Pengertian Surat Secara Umum

Pengertian Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh
suatu pihak kepada pihak lain.

Fungsi Surat
Terdapat beberapa fungsi diantaranya adalah untuk :

 Sarana Pemberitahuan
 Sarana Permintaan
 Buah Pikiran
 Ide atau Gagasan
 Sebagai Sebuah Alat Pengingat
 Bukti Historis
 Pedoman Kerja

Jenis-jenis Surat
Surat memiliki dua jenis yakni Surat Pribadi dan Surat Resmi, Untuk memahami perbedaanya
simaklah ciri dan karakteristiknya.

Surat Pribadi

Surat pribadi adalah sebuah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi misalnya untuk
berhubungan dengan teman dan keluarga. Jenis surat ini sudah jarang digunakan di era
modern ini karena telah beralih kepada SNS atau social media dan e-mail.

Baca juga : Pengertian Unsur, Senyawa, dan Campuran Lengkap !

Ciri-ciri Surat Pribadi

 Tidak menggunakan kop surat

 Tidak menggunakan nomor surat
 Salam pembuka dan penutupnya lebih bervariasi
 Biasanya bahasa yang digunakan tidak formal terserah dengan keinginan si penulis.
 Format surat bebas, tidak memiliki pakem-pakem tertentu.

CONTOH SURAT PRIBADI :

Yogyakarta, 18 Februari 2018

Rini Wulandari
Jln. Pasar Minggu, No. 35
Depok
Rini yang imut,
Hei, apa kabar kamu Rin? Aku berharap kamu baik-baik saja dan sehat
selalu ya! Karena aku di sini juga sehat dan baik-baik saja Rin.
Eh, Rin, rencananya bulan depan aku mau pergi ke rumah tante aku yang
ada di Samarinda. Jadi aku bisa sekalian mampir ke rumahmu. Bolehkan
kalau nanti aku main ke rumahmu Rin? Harus boleh lah ya pokoknya hehe,
soalnya aku sudah rindu berat dengan kamu Rin. Awas aja kalau tidak
boleh!!
Jangan marah lho, Rin, aku cuma bercanda aja kok hehe.
Rin, kamu masih pelihara kodok gak di rumah? Sekarang udah berapa
jumlahnya? Pasti udah nambah banyak ya? Mereka lucu-lucu dan pinter-
pinter deh kayak kamu.
Rin, sekian dulu ya surat dari aku. Jangan lupa dibalas ya Rin. Aku tunggu
balasan kamu lho!

Dari temanmu yang cantik,

Dijah Pink

Apa Itu Surat Resmi

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) surat resmi merupakan surat yang digunakan untuk
kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi, misalnya undangan, surat edaran,
surat pemberitahuan, dan sebagainya.

Sehingga, dapat dibuat pengertian bahwasanaya contoh surat resmi merupakan segala jenis surat yang
dikeluarkan oleh instansi resmi. Untuk segala bentuk kepentingan yang baik bersifat umum maupun
khusus yang yang diberikan kepada bentuk perseorangan, organisasi, maupun instansi resmi lainnya.
Fungsi Surat

Walaupu jarang dibahas tetapi, surat resmi memiliki fungsi yang membantu suatu instansi untuk
mengaja, memberitahu, menghimbau, mauapun melarang dari suatu kegiatan-kegiatan kedinasan
maupaun non-kedinasan.

Dimana, ketika perseorangan, organisasi, maupun instansi tertentu mendapatkan contoh surat resmi ini.
Maka, secara tidak langusng surat ini menjadi perwakilan secara tertulis dan sah dan harus dikerjakan
oleh yang menerimanya.

Diantara fungsi lain dari surat resmi yang paling sering digunakan antara lain:

1. Dokumen Tertulis

Dalam pembuatan surat resmi yang dikelurkan oleh suatu instansi, surat resmi yang diserahakan ke
administrasi penerima bertujuan sebagai dokumen tertulis untuk digunakan sebagai bahan arsip dari
instasi yang menerima rusat tersebut.

