Materi pembelajaran SMK administrasi

perkantoran
Diposkan oleh Danie Langitan| Januari - 29 | 0 komentar
1

                                  Materi pembelajaran SMK administrasi perkantoran

BAB I PENDAHULUAN

A. Diskripsi
Buku ajar ini akan membahas kegiatan belajar mengenai tatacara membuat surat Dinas
dengan segala aturan-aturan yang berlakudalam membuat surat Dinas yaitu tentang bentuk-
bentuk surat dinas,macam-macam surat dinas, bagian-bagian surat dinas, tata carapenulisan
bagian-bagian surat dinas, singkatan-singkatan yang padaumumnya digunakan pada surat
dinas, contoh-contohnya, dan tatacara pemrosesan surat masuk dan surat keluar pada suatu
Instansi/Organisasi.

B. Uraian Materi

1.      Cara Membuat Surat Yang Baik

Surat yang baik adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya.
Kesan yang baik dari surat dapat ditimbulkan dari :

a. Yang kelihatan yaitu : Kerta, Sampul, Tulisan/Ketikan dan Bentuknya.

1.       Kertas yang digunakan untuk memebuat surat hendaknya dipilih yang berkualitas baik.
Untuk Instansi/Organisasi hendaknya menggunakan kertas HVS dengan kepala surat yang
dicetak dengan bagus.
2.    Sampul hendaknya dipilih yang berukuran panjang sehingga surat tidak perlu dilipat
beberapa kali, untuk dapat dimasukkan kedalam sampul.
3.     Tulisan/Ketikan harus jelas sehingga tidak menimbulkan pertanyaan bagi penerima
surat. Oleh karena itu kalau tintanya sudah tidak begitu jelas harus segera diganti. Surat juga
tidak boleh ada kesalahan ketik. Surat yang ada kesalahan ketik harus segera dibetulkan
sebelum surat tersebut dikirim, karena surat yang salah akan menimbulkan kesalah pahaman
sehingga dapat menyebabkan surat menyurat yang berkepanjangan.
4.      Bentuk surat harus dipilih bentuk yang sesuai dengan aturan yang berlaku, walaupun
sebenarnya surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk

b. Yang tidak kelihatan tapi dapat dirasakan yaitu isinya.

Isi surat agar dapat menimbulkan kesan baik bagi penerimanya maka isi surat tersebut harus :
singkat, jelas dan sopan

1.     Pada umumnya orang sekarang tidak senang membaca surat yang isinya panjang-
panjang oleh karena itu surat hendak singkat, artinya apabia saudara dapat mengemukakan isi
surat itu dalam 10 kata, maka jangan dibuat 11 atau 12 kata.
2.  Jelas artinya bahwa isi surat tidak boleh menimbulkan pertanyaan bagi penerimanya,
sehingga dapat menimbulkan kesalah pahaman. Sebab surat merupakan wakil dari
Instansi/Organisasi yang mempunyai arti penting tapi bersifat diam artinya penerima jika
tidak jelas tidak akan dapat bertanya karena surat tidak bias ditanya.
3.      Sopan, artinya baik kertas, sampul harus dipilih yang berkualitas baik. Tulisan tidak
boleh dengan tinta merah sebab warna merah memberikan kesan kemarahan. Surat juga tidak
boleh bernada marah, jika saudara sedang marah sebaiknya jangan menulis surat.
2.      Bentuk Surat Dinas

Surat dapat dibuat dengan berbagai macam bentuk tetapi dalam praktek hanya satu bentuk
saja yang biasa dipakai pada suatu Instansi, Perusahaan atau Organisasi yaitu :

a. Full Block Style

b. Block Style
c. Semi Block Style
d. Hanging Paragraph Style
e. Official Style A
f. Official Style B
g. Simplefied Style
h. Personal Style

Bentuk surat Dinas yang dipakai sekarang menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional
nomor 42 tahun 2006 adalah bentuk Blok Style (Modified), seperti contoh dibawah ini.

3.      Macam-Macam Surat Dinas

Ada beberapa macam Surat Dinas yag biasa dilakukan oleh sebuah kantor antara lain sebagai
berikut :

a. Surat Dinas
b. Nota Dinas
c. Memo
d. Surat Pengantar
e. Surat Edaran
f. Surat Undangan
g. Surat Tugas
h. Surat Kuasa
i. Surat Pengumuman
j. Surat Pernyataan
k. Surat Keterangan
l. Berita Acara

Keterangan :

a.  Surat Dinas merupakan surat yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi
pemerintahan.
b.   Nota Dinas adalah surat yang oleh atasan kepada bawahan atau bawahan kepada atasan
langsung atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persialan
kedinasan.
c.    Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada
bawahan tentang pokok persialan kedinasan.
d.      Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat yang
berfungsi untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirim.
e.    Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara
pelaksanaan suatu peraturan perundangundangandan/atau perintah.
f.       Surat Undangan merupakan surat pemberitahuan kepada seseorang utnuk menghadiri
suatu acara pada waktu dan tempat yang telah ditentukan.
g.   Surat Tugas adalah surat yang berisikan penugasan dari pejabat yang berwenang kepada
seseorang untuk melaksanakan suatu kegiatan.
h.   Surat Kuasa adalah surat yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau
melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa.
i.        Surat Pengumuman merupakan surat yang berisikan pemberitahuan mengenai suatu hal
yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum.
j. Surat Pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran suatu hal disertai
pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut.
k.   Surat Keterangan adalah surat yang berisikan keterangan mengenai suatu hal agar tidak
menimbulkan keraguan.
l.    Berita Acara adalah surat yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa
mengenai waktu ekjadian, tempat kejadian, keterangan, dan petunjuk lain sehubungan dengan
kejadian atau peristiwa tersebut.

4.      Surat Dinas

a. Bagian-Bagian Surat Dinas

Bagian-bagian surat dinas adalah sebagai berikut :

1. Kepala Surat (dicantumkan lambang)
2. Tanggal surat
3. Nomor, Lampiran dan Hal
4. Alamat dalam
5. Isi surat
6. Nama Jabatan
7. Tanda tangan
3-8 Sura t Menyurat Bahasa Indonesia
8. Nama pejabat dan NIP
9. Tembusan

b. Cara Pengetikkan Bagian-Bagian Surat

1. Kepala surat biasanya sudah tercetak dengan baik pada kertas surat. Kepala surat minimal
terdiri dari nama Instansi, Perusahaan atau Organisasi lengkap dengan alamatnya dan disertai
lambing dari Instansi, Perusahaan atau Organisasi yang bersangkutan,
namun kalau Kepala surat terpaksa harus diketik maka pengetikkannya dibuat yang simitris
dengan huruf-huruf yang menarik.

2. Mengetik tanggal surat perlu diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a. di depan tanggal tidak perlu ditulis nama kota.
b. nama bulan tidak boleh disingkat atau diganti dengan angka
c. pada akhir tanggal tidak perlu diberi tanda baca apapun
d. tahun tidak boleh disingkat

3. nomor surat
a.    Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat pada tahun yang bersangkutan, kode surat,
tahun pembuatan. Pengetikannya lurus dengan margine kiri.
b.      Lampiran diketik di bawah kata Nomor dan menyebutkan jumlah lampiran dan bukan
apa yang dilampirkan. Jika tidak ada yang dilampirkan kata lampiran tidak perlu diketik.
c.    Kata hal diketik di bawah kata lampiran dan apabila tidak ada yang dilampirkan, kata hal
diketik di bawah kata nomor. Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

4. Alamat pada sampul, cara pengetikan alamat pada sampul adalah sebagai berikut :
a.       di depan nama jabatan diberi singkatan Yth.
b.      tidak diberi kata penyapa seperti Bapak, Ibu, Sdr. (baik pada sampul maupun pada
alamat dalam).
c.       alamat lengkap penerima.
d.      nama kota tidak perlu ditulis dengan huruf besar semua
e.       di depan nama kota tidak perlu menggunakan kata di.

