SURAT DINAS

Disusun Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah

Bahasa Indonesia

Dosen Pengampu :
Asriani, M.Pd

Disusun Oleh:

Zulfa Thayyibah 210210023

Maulida 210210063

JURUSAN PENDIDIKAN ISLAM ANAK USIA DINI

FALKUTAS TARBIYAH DAN KEGURUAN
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI AR-RANIRY
TAHUN AJARAN 2021/2022

1
 KATA PENGANTAR

Segala puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah swt.yang telah

melimpahkan rahmat serta hidayah-Nya kepada kita semua. Sholawat serta salam
semoga tetap terlimpahkan kepada junjungan besar kita Nabi Muhammad saw.dan
semoga kita akan selalu mendapat syafaatnya baik didunia maupun di akhirat kelak.
Dengan pertolongan dan hidayah-Nya penulis beserta anggota dapat
menyusun makalah ini untuk memenuhi tugas mata kuliah Kami menyadari makalah
ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak
yang bersifat membangun selalu kami harapkan demi kesempurnaan makalah ini,
tanpa bantuan dari berbagai pihak penulisan makalah ini tidak mungkin terlaksana
dengan baik.Akhir kata, kami menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua
pihak yang telah berperan serta dalam penyusunan makalah ini dari awal hingga
akhir.
Semoga makalah ini dapat bermanfaat dan membuahkan ilmu yang
maslahahfiidinniwadunyawalakhirah.

Banda Aceh, 5 Juli 2022

Zulfa Thayyibah

i
 BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Dalam suatu instansi selalu dibutuhkan suatu komunikasi yang bertujuan untuk
menyampaikan satu informasi tanpa harus bertemu langsung dengan orang yang
bersangkutan dengan cara diadakannya komunikasi tertulis yang disebut dengan surat.
Surat merupakan karya tulis manusia yang cukup populer.

Surat adalah salah satu alat komunikasi yang ada dalam peradaban manusia. Berbicara
dengan tulisan tentu berbeda dengan berbicara dalam lisan. Sebagaimana kebiasaan
kita di Indonesia, salam pembukaan hanya dipakai pada pembicaraan atau pidato
resmi. Sedangkan dalam pembicaraan biasa maupun pembicaraan bisnis, salam
pembukaan tidak pernah dipakai.

Pengenalan terhadap jenis dan sifat surat merupakan hal yang penting diketahui agar
dapat mengambil suatu tindakan atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sesuai
dengan isi atau maksud dari surat tersebut.

B. Tujuan Penulisan
Sebagaimana yang kita ketahui bahwa masih banyak masyarakat yang belum
mengetahui bagaimana tata cara penulisan surat yang baik dan benar, untuk itulah
makalah ini dibuat dengan tujuan untuk mengetahui sistematika cara penulisan surat
yang baik dan benar serta kita dapat membedakan format dan jenis-jenis surat yang
kita temui.

C. Rumusan Masalah
1. Apa pengertian dari surat dinas?
2. Apa fungsi surat dinas?
3. Apa saja yang menjadi syarat penulisan surat dinas?
4. Apa saja jenis-jenis surat dinas?
5. Bagaimana Sistematika dan Struktur Surat Dinas?
6. Bagaimana Penulisan Surat Dinas yang Baik dan Benar?

1
 BAB II
PEMBAHASAN
A. Surat Resmi atau Surat Dinas
Surat dinas adalah suatu surat resmi yang dibuat oleh sebuah instansi atau
lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas. Atau definisi surat dinas yaitu surat
yang berisikan permasalahan kedinasan dan biasanya surat ini dibuat oleh instansi
atau lembaga. Surat dinas isinya ditujukan untuk keperluan kedinasan, baik itu
pemerintah atau swasta. Karena fungsi kedinasan tidak hanya berlaku di
pemerintahan, akan tetapi berlaku juga di instansi atau lembaga swasta. Biasanya
isinya berupa urusan seperti penyampain pengumuman, pemberian suatu izin,
pemberian tugas dan lain-lain
Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan
kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang
berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga
surat jabatan. Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan
oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu
dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu
surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu
mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

B. Fungsi Surat Dinas

Secara umum fungsi surat dinas adalah Sebagaimana tercermin dalam
rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyamapaikan
pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai
berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penuli untuk berhadapan dengan lawan
bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipka dan dapat dilihat
lagi jika diperlukan
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat surat perjanjian
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjtunya
sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang perubahandan
perkembanagan suatu instansi, yuridis dan adminstratif.

