Hakikat Surat

1. Pengertian Surat

Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang
sesuai dengan keinginan penulis surat. Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-
menyurat atau korespondensi.

Apabila surat itu dari suatu instansi berisi informasi yang menyangkut kepentingan dan
kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat
resmi. Bila menyangkut kegiatan bisnis disebut surat bisnis.

2. Fungsi Surat

Surat mempunyai beberapa fungsi, yaitu:

a. sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian

b. sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan

c. sebagai bukti sejarah

d. sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas

e. sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

f. sebagai alat promosi

g. sebagai bahan untuk mengambil keputusan (misalnya surat penawaran dan surat pelaporan)

Jika dibandingkan dengan alat komunikasi lain, surat memiliki kelebihan, yaitu dapat
mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat menyampaikan
maksudnya dengan sejelas-jelasnya. Selain itu, pembaca dapat membacanya berulang-ulang
apabila dirasakan belum mengetahui betul isinya. Kelebihan yang lain adalah bahwa biaya
surat-menyurat yang digunakan relatif lebih murah jika dibandingkan dengan biaya telepon
atau telegraf.

3. Jenis Surat

 Menurut jenisnya: surat pribadi, surat niaga, surat dinas

 Menurut tujuan atau sasaran penerima: surat lamaran pekerjaan, surat permintaan
harga, dan surat perjanjian
 Menurut wujud dan bentuknya: surat bersampul, warkat pos, kartu pos, nota, memo,
telegram, teleks, dan faksimile
 Menurut sifat isinya: surat biasa, dan surat konfidensial
 Menurut kecepatan penyelesaian: surat biasa, segera, sangat segera
 Menurut care penyampaiannya : surat biasa, kilat, kilat khusus, dan tercatat

 4. Syarat Surat yang Baik

Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar

 bagian-bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat
 pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi
 kertas sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS, Warna (putih,
kuning, biru muda, dan merah jambu) 4) penggunaan bentuk surat (style) yang lazim
 Isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga penerima surat dapat
memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat memberikan tanggapan yang
tepat pula
 Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat, dan
paragraf), jelas, dngkas, lugas, sopan, dan komunikatif

  Faktor pendukung yaitu memahami:

 masalah yang akan dikemukakan

 peraturan mengenai masalah tersebut
 posisi serta bidang penulis surat dan penerima surat

Bentuk surat (style) adalah tata letak bagian-bagian surat, yaitu dari kepala surat sampai
dengan inisial surat. la menyiratkan segi estetika serta kepraktisan.

Menurut sejarah persuratan, bentuk yang diperkenalkan oleh Belanda adalah bentuk lekuk
(intended style) yang dikenal sebagal bentuk lama,

5. Bentuk Surat

Sedangkan bentuk lurus (block style) merupakan pengaruh Amerika, dikenal dengan bentuk
baru. Kedua bentuk itu mempunyai beberapa variasi sehingga terdapat enam bentuk surat.
Keenam bentuk itu adalah sebagai berikut:

1. format lurus penuh (full block style)

2. format lurus (block style)
3. format setengah lurus a (semi block style)
4. format setengah lurus b (semi block style b)
5. format lekuk (intended style)
6. format paragraf menggantung (hanging paragraf style)

Semua format surat dinas tersebut di atas sering dijumpai dan digunakan oleh berbagai
instansi, baik pemerintah mau pun swasta; kecuali format lekuk atau bergerigi dan format
paragraf menggantung.

BAHASA SURAT
A.  BAHASA SURAT.
Bahasa surat harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
1. Bahasa baku
 2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda
3. Lugas: tidak mubazir, tidak banyak basa-basi, mengikuti perkembangan
bahasa surat
4. Efektif dan efisien
5. Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf
Ciri paragraf yang baik:
a. mengandung kesatuan isi
b. kepaduan antar kalimat
c. ada pengembangan gagasan pokok
6. Bernalar
7. Menarik atau mengandung rasa bahasa: kosa kata tepat, optimis, menghindari
pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan
8. Taat asas

B.  SYARAT – SYARAT BAHASA SURAT.

Secara garis besar suatu surat dapat dikatakan baik apabila memenuhi
kriteria sebagai berikut :
  Surat disusun dengan teknik penyusunan yang benar, yaitu :
•      Penyusunan letak bagian-bagian surat (bentuk surat) tepat sesuai dengan aturan
atau
•      pedoman yang telah ditentukan.
•      Pengetikan surat benar, jelas, bersih, dan rapi, dengan format yang menarik.
•      Pemakaian kertas sesuai dengan ukuran umum.

  Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Hal ini
dimaksudkan agar penerima dapat memahami isi surat dengan cepat, tepat, tidak
ragu-ragu dan pengirim pun memperoleh jawaban secara cepat sesuai yang
dikehendaki.
  Bahasa yang digunakan haruslah bahasa Indonesia yang benar atau baku, sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia, baik mengenai pemilihan kata, ejaan, bentuk
kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat haruslah efektif. Bahasa surat
juga harus wajar, logis, hemat kata, cermat dalam pemilihan kata, sopan, dan
menarik. Nada surat harus hormat, sopan dan simpatik. Sedapat mungkin hindari
pemakaian bahasa asing yang padanannya sudah ada dalam bahasa Indonesia.

C.    SUSUNAN KALIMAT SURAT.

  Kepala Surat
Menurut Kosasih (2003:21) sesuai dengan namanya kepala surat terletak
di bagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi atau
lembaga yang bersangkutan. Dalam kepala surat dicantumkan identitas sebagai
berikut :
 - Nama Instansi atau lembaga
- Lambang atau logo instansi atau lembaga
- Alamat
- Kode surat
- Nomor telepon, nomor fax
- Kode pos
  Tanggal Surat
Ditulis sejajar dengan no surat. Contohnya
- Bandung, 20 November 2013
28 November 2013
  Nomor Surat
Setiap surat resmi yang dikeluarkan biasanya diberi nomor. Hal ini disebut
nomor verbal. Cara pemberian dan penulisan nomor bermacam-macam sesuai
dengan kepentingan masing-masing dari perusahaan atau instansi tersebut.
Nomor surat ditulis sebelah kiri, sejajar dengan tanggal surat. Nomor surat
merupakan kode yang berguna sebagai berikut :
- memudahkan pengaturannya sebagai arsip.
- memudahkan penunjukan pada waktu mengadakan hubungan surat
menyurat.
- memudahkan mencari surat itu kembali bila diperlukan.
- memudahkan kepada petugas kearsipan dalam menggolongkan atau
mengkalsifikasikan surat sesuai dengan sifat jenis surat untuk penyimpanan.
-mengetahui berapa banyaknya surat yag keluar pada suatu periode (bulan
maupun tahun).
  Lampiran
Lampiran surat adalah dokumen-dokumen yang disertakan ke dalam surat, karena
mempunyai kaitan dengan isi surat. Kegunaan lampiran adalah sebagai berikut :
-          Untuk mengetahui apakah ada dokumen-dokumen atau berkas yang disertakan
dalam surat yang ada kaitannya dengan isi surat.
-          untuk memeriksa apakah berkas yang diterima itu jumlahnya sama dengan
tertulis di lampiran atau tidak.
-          memudahkan kepada penerima surat, bila ada hal-hal yang diperlukan dengan
segera, tidak perlu lagi meminta kepada pengirim surat karena dokumen tersebut
sudah tersedia.
  Hal / Perihal
Pada surat resmi sebaiknya selalu dicantumkan pokok-pokok / inti dalam surat,
yang disebut hal. Menurut kosasih (2003:25) hal surat berarti soal atau perkara
yang dibicarakan dalam surat.
 Cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul karanganbiasa, yakni
sebagai berikut :
-          Judul ditulis dengan singkat, jelas, dan menarik.
-          berwujud kata atau frase, bukan kalimat.
-          huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dalam huruf kapital. Contoh :
Jadwal Ujian Sekolah.
Hal dalam surat berguna sebagai berikut :
- mengetahui terlebih dahulu apa yang dibicarakan dan dipermasalahkan dalam
surat.
- Penerima atau pembaca mempunyai gambaran terlebih dahulu secara singkat,
sebelum mengetahui secara keseluruhan isi surat.
  Penulisan Alamat pada Surat
Ada dua macam, sebagai berikut :
- Alamat luar pada sampul adalah alamat yang ditulis pada sampul surat.
Fungsinya adalah sebagai penunjuk dalam menyampaikan surat kepada yang
berhak menerimanya.
- alamat dalam pada surat adalah alamat yang ditulis pada kertas surat.
Fungsinya adalah sebagai pengontrol bagi penerima surat bahwa dirinya yang
berhak menerima surat itu, penunjuk langsung bagi si penerima, penunjuk bagi
petugas kearsipan sehubungan dengan adanya sistem penyimpanan dan penemuan
kembali surat berdasarkan objek surat, dan dapat dipakai sebagai alamat luar
bila memakai amplop berjendela.
  Salam pembuka
Merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia berbicara secara tertulis.
  Isi surat
Berisi sesuatu yang diberitahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta dan
sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.
  Penutup surat
Merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat.
  Salam penutup
Berisi nama jabatan, tanda tangan, dan nama terang.
  Tembusan
Adalah salinan-salinan surat yang dikirimkan kepada pihak-pihak lain yang terkait
dengan isi surat.

