BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Surat adalah media komunikasi dalam bentuk tulisan yang dilakukan oleh seseorang atau
lembaga ke seseorang atau lembaga lainnya. Banyak kesalahan yang sering kita temukan dalam
halnya penulisan surat. Maka dari itu makalah ini membahas tentang seluk beluk surat sehingga
dapat memberikan informasi yang mendalam tentang pembaca.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting di ketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai dengan isi atau
maksud dari surat terebut.

1.2 Rumusan Masalah

1.2.1 Apa Pengertian surat dinas?

1.2.2 Apa saja jenis – jenis surat dinas?

1.2.3 Bagaimana contoh penulisan surat dinas yang baik?

1.2.4 Bagaimana syarat penulisan surat dinas yang baik dan benar?

1.3 Tujuan

Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum mengetahui
bagaimana tatacara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah makalah ini di buat dengan
tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan yang baik dan benar serta kita dapat
membedakan format dan jenis-jenis surat yang kita ketemui.

1
 BAB II

KAJIAN TEORI

2.1 Pengertian Surat Dinas

Dalam kehidupan sehari-hari manusia akan bergaul dengan sesamanya. Dalam

kedudukannya sebagai karyawan suatu insttansi, ia akan bergaul dengan tetangganya, dengan
ketua RT-nya, dengan ketua RW-nya dan seterusya. Dalam kedudukan sebagai anggota suatu
keluarga, ia akan bergaul dengan saudara-saudaranya dan dengan kedua orang tuanya. Demikian
pula, dalam rangkan menjamin suatu pemerintahan, suatu instansi atau suatu dapartemen akan
berkomunikasi dengan suatu instansi atau dapartemen yang lain karena kedua belah pihak saling
memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai
perusahaan akan saling mengisi dan saling memesan barang yang di produksi perusahaan lain,
dan sebagainya.

Dalam pergaulan seperti yang di sebutkan di atas, manusia tidak terlepas dari saling
memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara tertulis. Informasi secara lisan terjadi
jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi.
Pemberian informasi melalui telepon , radio dan melalui televise masih tergolong ke dalam
pemberian informasi secara lisan. Selanjutnya, informasi secara tertulis terjadi jika pemberi
informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi dan tidak mungkin
menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan
untuk keperluan seperti di gambarkan di atas terdiri dari beberapa macam, salah satu di antaranya
adalah surat. Jadi surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak, (orang, instansi, atau organisasi) kepada pihak lain (orang, instansi,
atau organisasi).

Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu di sebut
surat dinas atau surat resmi.

2.2 Fungsi Surat Dinas

Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut :

1. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika di
perlukan.
3. Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan
perkembangan suatu intansi.
4. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat putusan atau surat intruksi.
2
5. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya. Oleh
 

karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.

2.3 Syarat-syarat Surat Dinas yang Baik

Surat dinas mempunyai beberapa syarat sebagai berikut :

1. Surat dinas sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim.
2. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat teratur sesuai dengan
ketentuan, bagian-bagian surat dinas tidak di tempatkan seenaknya menurut keinginan
penulis.
3. Surat dinas di usahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele
akan menjemukan.
4. Bahasa surat dinas harus jelas maksudnya mudah di tangkap dan unsur-unsur dramatikal,
seperti subjek dan predikat di nyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca di gunakan
dengan tepat
5. Bahasa surat dinas harus padat maksudnya langsung mengungkapkan pokok pikiran yang
ingin di sampaikan.
6. Bahasa surat dinas harus adab maksudnya pernyataan yang di kemukakan itu sopan dan
simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima.

2.4 Format Penulisan Surat Dinas

Salah satu yang menentukan baik atau kurang baiknya surat dinas formatnya. Yang
dimaksud dengan format surat dinas adalah tata letak atau adalah posisi bagian-bagian surat
dinas. Termasuk di dalamnya penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup,
tembusan dan lain-lain.

Format surat dinas yang di pakai oleh berbagai instansi di Indonesia, antara lain format
lurus penuh, format lurus, format setengah lurus a, format setengah lurus b,format takuk atau
format bergerigi dan format paragraph menggantung.

Format surat dinas yang sering di jumpai dan digunakan oleh berbagai instansi, baik
pemerintahan maupun swasta, adalah format lurus penuh, format lurus dan format setengah lurus,
baik format setengah lurus a maupun format setengah lurus b, sedangkan format tekuk atau
bergerigi dan format paragraf menggantung agak langka pemakainnya.

