BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Pengertian Surat dan Surat Menyurat

Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis
oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud pesan
dari si pengirim. Informasi yang diberikan di dalam surat berupa pengantar,
pemberitahuan, tugas, permintaan, perjanjian, pesanan, perintah, laporan dan
putusan. Selain itu, surat juga dapat berisi peringatan, teguran, dan penghargaan.
Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran,
dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja.
Pada umumnya, dibutuhkan prangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa
pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di
prangko harus semakin besar juga. Namun, hingga pada saat ini untuk mengirim
surat tidak perlu lagi membeli/menggunakan perangko karna untuk mengirim
surat sudah dapat melalui e-mail sejauh apapun kita mengirim surat kita dapat
menggunakan e-mail pengiriman praktis, sangat mudah, dan hanya membutuhkan
alamat e-mail saja agar surat dapat terkirim.
Ketika kita berbicara dengan surat maka selalu berkaitan dengan surat
menyurat karena dalam sebuah surat terlebih dahulu adanya kegiatan menyurat.
Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk mengadakan hubungan secara terus
menerus antara pihak yang satu kepada pihak yang lainnya. Dan dilaksanakan
dengan saling berkiriman surat. Kegiatan surat menyurat ini disebut juga dengan
istilah lainnya yaitu korespondensi. Jika hanya sepihak saja yang mengirimkan
surat secara terus menerus tanpa ada balasan atau tanggapan dari pihak lainnya hal
ini tidak dapat dinamakan kegiatan surat menyurat. Setiap kerja perorangan
apalagi organisasi selalu membutuhkan kerja sama dengan pihak lain untuk
mencapai tujuannya.
 Oleh karena itu, surat menyurat (korespondensi) sangat dibutuhkan dalam
komunikasi bisnis karena dengan adanya surat menyurat maka kegiatan antar
perusahaan/instansi berjalan dengan lancar dan efektif.

B. Bagian-bagian Surat
Pada surat resmi, terdapat kaidah dan format yang harus dipenuhi, termasuk
juga adanya bagian-bagian surat yang harus ada, misalnya seperti kop surat atau
nomor surat. Berikut bagian-bagian suratnya.
1. Kepala Surat (Kop Surat)
Bagian paling atas dalam surat adalah kepala surat atau yang juga dikenal
sebagai kop surat. Kop surat memuat informasi mengenai nama, logo, identitas
dan alamat kantor lembaga pengirim surat. Fungsi kop surat juga penting sebagai
media promosi dari lembaga atau organisasi pengirimnya.
Bagian kepala surat biasanya terdiri dari hal-hal berikut :
 Nama lembaga

 Logo/lambang lembaga
 Alamat lembaga
 Nomor telepon lembaga
 Kode pos dan fax lembaga (jika ada)
 Alamat email dan website lembaga (jika ada)

Gambar 1.1

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat berikutnya adalah tempat dan tanggal surat. Pencatuman
tempat dan tanggal surat bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan
dari mana surat tersebut dikirim.Tempat surat kadang juga tidak dicantumkan
kembali jika sudah ditulis di alamat instansi pada bagian kop surat, meski kadang
juga dicantumkan kembali. Sementara tanggal surat ditulis sesuai waktu surat
dikirim. Cara penulisan tempat dan tanggal surat di Indonesia dimulai dari
kabupaten/kota diikuti oleh tanggal, lalu bulan dan tahun.

Gambar 1.2

3. Nomor Surat
Dalam surat resmi selalu ada nomor surat yang dicantumkan. Penomoran
surat ini dilakukan oleh surat resmi yang dikirim oleh lembaga, instansi,
perusahaan atau organisasi yang resmi dan terdaftar.
Penggunaan nomor surat biasanya meliputi nomor urut penulisan surat,
kode surat, tanggal, bulan dan tahun penulisan surat. Fungsi nomor surat adalah
untuk memudahkan pengaturan dan penyimpanan surat serta mengetahui jumlah
surat yang dikeluarkan sebuah lembaga.
Penempatan nomor surat disesuaikan degan bentuk dan sistem
penulisannya. Nomor surat bisa diletakkan di sebelah kiri atas kertas untuk surat
berperihal serta bisa juga diletakkan di bawah judul untuk surat yang berjudul.

Gambar 1.3

4. Lampiran yang Disertakan

Pada beberapa surat juga terdapat lampiran yang disertakan. Bagian
lampiran merupakan penjelas yang memberi informasi bahwa ada berkas atau
dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika misal tidak terdapat
berkas atau dokumen yang dilampirkan, maka bagian lampiran ditiadakan.
Penulisan lampiran yang disertakan bisa disebutkan jumlah lembar,
eksemplar atau cukup jumlah berkasnya dengan bentuk huruf. Jika lebih dari
sepuluh maka ditulis dalam bentuk angka. Sedangkan jika tidak ada lampiran bisa
ditulis tanda penghubung atau tanda minus.
 Gambar 1.4

5. Hal/Perihal
Bagian-bagian surat resmi berikutnya adalah bagian hal atau perihal.
Fungsi bagian hal dalam surat adalah memberi petunjuk pada pembaca tentang
kepentingan dan isi pokok dalam surat tersebut. Singkatnya, hal atau perihal
hampir sama dengan judul pada surat berjudul.
Tata cara penulisan hal atau perihal yaitu tidak ditulis dengan huruf kapital
keseluruhannya, tapi pada huruf pertama kata utamanya saja. Di akhir hal atau
perihal juga tidak perlu diberikan tanda titik.

Gambar 1.5

6. Alamat Tujuan
Alamat tujuan juga menjadi salah satu bagian surat, yaitu alamat yang
dituju dalam pengiriman surat. Terdapat dua alamat tujuan yang ditulis yakni
alamat luar yang ditulis di sampul surat serta alamat dalam yang ditulis di bagian
dalam kertas surat.
Pada alamat di bagian sampul harus ditulis secara lengkap, sedangkan di
bagian dalam, alamat tujuan boleh ditulis sebagian saja. Biasanya juga ditujukan
orang atau instansi yang dituju dan menggunakan kata-kata seperti ‘Bapak/Ibu’
atau ‘Yth.’
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam penulisan alamat tujuan surat:
 Bisa menggunakan kata Yth (singkatan dari yang terhormat) untuk
menghormati pihak yang dikirim surat bisa berupa atasan, rekan kerja, kolega
atau teman.
  Bisa menggunakan sebutan Bapak, Ibu atau Sdr yang diikuti oleh nama orang
yang dituju.
 Di akhir tiap baris tidak perlu diberikan tanda titik, kecuali untuk singkatan.
 Dianjurkan menyertakan kode pos untuk memudahkan pengiriman surat pada
yang dituju.