5. Alamat dalam diketik dengan ketentuan sama seperti yang diatur pada sampul surat tanpa
alamat lengkap.
Jika alamat tersebut menunjuk nama orang maka penulisannya dengan ketentutan sebagai
berikut :
a.       di depan nama diberi kata Yang terhormat dan disingkat Yth.
b.      tidak boleh melebihi separo dari lebar kertas
c.       nama tidak boleh diputus (ganti baris)
d.  Jika namanya panjang sehingga melebihi separo dari lebar kertas maka dapat disingkat
dan singkatan hendaknya sesuai dengan yang dikehendaki oleh yang punya nama sepanjang
penulis surat mengetahuinya.
e.       akhir baris dari alamat tidak perlu diberi tanda baca apapun.

6. Isi surat, yang perlu diperhatikan pada penulisan isi surat adalah sebagai berikut :
a.       Jarak baris menyesuaikan dengan banyak sedikitnya isi surat. Dapat dibuat dengan
jarak baris 1, 1,5 atau 2 spasi.
b.      Diusahakan jangan terlalu menggantung atau terlalu kebawah. (hendaknya menulis
surat seperti menempatkan foto pada pigura)
c.       Diusahakan hanya menggunakan 1 lembar kertas, jika terpaksa harus menggunakan
lembar ke 2 (dua), maka pada lembar ke 2 (dua) ditulis dengan ketentuan sebagai berikut :

1)      ketikan yang paling atas lebih kurang 4 cm dari atas kertas.
2)      kertas yang dipakai untuk lembar ke 2 (dua) kualitasnya harus sama dengan kertas yang
dipakai pada lembar pertama.
3)      sekurang-kurangnya pada halaman ke dua terdiri dari 3 (tiga) baris dan bukan tiga
kalimat.
4)      pertama di sebelah kiri atas ditulis nama penerima, di tengah-tengah angka 2 (yang
menunjukkan halaman ke 2) dan paling kanan atas adalah tanggal surat.
5)   Contoh Penulsan Surat pada Halaman 2 (dua) Drs. Marimin, M.Pd. 2 20 Juli 2008    
Kepada dosen di lingkungan Unnes, dimohon kesadarannya untuk memeriksa, mengisi dan
melengkapi portofolio yang telah disediakan supaya tidak terjadi hal-hal yang merugikan
dosen.    Hal teknis pengisian portofolio dosen dapat dikonsultasikan kepada UPT Komputer.

7. Kelompok tanda tangan terdiri dari jabatan, tanda tangan, nama terang, NIP dan Cap
Dinas.

a.       Jabatan diketik di sebelah kanan bawah, diakhiri tanda koma (,) dan dengan huruf besar
pada awal kata.
b.      Nama terang diketik dengan huruf besar pada setiap awal kata dan tidak perlu diapit
dengan tanda kurung.
c.       Nama dapat mencantumkan gelar akademik ( Drs. SH, Dr.dll.)
d.   NIP diketik dengan huruf besar semua tanpa diakhiri tanda titik dan diikuti dengan nomor
tanpa jarak.
e.       Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi tanda tangan.

8. Tembusan yang perlu diperhatikan dalam pengetikan adalah sebagai berikut :

a.       diketik lurus dengan margine kiri.

b.      diketik sebaris dengan nama pejabat.
c.       diakhiri dengan titik dua (:)
d.      tanpa digaris bawah.
e.       jika yang diberi tembusan lebih dari satu maka diberi nomor urut.
f.       tidak ada kata arsip atau pertinggal.

5.      Nota Dinas

Surat dinas yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan Kepada atasan
langsung, atau yang setingkat berisikan catatan/pesan singkat tentang suatu pokok persoalan
kedinasan.

a. Bagian-bagian Nota Dinas

1. kepala Nota Dinas

2. Pembuka Nota Dinas, terdiri dari :

    kata Nota Dinas

    nomor
    tujuan Nota Dinas
    asal Nota Dinas dan
    hal Nota Dinas.
3. isi Nota Dinas

4. Penutup Nota Dinas, terdiri dari :

     tanggal Nota Dinas

     jabatan penanda tangan
     nama pejabat penanda tangan
     tanda tangan
     NIP
     cap dinas dan
     tembusan apabila ada.

b. Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Dinas

    Kepala Nota Dinas dibuat dengan ketentuan sama seperti membuat kepala surat dinas.
    Kata nomor diketik di bawah kata Nota Dinas dengan posisi sejajar.
    Tujuan dihaluli dengan kata terhormat dan disingkat Yth, dan diketik dibawah kata Nomor.
    Asal Nota Dinas didahului dengan kata dari, diketik sejajar dan dibawah singkatan Yth,
dan diikuti  dengan tanda baca : (titik dua).
     Kata hal diketik di bawah kata dari, sebaris dengan asal surat diikuti dengan tanda baca :
(titik dua)
    Isi Nota Dinas diketik di bawah sejajar dengan kata hal.
    Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup diketik dengan ketentuan sama seperti pada
surat dinas.
    Tanggal pada Nota Dinas diketik di sebelah kanan bawah di bawah baris terakhir dari isi
Nota Dinas.
    Tanggal tidak disertai nama tempat pembuatannya.
    Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan
huruf kapital pada setiap awal kata. 
    Nama pejabat penanda tangan, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan
ketentuan sama seperti surat dinas.

6.      Memo

Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan
tentang pokok persoalan kedinasan. Adapun bagian-bagian Memo adalah sebagai berikut :

a.       Kepala Memo dibuat sama dengan surat dinas atau nota dinas.
b.      Pembuka, Isi, dan penutup Memo dibuat sama surat dinas atau nota dinas.
c.  Memo biasanya dibuat dengan kertasn yang ukurannya berbeda dengan surat dinas. Memo
biasanya menggunakan kertas HVS etapi dibagi 2 (dua).

7. Surat Pengantar
Surat Pengantar adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau pejabat ang berfungsi
untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dll. Surat pengantar dapat dibuat dengan bentuk
seperti surat dinas biasa dan dapat pula dibuat dengan bentuk berkolam.
Bagian-bagian surat Pengantar :
a. kepala surat
b. pembuka surat yang terdiri dari :

     kata surat Pengantar

     nomor dan
     tujuan surat

c. isi surat dan

d. penutup surat

Cara penulisan Pengantar :

Surat Pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama dengan cara
membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom dengan ketentuan
sebagai berikut :

    Kata Surat Pengantar diketik di bawah dan simiris dengan garis bawah kepala surat,
menggunakan huruf kapital
    Kata Nomor diketik di bawah Kata Surat Pengantar dan simi
    Tujuan surat pengantar didahului dengan kata Yang terhormat, yang disingkat Yth, diketik
di bawah nomor diikuti nama jabatan dan alamat lengkap yang dituju tanpa didahului kata
depan di pada nama tempat tujuan.
    Isi surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama seperti
kalau membuat surat dinas, sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom terdiri atas :
nomor urut, isi surat/barang, jumlah dan keterangan dengan garis kolom diketik di bawah
tujuan surat dan sejajar dengan singkatan Yth.
    Penutup surat pengantar yang berbentuk surat dinas biasa dibuat dengan ketentuan sama
dengan kalau membuat surat dinas,sedangkan surat pengantar yang berbentuk kolom
penutupnya terdiri atas :a.       tanggal surat
    b.      nama jabatan penanda tangan
    c.       nama pejabat penanda tangan
    d.      tanda tangan
    e.       NIP
    f.       cap dinasg.      tembusan apabila ada

6.      Tanggal surat pengantar yang berbentuk kolom diketik dikanan bawah di bawah garis
kolom, tanpa nama tempat pembuatannya.
7.      Nama jabatan penanda tangan diketik sejajar dengan tanggal menggunakan huruf
kapital pada setiap awal kata.
8.      Nama pejabat, tanda tangan, NIP, cap dinas dan tembusan dibuat dengan ketentuan
sama dengan kalau membuat surat dinas biasa.

