PENGGUNAAN BAHASA INDONESIA DALAM TATA NASKAH DINAS: SURAT DINAS

Irwan Alimuddin, S.Pd.,MPd.

Universitas Muhammadiyah Kendari iwangalimuddin85@gmail.com

Tujuan perkuliahan:
Menjelaskan kriteria surat yang baik Menjelaskan keutamaan bahasa surat yang baik. Mengidentifikasi bagian-bagian surat dinas. Membuat surat dinas.

Surat adalah satu sarana untuk menyampaikan pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain. Informasi itu dapat herupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan dan sebagainya.

Surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis, yang mernpunyai fungsi sebagal tanda bukti tertulis; sebagai alat pengingat; sebagai alat untuk mewakili perseorangan/organisasi; sebagai pedoman atau dasar untuk bertindak; sebagai keterangan yang dapat memberi rasa aman dalam melakukan, suat aktifitas tertentu; sebagai bukti historis.

Surat memiliki kelebihan tersendiri yaitu: 1. Surat merupakan bukti otentik atau bukti hitam di atas putih. 2. Biaya pengirimannya relatif lebih murah. 3. Penyampaian informasinya juga lebih formal. 4. Jangkauan surat lebih luas atau lebih fleksibel karena depat dikirimkan ke berbagai pelosok atau tempat.

KRITERIA SURAT YANG BAIK

1.

2.

3.

4.
5.

Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan surat. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan berteletele dapat menjemukan pembacanya. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan. Surat sebaiknya bersih dan rapi.

BAHASA SURAT
1.

2.

3.

4.

Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-bunga atau berbasa-basi. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.

BAGIAN-BAGIAN SURAT
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16.

Kepala surat/kop surat Tanggal surat Nomor surat Lampiran Hal/Pokok surat Alamat yang dituju Salam pembuka Paragraf pembuka Paragraf isi Paragraf penutup Salam penutup Tanda tangan Nama jelas Nama jabatan Tembusan Inisial

Kepala Surat/Kop Surat

Kepala surat berfungsi untuk memberikan informasi kepada penerima surat mengenai nama, alamat, nomor telepon, faksimile, dan keterangan lain yang berkaitan dengan instansi pengirim surat. Selain itu, kepala surat sekaligus berfungsi pula sebagai sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi pengirim surat.

Contoh Kepala Surat

DEPARTEMEN KESEHATAN
DIREKTORAT JENDERAL BINA KEFARMASIAN DAN ALAT KESEHATAN
Jalan H.R. Rasuna Said BlokX/5, Kavling No. 49, Jakarta 12950 Telepon (021) 5201590 (Hunting), Faksimile (021) 52964838, Tromol Pos 203

Tanggal Surat
1. Tanggal surat perlu dicantumkan pada setiap surat dinas. 2. Fungsinya adalah untuk memberitahukan kepada penerima

surat tentang waktu penulisan surat itu. Contoh yang tidak tepat: Tanggal 25 Bulan Juni Tahun 2007 Bandung, 31-04-2007 24 Des '06 Jakarta, 27 Dec 2007 Contoh yang tepat: 25 Juni 2007 31 April 2007 24 Desember 2006 27 Desember 2007

Nomor Surat
1. Nomor surat berfungsi untuk mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan

dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu diperlukan. 2. Nomor surat juga berfungsi sebagai a. alat petunjuk bagi petugas arsip; b. alat untuk mengetahui unit asal surat; c. alat pengukur kegiatan instansi yang berkaitan dengan surat-menyurat pada periode tertentu; d. alat referensi. 3. Dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung. Misalnya: Nomor: 3546/F8/C.11/2007 bukan Nomor: 3546/F8/C.11/2007,Nomor: KMP/5/1457 .

Lampiran
Lampiran digunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat. Oleh karena itu, jika memang tidak ada sesuatu yang disertakan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: 5 (lima) lembar Lampiran: Satu (1) set Lampiran: Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima Berkas Lampiran: Satu Ekslampar

Hal Surat
Hal surat atau pokok surat berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis di dalam surat. Agar efektif, hal surat sebaiknya tidak ditulis terlalu panjang, tetapi jelas dan dapat mencakup seluruh isi surat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas tanggal 5 Juli 2007 Contoh penulisan yang tepat: Hal: Undangan

Alamat yang Dituju

Alamat yang dituju berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Untuk itu, unsur-unsur alamat yang digunakan hendaknya ditulis lengkap, tidak disingkat. Contoh penulisan yang tidak tepat: Kepada Yth. Bapak Kepala Pusat Bahasa Jl. Daksinapati Barat IV Rawamangun JAKARTA Contoh penulisan yang tepat: Yth. Kepala Pusat Bahasa Jalan Daksinapati Barat IV Rawamangun Jakarta 13220

Salam Pembuka
Salam pembuka selain merupakan tanda hormat penulis surat kepada penerima surat, juga merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan beradab. Salam itu dapat diibaratkan sebagai ketukan pintu atau ucapan salam ketika seseorang akan bertamu ke rumah orang lain. Pencantuman salam pembuka itu dianjurkan pada sebelah kiri sejajar dengan margin kiri.
Misalnya: Dengan hormat, Bapak ... yang terhormat, Salam sejahtera, Asalamualaikum w.w.,

Paragraf Pembuka
Paragraf pembuka merupakan bagian pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan pembaca pada permasalahan utama yang ditulis. Dengan demikian, fungsi utama paragraf pembuka adalah untuk menghubungkan pikiran pembaca dengan pokok masalah yang disampaikan. Misalnya: (1) Sehubungan dengan surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, kami beri tahukan hal-hal berikut. (2) Melalui surat ini kami beri tahukan bahwa .... (3) Surat Saudara No. 005/1180/I/Bangda, tanggal 25 Juni 2006, sudah kami terima dengan baik. Sehubungan dengan itu, kami beri tahukan bahwa ....

