Pengertian Surat Resmi

Surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk keperluan resmi atau formal
oleh pihak tertentu baik itu perorangan, organisasi, lembaga maupun instansi
tertentu guna melakukan komunikasi satu sama lain secara resmi.

Surat resmi ini sendiri ditulis dengan berdasarkan kaidah dan juga aturan yang
sudah ditentukan, seperti pemakaian bahasa baku, isi surat yang wajib jelas dan
efektif, serta ditulis secara cermat sesuai keperluan.

Walaupun surat resmi kerap kali dipakai untuk keperluan pribadi, surat resmi ini
juga selalu ditulis berdasarkan format dan aturan khusus. Salah satu contoh dari
surat resmi yang dipakai secara pribadi yaitu surat undangan pernikahan.

Tujuan Surat Resmi

Tujuan surat resmi dikeluarkan yaitu untuk menyampaikan keperluan berupa
pemberitahuan, suatu izin, penugasan, pengumuman, dan lain sebagainya
kepada staff lembaga maupun instansi yang terkait. Penulisan dalam surat resmi
ini wajib memakai format tertentu secara resmi dengan memakai bahasa yang
baku.

Fungsi Surat Resmi

Surat resmi mempunyai fungsi tertentu yang tidak bisa Anda jumpai pada jenis
surat lainnya. Mengacu dari pengertian surat resmi yang telah dipaparkan diatas,
berikut ini merupakan sejumlah fungsi dari surat resmi, antara lain:

1. Sebagai sebuah sarana informasi dan pemberitahuan tentang hal-hal tertentu

yang disampaikan dari salah satu pihak terhadap pihak lainnya, contohnya
penyampaian suatu gagasan atau pemikiran.

2. Surat resmi bisa berfungsi sebagai sebuah bukti tertulis yang cukup otentik
dalam bentuk suatu dokumen dimana isi di dalam surat itu bisa dipercaya dan
dipertanggungjawabkan.

3. Sebagai panduan kerja dalam melakukan suatu aktivitas atau kegiatan

dimana surat resmi ini berisi mengenai langkah-langkah kerja untuk suatu
pekerjaan tertentu.

4. Sebagai sarana untuk pengingat untuk penerima surat baik itu perorangan,
lembaga, maupun organisasi. Karena itulah surat resmi ini perlu untuk
didokumentasikan supaya dapat dipakai sebagai data di lain hari.

5. Menjadi bukti historis dan juga bukti kronologis.

Walaupun sekarang ini sudah ada beberapa fasilitas teknologi, misalnya email
atau surat elektronik, dan lainnya, peran dari surat resmi dalam bentuk print out
ini ternyata masih selalu diperlukan guna keperluan khusus, baik itu keperluan
bisnis, pemberitahuan, keperluan niaga, dan sejumlah keperluan lainnya.

Ciri-ciri Surat Resmi

Bagi Anda yang masih kebingungan untuk membedakan surat resmi ini terdapat
karakteristik dari surat resmi. Berikut ini merupakan ciri-ciri surat resmi yang
perlu Anda ketahui agar Anda dapat mengenalinya secara mudah, diantaranya:

1. Surat resmi memakai bahasa baku sesuai pada kaidah bahasa Indonesia dan
Ejaan Yang Disempurnakan atau EYD, yakni terdiri dari kosa kata, frasa, sampai
tata bahasa yang digunakan.

2. Surat resmi dibuat dengan memakai bahasa yang singkat, efektif, dan padat,
serta mudah dimengerti maksud dan juga isinya.

3. Surat resmi tidak memakai bahasa implikasi namun menggunakan bahasa

eksplisit.

4. Dibentuk dengan sedemikian rupa seperti full block baik itu semi block
maupun indented block.

5. Pada bagian kop surat merupakan bagian dimana disebutkan pihak yang
mengeluarkan surat resmi tersebut.

6. Bagian-bagian surat resmi didalamnya dicantumkan nomor surat, perihal,

tanggal, alamat tujuan dan lampiran kalau memang ada.

7. Surat resmi memerlukan stempel maupun cap khusus guna keadaan khusus.

8. Surat resmi memiliki bentuk yang sistematis dan dibuat sesuai dengan aturan
baku.

Syarat Surat Resmi

Saat ini Anda perlu memahami bagaimana syarat-syarat yang perlu ada didalam
surat resmi. Mari Anda simak semua penjelasan berikut ini. Pada penulisan surat
resmi imi ditulis sesuai dengan format yang telah berlaku yang telah ada, seperti
berikut ini :

1. Pada bagian penulisan format surat resmi ini hampir mirip dengan surat resmi,
sehingga untuk menulis surat resmi harus sesuai dengan standar surat resmi
dengan ketentuan yang telah berlaku.

2. Pada bagian isi surat untuk surat resmi ini sebaiknya dituliskan secara
singkat, jelas dan padat. Pada intinya ditulis dengan kata-kata yang benar dan
baik tidak terlalu panjang serta membingungkan.