Gambar 1.6

7. Salam Pembuka
Bagian surat berikutnya adalah bagian salam pembuka. Fungsi salam
pembuka adalah untuk membuka pembicaraan dalam surat sesuai adab sopan
santun. Salam pembuka berisi sapaan-sapaan pada umumnya. Penulisan salam
pembuka diawali dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma.

Gambar 1.7

8. Isi surat
Bagian ini merupakan bagian inti dari surat yakni isi surat. Isi surat
memuat apa saja yang perlu disampaikan oleh pengirim kepada orang atau
lembaga yang dituju. Layaknya bentuk karangan pada umumnya, isi surat terdiri
dari 3 bagian yakni bagian pembuka, bagian inti dan bagian penutup.
Bagian pembuka pada isi surat berisi pengantar bagi pembaca untuk
mengetahui isi dan berita yang akan disampaikan oleh pengirim surat. Pokok
masalah atau berita sudah tertera dalam bagian pembuka ini dan akan lebih
dijelaskan di bagian inti.
Bagian inti pada isi surat berisi maksud dan tujuan utama dari pengiriman surat.
Maksud pengiriman surat disinggung secara jelas, singkat dan padat pada bagian
inti agar pesan surat bisa tersampaikan pada pembacanya.
Bagian penutup pada isi surat berisi penegasan dan kesimpulan dari isi
surat secara keseluruhan. Selain itu penutup juga bisa berisi harapan atau ucapan
terima kasih pada pembaca atas penyampaian pesannya.
Bagian penutup merupakan penegasan, simpulan, harapan, atau ucapan
terima kasih. Dengan demikian, bagian penutup menandai bahwa uraian pokok
yang ingin disampaikan melalui surat sudah selesai. Bagian penutup hendaknya
singkat, tegas, dan tidak perlu berbasa-basi secara berlebihan.

Gambar 1.8

9. Salam Penutup
Bagian salam penutup berada pada bagian akhir surat. Salam penutup
digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menambah kesantunan dalam
berkirim pesan, meski tidak harus ada. Penulisannya diawali huruf kapital dan
diakhiri oleh tanda koma.

Gambar 1.9

10. Nama pengirim dan tanda tangan

Pada bagian bawah surat, harus terdapat nama pengirim beserta
tandatangannya. Nama yang tercantum adalah nama lengkap atau nama terang
dari pengirim atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut.
Selain itu juga dibubuhi tandatangan dari pengirim.
 Gambar 1.10

11. Tembusan
Bagian tembusan merupakan bagian surat yang menunjukkan pihak atau
orang lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut. Meski begitu, tidak
semua surat memiliki tembusan.

Gambar 1.11

C. Bentuk-bentuk Surat
Surat dapat dikatakan sebagai wakil perusahaan, surat yang baik sering
kali berimbas pada persepsi orang lain bahwa perusahaan si pengirim surat juga
profesional, begitu juga sebaliknya, surat yang acak-acakan tidak runut, kurang
rapi lecek juga dapat menggambarkan hal yang sama tentang perusahaan.

Salah satu hal yang perlu diperhatikan untuk membuat surat yang baik
adalah bentuk-bentuk pengetikan surat itu sendiri. Pada artikel kali ini akan
dijelaskan berbagai bentuk-bentuk surat yang sering digunakan dalam
penulisan/pengetikan sehari-hari, diantaranya adalah Block Style, Hanging
Paragraph Style, Indented Style, Full Block Style, Official Style, Semi Block
Style.
1. Bentuk Lurus (Block Style)
 Surat bentuk lurus atau block style adalah bentuk surat dengan pengetikan
secara lurus rata dari margin kertas sebelah kiri, namun untuk tanggal dan salam
penutup tidak diketik dari margin sebelah kiri, perhatikan contoh berikut ini :

Gambar 2.1

2. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)

Setiap alinea pada surat bentuk menggantung ditulis secara menggantung.
Artinya, hanya awal alinea saja yang dimulai dari margin kiri. Pada baris -
baris berikutnya, dimulai menjorok ke dalam sejauh lima hentakan dari margin
kiri.
Surat bentuk alinea menggantung atau hanging paragraph style cukup mudah
untuk dikenali. Perhatikan contoh berikut ini :
 Gambar 2.2

3. Bentuk Lekuk (Idented Style)

Bentuk Lekuk merupakan bentuk surat di mana alamat serta isi surata
yang ditujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga tururn. Bentuk
Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga terkadang
terlihat tidak rapi. Dalam penulisan surat bentuk lekuk pada dasarnya memiliki
kemiripan dengan penulisan surat dalam bentuk surat setengah lurus. Perhatikan
contoh berikut ini :

Gambar 2.3

4. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk surat yang penulisannya semua dimulai dari pinggir sebelah kiri.
artinya, mulai dari tanggal, kata penutup sampai kata lampiran yang ditulis di
sebelah bawah penulisannya dimulai dari kiri. Perhatikan contoh berikut ini :
 Gambar 2.4

5. Bentuk Resmi (Official Style)

Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Alamat harus
diketik dibagian sebelah kanan, sedangkan dibagian sebelah kiri dibuat nomor,
lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea dari isi surat selalu
masuk lima spasi. Perhatikan contoh berikut ini :

Gambar 2.5

6. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk setengah lurus ini sebenarnya sama dengan bentuk surat lurus,
perbedaannya terletak pada penulisan isi surat dan tiap alinea baru menjorok
(masuk ke dalam). Pada praktiknya, surat dengan bentuk ini banyak dipergunakan
oleh perusahaan.
 Gambar 2.6

D. Jenis-jenis Surat Bisnis

Surat bisnis adalah surat-surat yang paling sering digunakan oleh orang-
orang yang pekerjaannya bergelut di bidang bisnis pardagangan, perusahaan atau
perorangan sebagai pengusaha dan lain-lain. Dengan kata lain surat bisnis adalah
surat yang paling luas ruang lingkupnya ketimbang surat pribadi.
1. Surat Permintaan Penawaran
Surat binis penawaran adalah jenis surat yang umumnya digunakan oleh
calon costomer terhadap penjual yang berisi permintaan untuk mengirimkan surat
penawaran kepada Anda selaku pembeli atas produk yang ingin dibeli.
Didalamnya, Anda bisa meminta beberapa informasi perihal barang yang
ingin anda miliki buat dibeli beserta tata cara pembayaran yang berlaku dalam
perusahaan tersebut.

