KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas rahmat dan hidayah-Nya
Kami bisa menyelesaikan Makalah Korespondesi Bahasa Indonesia ini dengan baik.
Makalah ini ditulis dengan tujuan menyelesaikan Tugas Mata Kuliah Korespondesi Bahasa
Indonesia.

Adapun makalah ini berisi tentang Surat Pengantar. Kami menulis makalah ini dengan
tujuan untuk membantu mahasiswa D3 Adminstrasi Perkantoran untuk memahami materi
secara lebih mendalam sehingga mahasiswa D3 Adminstrasi Perkantoran dapat mencapai
kriteria ketuntasan dalam Mata Kuliah Korespondensi Bahasa Indonesia.

Dalam penulisan makalah ini, Kami sangat berterima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu sehingga makalah ini dapat terselesaikan dengan baik. Terutama kepada
Bapak Asmiri Zani selaku Dosen Korespondensi Bahasa Indonesia. Kami juga berterima
kasih kepada teman-teman dan pihak lain yang tidak bisa kami sebutkan satu-persatu yang
telah memberikan dukungan dan andil dalam menyelesaikan makalah ini.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak terdapat
kekurangan. Oleh karena itu Kami mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari
semua pihak. Semoga makalah ini dapat membantu dan bermanfaat bagi semua pihak
khususnya Mahasiswa D3 Administrasi Perkantoran.

Pontianak, 21 April 2015

Penulis
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Hadirnya perangkat teknologi dan telekomunikasi pada era globalisasi sekarang ini
tidak menggoyahkan eksistensi dan peranan surat dalan mengkomunikasikan ide, pesan dan
gagasan yang akan disampaikan , baik dalam komunikasi biasa maupun resmi/kedinasan.
Dengan segala kelebihannya, surat memiliki peran yang setara dengan kecanggihan teknologi
tersebut . Hal ini berarti surat masih lazim dipergunakan dalam aktifitas sehari-hari. Salah
satunya adalah surat tugas, surat pengantar, dll. Surat yang bersifat resmi ini membuat
masalah-masalah kedinasan yang umum nya dikeluarkan oleh lembaga, baik lembaga
pemerintah maupun swasta.
Seperti yang diketahui bersama bahwa urusan-urusan tentang surat tugas, surat
pengantar, surat keterangan, surat pengumuman,  dan surat kedinasan lainnya sepert :
koperasi sekolah, karang taruna, LSM, dan perusahaan-perusahaan. Pada kenyataan nya
masih banyak tenaga administrasi perkantoran , guru, mahasiswa, dan kalangan lainnya yang
belum mengetahui secara gamblang surat dinas ini.
Berdasarkan fenomena diatas, kami menyuguhkan makalah ini sebagai salah satu
jawabannya. Selain menyajikan fungsi, jenis surat dinas, bagian-bagian surat, bentuk-bentuk
surat dinas, bahasa surat dinas,dan juga menyajikan langkah-langkah pembuatan surat secara
lengkap beserta contoh nya.

B. RUMUSAN MASALAH

Dalam hal ini, kami hanya membahas :

A. Pengertian surat pengantar
B. Fungsi surat pengantar
C. Bagian-bagian surat pengantar
D. Langkah-langkah pembuatan surat pengantar
E. Bentuk-bentuk surat pengantar
F. Bahasa dalam surat pengantar

C. TUJUAN

A. Melaksanakan dan pengalaman  dalam pembutan surat dan contoh nya.

B. Menjadikan pembelajaran dan pengetahuan yang dapat kita ambil dari surat tugas dan
surat pengantar.
C. Menambah wawasan dan kreatifitas dalam pembuatan surat.
 D. MANFAAT

Manfaat pembahasan dan penulisan makalah ini  yaitu Kita menjadi tahu

tentang bagaimana pembuatan dan bagian-bagian surat tugas, menjadikan pembelajaran.
Surat pengantar dapat juga bermanfaat pada pekerjaan kita nanti, menambah  pengetahuan
untuk kedepan nya.
 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Surat Pengantar dan Kegunaannya

Surat pengantar ditunjukan dari perorangan/instansi kepada seseorang atau instansi yang
berisikan penjelasan singkat tentang surat, dokumen, barang atau bahan lain yang dikirim.
Surat pengantar mempunyai dua bentuk yaitu bentuk kolom dan berbentuk surat dinas biasa.
Suarat pengantar dalam bentuk surat dinas biasanya penulisannya sama seperti surat dinas
biasa, sedangkan surat dinas pengantar dalam bentuk kolom penulisannya di buat kolom -
kolom, ini merupakan bagian isi surat yang terdiri atas nomor/barang, jumlah dan keterangan.
Biasanya untuk mempercepat pekerjaaan surat pengantar dalam bentuk kolom ini dibuat
dalam bentuk blangko/formulir sehingga jika membutuhkan kita tinggal mengisi saja.