3
2.5 Bagian-bagian Surat Dinas

Kepala surat, tanggal surat, nomor surat, lampiran surat, hal atau prihal surat, alamat yang
di tuju, Salam pembuka, paragraf pembuka surat, paragraf isi surat, paragraf penutup surat, salam
penutup, tanda tangan, nama jelas penanda tangan, jabatan penanda tangan, tembusan dan, inisial

1. Kepala surat
Dalam kepala surat yang lengkap tercantum (biasanya sudah tercetak) :
- Nama istansi atau badan
- Alamat lengkap
- Nomor telpon
- Nomor kotak pos
- Alamat kawat,dan
- Lambing istansi atau logo
- Alamat kantor

Kepala surat berguna untuk memberikan informasi kepada penerima surat tentang
nama,alamat,serta keterangan lainyang berkaitan dengan istansi atau badan pengirim surat.

2. Tangal surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberitahukan kepada si penerima surat kepada si

penerima surat kapan surat itu di tulis. Seperti di ketahui, pengirim surat kadang-kadang cepat
jika menggunakan prangko kilat atau kilat khusus, tapi kadang-kadang lambat jika menggunakan
prangko biasa. Adakalanya pengirim surat lambat sekali jika mengalami hambatan di
perjalanan,seperti sulitnya transportasi atau alamat yang di tuju terletak di daerah yang terpencil.
Dengan tercantumnya tanggal surat, si penerima akaan mengetahui berapa lama surat itu di
perjalanan.

3. Nomor Surat

Setiap surat dinas yang keluar diberi nomor dan kode. Nomor dan kode surat berguna
untuk memudahkan mengatur menyimpan surat, memudahkan mencari surat itu kembali jika di
perlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.

4. Lampiran

Penulisan lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat meneliti dan
melihat kembali banyaknya sesuatu yang di lampirkan. Yang di lampirkan itu baik berupa buku,
fotokopy surat keterangan yang di perlukan, brosur, kuitansi,dan sebagainya.

5. Hal surat

Penulisan hal setelah lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang
di bicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat lengkapnya. Seperti kata nomor dan

4
lampiran, kata halpun harus diikuti tanda titik tanda titik dua. Hal surat harus di tuliskan dengan
singkat, tidak perlu di tulis panjang-panjang dan tidak di akhiri tanda baca apapaun.

6. Alamat surat

Alamat (bagian dalam) surat di gunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus
menerima surat. Alamat yang dituju ini, sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat.atau
alamat dalam sekaligus dapat berfungsi sebagai alat luar jika di gunakan sampul berjendela

7. Salam pembuka

Salam pembuka dapat diibaratkan dengan ucapan permisi, punten, atau ketukan pintu
ketika anda bertamu kerumah orang lain. Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis surat
sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dari surat-surat resmi perlu dipertahankan
karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.

Penulisan salam pembuka mengikuti aturan berikut. Salam pembuka di cantumkan

disebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal dan alamat surat. Huruf pertama awal
kata dituliskan dengan huruf capital,sedangkan kata yang lain di tuliskan kecil semua kemudian
salam pembuka itu di ikuti tanda koma.

8. Isi surat

Isi surat di sebut juga tubuh surat. Bagian inimerupakan bagian yang paling menentukan
tercapai atau tidaknya maksud penulis surat, sesuai dengan keinginan penulis surat,tergantung
pada jelas atau tidaknya bagian ini. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian yaitu:

a. Paragraf pembuka
b. Paragraph isi surat yang sesungguhnya
c. Paragraph penutup

9. Salam penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukan rasa hormat penulis surat setelah penulis
surat berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup di cantumkan di antara paragrn
tandatangan penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim di gunakan dalam
surat-surat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhdp penerima surat.
Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf capital, sedangkan kata-kata lainya ditulis
kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.

10. Tanda tangan, nama jelas, dan jabatan

Surat dinas dianggap sah jika di tandatangani oleh pejabat yang berwewenang, yaitu pemegang
pimpinan atau instansi ,lembaga, atau organisasi. nama jelas penanda tangan jelas dicantumkan
di bawah tanda tangan dengan hanya huruf awal setiap kata di tulis capital, tanpa diberi kurung
5
dan tanpa diberi tanda baca apapaun. Dibawah nama penanda tangan di cantumkan nama jabatan
sebagi identitas penanda tangan tersebut. Juka akan di cantumkan pula nomor induk pegawai
pejabat yang bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Akan tetapi,
sebenarnya pencantuman NIP bukan merupakan suatu keharusan.

