A.

Pengertian Surat Resmi

Arti dari surat itu merupakan media komunikasi antara satu orang dengan orang lainnya tanpa
saling bertatap muka hanya dalam bentuk tulisan untuk menyampaikan pemberitahuan,
informasi, ataupun permintaan.

Sedangkan surat resmi adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan dalam situasi formal/resmi dan
dibuat dengan aturan tertentu yang sudah ditetapkan. Baik digunakan oleh perusahaan,
perorangan, organisasi ataupun instansi pemerintah dan daerah.

B. Fungsi Surat Resmi

 Sebagai dokumen tertulis = yang digunakan sebagai dokumen tertulis atau bukti.
 Sebagai alat pengingat = yaitu sebagai arsip dokumen yang bisa mengingatkan penerima
dalam suatu hal, dalam hal ini surat disimpan jika sewaktu-waktu akan dibutuhkan untuk
mengingatkan penerimanya.
 Sebagai pedoman kerja = yaitu untuk memberitahkan langkah-langkah kerja, juga
sebagai pedoman dalam mengerjakan pekerjaan tertentu.
 Sebagai wakil penulis = dalam surat, penulis dapat mewakili tanpa perantara. Melalui
surat, penerima surat tahu pesan yang disampaikan oleh penulis karena surat juga
merupakan percakapan tertulis.
 Menjamin keamanan atau sebagai keterangan = maksudnya yaitu dengan adanya surat,
akan ada sebuah keamanan terhadap apa yang akan dilakukan. Contohnya Surat izin
mendirikan bangunan. Dengan surat tersebut seseorang atau sebuah perusahaan secara
hukum telah sah, sehingga tidak akan ada yang menggugatnya.
 Sebagai bukti historis = yaitu merupakan bukti kronologis (perjalanan) yang jelas.

C. Cara Membuat Surat Resmi

Ketika membuat surat resmi, harus ditulis dengan menggunakan format juga tata bahasa yang
jelas dan resmi, yang bertujuan supaya mudah untuk dipahami. Karena surat resmi yang baik
harus memenuhi persyaratan dan ketentuan baku yang sudah dibuat.

Ciri-Ciri Surat Resmi

 Menggunakan kop surat / kepala surat

 Terdapat nomor surat, lampiran dan juga prihal
 Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang biasa digunakan oleh kebanyakan
orang
 Salah satu ciri paling utama dari surat resmi adanya cap atau stempel, karena menjadi
sebuah pertimbangan diterima atau tidak surat tersebut. Ketiak tidak ada cap dan stempel
tentu akan diragukan akan keasliannya.

Korespondensi Surat Resmi, Alfiati, M.Pd Page 1

Bagian-Bagian Surat Resmi

Dalam membuat surat resmi harus mengikuti peraturan baku yang sudah ada, supaya surat
tersebut bisa diterima oleh semua kalangan.

Kepala Surat ( Kop Surat )

Keberadaan kop surat sangatlah penting. Dengan adanya kop surat, menunjukan bahwa surat
tersebut dari lembaga mana surat berasal. Keberadaan kop surat juga merupakan sebuah
penegasan bahwa surat yang dikeluarkan merupakan surat resmi dari lembaga atau perusahaan
yang mengeluarkan surat.

Dalam kop surat setidaknya harus mempunyai 5 bagian supaya orang yang menerima
mengetahui asal surat secara jelas. Berikut adalah bagian-bagian dari kop surat:

1. Nama lembaga, perusahaan atau instansi.

2. Alamat lengkap lembaga, perusahaan atau instansi.
3. Kontak yang dapat dihubungi seperti nomor telpon, email atau fak.
4. Kode pos.
5. Logo lemnbaga, perusahaan atau instansi.

Dalam penulisannya biasanya menggunakan huruf kapital yang diperbesar dan dipertebal.

Nomor Surat Resmi

Korespondensi Surat Resmi, Alfiati, M.Pd Page 2

Nomor surat merupakan salah satu yang sangat penting dalam sebuah surat resmi. Pada bagian
ini tidaklah dibuat secara sembarangan, karena setiap karakter pada nomor surat terdapat makna.
Bagi orang yang sudah lama berkecimpung dalam surat menyurat pasti sudah tahu benar tentang
cara penulisan nomor surat dengan benar.

Berikut ini adalah contoh nomor surat dan penjelasannya.

Nomor : A.001/Rapat/AKB/I/2018

A = yaitu sebuah kode surat internal (bisa digunakan untuk undangan anggota atau surat apapun
yang berkaitan dengan lembaga atau perusahaan. Sedangkan untuk kode “B” bisa digunakan
untuk pihak luar lembaga atau perusahaan.

001 = yaitu nomor seri surat yang telah dikeluarkan. Misal untuk untuk surat pertama
menggunakan kode 001, dan untuk surat yang dikeluarkan selanjutnya menggunakan kode “002”
(urutan surat yang dikeluarkan).

Rapat = Artinya ada kegiatan rapat. Untuk bagian ini, tidak ada juga tidak apa-apa. Terdapat
beberapa kode umum: Kongres; Musda; Pan-Pel; Prop; dan lain sebagainya.

AKB = identitas sebuah organisasi / institusi.

I = Bulan dibuatnya surat. Maksudnya bulan pertama dengan angka romawi.

2018 = Tahun surat tersebut dikeluarkan.