Gambar 3.1
 2. Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang
Surat pemberitahuan pengiriman barang adalah jenis surat yang dipakai
untuk memberitahu pembeli bahwa barang yang mereka pesan sudah dikirim
melalui pengangkutan tertentu yang sudah disepakati bersama sebelumnya.Contoh
surat seperti ini sangat penting untuk dibuat agar dapat meyakinkan pembeli kalau
Anda sangat respon dan memproses pesanan mereka dengan cepat.

Gambar 3.2

3. Surat Pemesanan
Surat bisnis pesanan adalah jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh
perusahaan yang hendak membeli produk atau barang tertentu kepada penjual.
Dalam membuat surat pesanan ini, Anda perlu mengisi berbagai informasi
mengenai nama barang dan jumlah barang yang hendak dibeli secara detail.
 Gambar 3.3

4. Surat Penawaran Kerja Sama

Jika Anda memiiki bisnis dan ingin mengembangkannya dengan cepat

guna meraih lebih banyak keuntungan, maka Anda harus menjalin kerjasama
dengan perusahaan lain yang berkembang dengan baik dan memiliki track
record yang baik juga.
Maka dari itu, Anda bisa mengirimkan surat penawaran untuk menjalin
kerjasama pada mereka, dan berupaya meyakinkan mereka untuk bekerjasama
dengan perusahaan Anda.

Gambar 3.4

5. Surat Penagihan

Surat penagihan adalah jenis surat yang dibuat oleh penjual untuk
para customer yang tujuannya adalah untuk menagih pembayaran atas barang
yang telah dibeli karena telah melewati batas tempo pembayaran yang telah
ditentukan atau disepakati bersama sebelumnya.
Surat ini juga penting untuk dibuat oleh sebuah toko atau pun perusahaan,
dan dikirimkan pada pelanggan bila mana pelanggan tidak bisa membayar sesuai
dengan batas waktu yang telah disepakati bersama.

Gambar 3.5

6. Surat Konfirmasi Pesanan

Sesuai dengan namannya, surat konfirmasi pesanan adalah contoh surat

yang digunakan untuk mengonfirmasi atau memperjelas subuah pesanan produk
dari orang lain ataupun perusahaan lain. Pesanan yang dimaksud tersebut adalah
barang atau produk yang dipesan lewat surat pesanan ataupun via telepon.
 Gambar 3.6

7. Surat Pengiriman Bukti Pembayaran

Ini adalah bentuk surat yang menerangkan bukti pembayaran dari Anda
yang akan diserahkan pada si penjual. Surat ini penting untuk dibuat sebagai
konfirmasi atau pemberi tau bahwa Anda sudah melakukan pembayaran atas
barang yang sudah Anda beli.
Selain itu, dalam surat ini Anda bisa melampirkan bukti pembayaran yang
sudah Anda bayarkan ketika melakukan pembelian suatu produk, agar Anda
punya bukti yang kuat atas pembayaran tersebut.

Gambar 3.7

8. Surat Penolakan Pesanan

 Jika Anda menerima pesanan barang dari suatu toko atau prusahaan lain,
maka Anda harus menanggapi pesanan tersebut dan cara secepatnya mengirimkan
barang yang telah dipesan.
Namun apabila Anda mengalami masalah atau kendala, semisal sedang
kehabisan stok barang yang dipesan, atau kendala lainnya, maka Anda bisa
mengirimkan surat penolakan pesanan.

Gambar 3.8

9. Surat Jawaban Pengaduan

Ada kalanya sebuah toko atau perusahaan yang mengirim barang kepada
perusahaan lain mengalami hal-hal yang diluar perkiraan, seperti kerusakan
barang ataupun barang yang tidak sesuai dengan pesanan customer.
Hal yang demikian tentu akan berdampak pada ketidak puasan customer,
yang ujung-ujungnya mereka akan mengadukan hal tersebut kepada Anda selaku
penjual. Maka dari itu, Anda harus segera membalas surat mereka dengan surat
jawaban pengaduan.
 Gambar 3.9

10. Surat Penangguhan Pembayaran

Pada saat membeli suatu produk secara kredit, tentu akan ada kesepakatan
secara bersama seputar batas waktu untuk pembayaran barang tersebut.
Dan jika toko atau prusahaan Anda tidak dapat membayar tagihan
berdasarkan waktu yang sudah disepakati, maka Anda perlu untuk mengirimkan
surat penangguhan pembayaran kepada penjual. Dalam surat tersebut, sertakan
juga alasan Anda menangguhkan pembayaran tersebut secara jelas.

Gambar 3.10

11. Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

 Jika ada dari klien atau customer perusahaan Anda tidak bisa melakukan
pembayaran tagihan sesuai berdasarkan waktu yang sudah disepakati bersama,
maka sebaliknya, mereka akan mengirimkan surat penangguhan pembayaran
kepada Anda.
Setelah Anda atau prusahaan Anda merima surat tersebut, Anda bisa
langsung membalasnya dengan memberitahukan akan batas waktu yang bisa Anda
cantumkan untuk mereka melunasi tagihan tersebut.

Gambar 3.11

12. Surat Penawaran

Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh penjual yang bertujuan untuk
menawarkan produknya baik barang maupun jasa. Surat penawaran biasanya
dibuat atas inisiatif perusahaan atau untuk membalas surat permintaan penawaran.
 Gambar 3.12

13. Surat Pengaduan

Surat pengaduan dibuat oleh pembeli karena produk yang didapat
mengalami cacat atau tidak sesuai dengan pesanan.