2. Pedoman Kerja

Diantara bentuk fungsi lain dari surat resmi yang dikeluarkan adalah sebagai pedoman kerja dalam
bentuk tertulis pada surat tersebut. Dengan adanya pedoman kerja tersebut secara tidak langsung
contoh surat resmi yang diberikan kepada penerima surat resmi itu berfungsi sebagai surat kontrak
kerja.

3. Sarana Komunikasi

Walau teknologi semakin maju dan penyebaran surat menyurat sudah mulai tergantikan dengan media
elektronik. Namun, dalam beberapa kasus contoh surat resmi dalam bentuk tertulis masih harus
digunakan sebagai bentuk formalitas dalam penyampaian maksud dan tujuan.

4. Jaminan

Dalam beberapa kasus, surat resmi berfungsi sebagai penjamin atau surat jaminan yang dapat
digunakan sebagai jaminan saat akan melakukan transaksi atau kerja sama. beberapa conoh surat resmi
sebagai jaminan bisa seperti surat perjanjian, surat kuasa, atau surat jaminan langusng dibuat.

5. Surat Keterangan

Ada banyak contoh surat resmi langsung mauapaun tidak langsung yang dikeluarkan oleh berbagai
instansi terkait. salah satunya adalah surat keterangan, pada surat keterangan bertujuan untuk
menjelaskan suatu keadaan ataupun kondisi tertentu. Seperti surat keterangan meninggal dunia, surat
keterangan saki atau izin, surat keterangan tidak mampua dan berbagai contoh surat keteranganlainnya.

6. Bentuk Perwakilan
Diantara fungli lain yang dapat digunakan pada contoh surat resmi adalah sebagai perwakilan atau
mewakili penulis untuk berbicara dana memberikan instruksi, ajakan, maupun perintah kepada oranga
atau instansi yang dituju.

Bagian Bagian Surat Resmi

Setiap contoh surat resmi memiliki ciri-ciri yang harus diketahui dan hal inilah yang membdakan antara
surat resmi dan surat tidak resmi. Diantara ciri ciri surat resmi ialah :

1. Bahasa Surat

Didalam membuat surat resmi hal yang perlu diperhatikan saat membuat surat ini adalah bahasa surat
yang harus digunakan adalah bahasa yang bagi dan sesuai dengan EYD.

2. Kepala Surat

Terdapat kepala surat ataupun kop surat yang menunjukkan asal surat dari badan atau instasi mana
lengkap dengan logo, alamat, nomor telpon, samapai dengan alamat email harus jelas.

3. Nomor Surat

Terdapat nomor surat yang menjadi penanda bahwasanya usrat tersebut dikeluarkan oleh instansi
tertentu. Dikarenakan setiap surat resmi yang dikeluarkan harus memiliki nomor surat yang bertujuan
untuk pengarsipan.

4. Perihal

Memberikan perihal keterangan surat bertujuan untuk apa. Dan sebagai penanda agar surat tersebut
tidak disalah gunakan untuk keperluan diluar perihal surat terkait.

5. Pengesahan

Satu hal yang paling pmenonjol didalam ciri ciri surat resmi dari surat lainnya adalah adanya pengesahan
yang diketahui oleh pihak instansi. Serta telah mendapatkan stempel dari instansi atau badan yang
mengeluarkan surat resmi tersebut.

Format Penulisan Surat Resmi

Oke, kita telah selesai mempelajari sedikit terkait dengan surat resmi dan ciri ciri surat resmi
dibandingkan dengan surat non-resmi.

Selanjutnya kita membahas terkait dengan format penulisan surat resmi.

Karena, terkadang masih banyak diantara kita terkhusus yang bertugas sebagai administrasi maupun
sekertasi didalam instansi mesih kebingunan didalam membuat surat resmi. Untuk itu dengan
mempelajari format penulisa surat resmi kita akan lebih paham terktait dengan struktur penulisan dan
urutan penulisan dalam membuat surat resmi.