3. Pada bagian bahasa harus menggunakan bahasa yang baku, sopan serta
mudah dimengerti.

4. Penulisan surat resmi harus memberikan citra yang baik dengan instansi
maupun lembaga yang membuat

Macam-macam Surat Resmi

Setelah mengetahui pembahasan tersebut, Sekarang Anda perlu memahami dan

mengetahui penjelasan mengenai surat-surat bukan? mari perhatikan
pembahasan secara lebih luas dengan memperluas pengetahuan Anda mengenai
macam-macam surat yang perlu Anda ketahui, seperti berikut ini :

1. Surat Keputusan
Surat keputusan yaitu surat keputusan yang termasuk dalam surat resmi yang
tujuannya menyampaikan suatu keputusan atasannya dalam perihal yang belum
pasti baikpun jelas. Secara umum surat ini bersangkut paut dengan keputusan
yang berhubungan dengan instansi atau lembaga, contohnya seperti surat
keputusan pengangkatan pegawai.

2. Surat Permohonan
Surat permohonan, yaitu surat yang bertujuan untuk menyampaikan suatu
permohonan kepada pihak yang dituju lainnya. Pada surat permohonan ini
banyak ditemukan pada surat permohonan bantuan dana, surat permohonan
perceraian, surat permohonan suatu banding dan lain sebagainya.

3. Surat perintah
Surat perintah, yaitu surat yang ditujukan untuk memberikan suatu instruksi
kepada pihak lain yang menerima surat tersebut. Surat perintah ini umumnya
banyak ditemukan dalam kehidupan sehari-hari, misalkan surat perintah
perjalanan bisnis, surat perintah untuk lembur kerja, surat perintah rujukan
rumah sakit lainnya dan sebagainya.
4. Surat Kuasa
Surat kuasa, yaitu surat yang bertujuan untuk memberikan kuasa atau wewenan
kepada pihak lain. Contohnya seperti surat kuasa pembayaran pajak, surat kuasa
pengambilan uang di bank.

5. Surat Panggilan
Surat panggilan atau undangan, yaitu surat yang bertujuan untuk mengundang
ataupun memanggil seseorang dalam keperluan tertentu. Pada surat panggilan
ini dapat diterima pada panggilan yang bermaksa baik ataupun buruk. Contohnya
seperti surat panggilan kepolisian, surat panggilan pernikahan, surat panggilan
kerja dan lain-lain.

6. Surat Edaran
Surat edaran, yaitu surat yang berisikan suatu informasi suatu acara atau
kegiatan pada waktu yang sudah tertera yang ditujukan kepada kalangan
masyarakat-masyarakat dan sebagainya. Contohnya seperti surat edaran
pengumuman libur ujian, surat edaran pengambilan raport, surat edaran
mengenai libur semester dan lain sebagainya.

Struktur Surat Resmi

Surat pada umumnya hanya sebuat surat yang ditulis mengikuti format yang
berlaku. Hal terpenting pada surat selain pada isinya juga penting untuk
mengetahui bagian struktur surat, Struktur surat secara umum hampir sama
hanya yang membedakan terletak pada jenis surat itu sendiri tertuju kepada
siapa. Namun untuk bagian struktur surat resmi dapat Anda simak sebagai
berikut ini :

1. Kepala Surat atau Kop Surat.

Kepala Surat atau dikenal dengan nama kop surat ini, merupakan bagian kop
surat yang terdiri dari data informasi mengenai si pengirim seperti logo instansi
atau lembaga, nama instansi atau lembaga, alamat, nomor telepon dan email
instansi atau lembaga.

2. Nomor surat
Nomor surat sendiri yaitu nomor yang tertera pada surat yang tujuannya untuk
memudahkan baik pengirim atau penerima mengetahui jumlah surat yang telah
dikeluarkan dalam kurung waktu tertentu (bulan ataupun tahun).

3. Tanggal surat
Tanggal surat merupakan hal yang wajib untuk dituliskan pada surat. Pada
bagian ini akan memberitahukan kapan surat tersebut dibuat untuk pihak
penerima, jadi hal tersebut sangat penting.
4. Lampiran
Lampiran atau hal, yaitu dokumen pendukung dalam surat yang perlu dilengkapi
apabila memungkinkan ada dokumen tersebut.

5. Alamat tujuan
Alamat tujuan merupakan bagian yang harus diperhatikan baik-baik. Pada
alamat tujuan ini secara umum ditulis singkat dalam surat, namun pada bagian
sampul surat ditulis secara lengkap.

6. Bagian Salam Pembuka

Bagian Salam Pembuka merupakan kata pembuka dalam surat yang umumnya
dituliskan secara baku dan formal dengan menggunakan bahasa yang sopan,
jelas dan mudah dimengerti.

7. Isi Surat
Isi surat merupakan salah satu bagian yang perlu dicermati secara saksama.
Pada bagian isi surat ini bertujuan untuk menyampaikan informasi yang dituju
oleh pihak pengirim ke pihak penerima. Penggunaan bahasa dalam isi surat
harus tepat dan benar. Maksud dalam tujuannya harus jelas, singkat dan padat,
tanpa bertele-tele dan sebagainya.

8. Salam Penutup
Salam penutup, merupakan tanda kesopanan dalam berkomunikasi melalui
surat. Salam penutup biasanya ditulis secara singkat, jelas dan padat. Secara
umum hanya beberapa kalimat saja dalam mengucapkan salam penutup.

9. Tanda Tangan Pengirim Surat

Tanda tangan pihak pengirim surat adalah pihak yang bertanggung jawab dalam
informasi dalam surat tersebut yang menyertakan nama lengkap dan tanda
tangan pengirim.

10. Tembusan
Pada bagian akhir adalah tembusan yang dapat dibuat apabila surat tersebut
perlu diketahui oleh pihak lain. Secara umum seperti duplikat atau
menggandakan surat resmi tersebut.