Bentuk-bentuk Surat dan Contohnya

Secara garis besar jenis surat itu ada empat, yakni surat resmi, surat
niaga, surat dinas dan surat pribadi. Namun di sini bukan membahas
jenis surat, namun bentuk-bentuk surat. Berikut merupakan bentuk-
bentuk surat beserta penjelasan dan contoh:

1. Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

Bentuk ini merupakan yang paling sering dipakai. Dalam prakteknya

penyusunan surat ini dimulai dari bagian kiri, ini juga berlaku untuk
semua isi yang ada dalam surat, mulai dari tanggal, isi, penutup,
lampiran dan tanda tangan. Agar lebih jelas, bisa lihat contoh gambar di
bawah.

Sedangkan untuk pengaturan bentuk surat full block style adalah: margin

kanan 80 (elite) kiri 20 atau bisa juga margin kanan 75 (pica) dan kiri 15.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat
5. Hal / Kepentingan
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang pembuat surat
10. Nama tanda tangan
11. Jabatan tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan penccatat

Contoh Full Block Style atau Bentuk Lurus Penuh

2. Block Style atau Bentuk Lurus
Bentuk ini hampir sama persis dengan bentuk lurus penuh atau full block
style. Namun untuk bagian posisi tanggal, salam penutup, letak tanda
tangan ini diposisikan pada sebelah kanan surat.

Surat ini biasanya dipakai untuk urusan birokrasi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7. Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan Tanda tangan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial pembuat surat dan pencatat
Contoh Block Style atau Bentuk Lurus

3. Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

Bentuk surat ini sangat persis dengan surat bentuk lurus atau block
style, namun bedanya terletak pada posisi isi surat, di mana saat isi surat
memasuki paragraf baru maka kalimat awal akan ada indentasi atau
penjorokan ke dalam (satu tab ke kanan).

Agar lebih jelas simak gambar di bawah pada bagian isi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6.  Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda Tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14.  Inisial Penulis

Contoh Semi Block Style atau Bentuk Setengah Lurus

4. Indent Style atau Bentuk Lekuk

Bentuk surat ini hampir sama dengan bentuk setengah lurus.

Penyusunan pada indent style ini memposisikan alamat tujuan diawali
dari sebelah kiri, susunan kedua masuk lima spasi dari awal baris, pada
baris berikutnya masuk lima spasi dari baris kedua dan seterusnya.

Sementara isi surat pada awal paragraf atau kalimat pertama akan ada
indentasi atau penjorokan ke kanan seperti bentuk surat setengah lurus.
Agar lebih paham dan jelas bisa dilihat pada contoh gambar.

1. Kepala Surat
 2. Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan/ Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Lembaga
10. Nama Tanda tangan
11. Jabatan
12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis

Contoh Indent Style atau Bentuk Lekuk

5. Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

Bentuk ini sangat persis dengan surat bentuk lurus, namun bentuk
menggantung ini pada sisi pengetikan awal alinea dan alamat diawali
pada sisi kiri. Sedangkan untuk baris alinea berikutnya akan masuk
kedalam. Untuk lebih paham, bisa lihat di contoh.

1. Kepala Surat
2.  Nomor Surat
3. Tanggal Surat
4. Alamat Tujuan
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Salam Pembuka
7.  Isi Surat
8. Salam Penutup
9. Nama Organisasi
10. Nama Penandatangan
11. Jabatan
 12. Lampiran
13. Tembusan
14. Inisial Penulis

Contoh Hanging Paragraph atau Bentuk Menggantung

6. Official Style atau Bentuk Resmi

Bentuk Official ini sendiri memiliki dua kategori yakni baru dan lama,

gagasan tersebut merupakan hasil dari Pusat Bahasa Depdikbud.

Pada kategori lama alamat dan perihal terdapat di dalam dan sejajar,
sedangkan tempat, masuk lima spasi dan memakai underline. Sedangkan
pada konten utama masuk lima spasi dan lokasi tanda tangan berada di
posisi kanan.

Pada kategori baru posisi alamat penyampain dan konten utama surat
terdapat di bawah dan sejajar dengan awalan nomor, lampiran dan
perihal. Pengetikan salam akhir, jabatan dan penandatanganan serta
nomor induk diawali di tengah kertas

Bentuk official atau surat resmi ini kerap kali digunakan oleh lembaga

birokrasi sebagai penyusunan surat dinas. Struktur pengetikan surat
resmi ini pada alamat berposisi di sebelah kanan, sementara di sebelah
kiri terdapat perihal, lampiran dan nomor. Di bawah ini merupakan
bagian-bagian surat resmi.

1. Kepala Surat
2. Nomor Surat
3.  Tanggal Surat
4.  Lampiran
5. Hal / Kepentingan / Perihal
6. Alamat tujuan
7. Salam pembuka
8.  Isi surat
9. Salam penutup
10. Jabatan Tanda tangan
11. Nama penanda tangan
12. NIP/NIK/RRP
13. Tembusan
14. Inisial penulis
Contoh Official Style atau Bentuk Resmi
Demikian merupakan penjelasan mengenai bentuk-bentuk surat yang
bisa Anda pakai sesuai dengan kepentingan.