Gambar 3.13
 14. Surat Perkenalan
Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh perusahaan yang bertujuan
memperkenalkan usahanya baik barang maupun jasa kepada perusahaan atau
pihak lain yang dituju. Surat perkenalan biasanya berisi tentang produk yang
ditawarkan, keunggulan produk, perurahan yang telah menggunakan produk
tersebut, harga produk, bahkan promo.

Gambar 3.14

E. Surat Elektronik (E-mail)

 Salah satu alat komunikasi saat ini untuk surat menyurat adalah Email.
Dengan layanan email ini, urusan surat menyurat menjadi sangat mudah dan
pengirimannya juga hitungan detik sampai ke alamat email yang dikirim.
Permasalahnya, apa semua orang sudah mengerti apa ini email atau apa saja jenis
layanannya?
Email atau disebut elektronik mail, atau surat elektronis adalah surat
dengan format digital (ditulis dengan menggunakan komputer) dan dikirimkan
melalui jaringan komputer. Internet sebagai jaringan yang menghubungkan
berbagai jarngan komputer di dunia memungkinkan penyampaian surat elektrinis
dengan cepat, Surat elektronis ini bisa sampai ke tujuan hanya dalam waktu
beberapa detik, meskipun jarak antara pengirim dan penerima berjauhan; terpisah
beribu-ribu kilometer. Pengiriman e-mail biasa dilakukan dengan menggunakan
protokol SMTP yang kepanjangan dari Simple Mail Transfer Protocol. Dalam hal
ini, mail server atau server yang menagani email segera menghubungi tujuan dan
kemudian mengirimkan surat.
Setiap pengirim atau penerima e-mail memiliki alamat emaol. Contoh
alamat email adalah namamu@gmail.com. Untuk kata namamu itu unik alias
tidak ada yang menyamakannya dengan pemakai lainnya asal dalam domain
(gmail) yang sama. Menurut layanan yang diberikan email dapat dikelompokkan
menjadi tiga kategori yaitu POP mail, email berbasis web (webmail atau web
based e-mail) dan email forwarding. POP mail (Post Office Protocol) adalah e-
mail yang diambil dari penyedia internet (ISP_. Em-mail ini dapat diambil dari
ISP dan kemudian ditempatkan pada komputer klien. Dengan demikian, e-mail
dapat diaca tanpa harus terhubung ke internet. Namun, hal ini juga sekaligus
menjadikan kelemahan jenis e-mail ini karena e-mail yang sudah diambil tidak
bisa dibaca dari tempat lain. Untuk mengambil e-mail diperlukan program e-mail
client, sepeti microshoft Outlook atau mozilla thunderbird.
Webmail adalah layanan e-mail yang ditujukan secara khusus untuk
diakses melalui browser. Dengan kata lain, pemakai e-mail bisa mengakses e-mail
tnapa perlu menggunakan program-program e-mail client. Layanan seperti ini
dipelopori oleh Hotmail. Saat ini selain Hotmail, terdapat banyak penyedia
layanan Webmail. Contohnya antara lain adalah Yahoo! Mail (mail.yahoo.com),
Gmail (mail.google.com), Lycos Mail (mail.lycos.com) dan web mail Plasa.com
(login.plasa.com). Keuntungan Webmail adalah pemakai dapat mengirim dan
menerima e-mail dari mana saja dengan cukup menggunakan browser.
Email forwarding adalah fasilitas yang memungkinkan pengalihan suatu e-
mail ke alamat e-mail lainnya. Dengan kala talin, mail server yang melayani e-
mail forwarding hanya bertindak sebagai perantara. Cara seperti ini memberikan
keuntungan bagi pemakai bahwa alamat e-mail yang sebenarnya tidak terlihat
oleh orang lain. Namun, kelemahan e-mail ini adalah akan diterima sedikit lama
karena melewati tahapan pengalihan e-mail. Perusahaan web host sering
menggunakan pendekatan seperti ini terhadap kliennya.
1. Sejarah Singkat Surat Elektronik
Sejarah surat elektronik mulai digunakan oleh sebagian orang pada tahun
1960. Sayangnya dalam menggunakan email tersebut, harus menggunakan
jaringan ARPANET. Hal ini karena pada tahun tersebut, jaringan internet masih
belum ditemukan. Kemudian pada tahun 1971, ada seorang ahli komputer yang
bernama Ray Tomlinson mulai memperkenalkan konsep email pertama kalinya.
Ray adalah seorang karyawan di salah satu Lembaga Pertahanan Amerika.
Awalnya Ray melakukan eksperimen pada sebuah program yang bernama
SNDMSG. Program tersebut berfungsi untuk menyimpan pesan dalam komputer,
agar dapat dibaca oleh orang lain. Hasil yang menunjukan sisi positif, akhirnya
Ray melanjutkan kegiatan eksperimen tersebut dengan menggunakan file protokol
yang bernama CYPNET.
Kegiatan eksperimen yang berjalan dengan lancar, membuat program
SNDMSG bisa digunakan untuk mengirim pesan kepada komputer lain. Proses
pengiriman pesan tersebut dilakukan dengan jaringan ARPANET yang
menggunakan beberapa komputer. Ray mengirim email untuk pertama kalinya
berisi QWERTYUIOP.
Pada tahun 1972, Ray mulai mengenalkan tanda @ untuk identitas email.
Fungsi tanda @ adalah untuk memisahkan nama user dengan domain. Kemudian
pada tahun 1980, email sudah dapat digunakan oleh masyarakat luas. Hingga kini,
email masih banyak digunakan oleh masyarakat.

2. Fungsi dan Manfaat Surat Elektronik

Surat elektronik memiliki fungsi dan manfaat yang dapat mempermudah
masyarakat dalam mengirim pesan kepada orang terdekat. Sehingga tidak heran
bila hingga kini masyarakat masih banyak yang menggunakan email.
Berikut fungsi dan manfaat surat elektronik :
o Mengirim dan berbalas pesan dengan mudah.
o Mengirim pesan dengan berbagai format antara lain teks, dokumen, gambar,
audio, dan video.
o Untuk memenuhi salah satu syarat pendaftaran di segala website.
o Untuk media promosi sebuah produk.
o Sebagai identitas pemilik.
o Sebagai media komunikasi secara tertulis yang murah, mudah, dan cepat.