B. Bagian-bagian surat Pengantar :

a. kepala surat

b. pembuka surat yang terdiri dari :

 kata surat Pengantar

 nomor

 tujuan surat

c. isi surat dan

d. penutup surat

C. Cara penulisan surat Pengantar :

Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan
cara membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom dengan
ketentuan sebagai berikut :
1. Kata Surat Pengantar diketik di bawah dan simitris dengan garis bawah kepala surat,
menggunakan huruf kapital.
2. Kata Nomor diketik di bawah Kata Surat Pengantar.
3. Tujuan surat pengantar didahului dengan kata Yang terhormat, yang disingkat Yth,
diketik di bawah nomor diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa
didahului kata depan di pada nama tempat tujuan. 
 4. Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama
seperti kalau membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom
terdiri atas : nomor urut, isi surat/barang, jumlah dan keterangan dengan garis kolom
diketik di bawah tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth. 
5. Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan
sama dengan kalau membuat surat dinas,sedangkan surat pengantar yang berbentuk
kolom penutupnya terdiri atas :
a. tanggal surat 
b. nama jabatan penanda tangan 
c. nama pejabat penanda tangan 
d. tanda tangan 
e. NIP 
f. cap dinas    
g.  tembusan apabila ada
6. Tanggal surat pengantar yang berbentuk kolom diketik dikanan bawah di bawah garis
kolom, tanpa nama tempat pembuatannya.
7. Nama jabatan penanda tangan diketik sejajar dengan tanggal menggunakan huruf
kapital pada setiap awal kata.
8. Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan
sama dengan kalau membuat surat dinas biasa.

D. Cara menyusun surat pengantar

Cara menulis/mengetik surat pengantar baik dalam bentuk dinas biasa atau dalam bentuk
kolom adalah sebagai berikut :
a. Kepala Surat Pengantar
1. Pada kepala surat dicantumkan lambang dari departemen yang bersangkutan.
2. Nama departemen dicetak pada baris pertama, unit organisasi dicetak pada baris
kedua, dan unit pelaksana teknis pada baris ketiga , masing-masing dicetak dengan
huruf kapital.
3. Alamat ditulis lengkap pada baris akhir tanpa singkatan disertai nama jalan,
nomor,kecamatan,kabupaten/kota madya,provinsi,kode pos,telepon,teleks, dan
faksimile sesuai dengan keadaan.
4. Kepala surat pengantar ditutup dengan menggunakan garis tebal.

b. Pembuka Surat Pengantar

Surat Pengantar dalam bentuk biasa
1. Nomor surat berisikan nomor urut ,kode surat dan tahun pembuatan surat.
2. Kata nomor diketik dibawah garis bawah kepala surat pengantar.
3. Kata lampiran diketik berjarak 1 ½ spasi di bawah dan sejajar dengan kata nomor,
dengan menyebutkan jumlah lampiran. Jika tidak ada lampiran,kata lampiran tidak
perlu di tulis.
 4. Hal surat diketik berjarak 1 ½ spasi di bawah dan sejajar dengan kata lampiran, dan
jika tidak ada yang di lampirkan, kata hal diketik 1 ½ spasi di bawah, dan sejajar
dengan nomor.
5. Tanggal surat diketik pada sebelah kanan, sebaris dengan nomor surat dan tidak
disertai nama tempat.
6. Alamat yang dituju didahului dengan kata Yth., dikuti dengan nama jabatan atau nama
orang yang di tuju dan alamat lengkap. Nama tempat tidak boleh didahului dengan
kata depan di.

c. Penutup Surat Pengantar

Surat pengantar dalam bentuk surat biasa :
1. Nama jabatan penandatangan diketik dibagian kanan bawah,  berjarak 4 ½ spasi dari
baris akhir isi surat , ,dan meanggunakan huruf kapital pada setiap awal kata kecuali
kata penghubung.
2. Nama penjabat penandatangan diketik berjarak 6 enter dibawah dan sejajar dengan
nama jabatan penanda tangan dengan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit
tanda kurung serta tanpa garis bawah.Tanda tangan dibubuhkan diantara nama jabatan
dan nama penjabat.
3. NIP diketik dengan huruf kapital, berjarak 1 ½ spasi, sejajar dengan nama penjabat
penanda tangan, tanpa diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak.
4. Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan penanda
tangan surat.