Diantara format penulisan surat resmi yang wajib kamu ketahui ialah :
1. Kepala Surat atau KOP Surat

Kepala Surat merupakan bagian pembukan surat yang wajib dimiliki oleh semua jenis surat resmi.
Karena dengan adanya kepala surat ataupuan kop surat akan memberikan informasi awal kepada
instansi atau individu yang dituju oleh surat tersebut. Kepala surat dalam surat resmi berisi informasi
seputar instasi yang mengeluarkan surat tersebut berupa instansi yang mengeluarkan surat, nama
instansi, alamat, kontak, dan email pengirim Terkadang dan sering kita temui dalam beberapa surat
resmi dari pemerintahan akan memberikan logo surat yang berada di pojok kiri atas yang bersampingan
dengan kepala ataupunkop surat.

2. Tanggal Penulisan atau Pembuatan Surat

Setelah penulisan kepala surat. Maka, hal selanutnya yang menjadi format penulisan surat resmi adalah
nomor surat. Nomor surat merupakan tanggal, bulan dan tahun pembuatan surat. Sehingga, surat
tersebut dapat diketahui kapan dibuatnya dan tidak dapat dijadikan sebagai bahan surat palsu untuk
melakukan tindakan kecurangan di hari-hari kemudian.

3. Nomor Surat

Disamping tanggal pembuatan surat. Untuk beberapa kali kita melihat sebelum tanggal surat terdapat
nomor surat yang berupa angka romawi mauapun angka biasa. Hal tersebut adalah nomor surat, artinya
surat tersebut dikeluarkan yang ke berapa dalam bulan atau tahun tersebut. Dikarenakan dalam instansi
segala bentuk keluar dan masuknya surat harus tercatat dalam pengarsipan.Dimana, hal tersebut
berfungsi untuk laporan dan rekapan akhir bulan atau akhir tahun setiap kali instansi melakukan rapat
tutup buku atuapun sebagai pembukuan.

4. Perihal

Bagi sebagian instansi hanya dengan melihat perihal kita akan mengetahui apa yang akan dibahas
selanjutanya. Karena dengan adanya perihal pada penulisat surat resmi bertujuan untuk menyampaiakn
isi pokok masalah dalam penulisan surat resmi

Sehingga, penerima surat tersebut akan dapat mengetahui bahwasanya isi surat akan membahas secara
rinci dari surat tersebut hanya dengan membaca dari perihal surat tersemi tersebut.

5. Lampiran

Pada bagian lampiran surat resmi digunakan untuk melampirkan beberapa berkas penting lanjutan dari
surat sermi tersebu. Dimana, dengan melampirkan berkas lampiran pada penerima. Sang penerima akan
dapat mengetahui rincian lebih lanjut dari isi surat tersebut tanpa harus menghubungi instansi yang
terkait untuk meminta rincian.

6. Alamat Tujuan

Alamat tujuan dari surat resmi begitu penting untuk di tulis dalam surat resmi. Karena dengan adanya
alamat pada surat resmi akan sangat membantu pada bagian resepsionis ataua yang menerima surat
tersebut agar segera disampaiakan kepada yang bersangkutan. Dikarenakan, dalam instansi ataupun
badan tertentu.
Tujuan alamat surat dibuat secara terperinci seperti untuk instansi pada bidang apa dan berada dilantai
berapa. Karena akan sangat membantu agar surat tersebut segera tersampaikan ke tujuan surat.

7. Salam Pembuka

Merupakan salam pembukan dari setiap surat resmi maupun surat tidak resmi. Dimana, bertujuan
sebagai salam pembuka maupun sambutan surat resmi tersebut.

8. Isi Surat

Isi contoh surat resmimerupakan bagian pada inti dari surat karena, isi surat membahan dengan jelas,
detail, dan spesifik. Namun, tetap dibungkus dalam muatan yang singkat, padat dan baik.

Karena hal tersebut bersifat surat resmi. Maka, penting untuk membuat surat resmi dalam bahasa yang
baku dan sesuai EYD. Disamping itu, ketikan ingin membahas sesuatu yang terperinci. Maka, pada akhir
dari isi surat diberikan penjelasan rincian berada pada lampiran surat.