3. Macam-macam Surat Elektronik

Ada berbagai macam surat elektroik yang sering digunakan oleh
masyarakat luas. Masing-masing email, mempunyai kelebihannya sendiri.
Sehingga Anda bisa menggunakan salah satu layanan email yang dapat
mempermudah Anda dalam mengirim pesan.
1. Gmail
Layanan Gmail berasal dari perusahaan google yang dapat Anda
gunakan secara mudah dan cepat. Layanan ini sangat cocok bagi Anda
para pemula yang akan mengirim email. Hal ini karena Gmail
memiliki tampilan yang lebih mudah dipahami oleh para pemula.
Kelebihan Gmail adalah memiliki ruang untuk menyimpan data yang
tidak terbatas. Bahkan Gmail memiliki fitur IMAP yang bisa
digunakan untuk email client layaknya Outlook Express.
2. Yahoo Email Service
 Yahoo Email Service seringkali digunakan oleh masyarakat untuk
mengirim pesan. Hal ini karena layanan Yahoo tersebut, dapat
digunakan secara gratis dan mudah. Kelebihan yang dimiliki Yahoo
Email Service adalah memiliki aplikasi instan bernama Yahoo
Messenger. Dengan aplikasi tersebut, Anda bisa chatting dengan siapa
saja. Sayangnya fitur IMAP dan POP pada Yahoo Email Service,
hanya bisa diakses untuk Indonesia saja.
3. AIM Mail
AIM Mail memiliki tampilan menu yang mudah digunakan untuk
pemula. Kelebihan layanan AIM Mail adalah memiliki perlindungan
email yang sangat bagus dari bahaya spam. Bahkan AIM Mail ini
dapat mengakses IMAP dan POP secara bebas. Sayangnya AIM Mail
ini tidak mempunyai fitur pembagian surat, pelabelan, dan juga folder.
4. Windows Live Hotmail
Windows Live Hotmail memiliki sistem yang sangat aman dan
solid saat digunakan. Kemudian untuk tampilannya sangat mudah
dipahami oleh para pemula. Ketika Anda menerima email baru, maka
akan dilakukan scanning virus terlebih dahulu agar lebih aman.
Namun Windows Live Hotmail ini memiliki kekurangan berupa
aksesnya yang tergolong lambat, karena terlalu banyak fitur di
dalamnya. Selain itu, Windows Live Hotmail hanya memiliki 5 GB
ruang penyimpanan.
5. Inbox.com
Inbox.com akan menyediakan ruang penyimpanan untuk Anda
sebagai pengguna sebesar 30 GB. Kemudian Anda akan mendapatkan
homepage pribadi, saat membuat akun Inbox.com tersebut. Sayangnya
Inbox.com hanya menyediakan ruang penyimpanan 2 GB saja.

4. Jenis-jenis Surat Elektronik

 Elektronik mail memiliki beberapa jenis. Pastinya setiap jenisnya memiliki
kualitas yang tersimpan di dalamnya. Namun dalam setiap jenis surat elektronik,
memiliki kekurangan yang menjadi pertimbangan sebelum menggunakannya.
1. POP Mail
POP Mail merupakan layanan email yang memanfaatkan Internet
Service Provider sebagai penghubungnya. Keunikan dari POP Mail
sendiri adalah bisa membuka email meskipun dalam keadaan tidak
terhubung dengan jaringan internet. Untuk dapat mengakses POP
Mail, Anda harus memiliki email client seperti mozilla thunderbird.
2. Web Based Email
Web Based E-mail adalah salah satu layanan email yang berasal
dari website ternama, seperti Gmail dan Yahoo. Keuntungan
menggunakan Web Based E-mail ini adalah Anda bisa mengecek
email yang masuk kapan saja. Namun kekurangannya adalah Anda
harus memiliki banyak kuota untuk mengecek email Anda.

3. Email Forwarding
Email Forwarding biasanya digunakan untuk meneruskan pesan
yang Anda terima kepada orang lain. Kegiatan ini dapat Anda lakukan
tanpa harus memperlihatkan pengirim email yang asli. Namun layanan
ini hanya bersifat perantara dan membutuhkan waktu pengiriman yang
cukup lama.
F. Peranan Surat Menyurat dalam Organisasi
Dalam kehidupan sehari-hari, bagi kamu yang memiliki rutinitas di
organisasi, entah organisasi kemasyarakatan ataupun kampus. Tentu tidak terlepas
dari komunikasi yang memegang peran penting dalam ranah eksternal dan internal
organisasi tersebut. Tidak hanya koran, televis, radio, gawai, dan lain sebagainya,
serta surat merupakan salah satu dari sekian pilihan yang digunakan untuk
menyalurkan komunikasi ke lain pihak.
Surat adalah alat komunikasi penyampaian informasi secara tertulis dari
satu pihak ke pihak lain. Informasi yang disampaikan tersebut dapat berupa
pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan, pemikiran,
sanggahan, kritikan, dan sebagainya. Bila suatu surat mendapat jawaban atau
balasan maka terjadilah hubungan surat menyurat yang sering disebut
korespondensi. Peranan surat menyurat sangat penting dalam suatu organisasi,
baik organisasi kecil, sedang, ataupun besar. Surat berfungsi sebagai alat
informasi tertulis mengenai suatu hal tertentu secara jelas dan tertulis dan harus
terinci. surat sebagai alat komunikasi dapat mencapai tujuannya. Surat harus
ditulis dengan menggunakan bahasa yang mudah dimengerti, jelas, dan terang
mengenai maksud dan tujuannya (Simorangkir, 2001).