C. Syarat Penulisan Surat Dinas:

Surat resmi yang baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu. Berdasarkan
pendapat Semi (1989) dan Sudarsa (1992), dapat dikemukakan bahwa untuk menulis
surat yang baik, penulis surat harus memperhatikan hal -hal sebagai berikut:
1. Surat resmi harus memiliki maksud yang jelas. Setiap surat yang ditulis harus
jelas bagi yang membaca.

2
 2. Surat resmi harus memiliki bahasa yang lugas. Bahasa yang digunakan tidak
berbelit-belit. Setiap kata yang digunakan mempunyai fungsi tertentu, tidak ada
kata yang berlebih atau tidak berfungsi.
3. Surat resmi harus disusun dengan singkat. Supaya tidak menggunakan kertas yang
terlalu banyak dan tidak menggunakan waktu yang lama untuk membacanya.
4. Surat resmi harus memuat informasi yang lengkap. Informasi yang dituliskan
harus informasi yang lengkap dan tepat.
5. Surat resmi harus menggunakan komunikasi yang sopan dan simpatik. Dapat
memberikan kesan yang menarik dan positif kepada pembaca sehingga pembaca
termotivasi untuk menanggapinya dengan baik.
6. Surat resmi harus memiliki format yang wajar dan menarik. Artinya format yang
dipilih, ukuran kertas, margin (jarak tepi kertas), susunan alamat, sehingga terlihat
sebagai suatu surat yang terencana dan nyaman untuk dilihat.

D. Jenis-Jenis Surat Dinas

1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak
lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu
seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan
untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan
mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.

Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural

organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih
tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus
disebutkan pokok pokok sebagai berikut:
- Identitas pemohon.
- Isi permohonan.
- Tujuan dan alasan memohon.
- Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
- Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru
yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya
mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk
surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.

1) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat

2) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah
pokok yang akan diberitahukan.
3) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang
disampaikan.

3. Surat Keterangan

3
 Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau
barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat
berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan
tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat
oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang
vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus
disebutkan:

- data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;

- data pribadi pihak vang diterangkan;
- isi keterangan;
- keterangan tanggal berlakunya surat; dan
- pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas

Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata
memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti
catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di
lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo
pribadi. Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa
saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

5. Sistematika dan Struktur Surat Dinas

Sistematika Penulisan Surat Dinas
Kepala Surat.
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (a) nama instansi, (b) alamat lengkap,
(c) nomor telepon, (d) nomor kotak pos, (e) alamat kawat, (f) lambing/logo.
Penulisan nama instansi hendaknya jangan disingkat. Begitu juga kata jalan,
telepon, kotak pos, jangan disingkat jln., telp., pos., kotpos.
Tanggal Penulisan Surat.
Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu ditulis dengan angka. Bulan ditulis dengan
huruf secara lengkap (November bukan Nov.), dan tahun ditulis dengan angka,
dan setelah tahun tidak diikuti tanda baca apapun. Sebelum tanggal tidak
dicantumkan nama kota/daerah karena nama kota dan daerah sudah tercantum
pada kepala surat.
Nomor, Lampiran, dan Perihal Surat.
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal capital, dan diikuti
dengan tanda titik dua.
Alamat Surat.

4
(1) Nama dari penerima surat diawali huruf capital pada setiap unsurnya, bukan
menggunakan huruf kapital seluruhnya.
(2) Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup
ditulis Yth. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena
kata kepadaberfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang
menyatakan arah.
(3) Jika digunakan kata sapaan Bapak pada awal penerima, kata itu hendaknya
ditulis penuh, yaitu Bapak. Kata saudara cukup ditulis Sdr.
(4) jika nama orang yang dituju bergelar akademik atau memiliki pangkat
sebelum namanya, maka kata sapaan Bapak, Ibu, Sdr. tidak digunakan.
(5) jika ditunjukkan nama jabatan seseotang, kata sapaan tidak digunakan.