9. Salam Penutup

Salam penutup dalam surat bertujuan untuk menutup surat serta sebagai bentuk rasa hormat dan
terimakasih kepada pembaca surat.

10. Pengirim

pada pengirim surat resmi berisikan pengirim surat yang berasal dari siapa atau di sahkan oleh instansi
apa. Umumnya diawali dengan kata “Hormat Kami“, “Mengetahui”. Lalu, ditulisakan siapa yang
menandatangi surat. Apakah berasal langusng dari atasan mauapun sekertaris instansi tersebut.

11. Tembusan

Pada tembusan surat resmi, umumnya berisikan terdapat berapa lampiran surat atau berapa lembar
surat yang terkirim dan informasi semisalnya.

Macam – Macam Surat Resmi

Setelah mengethaui ciri-ciri surat resmi, maka kita akan mempelajari macam-macam surat resmi.
Kenapa perlu mengetahui berbagai macam jenis surat resmi ?. Agar, ketika kamu membuat surat resmi
kamu tidak akan kebingungan cara membuat dan maksud tujuan pembuatan surat resmi tersebut.
Beberapa macam surat jenis yang biasa kalaian temukan dan beredar dimasyarkat antara lain :

1. Surat Edaran

Surat edaran merupakan salah satu jenis dari contoh surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi terkait
yang diberikan ke instansi atau komunitas tertentu. Diantara contoh surat edaran adalah surat
pengumuman rapat dari lurah untuk seluruh jajaran RT dan RW di wilayah tertentu. Atau surat edaran
untuk pemadaman listrik secara bergilir dari PLN.

2. Surat Panggilan
Surat panggilan merupakan salah satu jenis surat resmi lainnya yang bertujuan untuk memanggil secara
individu maupun ke instansi tertentu. Dimana, pemanggilan tersebut untuk suatu kepentingan tertentu.
Beberapa contoh surat resmi pemanggilan KPK, surat panggilan interview, surat panggilan sidang.

3. Surat Undangan

Surat undangan merupakan jenis surat resmi yang paling sering ditemui. Surat undangan merupakan
salah satu jenis contoh surat resmi yang bertujuan untuk mengundangan suatu individu maupun instansi
tertentu untuk menghadiri suatu acara ataupun keperluan.

Beberapa contoh surat resmi undangan yang biasa kita temui adalah surat undangan untuk menghadiri
rapat, musyawarah ataupun sosialisasi.

4. Surat Keputusan

Surat keputunsan merupakan salah satu surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi kepada
anggota dari instansi tersebut. Atau dapat juga dari instasi yang tinggi kepada instansi yang berada
dibawahnya.

Tujuan dari surat keputusan ini adalah sebagai salah satu pemberian keputusan instansi. Diantara
contoh surat keputusan atau yang biasa dikenal dengan sebutan SK, diantaranya adalah surat keputusan
pengangakan karyawan, surat keputusan presiden, ataupun surat keputusan pemecatan.

5. Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan surat resmi yang bertujuan untuk memberikan suatu kewenangan kepada
individu untuk ditanggungjawabkan dalam suatu urusan tertentu dari instansi sesuai yang tertulis pada
surat kuasa. salah satu contoh surat kuasa yang serin ditemui adalah surat kuasa pengambilan uang.

6. Surat Niaga

Surat niaga merupakan surat resmi yang bertujuan untuk melakukan transaksi yang telah disepakati oleh
pembeli dan penjual. Surat niaga kadanga digunakan untuk transaksi pembelian barang dalam jumlah
yang banyak atau bernilai tinggi. Sehingga, perlu adanya hitam diatas putih dalam bentuk surat.

7. Surat Perjanjian

Surat perjanjian merupakan surat resmi yang digunakan untuk melakukan perjanjuan antara kedua
belah pihak. umumnya dari instansi untuk individu yang bertujuan untuk menjalin kontrak ataupun kerja
sama dalam kurun waktu, tempat dan wilayah yang telah disepakati.