8. Surat Edaran

Surat Edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan
suatu peraturan perundangundangan dan/atau perintah,

Bagian-bagian surat Edaran :

Surat edaran terdiri atas bagian-bagian sebagai berikut :
a.       Kepala surat
b.      pembuka surat, terdiri dari :
1.      kata Surat Edaran
2.      nomor
3.      lampiran
4.      hal dan
5.      tujuan surat
c.       isi surat
d.      penutup surat, terdiri dari :
1.      tanggal surat
2.      nama jabatan penanda tangan
3.      tanda tangan
4.      NIP
5.      cap dinas
6.      tembusan apabila ada

Cara Pengetikan Bagian-Bagian Surat Edaran

1.      Kepala surat diketik sama seperti ketentuan yang berlaku pada surat dinas biasa.
2.      Kata Surat Edaran diketik ditengah-tengah setelah garis bawah kepala surat dan
menggunakan huruf capital.
3.      Nomor diketik disebelah kiri dan di bawah kata Surat Edaran.
4.      Kata lampiran diketik di bawah dan sejajar dengan kata nomor dengan menyebutkan
jumlah lampiran.
5.      Kata hal diketik di bawah dan sejajar dengan kata Lampiran.
6.      Penulisan alamat tujuan Surat Edaran didahullui singkatan Yth, diketik di bawah dan
sejajar dengan kata Hal, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata
depan di pada nama tempat tujuan.
7.      Awal kalimat isi surat Edaran diketik di bawah dan sejajar dengan nama tempat yang
dituju.
8.      Tanggal surat diketik disebelah kanan bawah, di bawah garis akhir isi surat edaran
tanpa didahului nama tempat pembuatan.
9.      Nama jabatan penanda tangan diketik di bawah dan sejajar dengan tanggal,
menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.
10.  Nama pejabat, NIP, cap dinas dan tembusan diketik seperti surat dinas biasa.

9. Singkatan-Singkatan yang Pada Umumnya dipakai Dalam Surat

      a.n. (atas nama) penulisan a dan n dengan huruf kecil dan masingmasing diakhiri titik,
dipergunakan jika yang berwenang menandatangani surat menguasakan penandatanganan
surat kepada pejabat setingkat dibawahnya, sedangkan pertanggungjawaban isi surat tetap di
tangan yang memberi kuasa
    anb. (atas nama beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik
(.), dipergunakan jika yang berwenan
    u.b. (untuk beliau), penulisan u dan b dengan huruf kecil semua masing-masing diakhiri
dengan titik (.), dipergunakan jika pejabat yang diberi kuasa menandatangani surat
memberikan kuasa lagi kepada pejabat setingkat di bawahnya
    a.p (atas perintah), penulisan a dan p dengan huruf kecil dan masing-masing diakhiri titik
(.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberi kuasa
    apb. (atas perintah beliau), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan
titik (.), dipergunakan jika Menteri menguasakan penandatanganan surat kepada
bahwahannya
      plh. (pelaksana harian ), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri dengan titik
(.), dipergunakan jika pejabat yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk
waktu tertentu karena tugas dinas mengasakan penandatanganan suratkepada pejabat
setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat
    Wks. (wakil sementara), penulisannya dengan huruf kecil semua dan diakhiri titik (.)
dipergunakan jika pejabat yang belum ditunjuk penggantinya atau berhalangan hadir karena
tugas, untuk sementara penandatnganan surat oleh pejabat yag setingkat dengan eselonnya
    u.p. (untuk perintah), penulisannya u dan p dengan huruf kecil semua dan masing-masing
diakhiri dengan titik (.), dipergunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis
yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan langsung
dari pimpinan pejabat yang bersangkutan.
    c.q. (casu quo) atau i.c. (in case), dipergunakan untuk menegaskan apa yang dimaksud
pada isi surat.

10. Menangani Surat Masuk dan Surat Keluar

Setiap surat masuk dan surat keluar pada setiap Kantor akan diproses oleh petugassebagai
berikut :

Surat Masuk :

a.       Menerima surat masuk dari pengantar surat

b.      Membaca kebenaran alamatnya, bila ternyata keliru harus segera mengembalikan
kepada pengantar surat.
c.       Membubuhkan paraf pada buku atau kartu antaran surat.
d.      Membuka amplop.
e.       Membuka lipatan surat.
f.       Membubuhkan cap tanggal di sebelah kanan atas.
g.      Membaca keseluruhan isi surat untuk menentukan pokok soal.
h.      Menentukan golongan surat, yaitu vital (V), penting (P), biasa (B), atau tidak penting
(T).
i.        Menulis golongan surat di sudut kanan atas : V, P, B atau T.
j.        Membuat kartu arsip
k.      Mencatat surat masuk pada kartu arsip.
l.        Menyampaikan surat pada pimpinan.

Surat Keluar :
 Mengkonsep surat
 Mengetik surat.
 Mengecek atau memeriksa kelengkapan surat seperti jumlah pagina (halaman), lampiran,
tembusan,dan lain-lain
Menyampaikan kepada pimpinan utnuk memintakan tanda tangan
Membubuhkan cap dinas.
 Membubuhkan cap tanggal keluar.
  Melipat surat.
  Memasukkan surat kedalam amplop.
  Mencatat pada kartu antaran surat.
  Menyerahkan surat beserta kartu antara surat kepada pengantar surat
  Menulis pokok soal di sudut kanan atas pada arsip
 Menulis kode golongan surat di sudut kanan atas.
 Memberi garis merah di bawah pokok soal
  Mencatat surat keluar pada kartu arsip

D. Rangkuman
Ada pendapat yang mengatakan bahwa setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti
dapat membuat surat yang baik dan benar. Pendapat tersebut adalah tidak benar sebab tidak
setiap orang yang bisa membaca dan menulis pasti bisa membuat surat dengan baik dan
benar. Membuat surat yang baik dan benar ada aturan aturannya yang belum tentu setiap
orang tahu. Seperti apa yang telah diuraikan dalam buku ajar ini bahwa surat yang baik itu
adalah surat yang dapat menimbulkan kesan yang baik bagi penerimanya, artinya penerima
surat mau berbuat sesuai yang dikehendaki sipengirim surat Kita mengenal ada bermacam-
macam surat baik surat bisnis maupun surat dinas. Oleh karena pekerjaan kita sehari-hari
lebih dekat dengan soal-soal kedinasan maka yang kita bahas dalam buku ini adalah
mengenai bagaimana tata cara membuat bermacam-macam surat dinas dengan baik dan
benar. Adapun surat dinas yang sering dikerjakan di kantor antara lain : Surat Dinas biasa,
Nota Dinas, Memo, Surat Pengantar, Surat Edaran, Surat Undangan, Pengumuman dll.
Penulisan masing-masing surat tersebut saling berbeda satu sama yang lainnya, oleh karena
itu kita harus memahami betul tata cara/aturan pembuatan surat-surat dinas tersebut. Seperti
misalnya bentuk surat dinas yang dipakai jaman dulu dengan jaman sekarang sudah berbeda,
dulu bentuk surat dinas yang dipakai adalah Official Style tetapi sekarang surat dinas sudah
beralih ke bentuk Block Style karena bentuk ini dirasa lebih efisien membuatnya dan juga
bentuknya pun indah. Dalam surat dinas juga terdapat bermacam-macam singkatan yang
lazim digunakan seperti misalnya : a.n. ; u.b. ; c.q. dsb. Singkatan-singkatan ini harus kita
pahami tentang artinya dan bagaimana penggunaannya di dalam surat, jika kita ingin dapat
membuat surat yang baik dan benar. Pemrosesan surat masuk dan surat keluarpun tidak kalah
pentingnya dari pada pekerjaan membuat surat. Sebab surat bias dijadikan arsip bagi
Instansi/organisasi yang dapat memberikan informasi-informasi penting bagi pelaksanaan
pekerjaan kantor. Ada pepatah mengatakan bahwa “orang dapat lupa, tapi arsip tidak akan
 upa” Surat juga merupakan wakil dari Instansi/Organisasi dimana kita bekerja sehingga
kalau surat yang kita buat itu jelek akan memberikan kesan yang jelek pula terhadap
Instansi/organisasi dimana kita bekerja.
 Soal-soal teori Produktif

SOAL-SOAL

1.Hal-hal berikut ini termasuk dalam pokok-pokok perjanjian kerja,kecuali....