E. Surat Pengantar dalam bentuk Kolom :

Penulisan penutup surat dalam bentuk kolom diawali dengan penulisan tanggal surat,
sedang nama jabatan penanda tangan, nama penjabat penanda tangan ,tandatangan NIP, Cap
dinas, tembusan penulisannya sama dangan surat pengantar dalam bentuk surat biasa

F. Bahasa dalam Surat Pengantar

1. Kata surat pengantar diketik dengan huruf kapital,simetrs dan berjarak  3 kait dari
garis bawah kepala surat.
2. Kata nomor diketik berjarak 1 ½ spasi di bawah dan seajar dengan kata surat
pengantar.
3. Alamat yang dituju didahului dengan kata Yth., dikuti dengan nama jabatan atau
nama orang yang di tuju dan alamat lengkap. Nama tempat tidak boleh didahului
dengan kata depan di.
Contoh Surat Pengantar

1. Dalam Bentuk Kolom

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

KANTOR WILAYAH PROVINSI JAWA TENGAH
Jalan Pemuda No. 157 Telp.234456 Semarang

SURAT PENGANTAR
Nomor: 120/103/96

Yth. Kepala Kantor Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten purwokerto
Jl.Handiwijoyo Noo.11
Purwokerto

No Isi surat/barang jumlah Keterangan

1. Buku 2 koli Kami kirimkan dengan

kepemimpinan hormat agar segera di
kepala sekolah oleh bagiakan ke sekolah
soebagio
atmodiwirio,
soeranto. Penerbit
CV sei aji tahun
1994

  

10  Juli 1996

                                                                                  Kepala Kantor Wilayah
              Depdikbud Provinsi Jawa Tenga

Drs.Hadi Suranto
                      NIP 13063672
2. Dalam Bentuk Surat Dinas Biasa

DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

KANTOR WILAYAH PROVINSI JAWA TENGAH
Jalan Pemuda No. 157 Telp.234456 Semarang

Nama                    : 120/.I.03/5.EA/96                          10 Juli 1996

Lampiran             : 1 lembar
Hal                          : Pengiriman Buku

Yth. Kepala Kantor Departemen

Pendidikan dan Kebudayaan
Kabupaten purwokerto
Jl.Handiwijoyo Noo.11
Purwokerto
Keputusan dari rapat dinas Kepala Sekolah tanggal 20 mei 1996 tentang perlunya
buku kepemimpinan Kepala Sekolah sudah selesai peneganannya.
Sehubungan dengan itu bersama ini kami kirimklan 2 koli buku kepemimpinan
Kepala Sekolah yang diterbitkan oleh Penerbit CV Seti Aji. Kami harapkan buku-
buku ini segera dibagikan kepada semua Kepala Sekolah yang berada di daerah
Kabupaten Purwokerto.
Atas perhatiannya,kami mengucapkan terima kasih.

Kepala Kantor Wilayah

Depdikbud Provinsi
Jawa Tengah

Drs. Hadi Suranto

NIP 130693672
 BAB III

PENUTUP

A. Kesimpulan

Surat pengantar ditunjukan kepada seseorang atau penjabat yang berisikan penjelasan
singkat tentang surat,dokumen, barang atau bahan lain yang dikirim. surat pengantar
mempunyai dua bentuk yaitu bentuk kolom dan berbentuk surat dinas biasa. Suarat pengantar
dalam bentuk surat diinas biasanya penulisan nya sama seperti surat dinas biasa, sedangkan
surat dinas pengantar dalam bentuk kolom penulisannya di buat kolom-kolom, ini merupakan
bagian isi surat yang terdiri atas nomor/barang, jumlah dan keterangan.

B. Saran

1. Gunakan bahasa formal.

2. Gunakan format surat yang telah ditentukan.
3. Tuliskan kata-kata dengan kalimat sopan.
4. Tuliskan seluruh isi surat secara singkat.
5. Tuliskan tujuan Anda dengan jelas.
6. Jelaskan siapa diri Anda/instansi secara singkat.
7. Tuliskan penutup surat yang standar.
 DAFTAR PUSTAKA

Pratama,A Amar(2002).teknik menulis surat lengkap.Jogjakarta:cemerlang

http://ayuanalee.blogspot.com/2014/01/Suratpengantar/