8. Surat Perintah

Surat ini merupakan surat resmi yang digunakan untuk memerintas suatu instansi ataupun individu
untuk melakukan sesuatu seperti yang tertera dalam surat. Surat perintah ini terkadang dikeluarkan
untuk suatu urusan yang penting, diantara contoh surat perintah adala surat perintah penangkapan,
surat perintah pelaksanaan razia, maupun surat kantor untuk melakukan perjalanan dinas.

9. Surat Penawaran
Surat penawaran merupakan salah satu surat resmi yang digunakan suatu instansi untuk melakukan
kerjasama bisnis dengan calon pembeli. Surat penawaran umumnya berisikan tentang keinginan
penawaran suatu produk barang maupun jasa untuk kantor ataupun suatu event tertentu.

Cara Membuat Surat Resmi

bentuk surat resmi

pixabay.com

Setelah mempelajari beberapa hal terkait dengan surat resmi. Maka, penting untuk pembaca untuk
mengetahui cara membuat sura resmi yang baik dan benar. Dikarenakan, boleh jadi kamu suatu saat
akan ditunjuk oleh atasan atau instasi ditempak kamu bekerja untuk membuat surat resmi diatas.

Maka, untuk itu kita perlu tahu cara membuat yang benar. Sehingga, kamu tidak akan bingung lagi cara
membuat surat resmi. cara membuat surat resmi di word adalah:

1. Kepala Surat

Menulis kepala surat untuk surat resmi amatlah penting. Hal ini dikarenakan kepala surat menunjukkan
identitas dari instasi atau lembaga mana yang memberikan surat tersebut.

Pada pembuatan kepala surat memerlukan 4 poin yang diperlukan. Kelima poin tersebut ialah :

a. Nama Instansi, Lembaga, dan sebagainya;

b. Alamat Lengkap Instasi, lembaga dan selainnya;

c. Kontak yang bisa dihubungi berupa nomor telepon, email, dan selainnya;

d. Logo instansi atau lembaga yang mengeluarkan surat.

Walau tidak semua poin diatas diperlukan untuk beberapa alasan tertentu. Tetapi, dengan melengkapi
data tersebut akan memudahkan penerima surat untuk mengetahui identitas surat tersebut.

Untuk penulisan kop surat posisi penulisan berada pada bagian paling atas dengan berada pada posisi
tengah, dengan huruf kapital dan diperbesar dan pertebal.
Dengan membuat surat tersebut dengan menggunakan word, Kalian dapat memanfatkan fitur insert
header & footer. Dengan memanfaatkan fitur tersebut kamu dapat dengan mudah membuat kop surat
tanpa bingung membuat lagi pada lembar selanjutnya.

Caranya adalah saat masuk ke word silahkan double click pada bagian atas lembar kerja atau dapat
masik ke bagian toolbar masuk ke insert header&footer. Kemudian buatlah tabel 2 kolom dan 1 baris.

contoh kop surat

sinaukomputer.com

Setelah itu, buatlah tulisan kop surat sesuai dengan instansi dan lembaga pada kotak kolom kanan.
Kemudian berikanlah logo pada sisi kolom kiri. Dengan setelah memberikan tulisan kepala surat dan
logo instansi.

contoh surat resmi

sinaukomputer.com

Penulisan kepala surat telah selesai. Maka, selanjutnya menghilangkan garis tabel pada kepala surat
tersebut. Caranya dengan masuk ke menu “Border & Shading” kemudian memilih “Border” hilangkan
karis kanan, kiri, atas, dan tengah. Setelah itu pilih style dan mempertebal garis bawah untuk sebagai
garis di kop suratnya, kemudian pilih OK.

cara membuat surat resmi

sinaukomputer.com

Maka, pembuatan kop surat resmi telah selesai.