A.     penempatan
B.     gaji
C.    tunjangan
D.    uang muka
E.     jaminan sosial

2.Surat lamaran kerja yang dibuat oleh seorang pelamar,dinyatakan berhasil apabila pelamar…
A.     dipanggil untuk datang
B.     mendapat jabatan yang dikehendaki
C.    mendapat surat panggilan untuk test
D.    dipanggil untuk wawancara
E.     mendapat balasan surat

3.Berikut merupakan kelengkapan atau lampiran surat lamaran pekerjaan,kecuali…

A.     Daftar Riwayat Hidup
B.     Ijasah/STTB
C.    Pas Foto
D.    Surat Kterangan Dokter
E.     Surat ijin orang tua

4.Berkas file atau arsip yang perlu disimpan karena kegunaannya akan habis setelah Selesai dibaca,maka arsip
demikian digolongkan …
A.     vital record
B.     use full record
C.    non essential record
D.    non vital record
E.     non use full record

5.Suatu arsip dapat dimanfaatkan untuk menentukan kebijakan organisasi,maka arsip tersebut berarti mempunyai
nilai guna …
A.     sejarah organisasi
B.     haluan organisasi
C.    informatoris
D.    yuridis
E.     ilmiah

6.Buku yang dipergunakan untuk menghantarkan surat ke alamat tujuan adalah…

A.     buku ekspedisi
B.     buku jurnal
C.    buku arsip
D.    buku klaper
E.     buku verbal

7.Lembaran yang dipergunakan oleh pimpinan untuk menuliskan tentang tindak lanjut Dan siapa yang ditunjuk
melakukan tindak lanjut atas suatu surat masuk,disebut …
A.     Lembar Tunjuk Silang
B.     Lembar Pengantar
C.    Lembar Pengiriman
D.    Lembar Disposisi
E.     Lembar Follow Up

8.Dua sistem kearsipan yang biasa disebut sebagai ‘sistem universal’ karena selalu Dipergunakan dalam sistem-
sistem yang lain adalah sistem…
A.     abjad dan nomor
B.     masalah dan abjad
C.    abjad dan tanggal
D.    tanggal dan nomor
E.     wilayah dan tanggal
 9.Penyimpanan surat menurut sistem nomor Desimal Dewy,untuk surat bernomor kode 473 disimpan dalam laci …,
dibelakang guide …, dalam folder …
A.     473, 470, 400
B.     400, 470, 473
C.    470, 400, 473
D.    400, 473,470
E.     473, 400, 470

10.Jika arsip disimpan menurut sistem nomor Terminal Digit,surat bernomor kode 1324 Dapat diketemukan dalam
folder nomor …
A.     20 29
B.     24
C.    132
D.    24/13
E.     24/31

11.Suatu angka yang menunjukan seberapa lama arsip disimpan sebelum dimusnahkan Atau disingkarkan
disebut…
A.     angka pemakaian
B.     angka kecermatan
C.    angka penilaian
D.    angka penggunaan
E.     angka penyusutan

12.Dalam kegiatan penyusutan arsip,untuk arsip yang harus diserahkan ke ARNAS RI Adalah arsip yang bernilai
…
A.     yuridis
B.     vital
C.    sementara
D.    edukasi
E.     permanen

13.Inquiry letter usually require for sending …

A.     goods
B.     letter
C.    offer
D.    payment
E.     order

14.The subject line refer to…

A.     the name of person to whom the letter is sent
B.     the name of person receiving the letter
C.    the time or date of letter writing
D.    the content of the letter in a very briefly statement
E.     the name of person receive the letter

15.”By separate post we are sending you our latest price list of …..”By separate post we Are sending you our latest
price list of….”This sentence is usually used in …
A.     reply to inquiry letter
B.     confirmation of order letter
C.    order letter
D.    inquiry letter
E.     letter of order

16.Dari sekian tamu yang telah hadir,mereka yang diprioritaskan dipertemukan terlebih Dahulu dengan pimpinan
adalah …
A.     staf ahli pimpinan
B.     relasi perusahaan
C.    teman dekat pimpinan
D.    setiap keluarga pimpinan
E.     tamu yang sudah membuat perjanjian sebelumnya

17.Langkah yang anda lakukan jika kedatangan tamu,sedangkan pimpinan tidak Menerima tamu
tersebut,adalah
A.     meminta untuk pulang
B.     meminta untuk meninggalkan pesan
C.    menangani dengan baik
D.    menyalurkan kepejabat lain
E.     ditangani sendiri

18.Tanda tangan penanggung jawab surat pada bentuk semi block adalah…
A.     Disebelah kanan atas
B.     Disebelah kiri bawah
C.    Disebelah tengah
D.    Disebalah kiri atas
E.     Disebelah kanan bawah

19. Dalam surat niaga sering digunakan istilah-istilah yang mempunyai arti tersendiri,seperti c/o (care of) artinya adalah
…
A.     Per alamat
B.     Atas nama
C.    Dengan alamat
D.    Carbon copy
E.     idem

20.Salah satu istilah penyerahan barang yang biasa digunakan adalah free on station (FOS) yang mengandung
arti..
A.     Barang diserahkan diatas kapal
B.     Barang dibeli digudang penjual
C.    Barang diserahkan digudang penjual
D.    Barang diserahkan dugudang stasiun kereta
E.     Barang dibeli pada gudang stasiun kantor

21.Pilih salah satu dari 5 kalimat yang anda anggap efektif…

A.     Sehubungan dengan hal tersebut diatas
B.     Sehubungan dengan hal tersebut
C.    Sehubungan hal tersebut
D.    Hubungan dengan hal diatas
E.     Hubungan dengan hal tersebut diatas

22.Surat pribadi biasanya menggunakan amplop berukuran…

A.     9 X 13 Cm
B.     9 X 15 Cm
C.    9 X 16 Cm
D.    9 X 14 Cm
E.     9 X 10,5 Cm

23.Penempatan pesawat telepon yang paling tepat pada meja kerja sekretaris,ada pada sebelah…
A.     Tengah meja kerja
B.     Meja lain
C.    Kanan meja kerja
D.    Kiri meja kerja
E.     Mana saja

24.Penanganan pesan melalui pesawat telepon,hendaknya ditulis pasa…

A.     Kertas kecil
B.     Message telepon
C.    Buku agenda
D.    Note book
E.     Buku jurnal
25.Pertama kali yang anda uvapkan pada saat menerima telepon adalah …
A.     Hallo
B.     Hallo,selamat siang PT…
C.    Selamat siang,dengan PT…,ada yang bisa saya bantu?
D.    Selamat siang,dengan PT…,ada apa nih?
E.     Hallo,selamat siang dengan lina PT…

26.Apabila anda melakukan hubungan langsung/telepon ke luar negeri,dengan cara menekan/memutar nomor…
A.     Kode negeri + kode awal + kode wilayah + nomor telepon yang dituju
B.     Kode awal + kode negara + kode wilayah + nomor pelepon yang dituju
C.    Kode awal internasional + kode negara + kode wilayah + nomor telepon yang dituju
D.    Kode wilayah + kode negara+kode awal + nomor telepon yang dituju
E.     Kode negara + nomor telepon yang dituju

27.Anda sebagai sekretaris menerima telepon masuk dari salah satu klien perusahaan anda,yang ingin bicara
dengan atasan anda,tetapi atasan anda tidak ditempat,apa yang anda lakukan …
A.     Tunggu ya sebentar
B.     Maaf bapak sedang tidak ada ditempat,ini nomor HP nya,telepon saja
C.    Dioper pada bagian lain
D.    Diminta menunggu karena akan dicari dahulu
E.     Maaf bapak Broto sedang menghadiri rapat,dapatkah anda meninggalkan pesan?

28.Mengetik kata “Promosi” dihentak oleh jari…

A.     Kelingking kanan,telunjuk kiri,manis kiri,telunjuk kiri,manis kiri,telunjuk kanan,tengah kiri
B.     Kelingking kanan,telunjuk kiri,manis kanan,telunjuk kanan,manis kanan,manis kiri,tengah kanan
C.    Kelingking kanan,telunjuk kiri,manis kanan,telunjuk kanan,kelingking kiri,manis kiri,tengah kanan
D.    Kelingking kanan,manis kanan,telunjuk kiri,telunjuk kanan,manis kiri,kelingking kiri,tengah kiri
E.     Kelingking kanan,manis kanan,telunjuk kiri,manis kiri,telunjuk kanan,tengah kiri,tengah kanan

29.Mengetik dengan menggunakan jari kelingking kanan,telunjuk kiri,kelingking kiri,tengah kanan,manis kiri dan
tengah kanan menghasilkan kata …
A.     Praktik
B.     Praktek
C.    Praksi
D.    Prakata
E.     Prakarsa

30.Tanda koreksi/pembetulan yang berarti”tidak jadi dihapus”adalah…

A.    
 