1. Fungsi Surat dalam Organisasi

Keberadaan organisasi dengan hilir-mudik surat-menyurat beserta
pengelolaan surat yang baik menjadi tolak ukur atau parameter seberapa penting
ataui seberapa banyak aktivitas yang dimiliki organisasi tersebut.
Di lain tempat, meski organisasi mempunyai aktivitas yang tinggi. Akan
tetapi jika tidak memiliki atau menyimpan surat-menyurat , maka organisasi
tersebut bisa saja secara administratif di cap sebagai organisasi yang kurang
efektif. Terlebih tidak peduli terhadap pengelolaan surat masuk dan surat keluar.
Jika diperhatikan melalui seberapa pentingnya dan krusialnya kedudukan
dan fungsi surat, begitu juga dengan imbas yang muncul dari ketiadaan surat-
menyurat dalam organisasi, maka pada organisasai memerlukan beberapa orang
yang mempunyai kredibilitas atau kemampuan untuk mengembangkan sistem
surat-menyurat demi organisasi yang lebih baik.
Sesuai dengan pengertiannya, bahwa surat merupakan salah satu cara
menjalin komunikasi antar individu, golongan, organisasi, maupun instansi secara
tertulis. Sesuai dengan perkembangan zaman, saat ini surat tidak hanya berbentuk
lembaran cetak atau hardfile, tetapi sudah tersedia bentuk elektronik, yaitu E-mail
atau Electronics mail.
 Ada beberapa peranan surat bagi organisasi, yaitu :
1. Alat menyimpan ingatan atau pikiran karena surat dapat diarsipkan sehingga
dapat dibuka dan dibaca kembali pada waktu berikutnya bilamana diperlukan.
2. Delegasi atau perwakilan dari penulis pesan atau informasi dengan pasangan
bicaranya, sehingga dapat menggambarkan karakteristik mentalis penulis
sebagai pengirimnya
3. Dokumen bersifat historis(sejarah), karena dapat menunjukan suatu rangkaian
persitiwa seperti surat perubahan dan perkembangan suatu instansi dan atau
organisasi secara yuridis atau administratif
4. Sebagai bukti tertulis otentik suatu kesepakatan bersama beberappa pihak,
seperti surat perjanjian, surat keputusan bersama dan sebagainya
5. Sebagai petunjuk untuk melakukan suatu tindakan, seperti surat tugas, surat
kuasa, surat keputusan, dan atau surat perintrah
6. Alat untuk menjamin keamanan bagi yang mempunyai atau memegangnya,
seperti surat jalan.
Jadi surat masih memegang peranan penting dalam kegiatan baik pribadi,
dinas maupun swasta.

2. Kelebihan dan Kelemahan Surat Bagi Organisasi

A. Kelebihan Surat Bagi Organisasi

Surat sebagai media komunikasi secra tertulis, kini sudah dijadikan sebagai
salah satu pilihan dari sekian media komunikasi lainnya, sebab memiliki
berbagai kelebihan terkhususnhya pada sebuah organisasi, yakni :
1. Bersifat simpel atau mudah
2. Informasi yang tersimpan atau terekam bersifat panjang lebar
3. Dapat dijadikan sebagai media komunikasi yang dapat melindungi
kerahasiaan informasi
4. Tepat sasaran atau efektif karena informasi bisa ditujukan secara
langsung ke tujuan yang dikehendaki pihak pemberi informasi
5. Mudah, murah, dan ekonomis.
B. Kelemahan Surat Bagi Organisasi
1. Keruwetan dalam susunan suratnya
2. Diperlukan waktu untuk sampai kepada pihak yang dituju
3. Dalam surat sering menulis kalimat yang berbelit-belit, bertele-tele,
berulang-ulang, bahkan malah tidak lengkap
4. Memiliki kemungkinan menggunakan ungkapan dari gagasan yang
kurang dan atau tidak sopan, terlalu merendah, agak kasar atau terlalu
memuji
5. Penggunaan beberapa istilah yang kurang dan atau tidak sesuai
6. Bagi surat yang ditulis tangan, memiliki bentuk tulisan tidak jelas jika
dibaca
7. Penggunaan tata bahasa yang kurang atau tidak tepat
8. Penggunaan huruf besar atau kapital yang tidak sesuai kaidah
9. Penulisan tangan atau pengetikan yang ceroboh, huruf (font) yang
bertumpuk, tidak sejenis, dan terkesan kotor
 BAB III
PEMBAHASAN

A. Hasil
Pada bab ini penulis akan menjawab dan menjelaskan mengenai Tinjauan
Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar serta Pengarsipan Surat Pada SPMPI
Rektorat Universitas Harapan Medan”.

1. Gambaran Umum SPMPI Universitas Harapan Medan

A. Sejarah SPMPI Universitas Harapan Medan
Operasional perguruan tinggi Universitas Harapan Medan pada dasarnya
berawal dari operasional empat perguruan tinggi yang berbeda, yang kemudian
digabungkan. Yang pertama, Yayasan Pendidikan Harapan melalui SK No.
005/B-SK/69 tertangal 31 Desember 1969 mensyahkan berdirinya Akademi
Bahasa Asing (ABA) Yayasan Pendidikan Harapan, yang selanjutnya menjadi
cikal bakal terbentuknya Sekolah Tinggi Bahasa Asing (STBA) Harapan Medan.
Yang kedua, tahun 1974, melalui SK Yayasan Pendidikan Harapan No. 002/8-
SK/74 membuka Akademi Sekretariat & Manajemen (ASM) Harapan.
Selanjutnya sesuai SK Koordinator Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I No. 36
Tahun 1976 tentang Persetujuan Pemberian Status Terdaftar bagi ASM.
Dikuatkan SK Koordinator Perguruan Tinggi Swasta Wilayah I No. 37 Tahun
1976 tentang Surat Keterangan Terdaftar bagi ASM. Pada tahun 1986 Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan (Mendikbud) Republik Indonesia mengeluarkan SK
No. 0378/O/1986 tentang Penetapan Status Disamakan. Kemudian ASM Harapan
berubah menjadi Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi (STIE) Harapan, sesuai SK
Mendikbud RI No. 0317/O/1989, dan dikuatkan dengan SK Mendikbud RI No.
0318/O/1989 tentang Penetapan Kembali Status Disamakan. Yang ketiga adalah
pendirian Akademi Teknik Harapan didirikan melalui SK Mendikbud RI
No.0195/0/1981 pada tanggal 8 Juni 1981. tahun 1981. Sejalan dengan
perkembangan kebutuhan Bangsa dan Negara akan Tenaga Teknik yang
profesional, maka dikembangkanlah Akademi Teknik Harapan menjadi Sekolah
Tinggi Teknik Harapan, yang dikukuhkan pada tanggal 15 Desember 1989
dengan SK Mendikbud RI No.0779/O/1989, sekaligus Status Terdaftar dengan
SK Mendikbud RI No.0780/O/1989. Yang keempat adalah AMIK Harapan
Medan yang sebelumnya adalah AMIK Kesatria Medan, Pada tahun 2009, AMIK
Harapan Medan diambil Kelola oleh Yayasan Pendidikan Harapan, melalui SK
PT 1668DTK-I2009 dan Tanggal SK PT 30 Maret 2009. Program studi yang
dikelola AMIK Harapan Medan adalah D3 Manajemen Informatika. Selanjutnya
program studi ini menjadi bagian dari Fakultas Teknik dan Informatika
Universitas Harapan Medan. (Universitas Harapan Medan – Universitas Harapan
Medan, 2019)