2. Nomor, Perihal, Lampiran

Selanjutnya hal yang harus tertera dalam surat resmi adalah penomoran surat, Perihal, dan Lampiran.
Dengan adanya penomoran dapat menjadi nomor arsip bagi administrasi pada nomor surat pada setiap
instansi.
Pada penomoran surat memiliki arti dan maksud tujuannya kenapa setiap nomor tersebut dituliskan.
Dengan setiap penomoran yang ditulisakn dpat dibuat sendiri standarnya oleh setiap instansi atau
lembaga yang membuatnya. Tetapi pada standar penomoran mencakup poin-poin berikut :

Contoh:

Nomor : A.020/Sek-Jur/UGM/X/2017

A = Merupakan kode surat ditujukan untuk internal instansi ataupun lembaga. Sedangkan kode B
ditujukan untuk pihak luar instasi.

020 = Adalah nomor surat yang dikeluarkan. Artinya nomor 020 tersebut ialah nomor yang ke-20
dikeluarkan pada bulan tersebut.

Sek-Jur = Ialah surat dengan singkatan Sekertaris Jurusan, biasanya untuk lembaga pendidikan.
Singkatan ini dapat berubah sesuai dengan lembaga yang mengeluarkan surat dan untuk keperluarn apa
surat tersebut dikeluarkan.

UGM = Merupakan instansi yang mengeluarkan surat tersebut.

X = Merupakan bulan surat tersebut dikeluarkan, biasanya ditulisakn dengan angka romawi.

2017 = Tahun surat dikeluarkan.

BACA JUGA Contoh Latar Belakang Masalah, Penelitian, Karya Tulis Ilmiah, Skripsi, Makalah

Setelah mengetahui cara pembuatan nomor surat resmi. Maka, hal selanjutnya adalam membuat
perihal. Pembuatan perihal surat merupakan tujuan surat tersebut di keluarkan. Bisa berupa undangan
rapat, surat edaran, maupun surat perintah.

Contoh :
Perihal : Undangan Rapat

Kemudian, terdapat lampiran yang terdapat pada surat resmi. Umumnya lampiran berisikan informasi
terkait dengan rincian berkas tambahan dari surat tersebut.

Contoh :

Lampiran : 1 Berkas

Maka, jika digabungkan untuk identitas surat tersebut menjadi :

Nomor : A.020/Sek-Jur/UGM/X/2017

Perihal : Undangan Rapat

Lampiran : 1 Berkas

Untuk membuat surat tersebut dengan menggunakan word sangatlah mudah. Kamu hanya cukup
membuat tabel dengan terdiri dari 3 kolom dan 3 baris dan diatur dengan besar seperti gambar dibawah
ini.

contoh surat resmi osis

sinaukompuner.com

Kemudian, isikan kolom pertama dengan urutan nomo, Perihal, dan Lampiran surat.

contoh surat

sinaukomputer.com

Selanjutnya, tinggal atur tabel tersebut menjadi no border sehingga garis tabel tersebut tidak tampak.

3. Alamat Surat
Alamat surat juga merupakan salah satu oin dalam surat yang perlu diketahui cara penulisannya. Karena,
dengan adanya alamat surat dapat tertuju dengan baik dari pengirim untuk penerima. diantara struktur
penulisan alalamat surat berupa :

a. Penempatan alamat surat terdapat pada dua tempat, yaitu pada halama depan amplop surat dan
bagaian awal dari surat tersebut.

b. Penulisan alamat surat harus jelas dan lengkap pada bagaian amplop surat, kemudian pada bagian
awal surat hanya mengandung poin penting dari alamat surat tersebut.

c. Diawali dengan tulisan “Kepada” yang menunjukkan penghormatan formal.

d. Memberikan kata “Yang Terhormat” atau pada penyingkatan kata “Yth.”.

e. Menuliskan panggilan awal “Bapak/Ibu” bisa juga dengan “Sdr/Sdri” atau “Sdr(i)”, lalu di susul dengan
nama orang yang dituju.

f. Dalam beberapa kasus menuliskan jabatan orang yang dituju atau nama bidang di instansi.

g. Menuliskan kata lokasi dengan jelas ketika disampul dan cukup menuliskan kata “Di Tempat” pada
awal surat.

Contoh:

Kepada

Yth.

