SURAT DINAS

Oleh
MUSFPTIAL
 PENGERTIAN
Surat dinas merupakan surat yang
berisi hal penting berkenaan dengan
administrasi pemerintah. Sebenarnya
surat dinas berbeda dengan surat
resmi, tetapi karena sebagian besar
surat dinas bersifat resmi, surat
dinas disamakan dengan surat
resmi
 LANJUTAN
Arti kata dinas di antaranya ialah (1)
jawatan, dan (2) segala sesuatu
mengenai atau berhubungan dengan
jawata, bukan partikelir; sedangkan
arti kata resmi di antaranya ialah sah
dari pemerintah atau dari yang
berwajib; yang ditetapkan
(diumumkan, disahkan) oleh
pemrintah atau jawatan yang
bersangkutan
 LANJUTAN
Dengan batasan itu dapat diketahui
bahwa arti kata dinas tidak jauh
berbeda dengan arti kata resmi. Hal
itu dapat memperkuat pendapat
bahwa surat dinas dengan surat
resmi.
 Bagian-Bagian Surat
Surat terdiri atas beberapa bagian,
yaitu (a) kepala surat; (b)
pembukaan, meliputi nomor surat,
lampiran, perihal atau hal, tanggal,
alamat dalam, dan salam pembuka;
(c) isi surat atau tubuh surat; dan (d)
penutup, yang meliputi salam
penutup, tanda tangan, nama
terang, jabatan, tembusan, dan
inisial
 Bagian-Bagian Surat
Dari pembagian itu, diketahui bahwa
bagian-bagian surat seperti berikut.
1. Kepala surat2. Tanggal Surat
3. Nomor Surat 4. Lampiran
5. Hal atau Perihal Surat 6. Alamat Tujuan
7. Salam Pembuka 8. Isi
9. Salam Penutup 10. Pengirim Surat
11. Tembusan 12. Inisial
Kepala Surat

Kepala surat disebut pula kop surat.

Isinya ialah lambang (departemen,
universitas, perguruan tinggi,
akademi, dan instansi), nama unit
organisasi, alamat, nomor telepon
(jika ada), nomor kotak pos (jika
ada), nomor faksimile (jika ada), dan
alamat kawat (jika ada).untuk
perusahaan, dapat ditambahkan
nama cabangnya dan nama bankir.
 Kepala Surat
Jenis, warna, dan besar kecilnya huruf
yang digunakan untuk menulis kata-
kata pada kepala surat biasanya
sudah diatur oleh yang berwenang
dengan aturan-aturan tertentu.
Untuk itu, aturan-aturan semacam
itu wajib dipatuhi.
 Penyusunan Kepala Surat
1. Kepala surat sebaiknya disusun secara lengkap
(lambang, nama instansi, alamat, nomor telepon
(jika ada), nomor kotak pos (jika ada), nomor
faksimile (jika ada), alamat kawat (jika ada).
2. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital (sesuai
dengan aturan yang ada).
3. Huruf awal alamat, kotak pos, alamat kawat (jika
ada), faksimile, dan telepon ditulis dengan huruf
kapital kecuali kata tugas, misalnya dan dan dalam.
4. Nama instansi, kata jalan, kata telepon, kata
faksimile, dan kata kotak pos jangan disingkat.
 Penyusunan Kepala Surat
5. Jangan digunakan bentuk p.o. box atau
post office box untuk menuliskan kotak
pos dan jangan digunakan bentuk cable
address untuk menuliskan alamat kawat.
6. Kata telepon dan kotak pos (dan yang lain)
diikuti nomor tanpa diikuti tanda titik dua (:),
sedangkan angka yang mengikutinya tidak
dipisahkan oleh titik (.) setiap tiga angka.
7. Dalam kalimat jangan disisipkan sarana
yang dimiliki kantor, misalnya telepon.
 Contoh
1. *Jalan Cendana 9 Telepon : 2515
Yogyakarta
2. *Jalan I Dewa Nyoman Oka 34,
Telepon 562070, Yogyakarta 55224
3. Jalan Cendana 9, Yogyakarta
5516,Telepon 2515
4. Jalan I Dewa Nyoman Oka 34,
Yogyakarta 55224, Telepon 562070
Tanggal Surat

