Jenis-Jenis Surat Resmi

Surat resmi terbagi atas beberapa jenis yang dibedakan sesuai tujuan penulisannya. Dimana hal ini
penting untuk diperhatikan agar tidak salah format maupun penyampaian.
1. Surat Permohonan
Jenis surat ini digunakan untuk menyampaikan permohonan kepada pihak lain. Dimana
pemohon bisa berasal dari perorangan, organisasi, ataupun lembaga. Beberapa contoh surat
permohonan ialah surat bantuan dana dan surat permohonan cerai.
2. Surat Keputusan
Sesuai dengan namanya, surat ini berisi keputusan yang berkaitan dengan suatu masalah atau
hal-hal yang sebelumnya belum jelas. Biasanya, surat keputusan banyak digunakan oleh
instansi dan lembaga, seperti surat keputusan pengangkatan pegawai, surat keputusan
pengangkatan tenaga kerja, hingga surat keputusan panitia dari kepala sekolah.
3. Surat Kuasa
Surat kuasa ditulis untuk memberikan wewenang atau kuasa kepada suatu pihak yang
dipercaya atas suatu hal atau keperluan tertentu. Surat kuasa juga terbagi menjadi dua jenis,
yakni surat kuasa umum dan surat kuasa khusus. Masing-masing surat ini pun mempunyai
dasar hukum yang jelas. Dimana surat kuasa umum diatur dalam pasal 1796 KUH Perdata,
sementara surat kuasa khusus diatur dalam pasal 1795 KUH Perdata.
4. Surat Perintah
Surat perintah termasuk dalam jenis surat yang paling banyak digunakan sehari-hari. Surat ini
biasanya berisi instruksi atasan kepada bawahan untuk melakukan suatu tugas atau kegiatan
tertentu, seperti surat perjalanan dinas dan surat perintah lembur.
5. Surat Pengantar
Surat pengantar lebih umum digunakan untuk keperluan pribadi. Dimana biasanya, surat
pengantar adalah salah satu dokumen penting harus dilampirkan ketika mengurus kepentingan
administratif. Beberapa contoh surat pengantar yaitu surat pengantar keterangan e-KTP, surat
proposal bantuan dana, dan surat keterangan tidak mampu.
6. Surat Edaran
Surat edaran berisi pemberitahuan kegiatan atau hal tertentu yang ditujukan kepada pihak lain.
Biasanya, surat edaran digunakan oleh lembaga pendidikan, seperti sekolah atau perguruan
tinggi, berupa surat edaran pengumuman libur.
7. Surat Undangan
Surat undangan biasanya digunakan untuk memanggil atau mengundang seseorang untuk
menghadiri acara tertentu. Contoh surat ini misalnya surat panggilan kerja, surat panggilan
kepolisian, dan surat undangan pernikahan.

Fungsi Surat Resmi

Secara keseluruhan, surat resmi memiliki beberapa fungsi yang meliputi:
1. Sebagai bukti tertulis hitam dalam bentuk dokumen, dimana isinya harus bisa
dipertanggungjawabkan.
2. Sebagai sarana informasi atau pemberitahuan mengenai hal-hal khusus yang disampaikan
oleh satu pihak kepada pihak lainnya.
 3. Sebagai pedoman kerja dalam melakukan suatu kegiatan, dimana surat resmi tersebut berisi
tentang langkah-langkah kerja untuk keperluan tertentu.
4. Sebagai alat pengingat bagi penerima surat, baik itu perorangan, organisasi, atau lembaga.
5. Sebagai bukti historis dan bukti kronologis jika sewaktu-waktu diperlukan.