B.    

C.   

D.   

E.    

31.Bentuk surat yang pengetikannya setiap alenia isi surat masuk lima
karakter,adalah …
A.     Full block style
B.     Block style
C.    Semi block style
D.    Hanging paragraph
E.     Indented style

32.You have booked us on the Stratford tour,but I asked… on the Edinburgh tour.
A.     To booking
B.     For booking
C.    Booked
D.    To book
E.     In booking

33.Kindly make the correct booking and let me have your …by return.
A.     To confirm
B.     To confirmation
C.    Confirmation
D.    Confirm
E.     For confirmation

34.We are so sorry that you…booked on the Stratford tour.

A.     Has neen wrong
B.     Have been wrong
C.    Wrongly
D.    Have been wrongly
E.     Been wrong

35.Yang dimaksud Rekonsiliasi bank adalah…

A.     Laporan dari bank yang menyatakan saldo uang perusahaan di bank
B.     Laporan dari bank yang menyatakan berapa saldo pinjaman di bank
C.    Laporan dari bank yang menyatakan berapa bunga pinjaman yang harus dibayar
D.    Laporan yang memuat/berisi pencocokan antara catatan yang dilakukan oleh bank dengan catatan perusahaan
E.     Laporan yang menyatakan semua pengeluaran perusahaan melalui bank

36.Yang tidak dikategorikan sebagai kas dalam komposisi kas,adalah…

A.     Uang kertas
B.     Uang logam
C.    Tabungan deposito
D.    Check
E.     Taplus BNI

37.Pemegang Kas Kecil Adalah…

A.     Teller pada bank
B.     Kasir pada toko-toko swalayan
C.    Juru bayar gaji/upah pada perusahaan
D.    Kasir yang ditunjuk khusus oleh perusahaan
E.     Kasir penerima sumbangan pada suatu yayasan

38. Pengisian kembali dana kas kecil dengan sistem dana tetap,adalah sebesar…
A.     Jumlah yang tetap setiap bulan
B.     Jumlah yang sama dengan pengeluaran kas kecil yang telah dikeluarkan
C.    Jumlah yang sama dengan pada saat pembentukannya
D.    Jumlah yang sama dengan saldo awalnya
E.     Jumlah yang sama dengan kebutuhan pengeluaran pada hari itu

39.Undangan rapat sebaiknya diterima oleh peserta rapat paling lambat …

A.     3 hari sebelum rapat
B.     5 hari sebelum rapat
C.    7 hari sebelum rapat
D.    10 hari sebelum rapat
E.     12 minggu sebelum rapat
40.Rapat diperusahaan diadakan dengan tujuan sebagai berikut,kecuali…
A.     Sebagai alat koordinasi
B.     Untuk menyampaikan informasi
C.    Untuk memecahkan masalah
D.    Agar dapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan dalam rapat
E.     Penggalangan massa

41.Hasil suatu pembicaraan rapat yang telah ditulis dengan rapi disebut …
A.     Risalah
B.     Laporan
C.    Notulen
D.    Notulis
E.     Rangkuman
 42.Seseorang yang bertugas membuat catatan selama berlangsungnya rapat disebut…
A.     Notulen
B.     Nomaden
C.    Notulis
D.    Sekretaris
E.     Notaris

43.Fungsi notula sebagai berikut,kecuali…

A.     Bahan bukti tertulis
B.     Bahan pengambilan keputusan
C.    Alat pengingat untuk peserta rapat
D.    Sebagai sumber informasi bagi yang tidak hadir dalam rapat
E.     Sebagai bahan pembanding

44.Function Base Classification adalah klasifikasi arsip yang digunakan dalam filing system…
A.     Alphabetical
B.     Numeric
C.    Subject
D.    Date
E.     Geographic

45.Folder Campuran (Miscellaneres folder)digunakan dalam filing system…

A.     Abjad
B.     Nomor
C.    Subyek
D.    Tanggal
E.     Wilayah

46.Istilah Terminal Dight digunakan dalam filing system…

A.     Abjad
B.     Nomor
C.    Subyek
D.    Tanggal
E.     wilayah

47.Dalam sistem kearsipan pola lama untuk pendistribusian surat masuk ke unit kerja sarana yang digunakan
adalah…
A.     Buku agenda masuk
B.     Buku agenda keluar
C.    Kartu kendali
D.    Kartu indek
E.     Buku ekspedisi intern

48.Record dalam kearsipan diartikan sebagai…

A.     Catatan kearsipan
B.     Arsip Dinamis Aktif
C.    Arsip Dinamis Inaktif
D.    Arsip Statis
E.     Arsip Dinamis

49.Record Centre adalah tempat untuk menyimpan…

A.     Catatan Kearsipan
B.     Arsip Dinamis Aktif
C.    Arsip Dinamis Inaktif
D.    Arsip Statis
E.     Arsip Dinamis

50.Central File adalah tempat untuk menyimpan…

A.     Catatan Arsip
B.     Arsip Dinamis Aktif
C.    Arsip Dinamis Inaktif
D.    Arsip Statis
E.     Arsip Dinamis

51.Istilah penyusutan dalam kearsipan diartikan sebagai…

A.     Pemindahan arsip dinamis inaktif ke Record Center
B.     Penyerahan arsip ke ANRI
C.    Penghapusan arsip yang habis nilai gunanya
D.    Penyimpanan Arsip dalam suatu sistem
E.     Jawaban a,b,c,benar

52.Fungsi dari Out Sheet digunakan pada …

A.     Penyimpanan Arsip
B.     Penemuan kembali arsip (Peminjaman arsip)
C.    Penyusutan arsip(Penghapusan arsip)
D.    Klasifikasi arsip dinamis
E.     Klasifikasi arsip dinamis inaktif

53.Filing System istilah yang digunakan pada …

A.     Penyimpanan arsip
B.     Peminjaman arsip
C.    Penyusutan arsip (Penghapusan arsip)
D.    Klasifikasi arsip dinamis
E.     Klasifikasi arsip dinamis inaktif

54.Pengertian tentang etika komunikasi adalah

A.     Tabiat,watak dalam komunikasi
B.     Prilaku,budi pekerti dalam komunikasi
C.    Kepribadian dalam komunikasi
D.    Perbuatan dalam komunikasi
E.     Norma atau ukuran berlaku dalam proses penyebaran komunikasi

55.Orang yang menerima informasi/komunikasi dinamakan…

A.     Komunikator
B.     Komunikan
C.    Message
D.    Mediator
E.     Noise

56.Dibawah ini yang termasuk kedalam faktor keberhasilan proses komunikasi adalah…
A.     Komunikator
B.     Isi ide yang disampaikan
C.    Media atau lambang yang digunakan
D.    Terjadinya distorsi dalam komunikasi
E.     Feedback dari si penerima ide

57.Empat (4) jenis feedback dalam komunikasi adalah …

A.     Positif,netral,lengkap dan lain-lain
B.     Netral,lengkap,media,lambang
C.    Positif,media lambang,motivasi
D.    Negatif,lengkap,netral
E.     Positif,negatif,netral dan zero

58.Ada 2 macam konsep pengembangan diri (kepribadian)yaitu konsep diri yang lebih dan baik,salah satu konsep diri
yang di bawah ini adalah…
A.     Cepat tangkap terhadap situasi sekelilingnya
B.     Sulit mengikuti kesalahannya
C.    Cepat mengenel orang disekitarnya
D.    Bekerja dengan baik dan tekun
E.     Bersahaja dengan penuh harapan

59.Dibawah ini merupakan dasar tata krama pergaulan kecuali …

A.     Bersikap sopan dan ramah kepada siapa saja
B.     Memiliki rasa toleransi yang tinggi
C.    Kadang-kadang bersikap sinis
D.    Selalu menepati waktu dan janji
E.     Tidak sombong dan rendah hati