Contoh yang Tidak Tepat

Menunjuk perihal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut: 2. Menjawab surat Saudara Nomor . Pilihan yang tepat 1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor tentang , dengan ini kami sampaikan hal-hal sebagai berikut. 2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor tentang , kami menyampaikan jawaban sebagai berikut.
1.

Paragraf Isi
Paragraf isi dapat dipandang sebagai bagian inti dari sebuah surat. Pada paragraf ini penulis mengemukakan pokok persoalan yang ingin disampaikan. Pokok persoalan itu diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi yang positif sesuai dengan harapan penulis surat. Sehubungan dengan itu, paragraf isi hendaknya hanya mengungkapkan satu masalah. Oleh karena itu, jika ada dua masalah atau lebih, masing-masing hendaknya diungkapkan dalam paragraf yang berbeda.

Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan bagian akhir dari sebuah surat. Paragraf ini berfungsi untuk menyatakan bahwa pembicaraan sudah selesai. Oleh karena itu, paragraf ini biasanya mengungkapkan harapan dan ucapan terima kasih. Misalnya: (1) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih. (2) Atas kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami sampaikan terima kasih. (4) Mudah-mudahan jawaban kami bermanfaat bagi Saudara.

Contoh yang Tidak Tepat

(1) Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih. (2) Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih. (3) Demikian harap maklum, dan atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih. (4) Harap maklum adanya.

Salam Penutup
Salam penutup dicantumkan di pojok kanan bawah, tepatnya di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim surat. Salam ini dapat diibaratkan sebagai ucapan permisi atau pamitan setelah seseorang bertamu atau berkomunikasi dengan orang lain. Misalnya: Salam kami, Hormat kami, Salam takzim, Wasalam,

Tanda Tangan
Tanda tangan merupakan pelengkap surat dinas yang bersifat wajib karena sebuah surat belum dapat dianggap sah jika belum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Untuk surat-surat dinas di Indonesia, tanda tangan penulis surat lazimnya juga dilengkapi dengan cap atau stempel instansinya sebagai penanda keresmian.

Nama, Jabatan, dan NIP

Nama penanda tangan surat dinyatakan secara jelas di bawah tanda tangan, tepatnya sejajar di bawah salam penutup. Nama penanda tangan surat hanya huruf awal tiap unsur nama yang ditulis kapital, bukan kapital seluruhnya. Selain itu, nama penanda tangan surat juga tidak perlu diapit tanda kurung ataupun digarisbawahi. Nomor induk pegawai atau NIP dapat pula disertakan di bawah nama penanda tangan surat.

Misalnya: (Tanda tangan) Drs. Hasibuan, M.Si. NIP 010345687 atau: (Tanda tangan) Dr. Awaluddin, M.Hum. Kepala

Tembusan
Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa surat yang sama juga dikirimkan kepada pihak lain yang dipandang perlu mengetahui isi surat yang bersangkutan. Jika tidak ada pihak lain yang diberi tembusan, kata tembusan tidak perlu dicantumkan. Dalam hubungan itu, jika pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, pencantumannya disertai dengan nomor urut. Namun, jika pihak yang ditembusi hanya satu, nomor urut itu tidak perlu dicantumkan. Misalnya: Tembusan: 1. Direktur Jenderal Pembangunan Daerah 2. Kepala Biro Organisasi 3. Kepala Biro Keuangan Contoh yang tidak tepat: Tembusan 1. Kepada Yth. Direktur Jenderal Pembangunan daerah (sebagai laporan) 2. Kepada Yth. Kepala Biro Organisasi 3. Kepada Yth. Kepala Biro Keuangan 4. Arsip.

Inisial
Inisial adalah tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan, yaitu singkatan nama pengonsep surat dan pengetik surat. Inisial ini bermanfaat untuk mengetahui nama pengonsep dan pengetik surat sehinggajika terjadi kekeliruan dalam surat itupimpinan dengan mudah dapat mengecek dan mengembalikannya kepada yang bersangkutan untuk diperbaiki. Penempatan inisial biasanya di pojok kiri bawah, tepatnya di bawah tembusan (jika surat yang bersangkutan ada tembusannya). Misalnya: AM/ra

Contoh Lain (bisa dilihat pada Bahan Ajar Anda hlm. 54-56

Tugas

Buatlah sebuah contoh surat resmi perseorangan dan surat resmi organisasi, sesuai dengan sistematika yang telah dipelajari!

Terima kasih

Wasalam