8. Kalimat Pembuka
Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yang
sesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat
tersebut.
9. Isi Surat
Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pembuatan surat
dan hal – hal yang ingin disampaikan. Oleh sebab itu, surat harus
diutarakan dengan jelas dan tidak bertele – tele dan harus sama
dengan yang dinyatakan dalam perihal atau hal
10. Kalimat Penutup
Kalimat penutup berfungsi sebagai ucapan terima kasih, penegasan,
penghargaan atau pengarahan.
11. Salam Penutup
Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat
siap ditandatangani.
12. Tanda tangan dan Nama Terang
Setelah salam penutup, terdapat nama jelas pengirim surat beserta tanda
tangannya.
Tempat & tanggal surat
Jabatan Penandatangan
Nama Perusahaan
Ttd
NIP
13. Tembusan
Tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak
atau orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
14. Inisial
Inisial adalah singkatan nama pengonsep surat dan nama
pengetik surat yang ditulis pada bagian kiri bawah sebuah
surat.
BENTUK-BENTUK
SURAT
Dahulu surat merupakan alat komunikasi tertulis yang paling
sering digunakan untuk berinterkasi dengan orang lain. Surat adalah
selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan
tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat. Kegiatan
berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau
korespondensi. Namun terkadang banyak orang yang tidak
mengetahui bentuk-bentuk surat.
Bentuk surat adalah pola surat menurut susunan letak dan
bagian-bagian surat. Bentuk-bentuk surat biasanya selalu dipakai
dalam kedinasan atau pekerjaan atau juga keorganisasian. Selain itu
bentuk-bentuk surat biasanya memiliki bentuk susunan atau bentuk
struktur yang berbeda dengan bentuk surat yang lainnya.
Yang dimaksud dengan bentuk surat (style) ialah susunan
letak bagian-bagian surat (layout). Bagian surat ini sangat
penting peranannya sebagai bahan identifikasi atau petunjuk
dalam memproses surat itu sendiri.
Tiap lembaga atau kantor tidak selalu sama dalam
memakai bentuk surat, tergantung lembaga kantor itu sendiri.
Sebelum membahas lebih lanjut tentang bentuk surat, terlebih
dahulu harus dibedakan antara surat perihal dan surat
berjudul. Yang dimaksud berperihal adalah surat yang
memakai notasi perihal dan tidak mempunyai judul,
sedangkan surat berjudul adalah surat yang memakai judul
dan tidak mempunyai perihal. Jadi, perbedaan antara surat
berperihal dan surat berjudul terletak pada sistem penulisan
Seluruh surat berperihal harus ditulis dengan menggunakan
tiga bentuk utama, yaitu:
1. Bentuk Resmi Indonesia (official style)
2. Bentuk Lurus (block style)
3. Bentuk Bertakuk (intended style)
1. Bentuk resmi Dinas Pemerintah ( Official
Style)
Contoh : surat official style
2. Bentuk Lurus Penuh ( full block Style)
Contoh :
full block style
3. Bentuk Lurus ( Block Style)
Surat bentuk lurus mirip dengan bentuk surat lurus
penuh. Perbedaannya terletak pada penempatan tanggal,
salam penutup, nama penanda tangan, dan jabatan penanda
tangan ditempatkan di bagian kanan surat. Sedangkan nomor,
alamat tujuan, salam pembuka, lampiran dan tembusan
ditempatkan pada margin kiri. Awal alinea dimulai dari
margin kiri.
4. Bentuk Setengah Lurus
Bentuk setengah lurus pada dasarnya hampir sama
dengan bentuk lurus. Bedanya hanya terletak pada pengetikan
paragraf-paragrafnya. Setiap paragraf diketik agak menjorok
ke dalam, yaitu sesudah lima ketukan dari margin kiri. Antara
paragraf yang satu dan paragraf yang lainnya tidak perlu
berjarak. Dan bentuk setengah lurus ini sekarang banyak
dipakai dalam surat-surat resmi oleh instansi pemerintah.
Contoh
bentuk
setengah
lurus ( semi
block style)
4. Bentuk Lekuk ( indented style)
Bentuk Lekuk merupakan bentuk surat dimana surat
yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga
turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf
yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat
terstruktur terutama pada bagian surat yang di tujukan
bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah.
Contoh surat
bentuk lekuk
6. Bentuk Alenia menggantung
Bentuk Alinea Menggantung merupakan bentuk surat
dimana tubuh surat memiliki alinea yang menggantung.
Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru,
baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama,
alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi.
Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu
Contoh alinea
mengganntung
Kriteria Surat yang Baik
Dalam menulis sebuah surat diperlukan sebuah teknik penulisan yang baik
terutama bagi surat-surat organisasi yang sifatnya resmi, untuk itu diperlukan
kriteria-kriteria tertentu.
Berikut adalah kriteria-kriteria surat yang baik:
1. Surat sebaiknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik serta disusun
secara sistematis sesuai dengan aturan yang berlaku dalam penyusunan
surat.
2. Surat sebaiknya disusun secara sederhana dan tidak terlalu panjang karena
surat yang panjang dan bertele-tele dapat menjemukan pembacanya.
3. Surat sebaiknya disusun secara jelas, lugas, dan komunikatif agar dapat
dipahami secara tepat sesuai dengan maksud yang dikehendaki oleh penulis.
4. Surat sebaiknya mencerminkan sikap yang adab dan sopan.
5. Surat sebaiknya bersih dan rap
Bahasa Surat
Surat sebagai sebuah media komunikasi baik secara pribadi atau individu
maupun organisasi ataupun perusahaan memiliki bahasanya tersendiri. Sebagai
sebuah media komunikasi, maka bahasa yang digunakan harus baik dan memiliki
standar aturan tertentu, berikut ini adalah aturan-aturan dalam bahasa surat:
1. Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah dipahami, surat
hendaknya ditulis dengan menggunakan bahasa efektif, yaitu jelas, lugas, dan
komunikatif agar dapat mengungkapkan pesan secara tepat sesuai dengan
maksud yang ingin dikemukakan oleh penulis.
2. Bahasa surat dikatakan jelas jika isi atau informasi yang disampaikan mudah
dipahami dan unsur-unsurnya pun dinyatakan secara tegas atau eksplisit.
3. Bahasa surat dikatakan lugas jika kata-kata yang digunakan langsung
mengungkapkan pokok persoalan yang akan disampaikan, tidak berbunga-
bunga atau berbasa-basi.
4. Bahasa surat dikatakan komunikatif jika mudah dipahami dan mampu
menimbulkan pemahaman yang sama pada pikiran pembacanya.
TUGAS
Buat lah surat resmi :
_ Undangan
- Edaran