60.Ketrampilan merupakan kepandaian menggunakan anggota badan dengan efisien,keterampilan merupakan hal
yang …
A.     Menjadi dasar pengetahuan seseorang
B.     Menjadi bakat seseorang yang dapat dipelajari oleh orang lain
C.    Menjadi bakat seseorang yang dapat dipelajari oleh orang lain
D.    Menjadi khusus milik seseorang yang menjabat jabatan tersebut
E.     Menjadi warisan dari orang tua

61.Secretary adalah istilah sekretaris yang berasal dari bahasa…

A.     Belanda
B.     Inggris
C.    Perancis
D.    Latin
E.     Yunani

62.Dengan memperhatikan arti kata sekretaris,maka seorang yang memangku jabatan sekretaris harus mempunyai
sifat …
A.     Dapat meminpin bawahan
B.     Dapat bekerja tanpa pertolongan orang lain
C.    Dapat dipercaya dalam melaksanakan tugas
D.    Dapat bebas mengemukakan pendapat sesuai dengan selera pribadinya
E.     Dapat mempengaruhi bawahan

63.Sekretaris eksekutif termasuk dalam jens sekretaris berdasarkan …

A.     Bidang kekhususan dalam pekerjaan
B.     Kemampuan dan pengalaman kerja
C.    Sifat pekerjaan
D.    Luas ruang lingkup tanggung jawab
E.     Kemampuan mengatur

64.Sekretaris yang menyelenggarakan pekerjaan administrasi untuk satu orang atasan adalah
A.     Junior secretary
B.     Senior secretary
C.    Private secretary
D.    Administrative assistant
E.     Excecutif secretary

65.Kepribadian seorang sekrataris dapat terlihat pada …

A.     Keahlian bergaul melalui prilaku yang sesuai dengan ketentuan kerja
B.     Keahlian dalam sikap perbuatan dan gerak langkah yang sesuai untuk jabatan
C.    Keahlian bergaul melalui perilaku dan bersikap sesuai untuk pekerjaan
D.    Keahlian bergaul melalui perilaku dan sikap perbuatan serta berwatak profesional
E.     Keahlian berkomunikasi

66.Perihal yang harus diperhatikan oleh sekretaris dalam etika kerja adalah …
A.     Bekerja cepat
B.     Fasih berbahasa asing
C.    Dapat menyimpan rahasia
D.    Tekun
E.     Rajin

67.Seorang sekretaris dapat mengembangkan dirinya secara baik dalam suatu lingkungan kerja apabila melakukan
hal-hal dibawah ini kecuali…
A.     Cepat tanggap terhadap sekelilingnya
B.     Dapat mengenal dengan cepat orang sekitarnya
C.    Mempunyai motivasi yang tinggi terhadap pekerjaan
D.    Sulit mengakui kesalahan
E.     Mengatasi pekerjaan dengan baik dan tekun
68.Sistem untuk memperoleh keterangan tentang sesuatu yang meliputi latar belakang dan uraian dasar yang
bersifat luas,maka seorang sekretaris mendapatkannya pada buku…
A.     Ensiklopedia
B.     Dictionary
C.    Handbock
D.    Biographical dictionary
E.     Document

69.Program aplikasi merupakan tipe program yang pertama kami digunakan setelah sistem operasi dimuat
(loaded).Program aplikasi yang paling tepat digunakan di bagian keuangan yang berhubungan dengan angka-
angka adalah…
A.     Speadsheet
B.     Word processing
C.    Microsoft access
D.    Microsoft Power Point
E.     Lotus

70.Untuk memudahkan membuka kembali wesite yang sering digunakan dan merupakan web paling disenangi,maka
kita simpan web tersedbut dalam fasilitas ini.Fasilitas internieet yang digunakan adalah…
A.     Home
B.     Search
C.    Favorites
D.    Mail
E.     Discuss

71.Isi addres dengan http://www.yahoo.com, klik pada E-mail,klik sign up now,pilih free edition.Langkah di ats
merupakan cra-cara
A.     Membuat password baru
B.     Membuka internit
C.    Membuka program aplikasi wordproccesing
D.    Membuka program aplikasi speadsheet
E.     Membuka E-mail baru

72.Fasilitas ini dapat diakses dengan menggunakan browser dan memungkunkan anda dapat berdiskusi mengenai
topik atau yang menarik dengan orang-orang di seluruh dinoa.Fasilitas yang dimaksud adalah …
A.     E-mail
B.     LAN
C.    Web Server
D.    WWW
E.     Newsgroups

73.Klick attack files pada e-mail,masukan file,pilih file dengan cara klik browse.langkah di atas merupakan cara-cara
….
A.     Membuat E-mail baru
B.     Mengirim E-mail dengan disertai lampiran
C.    Membuka E-meil yang masuk
D.    Mengirim E-mail ke alamat tertentu
E.     Mengirim E-mail ke beberapa alamat yang berbeda

74.T ugas dan fungsi sekretaris sering kali mempunyai kesamaan dengan tugas dan fungsi (public
relation),kesamaan ini adalah…
A.     Membuat ruangan-ruangan kantor tetap rapi
B.     Mempertahankan citra perusahaan
C.    Menyiapkan alat-alat kantor
D.    Menerima telephone
E.     Mengatur agenda pimpinan

75.Pernyataan pers (pers release)ini harus menggunakan bahasa yang …

A.     Bahasa yang fulgar sehingga menyinggung nama baik seseorang
B.     Bahasa asing yang sulit dimengerti oleh penerima pers release ini
C.    Bahasa yang etis,jelas,mengandung 4W + H,tepat sasaran / waktu sesuai dengan kepentingan pers release ini
dibuat
D.    Ditulis tangan dan banyak koreksi menggunakan tip-X
E.     Mengelak dan menantang,demi menjaga nama baik perusahaan

76.Unsur-unsur komunikasi terdiri dari…

A.     Komunikator,komunikan,pesan,tujuan,media
B.     Pesan,lambang,media
C.    Komunikator,komunikan,pesan
D.    Komunikan,pesan,lambang,media,suara
E.     Komunikator,pesan,lambang,media

77.Etika komunikasi dapat diartikan sebagai…

A.     Kepribadian dalam komunikasi
B.     Norma atau ukuran yang berlaku (dalam proses penyebaran komunikasi)
C.    Perbuatan dalam proses penyebaran komunikasi
D.    Budi pekerti dan perilaku dalam komunikasi
E.     Watak dan tabiat dalam proses penyebaran komunikasi

78.Tamu yang harus dipertemukan terlebih dahulu dengan pimpinan adalah …

A.     Setiap keluarga pimpinannya
B.     Teman dekat dari pimpinan
C.    Tamu yang sudah membuat perjanjian sebelumnya
D.    Staf ahli pimpinan
E.     Relasi perusahaan

79.Bentuk surat yang seluruh pengetikannya dimulai dari margin kiri adalah bentuk…
A.     Lurus penuh
B.     Lurus
C.    Lekuk
D.    Sederhana
E.     Setengah lurus
80.Pada sistem kearsipan pola baru,surat masuk yang tergolong penting akan dicatat pada …
A.     Lembar pengantar
B.     Lembar disposisi
C.    Lembar khusus
D.    Kartu kendali
E.     Kartu index

81.Pekerjaan yang pertama dilakukan oleh bagian pencatatan surat adalah…

A.     Mencatat surat
B.     Membuka surat
C.    Menyimpan surat
D.    Menyortir surat
E.     Membuat lembar disposisi

82.Lembar pertama kartu kendali berfungsi sebagai pengganti…

A.     Arsip sementara
B.     Lembar disposisi
C.    Kartu index
D.    Buku agenda
E.     Buku ekspedisi

83.Pada perusahaan yang besar dan mempunyai cabang serta klien yang tersebar diberbagai daerah,maka untuk
penanganan kearsipan yang baik,lebih tepat menggunakan sistem…
A.     Abjad
B.     Nomor
C.    Masalah
D.    Wilayah
E.     Tanggal

84.Pada MS.Excel untuk memperoleh hasil rata-rata angka dari suatu nilai dalam kolom a,b,c,dan d,digunakan
rumus…
A.     Auto sum
B.     Tanda =
C.    Function wizard
D.    Function all
E.     Function all wizard

