari,
Agustus atau November, bukan Jan, Feb, atau Nov.
b. Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan
Pebruari, Nopember
Contoh penulisan tanggal surat.
KEPALA SURAT
22 Oktober 1986
Contoh kesalahan penulisan tanggal surat
KEPALA SURAT
Jakarta, 04 Juli 1985
Kesalahan penulisan tanggal surat seperti tertera di atas adalah sebagai berikut:
a. Pencatuman nama kota diiringi tanda koma, angka tanggal yang diikuti oleh tanda hubung,
nama bulan yang ditulis dengan angka diiringi tanda hubung dan angka tahun (Jakarta, 22-3-
1990)
b. Pencantuman nama kota diikuti tanggal, bulan, tahun yang diikuti oleh tanda titik koma
(Jakarta 22 Maret 1990;)
c. Tanggal yang diikuti nama bulan dan tahun yang disingkat (22 Mrt 1990)
d. Tanggal yang diikuti tanda titik, diikuti nama bulan yang ditulis dengan angka dan diikuti
angka tahun yang disingkat (22.04.98)

3. Nomor Surat

Setiap surat resmi yang keluar biasanya diberi nomor, hal ini disebut nomor verbal. Cara
pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai dengan kepentingan masing-masing
dari perusahaan atau instansi tersebut. Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal
surat. Nomor surat merupakan kode yang berguna sebagai berikut.

Memudahkan pengaturannya sebagai arsip.

Memudahkan penunjukan pada waktu rnengadakan hubungan surat menyurat.

Memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.

Memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau mengklasifikasikan surat

sesuai dengan sifat jenis surat untuk penyirnpanan.

Mengetahui berapa banyaknya surat yang keluar pada suatu periode (bulan maupun tahun).

Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi
tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi
dapat pula dengan angka.
Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan
kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal., tetapi
harus taat asas.
Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa
pun.
Nomor Surat Salah = Nomor Surat Benar
Nomor: 110/U/PPHPBI/2006.= Nomor: 110/U/PPHPBI/2006
No.: 110/U/PPHPBI/2006.= No.: 110/U/PPHPBI/2006
Nomor: 007/KSH-1/IV/2001
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi
tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi
dapat pula dengan angka. Misalnya:
Nomor: 10.10.3.03.90 atau
No. : 10-10-3-03-90

4. Lampiran
Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena mempunyai
kaitan dengan isi surat. Dokumen-dokumen yang disertakan tersebut bermacam-macam sesuai
dengan keterkaitannya terhadap isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut.

Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan dalam surat
yang ada kaitannya dengan isi surat.

Untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan tertulis dilampiran
atau tidak.

Memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan segera, tidak
perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut sudah tersedia.

Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis.
Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari
dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
Contoh Salah Contoh Benar
Lampiran: 5 (lima) berkas Lampiran: Lima berkas
Lamp.: 2 (dua) eksemplar Lamp.: Dua eksemplar

5. Hal atau Perihal

Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok atau inti dalam surat, yang
disebut hal. Menurut Kosasih (2003: 25), hal surat berarti soal atau perkara yang dibicarakan
dalam surat. Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Oleh karena itu, cara
penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karangan biasa, yakni sebagai berikut:

Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.

Berwujud kata atau frase, bukan kalimat.

Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh; Hal: Jadwal
Ujian Sekolah

Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri
tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.
Contoh Salah
Perihal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran
Ujian Dinas Tingkat III Departemen A
Hal : Permohonan Tenaga Pengajar untuk memberikan kuliah pada Kursus Penyegaran Ujian
Dinas Tingkat III Departemen A
Perihal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT
Hal : EDARAN PENYERAGAMAN BENTUK SURAT

Contoh Benar
Perihal : Permohonan tenaga pengajar
Hal. : Permohonan tenaga pengajar
Perihal : Penyeragaman bentuk surat
Hal. : Penyeragaman bentuk surat

Hal dalam surat berguna sebagai berikut.

Mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam surat.
Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat, sebelum
mengetahui secara keseluruhan isi surat.

6. Penulisan Alamat pada Surat

Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat. Alamat pada sampul
surat berfungsi sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang berhak
menerimanya. Yang perlu diperhatikan dalam penulisan alamat sampul surat adalah sebagai
berikut.

Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.

Huruf awal pada singkatan Yth. ditulis dengan huruf kapital,

Penulisan alamat didahului kata kepada.