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan

tanggal surat.
1. Bagian tanggal surat ditulis dua kali kaitan mesin
ketik dari garis pemisah kepala surat dengan
bagian surat lainnya.
2. Kata tanggal tidak perlu ditulis.
3. Nama tempat instansi tidak ditulis karena sudah
tercantum pada kepala surat.
4. Angka tahun ditulis lengkap
5. Nama bulan ditulis dengan huruf.
6. Penulisan nama bulan jangan disingkat.
 Tanggal Surat
7. Pada akhir baris tidak dibubuhkan
tanda titik.
8. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
9. Tidak perlu dibubuhkan garis bawah.
10. Huruf awal nama bulan ditulis
dengan huruf kapital.
 Contoh
1. 18 April 2011
2. 20 April 2011
3. 30 Desember 2011
Bukan seperti contoh berikut:
1. Tanggal 18 April 2011
2. 20 April 11
3. 30-12-2011
4. 17 A g u s t u s 2011
 Nomor Surat
Bagian nomor surat berisi nomor urut
surat yang terbit, kode surat, dan
angka tahun jika angka tahun
termasuk ke dalam sistem
penomoran.
 Hal-hal yang perlu diperhatikan

1. Kata yang harus digunakan ialah nomor

karena merupakan bentuk baku.
2. Kata nomor tidak digunakan karena bukan
bentuk baku.
3. Huruf awal kata nomor ditulis dengan huruf
kapital.
4. Singkatan kata nomor adalah no. (dalam
penggunaannya No.)
5. Angka tahun ditulis lengkap jika angka tahun
itu merupakan bagian sistem penomoran.
 Hal-hal yang perlu
diperhatikan
6. Kata nomor diikuti tanda titik (:) tanpa disela
spasi.
7. Penulisan tanda titik dua dengan bentuk yang
mengikutinya bersela satu spasi.
8. Demi kepraktisannya, nomor surat dibuat per
tahun agar jumlah nomor urut relatif kecil.
9. Pada akhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
10.Baris itu tidak perlu digarisbawahi.
11.Spasinya tidak perlu dijarang-jarangkan.
 Lampiran Surat
Kata lampiran bermakna tambhan.
Tambahan itu dapat berupa surat,
kertas surat, fotokopi ijazah, salinan-
salinan surat berharga, dan kuitansi.
Lampiran adalah sesuatu yang
ditambahkan pada surat yang
dikirimkan. Kata lampiran harus
dicantumkan jika surat yang
diterbitkan dilampiri berkas atau
surat yang lain.
 Hal-hal yang perlu
diperhatikan
1. Huruf awal kata lampiran ditulis
dengan huruf kapital.
2. Singkatannya adalah lamp..
3. Jumlah yang dilampirkan ditulis
dengan huruf.
4. Jika surat yang dikirimkan tidak
dengan lampiran, kata lampiran
tidak ditulis.
5. Pada akhir baris tidak dibubuhkan
tanda titik.
 Hal-hal yang perlu
diperhatikan
6. Baris itu tidak dibubuhkan garis
bawah.
7. Spasinya tidak dijarang-jarangkan.
8. Penulisan kata lampiran diikuti
tanda titik dua.
9. Antara tanda tittik dua dan bentuk
yang mendahuluinya tidak disela
spasi, sedangkan tanda titik dua
dengan bentuk yang mengikutinya
disela spasi.
 Hal surat
Hal surat disebut pula perihal surat
atau pokok surat. Makna kata hal
sama dengan makna kata perihal,
yaitu perkara, soal, urusan,
peristiwa, dan tentang hal. Yang
dikemukkan pada hal surat adalahn
isi pokok surat yang diterbitkan.