85.Tentukan 6 sel (kolom a,b,c,d,e, dan f),klik format,pilih colom,pilih width,ketik angka 12,langkah ini adlah
untuk…
A.     Menentukan tinggi kolom
B.     Menentukan lebar kolom
C.    Menentukan lebar kolom dengan ukuran sama
D.    Menentukan tinggi kolom dengan ukuran sama
E.     Menentukan lebar kolom 12

86.Pilih data,tentukan range-nya,klik copy,tempatkan cursor pada posisi range yang diinginkan,klik paste,langkah ini
digunakan pada saat …
A.     Memilih data
B.     Memindahkan data dengan toolbar
C.    Membatalkan aksi
D.    Menyalin data
E.     Memindahkan data menggunakan bar baru

87.Clik file,pilih print,klik panah ke bawah dibelakang nama printer untuk melihat printer yang tersedia,tentukan
jumlah lembar yang akan dicetak.klik OK bila semua tahapan telah benar benar untuk mencetak
dokumen.lengkapilah urutan penting yang tertinggal pada proses ini dengan pilihan di bawah ini …
A.     Menentukan jumlah halaman
B.     Menentukan page range yang diingingkan
C.    Menentukan pages
D.    Menentukan copys
E.     Menentukan print what

88.Hasil cetakkan H2O,merupakan hasil cetakan dengan cara…

A.     Klik format,pilih font,pilih effect hiden
B.     Klik format,pilih font,pilih effect supercript
C.    Klik format,pilih font,pilih effect stri\ethrough
D.    Klik format,pilih font,pilih effect subscript
E.     Klik format,pilih font,pilih effect small
89.syarat-syarat seorang sekretaris pribadi,meliputi syarat pengetahuan,syarat keterampilan dan syarat
kepribadian.Dibawah ini yang tiodak termasuk syarat kepribadian yaitu …
A.     Loyal
B.     Tekun
C.    Jujur
D.    Cantik
E.     ramah
90.Dibawah ini yang harus dihindari oleh seorang sekretaris,yang paling baik dan sesuai dengan aktivitas kerjanya
adalah di …
A.     Sebelah kanan
B.     Sebelah kiri meja
C.    Depan sekretaris
D.    Dekat meja komputer
E.     Di sekitar meja

91.Penempatan pesawat telepon pada meja kerja sekretaris,yang paling baik dan sesuai dengan aktivitas kerjanya
adalah di …
A.     Sebelah kanan
B.     Sebelah kiri meja
C.    Depan sekretaris
D.    Dekat meja komputer
E.     Di sekitar meja

92.Dana kas kecil yang setiap bulan diberikan dalam jumlah tertentu secara tatap,sistem pengisian data seperti ini
disebut dengan sistem dana…
A.     Fluktuasi
B.     Imprest
C.    Bantuan
D.    Rutin
E.     Mutualis

93.Format yang terdiri dari tanggal,nomor bukti,keterangan,penerimaan,pengeluaran dan saldo digunakan untuk
 ………….
A.     Agenda keuangan
B.     Laporan
C.    Laporan kas kecil
D.    Buku bank
E.     Lembar informasi bank
 
94.Tanda koreksi merupakan symbol perbaikan untuk
……………………
A.     Menghilangkan kata
B.     Menyisipkat kata
C.    Paragraph baru
D.    Menggunakan kembali kalimat
E.     Memindahkan kata

95.Jenis blanko/formulir yang paling banyak dicetak dan digunakan oleh perusahaan/instasi/organisasi adalah…
A.     Notulen
B.     Absensi
C.    Surat dan sampul berkop
D.    Surat kontrak
E.     Tanda terima

96.Staples dan clip paper merupakan………

A.     Barang inventaris kantor
B.     Barang keperluan kantor
C.    Alat kantor
D.    Bahan
E.     Barang habis pakai

97.Faslitas yang dapat diacces dengan menggunakan browser dan memungkinkan anda dapt berdiskusi mengenai
topik atau informasi yang menarik dengan orang-orang diseluruh dunia disebut………
A.     E-Mail
B.     Lan
C.    Wb Server
D.    Www
E.     New Group

98.Rapat dengan para pimpinan cabang dari berbagai kota yang berjauhan dapat dilakukan tanpa harus duduk
dalam satu ruang rapat.Hal ini dilakukan dengan cara ….
A.     Teleconference
B.     Facimile
C.    Telepon
D.    E-mail
E.     Internet

99.Untuk melancarkan dan memudahkan penempatan seseorang di dalam upacara kenegaraan dan mencegah agar
masing-masing pejabat tidak mengatur dan menentukan tempat duduknya,maka diperlukan adanya peran
seorang…
A.     Penerima tamu
B.     Pendamping tamu
C.    Protokol
D.    Pengatur tata letak
E.     Pembawa acara
100.”Etika”atau kode “etik” disebut sebagai kesusilaan.Kata etika berasal dari bahasa latin yaitu…
A.     Ethics
B.     Ethicus
C.    Ethikos
D.    Ethic
 Kearsipan
Sekolah Menengah Kejuruan

A.    Pengertian Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem
tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut
tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
(Rangkuman beberapa pengertian dan hal-hal terkait dengan Kearsipan)
Yang dimaksud dengan kearsipan adalah segenap kegiatan yang berhubungan dengan
masalah arsip, yang terdiri dari kegiatan penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan,
pengaturan, pengawasan, penyusutan dan penyimpanan.
[Ig. Wursanto, Kearsipan I (Yogyakarta : Kanisius, 1991), hal. 104]

Menurut UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, yang

dimaksud arsip adalah :
1.        Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan
Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
2.        Naskah-Naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta
dan/atauperorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
 [UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal
1]
Dalam buku Information and Image Management A Record System Approach
disebutkan bahwa :
A record is recorded information, regardless of medium or characteristics, made
or received by an organization that is usefull in the operation of the organization.
Records include all books, papers, photographs, maps, or other documentary
materials, regardless of physical form or characteristics, made or received for
legal and operational purposes in connection with the transaction of business.
[Betty R.Ricks, et.al, Information and Image Management A Record System
Approach, 3rd edition (Cincinnati, Ohio : South Western Publishing Co, 1992),
hlm.3]
(Arsip adalah rekam informasi apapun media atau karakteristiknya, dibuat atau
diterima oleh organisasi yang berguna dalam kegiatan organisasi. Yang termasuk
arsip adalah buku-buku kertas-kertas, foto, peta-peta atau bahan-bahan dalam
bentuk dokumen lainnya, apapun bentuk fisik atau karakternya, dibuat atau
diterima untuk tujuan sah dan operasional dalam hubungannya dengan transaksi
bisnis).
Adapun yang dimaksud dengan “arsip” ialah :
a.       naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-lembaga Negara dan
Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan
b.      naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan Swasta dan/atau
perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal
maupun
berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Perbedaan antara fungsi arip dalam tata Pemerintahan dan fungsi dalam
kehidupan nasional terdapat dalam tugas Pemerintah yakni pengamanan dari
pada pertanggungjawaban di bidang Nasional dan di bidang Pemerintahan.

B.     Sistem Pengarsipan

Ada 5 macam sistem pengarsipan.
1.      Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode
penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar
penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi,
nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang
dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan
dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui
tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari
kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi
surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan
surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan
tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau
bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi
setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada
lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun
fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam
arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks
yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks
lain yang dipakai.
 Ada dua macam petunjuk silang.
a.         Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki
lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b.        Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara
satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling
membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu
kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat
penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide.
Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai
beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip,
berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder.
Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder.
Terbuat dari karton tebal

2.      Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)

Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman
pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
 a.       Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-
hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok
tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam
pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi
masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
b.      Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
c.       Pemberian kode surat
d.      Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
e.       Menyimpan kartu kendali.

3.      Sistem Nomor

Di dalam sistem nomor ada 4 macam
a.       Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk
surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
1) Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
2) Daftar klasifikasi nomor
3) Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan /
masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
 - Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada
pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian
pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan
surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di
urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali

b.      Sistem nomor menurut Terminal Digit

Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat
memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem
penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling
cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali
yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks
nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
1) Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan
 nomor guide
2) Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
3) Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat
yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat
tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder
nomor 3, surat yang ke 55.

c.       Sistem Nomor Middle Digit

Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan
Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua
angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya
menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya
menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua
angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya
angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya
sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem
Nomor Terminal Digit.

d.      Sistem nomor Soundex (phonetic system)

Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan
pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir
bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang
terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

4.      Sistem Geografis / Wilayah

Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat
penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan
surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan
 dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut
sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling
cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat
tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem
lainnya.