Akhir singkatan yang terhorrnat menggunakan tanda titik (Yth.).

Contoh:
Kepada
Yth. Direktur PT Zakapedia
Jalan Bungung Barania 34
Bantaeng

Alamat Dalam pada Surat: Alamat dalam surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat.
Fungsinya sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang berhak menerima surat
itu. Bagi pengirim surat, alamat dalam berfungsi untuk mengetahui kecocokan alamat yang
dituju sewaktu proses pemasukan surat ke dalam amplop surat. Alamat dalam pada surat juga
berguna untuk penunjuk langsung bagi si penerima, petunjuk bagi petugas kearsipan
sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat berdasarkan
objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar bila memakai amplop berjendela.
Ketentuan penulisan alamat surat bagian dalam adalah sebagai berikut.

Tidak didahului kata Kepada.

Menggunakan kata Yth.

Menggunakan unit kerja.

Nama tempat pada alamat dituju tidak didahului kata depan di.

Contoh:
Yth. Lurah
Kelurahan Jetis Jalan Samanhudi 14, Semarang

Cap Surat atau Stempel Surat: Pada surat-surat resmi, baik itu surat niaga rnaupun surat dinas
pemerintahan, cap harus dibubuhkan pada sebuah surat, karena cap juga merupakan tanda
sahnya sebuah surat.

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah
alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua
adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata
pembuka.
Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan
atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat
dituliskan.
Penulisan Alamat Surat
a. Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang
dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama)
b. Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan
huruf kapital seluruhnya.
c. Penulisan alamat penerima surat juga harus lengkap dan cermat serta informatif.
d. Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan Yth.
dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata Kepada
berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau
diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung
antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
e. Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara, digunakan pada alamat surat sebelum nama
penerima surat. Jika digunakan nama bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis
penuh, yaitu Bapak, dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca
apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal huruf kapital
dengan tanda titik pada akhir singkatan itu. Kata ibu hendaklah ditulis penuh Ibu dengan huruf
awal huruf kapital tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
f. Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau
Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata sapaan ibu, Bapak, dan Drs. tidak
digunakan.
g. Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berhimpit
dengan gelar, pangkat, atau jabatan.
h. Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf
awal huruf kapital tanpa tanda titik atau titik dua pada akhir kata itu. Nama jalan atau gang,
nomor, Rt, dan Rw ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Nama
kota atau wilayah perlu nama provinsi, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis
dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digaris bawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa
pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.
i. Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, nama
jabatannya saja bukan nama inisialnya.

Penulisan Alamat Salah

a. KEPADA
Yth. Bpk. SUKOCO
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen B
JAKARTA

b. Kepada Bapak Kolonel Sangajianto

JALAN BARONDONG GARING 6
BANDUNGAN
SEMARANG

c. Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa

Jl. Daksinapati Barat IV
RAWAMANGUN
JAKARTA 13220

Penulisan Alamat Benar

a. Yth. Bapak Sukoco
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlitan Raya 17
Jakarta

b. Yth. Kolonel Sangajianto

Jalan Barondong Garing 6
Bandungan
Semarang

c. Yth. Kepala Pusat Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia "berbicara" secara tertulis.
Dalam surat resmi yang biasa digunakan sebagai salam pembuka ialah Dengan hormat, (Jangan
disingkat Dh. Atau DH.) yang ditulis segaris lurus dengan baris-baris lainnya. Salam pembuka
Assalamualaikum Wr. Wb. dipakai secara khusus antara kantor/lembaga yang bersangkut-paut
dengan agama Islam.

Catatan:

Di belakang salam pembuka selalu dibubuhkan tanda koma (,). Ini sudah merupakan suatu
kebiasaan dalam surat-menyurat Indonesia. Dalam surat-menyurat Amerika, di belakang salam
pembuka selalu dibubuhkan tanda baca titik dua (:). Agaknya penulisan tanda baca di
belakang salam pembuka surat, baik dengan koma maupun dengan titik dua, hanyalah
menurut kebiasaan.

Salam pembuka Dengan hormat jika tidak digunakan secara sendiri-sendiri, sebaiknya
dimasukkan ke dalam kalimat pertama pembuka surat (alinea pertama).

Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan
sebagai berikut.
a. Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).
b. Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan
huruf kapital (hormat).
c. Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dihubungkan tanda koma, bukan tanda titik, tanda
seru, atau titik dua (Dengan hormat,)
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Salam Pembuka Surat

Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat,
Bapak .....yang terhormat,

Salam Pembuka Khusus

Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka.

Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam
Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapam salam pembuka yang cermat adalah
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara Tuti yang terhormat,

8. Isi Surat
Isi surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu sebagai berikut.

Pembukaan: Pembukaan digunakan untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca

terhadap pokok surat. Untuk itu digunakan kalimat-kalimat pembuka yang sesuai dengan
maksud atau tujuan surat.

Untuk membahas atau membalas surat yang diterima, dipergunakan kalimat-kalimat pembuka,
misalnya: Membalas. (menjawab) surat Saudara tertanggal 19 September 2012 No.
150/OBS1.2012, Dengan ini kami beritahukan bahwa....

Untuk surat-surat yang berisi suatu pemberitahuan, permintaan, pertanyaan, dan yang sejenis
dengan itu, dipergunakan kalimat pembuka misalnya: Dengan ini kami beri tahukan bahwa....

Untuk menunjuk sesuatu yang menjadi dasar menyusun surat dipergunakan kalimat pembuka
misalnya: Berdasarkan hasil rapat para ketua jurusan pada tanggal 9 Juli 2013, dengan ini
diberitahukan bahwa

Untuk menyatakan tujuan yang akan dilaksanakan dapat dipergunakan kalimat pembuka
misalnya: Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional 2 Mei 2013, SMA Negeri 2
Bantang akan mengadakan serangkaian acara sebagai berikut.
Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
a. Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa ....
b. Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Bugis. Sehubungan dengan
itu, ...
c. Pada tanggal 14-18 Juli 2007 kami akan mengadakan Penataran Kebahasaan I. Tujuan
Penataran itu adalah sebagai berikut.
d. Himpunan Pembinaan Bahasa Indonesia akan menelenggarakan Seminar Pengajar Bahasa
Indonesia, pada tanggal 5-6 Februari 2007, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV,
Rawamangun, Jakarta.
Paragraf Pembuka Berisi Jawaban
a. Pernyataan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari 2006, No.
05/Dilat/I/XI/2006 akan kami jawab sebagai berikut.
b. Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal
berikut.
c. Sesuai dengan permintaan Saudara dalam surat tanggal 4 Januari 2006, No 29/H/PU/2006,
bersama ini kami kirimkan seberkas syarat perjanjian kerja.
Dalam paragraf ini dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun,
isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.

Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan,
diminta, dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat. Oleh karena itu, ketika
menuis surat kita harus memperhatikan hal-hal berikut ini.

Tetapkan dahulu maksud yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta, dan

sebagainya secara jelas.

Tetapkan urutan maksud surat itu secara sistematis dan logis.

Tuliskanlah maksud surat itu dalam alinea-alinea yang jelas.

Hindarkanlah pemakaian akronim dan singkatan-singkatan yang belum lazim, lebih-lebih yang
ditulis hanya atas kemauan sendiri.

Hendaklah digunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sederhana, lugas, sopan, dan
menarik.

Sedapat-dapatnya menghindari penggunaan kata-kata asing atau kata-kata daerah sehingga

terasa keasing-asingan atau kedaerah-daerahan, kecuali yang belurn ada padanannya dalam
bahasa Insonesia

Hendaklah dipakai bentuk surat yang tepat atau cocok dan menarik.

Hendaklah diketik serapi-rapinya, hindarkan ketika yang bertumpuk-tumpuk.

Hendaklah ditulis dengan ejaan yang betul,

9. Penutup Surat
Penutup surat merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat. Umumnya berisi
ucapan terima kasih terhadap semua hal yang dikemukakan dalam isi surat. Hendaknya
penutup surat itu ditulis secara singkat dan jelas. Perhatikan contoh penutup surat sesuai
dengan isinya berikut ini.
Untuk menyatakan rasa terima kasih dapat dipakai kalimat-kalimat penutup; Atas perhatian
Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih; Atas perhatian dan bantuan Bapak/Saudara, kami
ucapkan terima kasih; Atas kehadiran Bapak/Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Untuk menunjukkan suatu kenyataan yang telah disebutkan sebelumnya, dapat dipakai
kalimat-kalimat penutup, misalnya; Demikianlah harapan kami dan atas perhatian Saudara,
kami ucapkan terima kasih.

Untuk menyakan suatu harapan dapat dipakai kalimat-kalimat pembuka misalnya; Harapan
kami, semoga kerja sama yang sudah baik ini dapat kita bina dan kita tingkatkan terus.