D.   PETUNJUK PENULISAN SURAT YANG BAIK.

Untuk menyusun surat yang baik, penulis harus mengindahkan hal-hal berikut:
1. Menetapkann lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin
disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan,
pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.
2. Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.
3. Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur
dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, segar, sopan, dan
mudah ditangkap pembaca.
4. Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim,
lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.
5. Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.
6. Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan
oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman
Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Surat Resmi

Surat resmi memiliki 11 unsur atau bagian, di antaranya kop surat, nomor surat, alamat
tujuan, isi surat, dan nama pengirim surat. Berikut penjelasan bagian-bagian surat resmi:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Bagian yang paling atas pada surat resmi adalah kepala surat atau dikenal sebagai kop surat.
Kop surat berisi informasi mengenai nama, logo, identitas, dan alamat kantor lembaga
pengirim surat. Fungsi kop surat dalam surat resmi adalah sebagai sarana promosi dari suatu
lembaga atau organisasi pengirim,

Bagian surat resmi yang pertama adalah kepala surat atau kop surat yang di dalamnya
terdapat informasi berupa nama, logo, indentitas, dan alamat kantor atau instansi pengirim
surat.

Bagian kepala surat atau kop surat terdiri dari hal-hal berikut:

1. Nama lembaga atau instansi

2. Logo atau lambang lembaga
3. Alamat lembaga atau instansi
4. Nomor telepon lembaga atau instansi
5. Kode pos dan fax lembaga atau instansi (jika ada)
6. Alamat email dan website lembaga atau instansi (jika ada)

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat pada surat resmi yang berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Penulisan
tempat dan tanggal memiliki tujuan untuk memberikan informasi tentang kapan dan dari
mana surat tersebut.

Bagian tempat biasanya tidak dituliskan kembali apabila sudah tertulis di alamat instansi pada
bagian kepala surat atau kop surat, tetapi masih sah saja apabila “tempat” dituliskan kembali.
Tanggal ditulis sesuai dengan tanggal dikirimnya surat tersebut. Cara penulisannya dimulai
dari kabupaten atau kota kemudian tanggal, bulan, dan tahun.

Yth. Direktur PT Wijaya Karya

Jalan Airlangga No. 17

Surabaya

Yth. Bapak Imam Jawahir

Kepala Sekolah SMAN 1 Malang

Jalan Mulyorejo No. 26

Kabupaten Malang

7. Salam Pembuka

Bagian salam pembuka memiliki fungsi untuk membuka percakapan dalam surat sesuai
aturan sopan santun. Salam pembuka ini berisi sapaan-sapaan. Untuk penulisan salam
pembuka harus diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Contoh salam pembuka:

Dengan hormat,

Selamat pagi,

Assalamualaikum wr. wb,

8. Isi Surat

Bagian isi surat adalah bagian inti yang memuat tentang apa saja yang ingin disampaikan
oleh pengirim kepada penerima. Isi surat terdiri dari 3 bagian yaitu pembuka, inti, dan
penutup.

1. Bagian pembuka pada isi surat berisi kalimat pengantar untuk mengetahui isi atau
informasi yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok masalah atau berita
sudah dicantumkan dalam bagian pembuka ini dan akan dijelaskan lebih dalam lagi
pada bagian inti.
2. Bagian pokok pada isi surat berisi tentang maksud dan tujuan utama dari pengiriman
surat. Maksud pengiriman surat dituliskan atau dibahas secara jelas, singkat, dan
padat pada bagian inti agar pesan surat bisa tersampaikan dan dimengerti
pembacanya.
3. Bagian penutup pada isi surat berisi penekanan serta kesimpulan dari isi surat secara
keseluruhan. Selain itu bagian penutup juga bisa saja berisi harapan atau ucapan
 terima kasih kepada pembaca. Bagian penutup sebaiknya tegas, singkat, dan tidak
perlu banyak basa-basi.

9. Salam Penutup

Bagian salam penutup terletak di akhir surat. Salam penutup berisi ucapan salam akhir untuk
menambah kesantunan dalam berkirim pesan, meskipun ini tidak diwajibkan ada. Dan untuk
penulisannya diawali huruf kapital dan diakhiri oleh tanda koma.

Contoh salam penutup pada surat resmi:

Hormat kami,

Wassalamualaikum wr. wb,

Terima kasih,

10. Nama Pengirim dan Tanda Tangan

Bagian ini terletak di bagian bawah surat yang berisi nama pengirim beserta tanda tangannya.
Nama yang dicantumkan adalah nama lengkap atau nama terang pengirim surat atau yang
bertanggung jawab pada pengiriman surat dan juga tanda tangan dari pengirim.

11. Tembusan

Bagian tembusan ini berfungsi untuk menunjukkan pihak atau orang lain yang berhak untuk
menerima surat tersebut. Dan tidak semua surat resmi memiliki bagian tembusan