5.      Sistem Tanggal (Chronologis)

Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal
surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul
“tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan
kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
 b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.

C.    Jenis Bahan dan Alat Kearsipan

1.      FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat
persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu
lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah
almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip.
Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat
ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang
tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama,
dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik.
Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi
kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi
2.      Lemari Arsip Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas
susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang
lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi:
digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat.
3.      Folder Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai
kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi:
digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat
4.      Guide card (tanda batas/sekat penunjuk) Adalah alat yang terbuat dari karton atau
plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan
folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide
besardan guide kecil. Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk
untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara
folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara
kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga
folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide
card yang dipakai oleh beberapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini
 mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip
dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan
mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu
kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm.
5.      Map Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-
lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter,
hanging map (map gantung).
6.      Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di
dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung
warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang terbuat
dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal
atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam.
Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa jepitan yang digantung pada gawang
filing cabinet.
7.      Rak Sortir Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat
yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masingmasing
Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima,
diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing
8.      Kartu Indeks Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai
fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu
indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu
indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang
dibutuhkan
9.      POSTEPEL a/ sebuah amplop besar yang mempunyai ukuran 35 X 25 cm
dimana penutupnya menggunakan tali untuk mengikat Fungsi : untuk
memasukkan suatu arsip atau warkat yang siap untuk dikirimkan ke suatu tempat
yang membutuhkan arsip atau warkat tersebut.

D.    Peran, Fungsi, dan Tujuan Kearsipan

1.      Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu
sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat
arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar
 terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan
perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
2.      Fungsi arsip membedakan  :
a.      Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan
secara
langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
b.      Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan
sehari-hari administrasi Negara.
Arsip merupakan sesuatu yang hidup, tumbuh, dan terus berubah seirama dengan
tata
kehidupan masyarakat maupun dengan tata pemerintahan.
3.      Tujuan Kearsipan
Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban
nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi
kegiatan Pemerintah.
A. Pengertian Tamu

Tamu adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang untuk mengunjungi
instansi atau organisasi, untuk kepentingan pekerjaan baik kedinasan maupun
pribadi. Tamu yang berkunjung ketempat dimana kita berkerja harus dihormati dan
dihargai.

Biasanya tamu yang datang tentu ada keperluan yang berhubungan dengan
kedinasan. Tamu yang berkunjung harus kita layani dengan baik, tanpa membeda-
bedakannya. Oleh karena itu, sebagai tuan rumah harus berusaha untuk melayani
tamu sebaik mungkin. Menerima tamu merupakan tugas utama seorang sekretaris.
Dimana sekretaris harus bersikap ramah, sopan, dan bersedia untuk membantu
memberikan informasi yang diperlukan tamu. Hal-hal yang harus diperhatikan pada
saat menemui tamu :

1. Bersikap ramah memberikan salam dan menyapanya.

2. Tanyakanlah maksud kedatangannya, dan berikan informasi yang sejelas-jelasnya.
3. Bila tamu harus menunggu, usahakan agar tamu menunggu dengan suasana yang
menyenangkan berikanlah bacaan (surat kabar, majalah).
4. Bila pejabat yang diinginkan tamu tidak ada di tempat usahakan agar tamu
meninggalkan pesan dan catat segera serta beritahukan kepada pejabat yang dituju.
5. Biasanya di instansi atau perusahaan ada petugas khusus penerima tamu yang
disebut Resepsionis. Tamu yang datang terlebih dahulu harus mengisi buku tamu.
Untuk memudahkan petugas untuk menghubungi orang yang dituju oleh tamu.
B. Merencanakan Dan Menyusun Jadwal Penerimaan Tamu

Jadwal penerimaan tamu harus diatur dan secermat mungkin, perlu dibuat catatan
khusus. Buku tamu harus berisi No, Telp, Tanggal, Waktu, Siapa, dan untuk tujuan
apa tamu tersebut. Untuk membantu mengingatkan pimpinan. Buatlah perjanjian
atau pembatalan dengan tamu apabila ada perubahan sampaikanlah secepatnya.

C. Kesalahan Yang Dihindari

Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :

1. Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.

2. Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
3. Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
4. Jangan makan pada saat menerima tamu.
5. Kurang sabar dalam melayani tamu.
6. Tidak memberikan keterangan yang lengkap kepada pimpinan tentang tamu.
A. Pengertian Bertelepon

Telepon berasal dari kata tele dan phone yang mempunyai pengertian jauh dan
mendengar. Jadi, telepon adalah berbicara dari jarak jauh. Telepon merupakan alat
komunikasi yang paling efektif. Oleh sebab itu, permintaan akan telepon yang
semakin meningkat. Telepon merupakan bagian dari kehidupan manusia sarana
penunjang bisnis. Pengguna telepon terdapat pada berbagai lapisan masyarakat baik
individu atau instansi. Kini telepon sudah dimodifikasi, menjadi alat komunikasi
yang multiguna, dan beraneka ragam model.

B. Etika Menangani Telepon

Sekretaris atau Resepsionis dalam pekerjaan sehari – hari adalah menelepon dan
menerima telepon, sikap hormat dan ramah dalam menerima atau bertelepon sangat
berpengaruh terhadap nilai seseorang. Bersikaplah wajar dan ramah dalam
pembicaraan ditelepon. Anda berbicara ditelepon harus tulus dan mau
mendengarkan apa yang dikatakan oleh orang yang berbicara dengan Anda. Kalau
Anda berbicara ditelepon membiasakan diri tersenyum. Janganlah sekali – kali
beranggapan bahwa orang yang menelepon tidak melihat Anda. Oleh sebab itu, perlu
diusahakan berikanlah kesan yang baik, jangan berbicara dengan tergesa – gesa atau
marah. Berhati – hatilah agar nada kesal tidak sampai kentara pada suara Anda.
Suara Anda mewakili suara pimpinan dan perusahaan. Sering kali orang yang
menelepon menarik kesimpulan tentang pimpinan dan perusahaan Anda
berdasarkan relasi yang diperolehnya waktu menelepon. Akibat pelayanan telepon
yang kurang menyenangkan bisa menghancurkan seluruh usaha perusahaan.
Demikian, sikap yang baik dalam melayani telepon dapat memberikan nama baik
kepada kantor.

C.  Langkah – Langkah dan Pelayanan Telepon

1. Menyiapakan alat tulis, letakkan didekat pesawat telepon. Agar mudah diperlukan.
2. Catatlah nomor – nomor telepon penting yang sering dibutuhkan dan letakanlah di
meja kerja, untuk memudahkan bila diperlukan.
3. Janganlah berbicara dengan orang ketiga pada waktu menelepon.
4. Dalam pembicaraan telepon, kata – kata harus diucapkan dengan jelas,
perhatikanlah volume suara Anda, bicaralah dengan lancar dan nada suara tidak
boleh datar.
5. Angkatlah gagang telepon sebelum ketiga kalinya.
6. Jawablah dengan memberikan identitas Anda, segera tanyakan siapa yang mengajak
bicara, apabila penelepon tidak menyebutkan identitas jangan dihubungkan dengan
pimpinan, walaupun dalam keadaan mendesak.
7. Apabila pimpinan tidak ada ditempat, dan Anda tidak dapat membantu penelepon
mengatasi persoalan, jangan memberitahukan pimpinan bisa ditemui.
8. Apabila panggilan telepon datang, sedangkan Anda sedang melayani pembicaraan
dengan telepon lainnya, katakan bahwa Anda harus menerima telepon lain. Mintalah
kepada penelepon pertama agar mau menunggu, jawablah panggilan penelepon
kedua, mintalah padanya supaya dia mau menunggu sementara Anda menyelesaikan
pembicaraan pertama, serta minta maaf karena harus menunggu. Sekretaris yang
bertanggung jawab penuh atas kelancaran menerima telepon dan menelepon dapat
membina hubungan baik antara kantor dengan kantor lain.