 Hal-hal yang perlu
diperhatikan
1. Huruf awal kata hal atau perihal
ditulis dengan huruf kapital.
2. Satuan yang digunakan untuk
menyatakan hal surat diusahakan
singkat, tetapi jelas.
3. Satuan yang digunakan berktegori
nomina / nominal.
4. Panjang satuan jangan sampai
melebihi separoh kertas.
 Hal-hal yang perlu
diperhatikan
5. Huruf awal kata awal satuan itu
ditulis dengan huruf kapital.
6. Kata hal diikuti tanda titik dua tanpa
disela spasi.
7. Penulisan tanda titik dua (:) dengan
bentuk yang mengikutinya disela
spasi.
8. Pada akhir spasi tidak dibubuhkan
tanda titik dan barisnya tidak
bergaris bawah.
 Alamat Tujuan
Kata alamat dapat bermakna nama
orang atau tempat yang menjadi
tujuan surat, nama dan tempat
tinggal seseorang, dan adres. Kata
tujuan dapat bermakna yang dituju.
Jadi, pengertian alamat tujuan adalah
nama orang atau tempat tinggal
yang dituju.
Alamat tujuan dibedakan menjadi 2,
yaitu :
1. Alamat luar
2. Alamat dalam
 Salam pembuka
Hal yang perlu diperhatikan :
1. Bentuk yang lazim digunakan
sebagai salam pembuka adalah
dengan hormat.
2. Huruf awal pada kata dengan ditulis
dengan huruf kapital.
3. Penulisan bentuk dengan hormat
diikuti tandea koma (,).
 Isi surat
Isi surat merupakan bagian yang
sangat penting karena bagian ini
merupakan wadah segala sesuatu
atau semua persoalan yang ingin
disampaikan. Secara umum bahasa
yang digunakan dalam bagian isi
surat harus benar. Kebenaran itu
diukur dengan ketepatan pemilihan
kata, struktur kalimat sesuai kaidah,
dan ejaannya benar.
 Isi surat yang lengkap
terdiri atas
1. Alinea pembuka
2. Alinea isi
3. Alinea penutup
 Alinea Pembuka
Dalam alinea pembuka dikemukakan
permaslahan yang merupakan pengantar
atau pendahuluan terhadap permasalahan
pokok. Alinea ini berfungsi mengarahkan
persoalan yang ingin disampaikan.Oleh
karena itu, alinea ini harus disajikan
sedemikian rupa sehingga mampu menarik
minat penerima surat untuk membacanya.
Keterbacaan itu kalimat tersusun benar,
pilihan katanya tepat, ejaannya benar, dan
pewajahan surat indah.
 Haruskah perlu alinea pembuka
surat dinas?
Sebuah surat dinas tidak harus
didahului alinea pembuka. Karena
selera orang berbeda-beda, ada
orang yang menganggap bahwa
alinea pembuka itu tidak penting dan
ada orang yang dianggap bahwa
alinea pembuka itu penting.
 Aline Isi
Alinea isi merupakan wadah untuk
menampung semua isi surat. Untuk surat
yang beralinea pembuka, alinea isi
merupakan lanjutan alinea pembuka.
Alinea pembuka berfungsi sebagai
pengantar terhadap alinea isi. Oleh karena
itu, kalimat-kalimat yang ada dalam alinea
ini lazimnya masih berkaitan dengan
kalimat-kalimat pada alinea pembuka,
baik bentuk maupun maknanya.
 lanjutan
Sebagai wujud keterkaitan , untuk
menghubungkan alinea pembuka
dan alinea isi lazim digunakan
penghubung antaralinea, misalnya
berhubungan dengan hal tersebut di
atas, berkaitan dengan hal tersebut
di atas, berkenaan dengan hal