B. Visi, Misi, dan Tujuan SPMPI Universitas Harapan Medan

1. Visi SPMPI
Menjadi Satuan penjaminan Mutu yang unggul dalam mendukung
tercapainya Universitas Harapan Medan sebagai solusi bagi Provinsi
Sumatera Utara dan Nasional pada tahun 2025“.
2. Misi SPMPI
 Misi Satuan Penjaminan Mutu adalah:
a. Menyelenggarakan sistem sitem penjaminan mutu, yang dapat
mendukung tercapainya sistem pendidikan, penelitian, pengabdia pada
mayarakat, kerjasama dan pengembangan organisasi yang dapat
berkompetisi di Provinsi Sumatera Utara dan Nasional.
b. Menyelenggarakan pengawasan internal dan audit internal yang
profesional dan terukur.
3. Tujuan SPMPI
Tujuan Satuan Penjamin Mutu adalah:
a. Mengutamakan sikap profesional mengacu kepada standart nasional
pendidikan tinggi menuju persaingan organisasi ditingkat Provinsi
Sumatera Utara dan Nasional.
b. Mewujudkan satuan penjaminan mutu yang menjadi rujukan bagi
organisasi penjaminan mutu bagi Universitas lainnya.
c. Memprofesionalkan pengelolaan satuan penjaminan mutu.
C. Nilai Dasar & Logo

UnHar memiliki lambang yang berbentuk bulatan yang di dalamnya berisi

huruh i, i, dan A berwarna merah jingga, hijau, kuning, putih, hitam, dan biru.
Desain logo adalah paduan kaligrafi Arab dan susunan simbol minimalis.
Minimalis bukan hanya isyarat tentang zaman milenial, namun juga salah satu
tehnik pembuatan logo atau lambang, sehingga visual tersebut gampang
dimengerti, diingat dan mudah diterapkan dalam aplikasinya. Baik pada bidang 2
dimensi, atau 3 dimensi.Konfigurasi garis-garis dan titik pada logo ini
melambangkan era digital yang kini merambah ke segala aspek kehidupan,
termasuk pendidikan.
 Sedangkan bentuk lingkaran, selain menjadi latar belakang, dapat pula
diartikan sebagai soliditas, keutuhan, atau pemersatu unsur-unsur kaligrafi,
sebagaimana sistem pendidikan yang terpadu. Namun, flesibilitas kaligrafi pada
logo memungkinkan lingkaran tersebut dilepas. Secara estetika, tidak mengurangi
keindahan atau pun kemungkinan lain: yaitu tetap bagus penerapannya pada
semua unsur promosi atau pun pada keperluan public relation.

D. Fungsi dan Tugas SPMPI

1. Fungsi SPMPI
Sebagai perangkat Rektor, SPMPI berfungsi menyelenggarakan proses
penjaminan mutu terhadap program dan kegiatan institut di Satuan Akademik,
Satuan Kekayaan dan Dana, dan Satuan Usaha Komersial dalam upaya mencapai
indikator kinerja yang telah ditetapkan untuk kurun waktu tertentu. SPMPI
menjamin perbaikan secara menerus pelaksanaan dan capaian program dan
kegiatan Institut.

2. Tugas SPMPI
a. Mengembangkan perangkat dan panduan penjaminan mutu program
akademik pendidikan, penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat, serta program dan kegiatan non-
akademik, yang sifatnya umum.
b. Mengkordinasikan pelaksanaan kegiatan penjaminan mutu program
akademik dan non-akademik Satuan Akademik,
Satuan Kekayaan dan Dana, dan Satuan Usaha Komersial.
c. Melaksanakan kajian-kajian terhadap hasil pelaksanaan penjaminan mutu
yang dilaksanakan oleh Satuan
Akademik, Satuan Kekayaan dan Dana, dan Satuan Usaha Komersial.
d. Menyampaikan hasil kajiannya kepada Rektor, dengan tembusan sebagai
masukan untuk Senat Akademik dan
Majelis Wali Amanah.
 3. Tugas – Tugas Khusus SPMPI
a. Melakukan asesmen mutu program, kegiatan dan layanan manajemen pada
unit kerja di Satuan Akademik (SAk), SUK serta SKD Universitas
Harapan Medan.
b. Memandu, memfasilitasi dan mengkoordinisasikan terlaksananya
akreditasi program studi dan akreditasi institusi/kelembagaan Universitas
Harapan Medanoleh Badan/Lembaga Akreditasi dalam dan luar negeri.
c. Memandu, memfasilitasi dan mengkoordinasikan terlaksananya kegiatan
sertifikasi manajemen mutu (quality
management) dan sertifikasi standar penjaminan mutu (quality assurance
standards) pada unit kerja di lingkungan
Universitas Harapan Medan.
d. Memberikan layanan penjaminan mutu berupa pendampingan jaminan
mutu dan akreditasi program studi; pendampingan jaminan mutu
kelompok keilmuan/keahlian dan layanan manajemen baik di lingkungan
Universitas Harapan Medan maupun di lingkungan Perguruan Tinggi /
Institusi Mitra. (Fungsi dan Tugas SPM – Satuan Penjaminan Mutu, 2019)
E. Struktur Organisasi
Kegiatan penjamin mutu dilakukan baik pada bidang akademik (pelaksana
akademik dan penunjang akademik) maupun pada bidang non-akademik dan
administrasi (pelaksana administratif). Oleh karena itu organisasi penjamin mutu
harus disesuaikan dengan ruang lingkup tersebut. (Berita Univ, 2012)
 2. Deskripsi Surat yang Diterapkan SPMPI Universitas Harapan Medan
a. Bentuk Surat yang Digunakan SPMPI Universitas Harapan Medan