Untuk menyatakan sesuatu yang dinantikan dapat dipakai kalimat penutup, misalnya; Sambil
menanti balasan Saudara, kami ucapkan terima kasih; Sambil menanti penggilan Bapak, kami
ucapkan terima kasih.

Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup
dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima
surat.
Contoh paragraf penutup.
a. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih
c. Besar harapan kami, Saudara memanfaatkan sumbangan kami
d. Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara
Contoh ketidakcermatan dalam penulisan paragraf penutup seperti tertera di bawah ini.
a. Atas perhatianya, diucapkan terima kasih
b. Demikianlah harap maklum
c. Demikian, atas perhatian dan kerjasamanya, dihaturkan beribu-ribu teerima kasih
d. Sambil menunggu kelengkapan data dan persyaratan tersebut di atas kami ucapkan
terimakasih atas perhatian dan kerjasamanya yang baik selama ini.
e. Demikian agar petunjuk Bapak Kepala Badan tersebut dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.
f. Demikian pemberitahuan kami atas perhatian dan kerja sama Saudara, disampaikan terima
kasih.
Penulisan paragraf penutup itu dapat dicermatkan sebagai berikut.
a. Atas perhatian Saudara (Bapak), kami ucapkan terima kasih
b. Ungkapan Demikianlah harap maklum sebaiknya diubah menjadi Atas perhatian Saudara
(Bapak), kami ucapkan terima kasih.
c. Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
d. Kami mengharapkan Saudara agar melaksanakan petunjuk Kepala Badan dengan sebaik-
baiknya.
e. Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

10. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal pernerintahan dengan mencantumkan hal-hal berikut.

Nama jabatan (Kepala Sekolah, Kepala Dinas, dan sebagainya).

Tanda tangan.

Nama terang.

Nomor Induk Penduduk (NIP).

11. Penulisan Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah salam penutup. Tanda tangan
diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan
hal sebagai berikut.
a. Penulisan tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf
awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
b. Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu
diakhiri tanda titik.
c. Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.

Contoh:
Yang dianjurkan Yang tidak dianjurkan
1. Drs. Doni Susanto (Drs. DONI SUSANTO)
Kepala Kepala

2. Kepala Kepala

Drs. Doni Susanto Drs. DONI SUSANTO

NIP 130130130 NIP. 130.130.130

12. Tembusan

Tembusan adalah salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait
dengan isi surat. Tembusan ditulis di bagian bawah sebelah kiri. Contoh: .

Tembusan kepada:

Camat Tarakan Barat

Lurah Kelurahan Karang Balik Tarakan Barat

Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri
pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung
jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.
a. Jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu orang, rincian tembusan diberi nomor urut
sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu, jika pihak yang diberi tembusan hanya satu,
rincian tidak diberi nomor.
b. Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama
kantor atau instansi.
c. Dalam tembusan tidak digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
d. Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk
menjaadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
e. Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan arsip atau pertinggal karena setiap surat
dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh:
Penulisan Tembusan yang Tidak Dianjurkan
a. Tembusan
1. Kepada Yth. Bapak Kepala
Pengadilan Negeri Jakarta (sebagai laporan)
2. Bapak Marimutu Sinivasan (agar diperhatikan)

b. Tembusan yang terhormat:

Bapak Kepala Badan Pengujian
(sebagai laporan)

c. Tembusan:
1. Kepada Yth. Direktur
Pemilihan Bahan (sebagai laporan)
2. Yth. Kepala Bagian Perlengkapan
(untuk dilaksanakan)
3. Sdr. Dra. Sabaindah
4. Pertinggal.-
Penulisan Tembusan yang Dianjurkan
Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan

Tembusan:
Kepala Pengendali Mutu
Tembusan:
Kepala Badan Pengujian
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah

13. Penulisan Inisial

Inisial atau sandi ditempatkan pada bagian paling bawah. Inisial merupakan tanda pengenal
yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan
pengirim surat. Oleh karena itu, sebaiknya ditulis surat yang diarsipkan saja. Misalnya:
IH/PA
IH singkatan nama pengonsep surat yaitu Iin Hendrayani.
PA singkatan nama pengetik surat yaitu Purnama Alam.

14. Bahasa Surat Resmi yang Baik dan Benar

Surat yang bersifat resmi atau dinas harus memperhatikan bahasa yang dipergunakannya.
Bahasa surat resmi setidaknya memiliki dua syarat, yaitu bahasa baku, dan bahasa efektif
(Suprapto, 2006:5).

