Peran

Bahasa Indonesia dalam Pembangunan

PENGGUNAAN
BAHASA INDONESIA
DALAM NASKAH DINAS
 SURAT DINAS

1. Dalam penulisan surat dinas masih ada

masalah, terutama dalam sistematikanya.
2. Bagaimana susunan penulisan kepala surat
yang benar?
3. Bagaimana penulisan gelar akademik yang
tepat untuk pangkat/golongan, misalnya IV-
a atau IV/a?
 Lanjutan
4. Surat dari kementerian masih menggunakan
Kepada Yth., sedangkan dalam Ujian
Nasional atau tata bahasa Indonesia siswa
diarahkan untuk memilih salah satunya
antara Kepada atau Yth.
5. Kepada Yang Terhormat,
Badan Pengembangan dan Pembinaan
Bahasa
di-
Rawamangun Jakarta Timur
 Lanjutan
6. Apakah benar atau salah penggunaan kata
kerja pada awal kalimat surat dinas?
7. Penulisan waktu dan pukul,
Misalnya:
Waktu: pukul 18.00
Waktu: 18.00
 RUJUKAN

1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur

Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80
Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah
Dinas Instansi Pemerintah
2. Peraturan Menteri Pendidikan dan
Kebudayaan Nomor 74 Tahun 2015 tentang
Tata Naskah Dinas di Lingkungan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
 PENGERTIAN

1. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat

komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau
dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang

2. Jenis
Naskah Dinas
a. Naskah dinas pengaturan
b. Naskah dinas korespondensi (bukan pengaturan)
c. Naskah dinas khusus
d. Naskah dinas elektronik
 BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. Kepala surat/kop surat
2. Tanggal surat
3. Nomor surat
4. Lampiran
5. Hal/Pokok surat
6. Alamat yang dituju
7. Salam pembuka
8. Paragraf pembuka
9. Paragraf isi
10. Paragraf penutup
11. Salam penutup
12. Tanda tangan
13. Nama jelas
14. Nama jabatan
15. Tembusan
16. Inisial
 Contoh Kepala Surat

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBINAAN BAHASA
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta Timur
Telepon (021) 4706287, 4706288, 4896558; Faksimile (021) 4750407
Laman www.badanbahasa.kemdiknas.go.id
Posel badanbahasa@indo.net.id
 Tanggal Surat
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima
surat tentang waktu penulisan surat itu.

Contoh yang tidak tepat:

Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2011
Bandung, 31-04-2011
24 Des '11
Jakarta, 27 Dec 2011
Contoh yang tepat:
25 Juni 2011
31 April 2011
24 Desember 2011
27 Desember 2011
 Nomor Surat
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang
berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan
menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
2. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-
menyurat pada periode tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun
tanda titik dan tanda hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2013
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2013,-
Nomor: KMP/5/1457/2013.
Lampiran

Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada

penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan
bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak
ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak
perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 5 (lima) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -
Contoh penulisan yang tepat:
Lampiran: Lima lembar
Lampiran: Satu set
 Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk
memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok
masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal
surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi
jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas
tanggal 5 Juli 2013 di Jakarta

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan
 Tujuan Alamat
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak
yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang
digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala Badan Bahasa
Jl. Daksinapati Barat IV
Rawamangun
JAKARTA

Contoh penulisan yang tepat:

Yth. Kepala Badan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV
Rawamangun
Jakarta 13220
 Salam Pembuka

Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat

kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda
surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan
sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang
akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam
pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan
margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
 Paragraf Pembuka

Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang

berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan
utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf
pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca
dengan pokok masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No.
005/H3.2/BB/2012, tanggal 25 Juni 2006, kami beri
tahukan hal-hal berikut.
(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 005/H3.2/BB/2012, tanggal 25 Juni
2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan
dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....
 Contoh:
1. Yang tidak tepat
1. Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di
atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai
berikut:
2. Menjawab surat Saudara Nomor ….
2. Yang tepat
1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …,
dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.
2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor …
tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai
berikut.
Paragraf Isi

Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari

sebuah surat. Pada paragraf ini penulis
mengemukakan pokok persoalan yang ingin
disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan
memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang
positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya
hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena
itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing
hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang
berbeda.
 Paragraf Penutup

Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat.

Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan
sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya
mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih.

Misalnya:
(1) Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan
terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami sampaikan
terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi
Saudara.
Contoh yang Tidak Tepat
(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima
kasih.
(2) Demikian atas bantuan Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
(3) Demikian harap maklum, dan atas
perhatian dan kerja samanya, diucapkan
terima kasih.
(4) Harap maklum adanya.
 Salam Penutup

Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah,

tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan
pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai
ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang
bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami,
Salam takzim,
Wasalam,
Nama Jabatan
Penanda Tangan Surat

Nama jabatam penanda tangan surat dinyatakan

secara jelas di bawah salam penutup.

Misalnya:
Salam kami,
a.n. Kepala Badan
Kepala Pusat Pembinaan dan
Pemasyarakatan,
Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat
dinas yang bersifat wajib karena sebuah
surat belum dapat dianggap sah jika
belum ditandatangani oleh pejabat yang
berwenang. Untuk surat-surat dinas di
Indonesia, tanda tangan penulis surat
lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau
stempel instansinya sebagai penanda
keresmian.
 Nama Penanda Tangan dan NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan,
tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat
hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital
seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit
tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP
dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya:
Kepala Badan,

ttd.

Drs. Hasibuan, M.Si.

NIP 196205071988031004
Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat
yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi
surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata
tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi
tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika
pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.

Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
2. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepala Bagian Keuangan
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Bagian Keuangan
4. Arsip.
 Inisial

Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa

singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan
pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk
mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat
sehingga—jika terjadi kekeliruan dalam surat itu—
pimpinan dengan mudah dapat mengecek dan
mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk
diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri
bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang
bersangkutan ada tembusannya).
Misalnya:
AM/ra
TERIMA KASIH