tersebut di atas, dan bertalian
dengan hal tersebut di atas.
 Contoh
Kami beri tahukan kepada Saudara bahwa
dalam waktu dekat ini kami akan
mengadakan Pendidikan dan Pelatihan
Penjenjangan atau Sekolah Pimpinan
Administrasi Tingkat Dasar(Sepada) Angkatan
VIII bagi pejabat eselon V. (alinea pembuka)
Berhubungan dengan hal tersebut di
atas, kami mohon Bapak agar bersedia
mengizinkan Saudara Imam untuk
memberikan mata pelajaran bahasa Indonesia
pada pendidin itu. (alinea Isi)
 Alinea Penutup
Alinea penutup berisi simpulan,
ucapan terima kasih, harapan, dan
ucapan selamat. Kalimat-kalimat
dalam alinea ini biasanya bentuknya
lebih sederhana daripada kalimat-
kalimat dalam alinea isi dan
pembuka. Namun, pilihan kata-
katanya juga harus tepat,
strukturnya harus benar, dan kata-
kata mubazir harus ditiadakan. Tidak
 Salam Penutup
Kata-kata yang biasa digunakan
sebagai salam penutup adalah
hormat kami, hormat saya, salam
saya, salam kami, salam takzim, dan
wasalam. Di lingkungan Departemen
Agama biasa digunakan
wassalamualaikum warohnatullahi
wabarokatuh. Bentuknya yang
singkat adalah wassalamualaikum
w.w.
 Pengiriman surat
Keresmian surat dinas lebih kuat dan
kesahan surat meningkat jika surat
itu telah ditandatangani. Orang yang
menandatangani surat ialah subjek
surat. Dialah penanggung jawab
surat.
 Hal-hal yang harus
diperhatikan
1. Pengiriman surat sebaiknya dilengkapi
dengan jati diri kedinasan, yaitu
jabatan, nomor induk pegawai, dan
cap dinas/cap jabatan.
2. Huruf awal setiap unsur nama ditulis
dengan huruf kapital jika namanya
terdiri atas dua kata atau lebih.
3. Nama pengirim tidak digarisbawahi,
tidak berada diantara tanda kurung.
 Hal-hal yang harus
diperhatikan
4. Pada akhir baris tidak dibubuhkan
tanda titik.
5. Singkatan NIP tidak bertanda titik.
6. Angka NIP tidak bertanda titk setiap
tiga angka.
 Tembusan surat
Bagian tembus surat digunakan
untuk menuliskan instansi mana
yang mendapatkan tembusan surat.
Letak bagian ini di margin sebelah
kiri, lurus vertikal dengan bagian isi
surat.
 Hal-hal yang harus
diperhatikan
1. Huruf awal kata tembusan ditulis
dengan huruf kapital.
2. Tanda titik dua (:) mengikuti kata
tembusan jika tembusannya lebih
dari satu.
3. Bentuk kepada Yth. Tidak perlu
dicantumkan.
4. Yang ditembusi adalah pejabat atau
orangnya, jangan kantornya.
 Hal-hal yang perlu
diperhatikan
5. Kata arsip atau pertinggal tidak
perlu dicantumkan.
6. Di belakang nama yang ditembusi
tidak perlu dibubuhkan ungkapan
yang tidak berfungsi, misalnya
sebagai laporan.
7. Jika yang ditembusi lebih dari satu,
pengurutannya dimulai dari pejabat
yang eselonnya tinggi.
 Inisial
Hal yang perlu diperhatikan :
1. Inisial ditulis di bawah sebelah kiri di
bawah bagian tembusan.
2. Biasanya berbentuk singkatan
pengonsep dan pengetik surat.
 Contoh :

125) HA/Er

HA adalah singkatan pengonsepan

surat Hidayah Asmuni.
Er adalah singkatan pngetik surat,
bernama Erwin.