Bahasa Baku: Dilihat dari sudut bentuk lahirnya, maka bahasa surat harus menggunakan bahasa
baku. Bahasa baku adalah bahasa yang diakui kebenarannya menurut kaidah yang sudah
dilazimkan. Pemakaian bahasa baku dapat dikenali dari beberapa unsur, antara lain dari
penulisan (ejaan), pemakaian kata, dan struktur kalimat.
Bahasa Efektif: Dilihat dari segi pencurahan rasa atau gagasan, maka bahasa surat yang baik
memakai bahasa yang efektif. Bahasa efektif adalah bahasa yang secara tepat dapat mencapai
sasarannya. Bahasa efektif ini dapat diketahui dan dikenali dari pemakaian kalimat sederhana,
ringkas, tegas, dan menarik.

Sederhana: Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian
kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya. Untuk itu, hendaknya dipakai kata-kata yang biasa
dan lazim.

Ringkas: Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dlpahami.sedangkan kalimat
yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksudnya.

Jelas: Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna, atau tidak
menimbulkan salah paham.

Sopan: Sopan berarti hormat dengan takzim, tertib menurut adat yang baik, atau baik
kelakuannya. Dalam surat-menyurat resmi bahasa sopan itu dapatdicapai denqan beberapa
misalnya; Menggunakan kata-kata yang sopan/halus, Menggunakan kata sapaan atau kata
ganti, Menggunakan kata-kata resmi (bukan sehari-hari).

Menarik: Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan dapat
mengesankan pada angan-angan pembaca. Dalam surat-menyurat resmi dapat
digunakan:Kalimat bervariasi, Paragraf Induktif, dan Gaya bahasa.

Format atau Bentuk Surat

1. Full Block Style (Format Lurus Penuh)

Format surat full block style dianggap sebagai format surat paling formal dari format atau
bentuk surat yang lain. Dalam surat yang berbentuk full block style setiap baris dalam surat
tersebut menggunakan rata kiri. Walaupun tidak ada peraturan yang resmi tentang
penggunaan format full block style tetapi format full block style biasanya digunakan dalam
surat permintaan, pengumuman, persetujuaan, lamaran pekerjaan.

2. Block Style (Format Setengah Lurus)

Format block style atau juga bisa disebut format surat simpel merupakan format surat yang
susunannya hampir sama dengan full block style yaitu menggunakan rata kiri. Hanya penulisan
tanggal, nama terang pengirim surat ditulis di sebelah kanan surat.

3. Semi Block Style (Format Setengah Lurus)

Format surat semi block style seperti pada format surat yang lain digunakan untuk surat resmi
yang kedudukannya kurang formal jika dibandingkan dengan full block style. Berbeda dengan
full block styel dan block style, setiap paragraf isi pada surat berformat semi blok style
menjorok ke dalam.

4. Intended Style (Format Lekuk)

Format atau bentuk surat intended style ini hampir sama dengan block style, satu yang
membedakan adalah penulisan alamat dalam yang menyerupai tangga.
5. Hanging Style (Format Alinea Menggantung)

Sedangkan format atau bentuk surat hanging style membedakan diri dengan block style
dengan menuliskan alenia pertama pada setiap paragraf di isi surat tidak menjorok ke dalam
sedangkan alenia selanjutnya pada menjorok ke dalam.

Contoh-contoh surat

PT. KING CAMO TEKSTIL

Jl. SoekarnoHatta No. 13

Email: King.Camo@yahoo.comTelp: (0845)77889

Bandung
No : 009/PT. KCT/14 22 Maret 2014

Lamp : -

Hal : Surat Pemberitahuan

Yth.Direktur CUSTOM SHOES

Jl. JendralSudirman No.1

Pekanbaru

Dengan Hormat,

Dengan surat ini kami beritahukan bahwa barang yang saudara pesan stoknya sedang habis,
jadi kami mohon maaf karena tidak bisa mengirim barang dalam minggu ini. Tetapi perusahaan kami
akan mengirimkan barang pesanan saudara dalam 2 minggu ini.

Kami mohon kesabaran dari pihak saudara. Kami akan segera mengirimkan barang tersebut
dengan secepatnya.

Demikian surat pemberitahuan ini kami buat. Apabila ada kesalahan kami mohon maaf. Atas
perhatian saudara kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami,

PT. KING CAMO TEKSTIL