2.6 Jenis-jenis Surat Dinas

Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut :

1. Surat permohonan

Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain.
Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar,
permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, permohonan untuk menyebarluaskan
suatu informasi, permohonan izin, permohonan mutasi atau pindah tugas dan permohonan
peminjaman sesuatu

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada intansi yang secara struktual organisasi
lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat di sebut sebagai
surat permintaan atau penugasan.

Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok-pokok sebagai berikut :

a. Identitas pemohon
b. Isi permohonan
c. Tujuan dan alasan memohon
d. Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan
e. Pernyataan kesungguhan dalam memohon

2. Surat Pemberitahuan

Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu
di ketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu peristiwa
sehingga tidak perlu untuk di tanggapi dalam bentuk surat. Secara umum sistematika surat
pemberitahuan adalah sebagai berikut :

a. Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

b. Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan atau penjelasan dari masalah pokok yang
akan diberitahukan
c. Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan

6
3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status atau kondisi seorang atau barang
yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat
keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu dan surat keterangan
pengalaman kerja. Surat ini biasanya di buat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu
institusi atau permintaan seseorang yang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat
keterangan ini harus disebutkan :

a. Data pribadi dan jabatan pihak yang membuat keterangan

b. Data pribadi pihak yang di terangkan
c. Isi keterangan
d. Keterangan tanggal berlakunya surat
e. Pernyataan bahwa keterangan yang di buat adalah benar

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang
berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas
adalah surat khusu yang dipakai antara pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo
tersebut berbeda dengan memo pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat
dikirim kepada siapasaja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi
itu.

2.7 Penggunaan Bahasa Dalam Surat Dinas

Dalam pembahasan ini akan dibicakan bagaimana penggunaan bahasa yang benar dalam
bagian isi surat. Seperti kita sadari, dalam bagian isi surat tercantum pesan penulis yang ingin
disampaikan kepada penerima surat. Agar pesan yang terdapat di dalam surat itu komunikatif dan
mudah dipahami oleh penerimanya, surat, sabagai salah satu jenis karangan tertulis, hendaknya
menggunakan bahasa yang benar, sesuai dengan kaidah komposisi atau kaidah karang-
mengarang. Pembicaraan kaidah komposisi yang bertalian dengan surat-menyurat mencakupi
pemilihan kata, pemakaian ejaan yang disempurnakan, penyusunan kalimat, dan penyusunan.

1. Pemilihan Kata

Untuk surat-surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syatat baik atau baku,
lazim, dan cermat. Di samping itu, pemakaian ungkapan idiomatik, ungkapan penghubung, atau
ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.

A. Kata yang Baik atau Baku

7
 SPenggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak dibenarkan.
Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih, bikin betulin, kagak dan cuman
termasuk tidak baik. Padanan kata-kata tersebut yang dianggap baku adalah bagaimana,
mengapa, nanti, beri, membuat, memperbaiki, tidak, dan hanya.

B. Kata yang Lazim

Untuk surat resmi hendaklah dipilihkan kata-kata yang lazim dalam masyarakat, yaitu
kata-kata yang sudah dikenal. Hindarilah perasaan ingin memperlihatkan keintelekan atau
kesarjanaan Anda dengan menggunakan kata atau istilah asing. Sedapat-dapatnya Anda harus
menggunakan kata atau istilah dalam bahasa indonesia. Gunakanlah kata-kata masukan bukan
input, suku cadang, bukan sparepart; usaha patungan bukan joint venture, pendekatan bukan
approach; lentur bukan flexible; pantau bukan monitor, peringkat bukan rangking; dampak bukan
impact; kendala bukan constraint; loka karya bukan work shop, dan sebagainya.

C. Kata yang Cermat

Kata-kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan

menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Dalam hal in, penulis surat
dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin
disampaikan dalam surat.

Pengunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Anda hendaknya tepat pula sesuai dengan
kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surai itu lebih tinggi pangkat dan
kedudukannya, ataukah penerima surat itu sederajat kedudukannya dengan pengirim surat.

D. Ungkapan Idiomatik

Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Oleh karena itu, unsur-
unsur tersebut tidak boleh ditambahi, dikurangi, atau dipertukarkan. Yang termasuk ungkapan
idiomatik itu, antara lain;

- Sesuai dengan,
- Bertemu dengan,
- Berhubung dengan,
- Sehubungan dengan,
- Bertalian dengan,
- Bersamaan dengan,
- Sejalan dengan.
- Seirama dengan.
- Tidak ubahnya seperti,
- Berbicara tentang.
- Berdiskusi tentang
- Bermustawarah tentang
- Berkenaan dengan,
8
 - Disediakan untuk
- Terbuat dari
- Terjadi dari
- Luput dari
- Terdiri atas
- Tidak berbeda dengan
- Desebabkan oleh

E. Ungkapan Penghubung

Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu ungkapan penghubung
intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan penghubung intrakalimat
berfungsi menghubungkan unsur-unsur dalam suatu kalimat. Yang termasuk ungkapan
penghubung intrakalimat adalah, antara lain, baik . . . . maupun, antara . . .dan, seperti dan
misalnya, serta demikian dan sebagai berikut.