Bapak Rustam Suhaili

Kepala Bagian II Kemahasiswaaan

Universitas Gajah Mada

Di_

Tempat

Setelah mengetahui cara menuliskan alamat tujuan surat tersebut. selanjutnya bagaimana cara
membuat alamat surat resmi pada microsoft word. Karena, ini merupakan aplikasi yang paling banyak
digunakan oleh orang.
Cara membuat surat resmi di microsoft word untuk penulisan alamat surat ialah pada kolom bawah dari
lampiran surat. Maka, yang dilakukan selanjutnya adalah membuat tabel dengan 1 baris dan 2 kolom
seperti di bawah ini :

surat dinas

sinaukomputer.comSetelah itu, tulislah alamat surat sesuai dengan tujuan surat yang kamu
diperintahkan untuk membuatnya. Perlu diketahui dalama beberapa format penulisan alamat surat
resmi terdapat dua versi. Yaitu : alamat surat yang berada di sebelah kiri dana alamat surat yang
dituliskan disebelah kanan surat.

Dengan membuat tabel tanpa karis dengan dua kolom inilah yang akan membantu kamu dalam
menempatkan alamat surat tersebut.

contoh surat

sinaukomputer.com

Ketika posisi telah selesai menuliskan alamat tujuan pada surat resmi. Maka, kalian cuku pengatur jarak
antar kolom tersebut ketika dirasa kurang sesuai atau posisi dan penempatannya kurang pas.

4. Salam Pembuka, Isi Surat, Salam Penutup

Dalam penulisan salam pembuka, isis surat, dan salam penutup untuk surat resmi henkanya
menggunkana bahasa yang baku serta memperhatikan EYD dalam penulisan surat.

Pada salam pembuka cara membuat surat resmi dapat diawali dengan kata “Dengan Hormat,”.
Kemudian, kalimat sambutan yang sopan dan santun sembari menjelaskan keperluan surat ini dibuat.

Umumnya pada salam pembuka surat resmi berisi tentang ucapan syukur serta ucapan yang semisal
dengan itu untuk beberapa jenis surat. Sedangka untuk jenis surat resmi lainya dapat berisikan
penjelasan terkait surat tersebut dikeluarkan.

Contoh:

Dengan hormat,
Salam sejahtera kita ucapakan kehadirat Allah SWT, Semoga Bapak/Ibu selalu dalam curahan lindungan
serta rahmat-Nya.

Dengan hormat,

Sehubungan dengan adanya informasi terkait […..] Maka, Dengan ini kami selaku […..] ingin melakukan
[…..] di[…..] dengan rincian sebagai berikut :

Setelah itu, masuk ke bagian isi surat yang menjelaskan terkait dengan maksud surat dengan singkat,
padat, dan jelas. Untuk surat resmi undangan umumnya pada isi surat menjelaskan terkait dengan
perihal surat serta jenis surat yang dibuat.

Untuk jenis surat tipe undangan. Pada isi surat berisiakan informasi terkait dengan waktu dan tempat
acara. beda halnya dengan bentuk surat keputusan yang umumnya berisikan informasi poin penting
yang akan diputuskan sesuai dengan bentuk perundang-undangan.

Contoh:

Dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu Dosen untuk menghadiri rapat yang akan membahas terkait
“Sistem Akreditasi BAN/PT No.12 Tahun 2012” yang akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Sabtu, 12 Januari 2018;

Pukul : 08.30 – Selesai;

Tempat : Ruang Yudisium B.15 Gedung Kuasa Alam Lt.3.

Atau,

Berdasarkan hasil sidang pada tanggal 14 Februari 2015 membahas PERPU no 25 Pasal B Tahun 2001.
Dengan ini kami Memutuskan:

Kemudian, setelah penulisan isi surat resmi diakhiri ngan penulisan kalimat penutup surat. Kalimat
penutup surat merupakan kalimat yang berisikan ucapa terimakasih atau harapan dan pernyataan akhir
dari surat tersebut.
Beberapa kalimat ucapan penutup pada surat resmi seperti :

Demikianlah surat ini kami lampirkan agar sekiranya dapat untuk segera ditindaklanjuti terima kasih.

