Perbedaan Surat Pribadi, Dinas, dan Undangan

Resmi
1. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk urusan pribadi. Dalam menuliskan surat
pribadi, tak jarang seorang penulis menyebut dirinya dengan kata “saya”. Oleh karena
sifatnya yang akrab dan santai, surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam
santai atau tidak resmi. Sementara itu, dinukil dari buku berjudul Be Smart Bahasa
Indonesia (2008) yang ditulis oleh Ismail Kusmayadi, surat pribadi sangat bergantung
kepada tujuan surat itu hendak dikirimkan.

Namun demikian, surat pribadi berdasarkan isinya dapat dibedakan menjadi dua
macam, yakni surat pribadi yang bersifat privasi dan surat pribadi yang isinya bersifat
resmi. Surat pribadi yang bersifat privasi artinya adalah surat yang dikirimkan kepada
sahabat, anggota keluarga, kenalan, dan lain sebagainya. Sementara itu, surat pribadi
yang bersifat resmi adalah surat yang dikirim kepada pejabat suatu instansi atau kepada
organisasi, misalnya surat lamaran pekerjaan.

Turut disebutkan pula dalam buku berjudul Buku Ajar Bahasa Indonesia dan Karya Tulis
Ilmiah yang disusun oleh Sarmadan dan La Alu (2015) bahwa surat pribadi adalah salah
satu bentuk surat-menyurat yang ditulis oleh seseorang sebagai pribadi dan tidak
berkaitan dengan kedinasan. Pada umumnya, surat pribadi bersifat tidak resmi dan
berisi masalah-masalah pribadi.

2. Surat Dinas
Menurut Soedjito dan Solchan, surat dinas atau adalah surat yang dikirimkan oleh
kantor pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah atau swasta dan sebaliknya.
Surat ini harus memakai bahasa baku, bahasa yang sesuai dengan kaidah bahasa
Indonesia baik tentang ejaan, pemilihan kata, maupun kalimatnya.

Surat dinas biasa disebut pula dengan surat resmi, yang dikirim untuk kepentingan
dinas atau untuk kepentingan administrasi pemerintah. Surat ini biasanya berisi
masalah kedinasan atau pemerintahan. Surat tersebut hanya dibuat oleh instansi
pemerintah dan bisa dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan
instansi tersebut, misalnya surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.

Sebagaimana dilansir dari laman Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik

Indonesia, surat tersebut merupakan alat komunikasi tertulis yang memiliki karakter
legal dan formal. Surat ini menjadi bukti resmi yang memiliki kekuatan hukum. Selain
itu, surat dinas dalam organisasi juga dapat menjadi alat bukti historis dan
mengingatkan aktivitas yang dilakukan oleh lembaga.

Berdasarkan ketentuannya, surat dinas harus ditulis dengan mengikuti ketentuan-

ketentuan baku. Surat juga harus dibuat dengan teknik penyusunan yang benar, seperti
kepala surat (kop surat), nomor lampiran dan perihal surat, tanggal surat, penulisan
alamat surat, dan memperhatikan bentuk penulisan surat. Selain itu, isi surat tersebut
juga harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
Bahasa yang digunakan dalam surat dinas juga formal atau baku sesuai dengan kaidah
penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Surat dinas harus ditulis secara
efektif. Artinya, bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa yang
efektif harus memenuhi unsur sederhana, wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

Dikutip dari buku berjudul Penuntun Praktis Menulis Surat Dinas yang ditulis oleh
Muhammad Hamzah dan Andi Neneng (2017), pengertian surat dinas adalah sejenis
karangan atau komposisi yang ditujukan untuk menyampaikan maksud yang ingin
disampaikan.

Surat-menyurat dinas menjadi kegiatan yang sangat penting untuk mendukung

terselenggaranya tugas pokok dan fungsi organisasi. Selain itu, surat dinas juga memiliki
beberapa fungsi, yaitu sebagai bukti autentik, alat pengingat, bukti historis, pedoman
kerja, dan duta atau wakil penulisnya.