Jenis surat
Terdapat klasifikasi khusus dalam penggunaan surat agar lebih efektif
dan tepat sasaran sesuai dengan tujuan, sifat, maksud, wujud, kegiatan
dan lain sebagianya. Berikut merupakan beberapa jenis surat
berlandaskan apa yang telah diklasifikasikan di atas:

Berlandaskan Kegiatan

Surat Internal

Adalah surat yang berhubungan dengan ruang lingkup di dalam suatu

lembaga atau instansi.

Surat Eksternal

Merupakan surat yang berkaitan dengan pihak luar dari sebuah instansi
atau perusahaan.

Berlandaskan Sifat Surat

Surat Pribadi

Merupakan surat yang dipakai untuk kepentingan diri sendiri dalam

ruang lingkup yang kecil. Biasanya surat ini diperuntukan untuk
kepentingan persahabatan dan kekeluargaan.

Ciri-ciri dari surat pribadi adalah: Menggunakan bahasa yang bebas

tergantung dari tujuan penulis, memiliki variasi salam penutup dan
pembuka, format dan bentuk surat bebas, tidak memakai nomor surat
dan kop surat.

Surat Niaga
Surat ini merupakan jenis surat untuk kepentingan perdagangan atau
surat jual beli yang diciptakan oleh kantor, instansi, lembaga atau
perusahaan. Surat ini biasanya dipakai oleh badan usaha yang
mengadakan aktivitas usaha niaga seperti usaha jasa dan industri.

Surat niaga sangat penting untuk membuat relasi yang aman dan
terpercaya dengan pihak tertentu dari luar. Surat ini biasanya berupa
kwitansi, surat jual beli dan perdagangan yang dibagi menjadi dua yakni
surat internal dan eksternal, contohnya adalah surat penagihan dan surat
penawaran.

Surat Dinas

Surat jenis ini dipakai untuk keperluan pekerjaan formal pada tugas
kantor dan lembaga dinas. Surat ini sangat membantu dalam kerapian
administrasi dari sebuah perusahaan, dinas atau kantor.

Fungsi dari surat dinas itu sendiri adalah sebagai bukti, pengingat dan
arsip dari perjalanan sebuah perusahaan, instansi, kantor atau lembaga.

Surat Resmi 

Merupakan jenis surat yang digunakan untuk kepentingan perseorangan,

lembaga maupun organisasi yang di dalamnya terkandung kerjasama
hubungan suatu perusahaan.

Ciri-ciri dari surat resmi adalah: 1. Terdapat lampiran, nomor & perihal, 2.
Terdapat aturan yang baku, 3. Memakai salam pembuka & penutup yang
formal, 4. Menggunakan bahasa formal, 5.  Terdapat tanda cap dari
institusi yang resmi, 6. Memakai kop surat, jika dibuat oleh organisasi.

Berdasarkan Keamanan Isi

Surat Sangat Rahasia

Biasanya surat ini memakai kode SRHS SR, yang mana hanya orang yang
tertentu saja yang bisa membaca.

Surat Rahasia

Merupakan surat yang sering kali mempunyai kode R atau RHS, yang
mana hanya individu tertentu saja yang bisa membuka dan
membacanya.

Surat Biasa

Surat ini seringkali bisa diketahui tulisan dan maksudnya oleh siapapun
karena memiliki sifat yang tidak rahasia atau berkepentingan.

Menurut Tujuan

Perintah

Merupakan jenis surat yang memiliki misi berupa memberikan sebuah

perintah kepada si penerima surat.

Pemberitahuan

Merupakan jenis surat yang mempunyai tujuan untuk mengumumkan

atau menginformasikan sesuatu yang dilakukan oleh pengirim surat
untuk penerima surat.

Permintaan

Merupakan jenis surat yang digunakan untuk menyatakan permintaan

sesuatu kepada si penerima surat. Ini bertujuan agar permintaan si
pengirim surat bisa terkabul.

Berlandaskan Wujud Surat

Surat Tanda Bukti

Merupakan surat fakta sebagai tanda bukti dari sebuah bisnis atau
urusan. Misalnya adalah surat seperti tanda terima, kwitansi dan faktur.

Memo dan Nota

Merupakan surat yang berlandaskan wujud yang diciptakan dalam

lingkungan lembaga, instansi perusahaan yang berfungsi sebgai perintah
atau pendoman bagi karyawan.

Surat Biasa

Merupakan surat yang dibuat pengirim untuk diserahkan kepada

penerima yang bisa dikirim menggunakan amplop. Surat ini biasanya
menggunakan kertas fisik.

Surat Tertutup

Merupakan surat yang hanya diketahui oleh segelintir orang saja, yakni si
pengirim dan si penerima surat.

Surat Terbuka

Merupakan surat yang dibuat untuk urusan individu atau organisasi yang
dikirim dan dipublikasikan di media massa.

Kesimpulan
Fungsi surat selain untuk alat komunikasi juga bisa sebagai bukti nyata
dari berjalannya suatu lembaga, perusahaan atau instansi. Jenis surat dan
bentuk surat merupakan sarana penulis agar surat yang ditulis bisa
efektif dan efisien sesuai dengan apa yang dituju dan apa yang ingin
dicapai si pengirim.

Meskipun zaman mulai berkembang dengan korespondensi atau cara

berkirim surat melalui e-mail yang semakin digital, kita sebagai manusia
harus tetap mengetahui hakikat dan bentuk dan jenis surat ini.