F. Ungkapan yang Bersinonim

Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak digunakan sekaligus karena

penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan yang mubazir. Penulis surat dinas
harus menentukan salah satu di antaranya.

G. Kata-kata yang Bermiripan

Dalam bahasa Indonesia terdapat kata-kata bermiripan, baik dari segi bentuk maupun dari
segi makna. Bahkan, dari segi makna boleh dikatan bahwa kata-kata tersebut bersinonim. Yang
termasuk kata-kata bermiripan, antara lain, suatu dan sesuatu, masing-masing dan tiap-tiap, jam
dan pukul, serta dari dan daripada.

2. Penerapan Ejaan yang Disempurnakan

Penulis surat dinas sebaiknya menguasai kaidah-kaidah ejaan yang terdapat dalam Buku
Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia yang Disempurnakan. Harus diakui, selam ini masih
ada penulis surat dinas yang kurang memperhatikan kaidah ejaan. Dalam surat-surat resmi masih
terdapat penulisan yang serangkai, padahal seharusnya terpisah, atau sebaliknya.

3. Penyusunan Kalimat

Kalimat-kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif,
yaitu kalimat yang sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, dan enak dibaca. Kalimat yang sesuai
dengan kaidah bahasa adalah kalimat yang tidak menyimpang dari kaidah yang berlaku. Kalimat
itu sekurang-kurangnya memiliki subjek dan predikat. Selanjutnya, kalimat yang digunakan
adalah kalimat yang tidak bertele-tele atau tidak berbelit-belit. Namin, tidak berarti bahwa unsur-

9
unsur yang wajib ada dalam sebuah kalimat itu boleh dihilangkan. Kemudian, kalimat yang enak
dibaca adalah sopan dan simpatik, tidak bernada menghina atau meremehkan pembaca.

4. Penyusunan Paragraf

Gagasan penulis yang ditungkan dalam surat hendaklah ditata dan diatur sedemikian rupa
dalam paragraf-paragraf sehingga gagasan itu mudah dipahami oleh penerima surat. Setiap
gagasan disusun dalam satu paragraf yang utuh, yakni paragraf yang memenuhi syarat adanya
kesatuan dan kepaduan. Dengan kata lain, gagasan yang sama tidak ditungkan dalam beberapa
paragraf. Seballiknyam beberapa gagasan berbeda tidak ditungkan dalam sebuah paragraf yang
sama.

Sebuah paragraf dikatakan memiliki kesatuan jika paragraf itu betul-betul hanya berbicara
satu masalah. Selanjutnya, paragraf dikatan memiliki kepaduan jika kalimat-kalimat yang
disusunnya saling berhubungan, dan saling berkaitan. Kalimat-kalimat dalam sebuah paragraf
akan saling berhubungan dan akan saling berkaitan jika diikat dengan pengait paragraf, yang
berupa ungkapan penghubung antarkalimat, seperti selanjutnya, selain itu, sebaliknya, namun,
dan oleh sebab itu, diikat dengan kata ganti, seperti itu, ini, nya, dan tersebut, atau diikat dengan
pengulangan kata yang dipentingkan.

10
 BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Contoh Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar

POLITEKNIK KESEHATAN KEMENTERIAN KESEHATAN SURABAYA

JURUSAN KEPERAWATAN
PRODI DIII KEPERAWATAN KAMPUS SOETOMO SURABAYA
Jalan Mayjend. Prof. Dr. Moestopo 8C Surabaya
Telepon (031) 5030379, 5034222, 5017345 Kode Pos 602856

11
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebgai
alat, oleh karna itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan
setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor. Surat merupakan salah satu alat
komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan di tunjukan dari pihak lain untuk
menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu
memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Perlu di usahakan agar dapat membuat surat dengan
baik, sebab penilaian negative terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negative
dalam organisasi.

4.2 Saran

Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karna surat menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih di utamakan untuk lingkungan
ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi. Dengan adanya
surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu
bisa bertahan dan bisa tumbuh berkembang.

12