Tempat dan Tanggal Surat

Tempat dan tanggal surat yaitu keterangan yang menjelaskan lokasi dan kapan ditulisnya surat
tersebut. Apabila dalam kop surat sudah dituliskan, maka tidak perlu lagi untuk ditulis kembali.

Lokasi penulisan tempat dan tanggal surat biasanya berada di pojok kanan atas yang sejajar
dengan nomor surat. Nama tempat biasanya ditulis mendahului tanggal surat. Penulisan nya
dipisah menggunakan tanda koma. Contoh : Jakarta, 2 Januari 2018.

Lampiran

Korespondensi Surat Resmi, Alfiati, M.Pd Page 3

Lampiran surat yaitu suatu dokumen tambahan yang dilampirkan ke dokumen utama. Dalam
lampiran biasanya berisikan dokumen pendukung sebagai penguat dokumen utama seperti
laporan keuangan atau yang lainnya.

Alamat

Hal-hal yang harus diperhatikan ketika menulis alamat surat, diantaranya:

1. Alamat surat, biasanya terdapat pada dua tempat yaitu dibagian sampul dan awal surat
2. Alamat yang ditulis pada bagian sampul, harus berisi alamat lengkap. Sedangkan untuk
bagian awal biasanya tidak terlalu lengkap.
3.  Penggunaan kata ‘kepada’ tidak terlalu untuk dituliskan karena sia-sia.
4. Kata “Yang Terhormat” bisa disingkat dengan “Yth”.
5. Penulisan ibu, bapak, Sdr/Sdri wajib digunakan bila diikuti nama orang. Dan;
6. Kata “Jalan” tidak perlu disingkat, serta penulisan alamat tidak perlu diakhiri dengan
tanda titik.

Salam Pembuka dan Penutup

Dalam penulisan salam, sebaiknya memakai kata-kata umum yang biasa digunakan dalam
percakapan resmi seperti assalamualaikum atau salam sejahtera, atau salam dalam keyakinan
agama masing-masing. Penulisan salam dalam surat resmi biasanya diakhiri dengan tanda koma.

Isi Surat Resmi

Isi atau bisa juga bagian pokok dalam sebuah surat. Isi surat biasanya disimpan di tengah surat
yang berisi tentang penjelasan dan maksud dari sebuah surat. Seperti sudah dijelaskan bahwa isi
surat yang baik dan benar yaitu menggunakan bahasa baku dan kalimat yang ringkas, mudah
dipahami juga dimengerti oleh penerima surat.

Penutup Surat

Dalam penutup surat juga harus menggunakan kata yang baik dan benar. Di bawah ini ada
beberapa contoh penutup surat yang biasa digunakan dalam surat resmi.

1. Demikian atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.

2. Demikian atas perhatian dan kerja samanya kamu ucapkan terimakasih.
3. Demikian agar menjadi maklum, atas kerja sam Saudara kami ucapkan terimakasih.

Pada bagian penutup biasanya dilengkapi juga dengan jabatan, nama dan NIK, juga tanda tangan
orang yang membuat surat. Selain itu juga ada tembusan surat yang ditujukan kepada siapa saja
surat ini ditujukan dalam satu lembaga tersebut.

D. Contoh Surat Resmi

Korespondensi Surat Resmi, Alfiati, M.Pd Page 4

Korespondensi Surat Resmi, Alfiati, M.Pd Page 5
Surat undangan acara maulid nabi di sekolah.

E. Macam-Macam Surat Resmi

Surat Permohonan

Merupakan surat digunakan sebagi permohonan sesuatu kepada seseorang, suatu lembaga
ataupun instansi yang ditujukan kepada atasan maupun pengadilan, ataupun pemerintah. Karena
sifatnya memohon dan menginginkan sesuatu. Seperti : Permohonan perceraian, pembangunan
jalan, pembangunan masjid, surat lamaran pekerjanaan dan lain-lain.

Surat Keputusan

Meruapakan yang berisi keputusan dari atasan dalam sebuah lemabaga, instansi ataupun
perusahaan yang berkenaan dengan hal-hal yang di dalamnya belum jelas. Contoh : Surat
undangan, surat panggilan, SK Panitia dari kepala sekolah, dan lain-lain.

Selain itu surat keputusan juga digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang dalam
kepentingan tertentu.Contohnya; undangan pernikahan, panggilan kerja atau interview.

Surat Perintah

Merupakan surat yang berfungsi sebagai perantara pesan untuk menyuruh atau menginstruksikan
bawahan/pegawai. Seperti : Perintah lembur, tugas siskamling, perjalanan dinas (SPPD).

Surat Kuasa

Korespondensi Surat Resmi, Alfiati, M.Pd Page 6

Merupakan surat pemberian kuasa atau wewenang dari pemilik kepada seseorang. Misal :
pengambilan ijazah, pembayaran pajak, penerimaan kartu kredit dan lain sebagainya.

Surat Edaran

Merupakan pesan tertulis yang ditujukan pada sebuah kelompok atau kalangan tertentu dengan
menginformasikan suatu hal/kegiatan. Contoh : Pengumuman Libur karena Ujian Sekolah.
Kegiatan sekolah dan lain-lain.

SOAL :

1. Buatlah Surat Edaran dari Kepala Sekolah kepada Wali Murid tentang
pemberitahuan suatu hal
2. Buatlah Surat Kuasa

Korespondensi Surat Resmi, Alfiati, M.Pd Page 7