Besar harapan kami agar terkabulanya surat permohonan ini. Atas perhatiannya kami ucapkan terima
kasih.

Demikian kami samapaikah, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

5. Pengirim

Pengirim adalah pihak yang mengirim surat resmi tersebut. Dimana, pengirim bisa terdiri dari tiga pihak,
dua pihak maupun satu orang saja tergantung jenis surat apa yang dibuat dan wewenang kepentingan
surat tersebut.

Pada umumnya pengirim surat resmi terdiri dari dua pihak yaitu ketua dan sekertaris. Dimana, posisi
tanda tangan ketua berada pada posisi kiri dan sekertaris pada posisi kanan.

Dalam membuat surat resmi pada bagian pengiriman perlu memperhatikan tata cara penulisan agar
tidak salah dalam menulis, diantara format penulisannya ialah :

a. Memberikan keterangan jabatan penanda tangan seperti Ketua Pelaksana, Sekertaris, dan lain
sebagainya;

b. Penulisan nama Diawali dengan huruf kapital Seperti Rahmat Suhaili, Dzul Fufqon;

c. Nama dilengkapi dengan title yang bertanda tangan seperti Drs. Rahmat Ismail M.Eng

d. Dibawah nama yang digaris bawahi terdapat nomor identitas penda tangan apakah berupa NIP, NIS,
atau semisalnya seperti NIP. 480 094 879

Contoh:

Ketua Pelaksana
Muhammad Adnan. S.T, M.Eng

NIP. 151094 200121 283 465

Cara membuatnya sangatlah sederhana pada bagian akhir surat kita buat tiga kolom dan satu baris tabel
seperti yang kita buat sebelumnya diatas.

contoh surat

sinaukomputer.com

Kemudian, kita buat format penulisan tanda tangan mulai dari jabatan sampai dengan nomor
identitasnya. Setelah itu silahkan atur agar posisi antara penandatangan sebelah kiri bisa rata dan sesuai
yang berada disebelah kanan.

Bagaimana ? mudah bukan

Contoh Surat Resmi

contoh surat resmi sekolah

pixabay.com

Setelah mempelajari terkait dengan surat resmi, mulai dari pengertian surat resmi, ciri-ciri surat resmi,
format penulisan, dan cara membuat surat resmi. Maka, tidak lengkap rasanya tanpa melihat contohnya
langsung.

Pada saat ini kita akan memberikan beberapa contoh surat resmi yang sering digunakan di masyarakat,
sekolah, instansi dan lembaga.

PEMERINTAH WILAYAH DAERAH ISTEMEWA YOGYAKARTA

DINAS PENIDIKAN DAN KEBUDAYAAN YOGYAKARTA

Jl. Ring Road Utara No. 20, Sleman, DIY 22125

Telp. (021)5526xxx enjiner@gmail.com

======================================================

Yogyakarta, 21 Januari 2018

Nomor : A.010/RAKER/UGM/I/2018

Perihal : Undangan Rapat

Lampiran : –

Kepada Yth.

Dekan dan Wakil Dekan

Universitas Gajah Mada

DI_

Tempat

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan adanya surat edaran dari Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Daerah Istimewa
Yogyakarta terkait dengan persiapan akreditasi BAN/PT. Dengan ini kami mengundang para dekan dan
wakil dekan seluruh fakultas Universitas Gajah Mada untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan
pada :

Hari/Tanggal : Kamis, 25 Januari 2018;

Pukul : 08.30 – Selesai;

Tempat : Ruang Yudisium B.15 Gedung Newton Lt.3.

Dengan demikian kami mengharapakan kehadiran para Bapak/Ibu dekan dan wakil dekan Universitas
Gajah Mada untuk menghadiri rapat tersebut demi masa depan kampus kita ini.

Hormat Kami,
Rektor Universitas Gajah Mada

Drs. Muhammad Adnan Syarief S.T, M.Eng

NIP: 151094 200121 283 xxx