Berbeda halnya dengan surat dinas, dikutip dari buku berjudul Pasti Bisa Pembahasan
Tuntas Kompetensi Bahasa Indonesia yang ditulis oleh Agus Trianto (2007), surat
pribadi adalah surat yang ditujukan kepada orang lain sebagai pribadi, bukan sebagai
wakil atau utusan yang berkaitan dengan kelembagaan/kedinasan/resmi. Umumnya,
surat pribadi berisi dengan undangan, permohonan dan permintaan penjelasan,
penerimaan dan penolakan, atau ungkapan perasaan seseorang yang ingin disampaikan
ke orang lain.

Perbedaan surat undangan dinas dan surat pribadi terletak di judul pengirim, secara
pribadi atau secara instansi. Selain itu, ketika menulis surat dinas resmi sebaiknya
menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta memakai bahasa yang
jelas, ringkas, dan padat, sedangkan aturan kebahasaan ketika menulis surat pribadi
tidak terlalu diperhatikan.

3. Surat Undangan Resmi

Sesuai dengan namanya, surat undangan resmi adalah surat untuk mengundang
seseorang atau instansi perihal kepentingan formal, misalnya, rapat, seminar, dan
sejenisnya. Oleh karena itu, surat ini harus kalian buat mengikuti komponen atau
struktur berikut ini.

a. Kop Surat

Kop surat atau kepala surat adalah komponen wajib di setiap surat yang bersifat resmi.
Kepala surat ini berfungsi untuk menunjukkan asal instansi dari pengirim surat karena
setiap instansi memiliki ciri khas di kop suratnya. Biasanya, kop surat terdiri atas nama
lengkap instansi, logo, alamat, hingga nomor telepon.

b. Nomor dan Tanggal Surat

Nomor dan tanggal surat berfungsi untuk mempermudah pendataan. Tak hanya itu,
bagian ini juga dapat memberitahu penerima mengenai waktu pembuatan surat.
c. Nama Penerima Surat

Nama bisa memperjelas isi surat dan memberitahu bahwa surat hanya ditujukan ke
nama tersebut, sehingga orang lain tak berhak untuk membacanya tanpa izin. Selain itu,
menulis nama juga memberikan kesan bahwa kalian berbicara dua arah secara tak
langsung.

d. Isi Surat

Isi surat ini menjelaskan maksud dan tujuan, seperti mengundang ke acara tertentu atau
sejenisnya. Inilah yang menyebabkan kalian harus menulisnya dengan gamblang dan
tidak bertele-tele.

e. Informasi Acara

Pastikan juga kalian telah menuliskan informasi acara dengan detail, seperti tempat dan
waktu pelaksanaannya. Kalian juga bisa menambahkan durasi acara agar penerima
surat bisa mendapat gambaran lebih jelas. Jika acara akan dilangsungkan secara daring,
pastikan kalian juga melampirkan pranalanya.

e. Agenda Acara

Acara formal seharusnya sudah disusun jauh hari sebelum menyebar undangan. Oleh
karena itu, kalian harus melampirkan agenda acara nantinya. Jangan lupa untuk
memberikan perkiraan durasi dari setiap agenda.

f. Tanda Tangan dan Stempel Pengirim

Sebagai bukti bahwa surat ini memang berasal dari instansi, kalian wajib membubuhkan
tanda tangan. Lebih baik lagi, kalian juga menambahkan stempel di atasnya. Pastikan
yang menandatangani dan memberikan stempel memang orang yang berwenang. Jika
undangan disebar secara daring, usahakan kalian menggunakan layanan tanda tangan
elektronik yang tersertifikasi.

g. Bahasa Surat

Terakhir, perhatikan pemilihan kata dan tata bahasa di surat ini. Pastikan, kalian
menuliskannya dengan sopan dan tidak berbelit-belit. Usahakan, maksud surat to the
point dan jelas. Perhatikan juga tanda baca agar surat enak dibaca oleh penerima