Struktur Penulisan Surat Resmi

Tibalah kita pada pembahasan cara menulis surat resmi. Dimana berikut ini disebutkan bagian-
bagian yang harus ada dalam sebuah surat resmi.
1. Kop atau Kepala Surat
Kop atau kepala surat berada di bagian paling atas surat. Kop menunjukkan identitas dari
pembuat surat yang biasanya ditandai oleh logo instansi pengirim surat, nama lembaga, alamat
lembaga, nomor HP, kode pos, email, alamat website, faximile, hingga bidang usaha.
2. Tanggal Surat
Tanggal surat diperlukan sebagai informasi terkait waktu surat tersebut ditulis. Biasanya,
tanggal surat tercantum di pojok kanan atas, tepat di bawah kop surat. Selain itu, bisa juga
dituliskan tempat pembuatan surat, meski lebih banyak yang tidak menuliskannya sebab sudah
tercantum di bagian kop surat.
3. Nomor Surat
Nomor surat biasanya terletak di bagian kiri halaman dan sejajar dengan tanggal surat. Adapun
format dari nomor surat tergantung pada ketentuan instansi pembuat surat. Umumnya, format
nomor surat berupa nomor urut surat, bulan surat dibuat, tahun, dan kode lain tertentu.
4. Lampiran
Lampiran merupakan dokumen yang diikutsertakan dalam surat. Biasanya, tulisan lampiran
diisi dengan jumlah dokumen yang dilampirkan. Namun, jika tidak ada dokumen yang ingin
dilampirkan, bagian ini boleh dikosongkan.
5. Hal
Pada bagian ini, pembuat surat bisa menuliskan tujuan singkat dari surat tersebut. Hal atau
perihal ini pun harus sesuai dengan isi surat tersebut. Misalnya, jika surat tersebut merupakan
surat undangan, maka bagian ini bisa ditulis dengan “Undangan”.
6. Nama dan Alamat Penerima
Bagian ini biasanya didahulukan dengan kata “Yang terhormat” atau “Yth” sebelum dituliskan
nama penerima. Selanjutnya dituliskan pula alamat penerima, namun secara lebih singkat.
7. Salam Pembuka
Salam pembuka yang umumnya digunakan dalam surat resmi berupa kata “Dengan hormat”
karena lebih universal. Namun, Anda juga tetap bisa menggunakan salam pembuka lain yang
disesuaikan dengan penerima surat.
8. Isi
Isi dalam surat tidak perlu terlalu melebar atau cukup langsung pada intinya saja. Tuliskan
satu atau dua kalimat pengantar sebelum kemudian menyampaikan maksud dan tujuan Anda
menulis surat tersebut. Pada paragraf terakhir, Anda juga bisa menambahkan kalimat penutup
secara singkat.
 9. Salam Penutup
Jika sebelumnya surat dibuka dengan ucapan salam, maka surat juga harus ditutup dengan
salam. Anda bisa menuliskan ucapan terima kasih ataupun harapan agar apa yang Anda
sampaikan bisa ditindaklanjuti.
10. Tanda Tangan Pengirim Surat
Jika surat dibuat oleh sebuah instansi, maka yang biasanya membubuhkan tanda tangan yaitu
kepala atau ketua. Namun, jika tidak ada, bisa diwakilkan oleh pejabat di bawahnya. Anda
juga bisa menambahkan stempel basah guna membuat surat semakin formal.
11. Tembusan
Tembusan bersifat opsional. Biasanya, bagian ini dicantumkan apabila surat dikirimkan juga
ke pihak-pihak lain. Letaknya berada di kiri bawah dan biasnaya menggunakan ukuran huruf
yang lebih kecil.

Bentuk-bentuk Surat
1. Full Block Style
Bentuk ini merupakan yang paling sering dipakai. Dalam prakteknya penyusunan surat ini
dimulai dari bagian kiri, ini juga berlaku untuk semua isi yang ada dalam surat, mulai dari
tanggal, isi, penutup, lampiran dan tanda tangan. Agar lebih jelas, bisa lihat contoh gambar di
bawah.
2. Block Style
Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block style. Namun untuk
bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda tangan ini diposisikan pada sebelah kanan
surat.
 3. Semi Block Style
Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block style. Namun untuk
bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda tangan ini diposisikan pada sebelah kanan
surat.

Sumber
1. https://www.tripven.com/bentuk-surat/
2. https://www.sipas.id/blog/jenis-surat/
3. https://www.merdeka.com/jatim/berbagai-jenis-surat-beserta-pengertian-fungsi-dan-ciri-
cirinya-kln.html