Penulisan Salam.
Salam pembuka yang lazim digunakan yaitu ungkapan dengan hormat, dengan
penulisan (Dengan hormat,) sedangkan salam penutupnya adalah hormat kami,
hormat saya, Wassalam, dengan ketentuan yang sama dengan salam pembuka
(Hormat kami,)
Isi Surat.
Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi/inti, dan penutup surat. Usakan
untuk menggunakan bahasa yang formal.
Nama Pengirim.
Nama pengirim ditulis dibawah tanda tangan di bawah salam penutup. Penulisan
nama dapat mengikut sertakan gelar/jabatan, tetapi tidak perlu menggunakan
huruf kapital seluruhnya, tidak perlu diberi tanda kurung, digaris bawah, dan tidak
perlu diakhiri dengan tanda baca apapun. Tanda tangan diperlukan sebagai
keabsahan surat.
Tembusan Surat.
Kata tembusan ditulis denmgan huruf awal huruf kapital dan diikuti tanda titik
dua, tanpa digarisbawahi.
Tembusan hanya digunakan jika surat itu memerlukan tembusan. Tembusan
adalah pihak-pihak yang mensdapat tembusan/salinan surat selain yang
dialamatkan.
Ketentuan tembusan:
(1) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, hendaknya diberi nomor
urut sesuai jenjang jabatan pada instansi itu. Jika tembusan hanya satu, tidak
perlu diberi nomor.
(2) Pihak yang diberi tembusan hendaknya nama jabatan atau nama orang dan
bukanm nama kantos/instansi.
(3) Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.

5
(4) Dibelakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk
perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang
mengikat.
(5) Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Tertinggal karena
setiap surat resmi/dinas itu harus memiliki arsip.
Inisial.
Inisial sandi ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah tembusan (kalau ada).
Inisial merupakan tanda pengenal yang merupakan singkatan nama pengonsep dan
pengetiksurat.
Contoh: AB/CD
AB singkatan nama pengonsep: Arjuna Bayu, CD singkatan nama pengetik surat:
Choirul Dimas.

6
unsur unsur surat dinas
1. Kepala surat
Kepala surat biasanya diketik di sebelah kiri atas atau di tengah-tengah.
Kepala suratmenyebutkan (1) nama kantor/jawatan/perusahaan/ organisasi; (2)
alamat; (3) nomor telepon; (4) nomor kotak pos, faksimile, alamat kawat, atau
e-mail (jika ada).
2. Nama Tempat dan Tanggal
Nama tempat menunjukkan tempat surat tersebut ditulis. Nama tempat ini
tidak ditulis jika tempat pembuatan surat sama dengan alamat yang dimuat
pada kepala surat.

Tanggal surat diketik di sebelah kiri atas (bentuk lurus penuh) atau kanan atas
(bentuk setengah lurus dan Indonesia), atau di sebelah kanan bawah. Tanggal
ditulis dengan tidak disingkat tetapi dengan huruf secara lengkap dan tidak
diakhiri dengan tanda titik.

3. Nomor
(1) nomor urut surat yang dikirimkan (surat keluar);
(2) kode/inisial; (3) bulan; dan (4) tahun. Misalnya No.: 200/Diklat -1/X/2004
4. Hal/Perihal
Hal/perihal menunjukkan isi atau inti surat secara singkat. Oleh karena itu
pembaca surat dapat mengetahui masalah apa yang dituliskan dalam surat itu.
Misalnya: jadwal diklat.

Selain nomor, lampiran, dan hal, kadang-kadang dicantumkan pula sifat surat
yang dikirimkan itu. Dalam hal demikian, sifat surat biasanya dicantumkan di
bawah nomor atau di bawah hal.

5. Lampiran
Lampiran menunjukkan sesuatu yang disertakan bersama dengan surat itu,
misalnyasurat keputusan, surat keterangan kesehatan dari dokter.

Penulisan kata “Nomor” dan “Lampiran” boleh disingkat, tetapi harus

dilakukan dengan taat asas. Jika “Nomor” disingkat “No.”, “Lampiran” juga
harus disingkat “Lamp.” Jika hendak ditulis lengkap, keduanya harus ditulis
lengkap. Penulisan jumlah lampiran ditulis dengan huruf jika bilangan hanya
satu atau dua kata. Akan tetapi, jika bilangan lebih dari dua kata, gunakan
angka. Misalnya: Lamp.: Empat lembar, bukan 4 (empat) lembar atau 25
lembar

Jika tidak ada yang dilampirkan, kata “Lampiran” tidak perlu dituliskan.

7
6. Alamat surat
Diawali dengan Yang terhormat atau Yth. diikuti nama atau jabatan
dan alamat. Jabatan tidak diawali sapaan Bpk./Ibu. Demikian juga dengan
nama orang yang bertitel. Alamat surat tidak diakhiri tanda titik.

7. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia
“berbicara” secaratertulis. Dalam surat resmi salam pembuka yang biasa
digunakan ialah “Denganhormat,”. Penulisannya diakhiri dengan tanda koma
dan ditulis dengan tidak disingkat.

8. Isi surat (tubuh)

Isi surat pada umumnya terdiri atas tiga hal , yaitu alinea pembuka, isi,
dan penutup.Alinea pembuka berguna untuk mengantar dan menarik perhatian
pembaca terhadappokok surat. Isi surat yang sesungguhnya berisi sesuatu yang
diberi tahukan atau yangdisampaikan kepada penerima surat. Penutup surat
merupakan simpulan yang berfungsisebagai kunci isi surat. Pada umumnya,
penutup berisi ucapan terima kasih terhadapsemua hal yang dikemukakan
dalam isi surat atau harapan penulis surat.

9. Salam Penutup
Penulisan salam penutup diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.

10. Salam penutup diikuti tanda tangan pembuat surat, nama terang, dan jabatan;
ataujabatan, tanda tangan, dan nama terang.

11. Tembusan
Tembusan(c.c.=carboncopy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada
pihak yangdituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang
berhubungan dengan surat itu. Tembusan ditulis di sebelah kiri bawah, lurus
ke atas dengan nomor, hal, dan lampiran.Jika tembusan lebih dari satu,
diberikan nomor urut tembusan. Penulisan Penulisan Surat Dinas yang Baik
dan Benar

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti
syarat-syarat,yaitu :
1. Tidak mengandung makna ganda.
2. Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
3. Sederhana
4. Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
5. Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

8
 Beberapa Contoh Surat Dinas
Contoh 1 surat dinas :

Badan Kepegawaian Daerah

Pemerintah Kota Bukit Barisan Indah
Jalan Sumpah Pemuda, No 3, Tanjung Ujung, Bukit Barisan Indah
No telp : 123456789

16 Agustus 2015
No : 123/23/2015
Perihal : Pemberitahuan
Lampiran : –
Kepada Yth.
Seluruh Pegawai Negeri Sipil
di pemerintah daerah
Dengan hormat,

Sehubungan dengan dilaksanakannya perayaan hari ulang tahun kemerdekaan Indonesia yang
ke – 70 tahun, maka Bapak Walikota akan mengadakan upacara bendera, yang akan
dilaksanakan pada :
hari/tanggal : 17 agustus 1945
tempat : Lapangan Merdeka
jam : 08. 00 Wib

Maka seluruh pegawai negeri sipil di lingkungan pemerintah daerah diwajibkan untuk
melaksanakan upacara bendera ini dengan menggunkan seragam korpri.
Demikianlah surat pemberitahuan ini, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
Kepala Kepegawaian Daerah
ttd
Dr. Amir Sarifudin, S. Pd
NIP. 987654321101918

9
 BAB IV
PENUTUP
A. Simpulan
Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasidengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasi
yang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satupihak dan
ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan
organisasi.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaiannegatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

B. Saran
Berdasarkan simpulan di atas, maka surat menyurat sangatlah penting dalam suatu
organisasi karena surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi
dalam organisasi yang berbentuk tulisan, proses surat menyurat ini lebih diutamakan
untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link
organisasi. Dengan adanya surat menyurat yang baik dan rapi, maka dapat
mendukung tercapainya tujuan organisasi yaitu bisa bertahan (Survival) dan bisa
tumbuh berkembang (Growth).

10
 DAFTAR PUSTAKA
Ritonga, Parlaungan, 2010. Bahasa Indonesia Praktis, Medan : Bartong Jaya
http://wendysajalah.blogspot.co.id/2012/07/penggunaan-bahasa-indonesia-dalam-surat.html
http://mcd.bis.telkomuniversity.ac.id/file/Materi%20Kuliah/Bahasa%20Indonesia/Handout
%20Bahasa%20Indonesia/Bab%2013%20Surat%20Dinas.pdf
http://note-student.blogspot.co.id/2015/05/cara-membuat-surat-dinas-yang-baik-
dan.html#.VzhSFpErLIV
https://indrasofwan.wordpress.com/2012/09/03/pengertian-dan-cara-menulis-surat-resmi/
http://wafamoza.blogspot.co.id/2010/12/fungsi-surat-dinas.html
https://www.google.co.id/webhp?sourceid=chrome-instant&ion=1&espv=2&ie=UTF-
8#q=surat%20dinas
https://www.scribd.com/doc/45198666/CONTOH-SURAT-DINAS

11