PENGERTIAN SURAT


Surat adalah salah satu alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan suatu pesan dari seseorang,
satu pihak, atau suatu organisasi/instansi kepada
orang, pihak, atau organisasi/instansi lain.
 SURAT DINAS

1. Surat dinas sama dengan surat resmi,

2. Surat dinas digunakan instansi pemerintah untuk
kepentingan administrasi pemerintahan.
BAGIAN-BAGIAN SURAT DINAS

1. Kepala surat/kop surat 9. Paragraf isi

2. Tanggal surat 10. Paragraf penutup
3. Nomor surat 11. Salam penutup
4. Lampiran 12. Tanda tangan
5. Hal/Pokok surat 13. Nama jelas
6. Alamat yang dituju 14. Nama jabatan
7. Salam pembuka 15. Tembusan
8. Paragraf pembuka 16. Inisial
 CONTOH KEPALA SURAT

PEMERINTAH KABUPATEN KAPUAS

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS DADAHUP
Jalan Kesehatan No. 198 Rt. 04 Desa Dadahup Kec. Dadahup No Telepon : 0813 5085 7840
e-mail: puskesmasdadahup12345@gmail.com Dadahup Kode Pos 73593

1. Keterangan :

1. PEMERINTAH KABUPATEN KAPUAS : 16 CM

2. DINAS KESEHATAN : 14 CM
3. UPT PUSKESMAS DADAHUP : 14 CM
4. Alamat : 12 CM
5. Huruf : Times New Romen
TANGGAL SURAT
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas.
2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima surat
tentang waktu penulisan surat itu.
Contoh yang tidak tepat:
Tanggal 2 Bulan Februari Tahun 2016
Bandung, 20-08-2016
24 Juli '16
Palangka Raya, 10 Mei 2016
Contoh yang tepat:
2 Februari 2016
20 Agustus 2016
24 Juli 2016
10 Mei 2016
 NOMOR SURAT
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat,
2. mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu
diperlukan.
3. Nomor surat juga berfungsi sebagai
a. alat petunjuk bagi petugas arsip;
b. alat untuk mengetahui unit asal surat;
c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode
tertentu;
d. alat referensi.
3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik
dan tanda hubung.
Misalnya:
Nomor: 3546/F8/C.11/2020
bukan
Nomor: 3546/F8/C.11/2020,-
Nomor: KMP/5/1457/2020.
LAMPIRAN
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu
yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang
disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
Contoh penulisan yang tidak tepat:
Lampiran: 4 (empat) lembar
Lampiran: Satu (1) set
Lampiran: -

Contoh penulisan yang tepat:

Lampiran: Empat lembar
Lampiran: Satu set
Kalau tidak pakai lampiran, maka lampiran tidak perlu ditulis
HAL SURAT
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan
kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di
dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu
panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Hal: Undangan untuk menghadiri Rapat tanggal 10 Mei 2020 di Palangka Raya
Perihal: Undangan

Contoh penulisan yang tepat:

Hal: Undangan
ALAMAT YANG DITUJU
Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus
menerima surat.
Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat.

Contoh penulisan yang tidak tepat:

Kepada Yth. Bapak Kepala Balai Bahasa Kalimantan Tengah
Jl. Tingang km 3,5,
Palangka Raya
KALIMANTAN TENGAH

Contoh penulisan yang tepat:

Yth. Kepala Balai Bahasa Kalimantan Tengah
Jalan Tingang km 3,5,
Palangka Raya
Kalimantan Tengah 73112
SALAM PEMBUKA
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada
penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan
dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau
ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain.
Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar
dengan margin kiri.

Misalnya:
Dengan hormat,
Bapak ... yang terhormat,
Salam sejahtera,
Asalamualaikum w.w.,
PARAGRAF PEMBUKA

Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan

pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama
paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok
masalah yang disampaikan.
Misalnya:
(1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 105/G7.2/PB/2020, tanggal 12 Juli 2020,
kami beri tahukan hal-hal berikut.
(2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa ....
(3) Surat Saudara No. 105/G7.2/PB/2020, tanggal 12 Juli 20120, sudah kami
terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....
PARAGRAF ISI

 Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari

sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan
pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan
itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau
reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat.
Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya
mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada
dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya
diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.
KESALAHAN
 Dalam rangka pelaksanaan Bimbingan Teknis (BIMTEK) SOP se-
Kabupaten Kapuas yang akan dilaksanakan pada:
 Hari/Tanggal: Rabu –Kamis, 23 Maret – 24 Maret 2020
 Waktu: 08.00
 Tempat: Aula Kantor Bu
 Sehubungan hal tersebut di atas, maka dengan ini kami meminta
kesediaan Kepada bapak/ibu untuk mengutus Nara Sumber/Pemateri
pada kegiatan yang dimaksud.
 Demikian disampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan
terima kasih.
PERBAIKAN
 Dalam rangka pelaksanaan Bimbingan Teknis (BINTEK) SOP Se-
Kabupaten Kapuas, kami meminta kesediaan Bapak untuk
menugaskan satu orang staf sebagai narasumber pada kegiatan
tersebut.
 Kegiatan akan dilaksanakan pada
 hari, tanggal: Rabu--Kamis, 23-24 Maret 2020,
 pukul: 08.00,
 tempat: Aula Kantor Bupati.
 Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
 Untuk hari, pukul dan tempat tidak diawali dengan huruf besar karena
bagian dari kalimat diatasnya.
KESALAHAN
 Nama: Muhammad Subehan, S. Kep. MM

 Nip: 19690318 199003 1 005

 Pangkat, golongan: Pembina, IV/a

 Jabatan: Kepala UPT Puskesmas Dadahup

PERBAIKAN

 nama: Muhammad Subehan, S. Kep. M.M

 NIP: 196903181990031005 (Tidak pakai spasi)

 pangkat/golongan: Pembina/IVa
 jabatan: Kepala UPT Puskesmas Dadahup (j nya pakai huruf
kecil)

 Kalau titel ada titik ganda maka ujungnya harus diberi koma,
misal : Hartono, S.K.M, M.Kes
PARAGRAF PENUTUP
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf
ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh
karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima
kasih.

Misalnya:
(1) Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
(2) Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(3) Atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami sampaikan terima kasih.
(4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.
CONTOH YANG TIDAK TEPAT

(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.

(2) Atas perhatian dan bantuannya kami haturkan terima kasih.
(3) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.
(4) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya,
diucapkan terima kasih.
(5) Harap maklum adanya.
SALAM PENUTUP
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara
paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat
diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang
bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain.

Misalnya:
Salam kami,
Hormat kami, (kalau diawali Dengan hormat)
Salam takzim,
Wasalam, (kalau diawali dengan salam)
NAMA JABATAN PENANDA TANGAN
SURAT
Nama jabatan penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah
salam penutup.

Misalnya:
a.n. Kepala UPT Puskesmas
Kasubbag Tata Usaha,
NAMA PENANDA TANGAN DAN NIP
Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan,
tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf
awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama
penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi.
Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan
surat.

Misalnya:
Kepala Puskesmas Dadahup,

ttd.

Muhammad Subehan, S. Kep. M.M

NIP 196903181990031005
 Keterangan :
 Letak pejabat penandatangan, dengan nama,nip dan pangkat sejajat kiri
tidak perlu center
 Untuk nama tidak perlu pakai huruf kapital dan tdak digaris bawah
 Untuk NIP tidak perlu titik, tidak tebal dan tidak pakai spasi
 TEMBUSAN
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama
juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang
bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu
dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu,
pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya
satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan.
Misalnya:
Tembusan:
1. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi
2. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepala Bagian Keuangan
Tidak perlu ditulis Arsip/pertinggal dan Kepada Yth
Contoh yang tidak tepat:
Tembusan
1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pendidikan Tinggi (sebagai laporan)
2. Kepada Yth. Kepala Biro Hukum dan Organisasi
3. Kepada Yth. Kepala Bagian Keuangan
4. Arsip.
 CATATAN
 1. Margin kiri dan kanan 2,5 cm
 2. Setiap ttd Pimpinan harus ada paraf dari Kepala TU
 Untuk Surat Tugas sudah di Parap Ka TU sebelum berangkat
 Untuk yang berwenang mengeluarkan Data selain pengelola
Data juga diketahui oleh Ka TU dan Pimpinan
 Semua jenis pelaporan Puskesmas yang akan dikirimkan harus
masuk di buku register TU dan diparaf oleh Ka TU
TERIMA KASIH