Secara umum setiap instansi/universitas/perusahaan memiliki kesamaan

dalam penulisan surat. Dimana, menggunakan surat resmi dalam menjalankan
aktivitas/kegiatan surat menyurat baik secara internal dan eksternal. Bentuk surat
yang digunakan oleh SPMPI Universitas Harapan Medan ialah menggunakan
bentuk surat resmi dimana secara umum digunakan untuk keperluan internal
mengirim surat kepada sub bagian di rektorat UnHar, Fakultas, dan eksternal
menjalin kerjasama dengan universitas lainnya. Namun, pada dasarnya tugas
pokok SPMPI itu sesuai dengan pemberian namanya dimana memperhatikan
kualitas internal universitas baik dosen, mutu pendidikan, standar mata kuliah,
dan semua yang berkaitan dengan internal universitas. Kemudian, SPMPI
Universitas Harapan Medan memiliki tugas unutk membuat sebuah dokumen,
manual, dan formulir-formulir karena pada Perguruan Tinggi terdapat berbagai
macam dokumen yang digunakan untuk mengimplementasikan SPMPI di
Universitas Harapan Medan. Secara umum, fungsi dari dokumen tersebut adalah
untuk mencatat dan merekam implementasi SPMPI Universitas Harapan Medan
sehingga penetapan, pelaksanaan, evaluasi, pengendalian, dan peningkatan
Standar SPMPI Universitas Harapan Medan dapat dipantau dari waktu ke waktu.
(Spmi et al., 2016)
 b. Penomoran Surat
Penomoran surat di SPMPI Universitas Harapan Medan sama seperti
penomoran surat resmi lainnya namun yang membedakannya dengan
Universitas/Instansi lainnya adalah kode yang digunakan oleh Universitas terkait,
karena setiap Universitas/Instansi memiliki kode khusus tertentu selain kode pada
umumnya. Sebelum melakukan penulisan dan penomoran surat, SPMPI juga
memperhatikan termasuk golongan surat apakah surat yang sedang dibuat dan
digunakan dalam hal apa. Contoh : Surat Tugas (ST), begitu juga dengan surat
yang lainnya. Berikut langkah-langkah penomoran surat yang dilakukan oleh
SPMPI Universitas Harapan Medan :

Nomor : 09/SK/11-SA/OT/2011

Dalam contoh pembuatan nomor surat diatas dapat dijelaskan lebih lanjut
bahwa:
 Kode 09: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh SPMPI tersebut (09
berarti surat yang dikeluarkan tersebut merupakan surat kesembilan yang
dibuat atau dikeluarkan SPMPI Universitas Harapan Medan )
 Kode SK : Menunjukan bahwasanya surat itu merupakan Surat Keputusan.
 11_SA : Penomoran untuk kode hal yang dibahas misalnya pada contoh
artinya surat nomor 11 tentang Senat Akademik, bisa dikatakan nomor itu
difungsikan untuk mengetahui bahwa segala surat mengenai Senat
Akademik dikodekan dengan 11.
 OT : Hal yang dibahas yaitu tentang Organisasi dan Tata Kerja
 2011: Tahun berjalan dari pembuatan surat
Dalam menulis nomor surat letak nomor surat diletakkan pada posisi atas
kiri dibawah kop surat. Nomor surat juga terletak di atas tulisan lampiran atau
perihal. (Cara Membuat Penomoran Surat Dinas, 2020)
Nomor : 09/SK/11-SA/OT/2011
Lampiran :  –
Perihal : Surat Keputusan
 Demikian penomoran surat yang dilakukan oleh SPMPI Universitas
Harapan Medan begitu pula dengan penulisan surat lainnya.
c. Proses Penangan Surat Masuk dan Surat Keluar di SPMPI
Universitas Harapan Medan
1. Proses Penanganan Surat Masuk
a. Penerimaan
Jika surat dikirimkan melalui e-mail SPMPI Universitas Harapan
Medan, maka surat akan masuk pada kotak pesan/inbox e-mail
dan akan menunggu tindakan selanjutnya oleh anggota SPMPI
Universitas Harapa Medan. Jika surat dikirmkan melalui pos
maka surat terlebih dahulu disampaikan kepada security
kemudian dilakukan pengecekan setelah sesuai maka surat
dibawakan kepada alamat yang dituju yaitu SPMPI Universitas
Harapan Medan.

b. Penyortiran
Penyortiran yang dimaksud adalah menggolongkan surat kepada
jenis surat apakah surat ini berasal dari instansi/universitas yang
sring melakukan pengiriman surat atau tidak.
c. Pencatatan
Melakukan pencatatan surat masuk di buku agenda masuk,
melakukan pengecekan lampiran, kemudian dilampiri lembar
disposisi serta membubuhi dnegan stempel SPMPI Universitas
Harapan Medan.
d. Pengarahan dan Penerusan
Surat masuk harus disertai atau dilampiri lembar disposisi (action
slip) oleh sekretaris, surat masuk yang telah dilengkapi lembar
disposisi diteruskan kepada pimpinan SPMPI Universitas
Harapan Medan setelah mendapat tanggapan maka dikembalikan
 kepada sekretaris dan segera melakukan pengolahan sesuai
dengan disposisi.
e. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan SPMPI
dilaksanakan oleh sekretaris dengan metode kearsipan yang
berlaku. Prosedur kearsipan dinamis dalam menata file (arsip)
mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Meneliti tanda-tanda, berkas sudah dapat disimpan (realease
mark). Tanda-tanda diberikan di bagian lembar diposisi
dengan kata-kata dep (deponeren: disimpan) atau file, ataupun
kata-kata yang dapat memberikan petunjuk, bahwa perlu
dilakukan penyimpanan digaris bawahi.
2. Mengindeks
3. Memberi kode dan menyortir
4. Menyimpan kedalam folder (map tertentu, dan Menata arsip).
(Memenuhi et al., 2015)

2. Proses Penanganan Surat Keluar

a. Pembuatan Konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah
pembuatankonsep. Ada beberapa hal yang dapat membantu
membuat konsep surat dengan baik, yaitu :
b. Penetapan tujuan.
Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat
dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat
tersebut. Dengan mengetahui tujuan akan dapat diketahui isi dan
macam surat yang akan dibuat. Menyediakan informasi
pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam
surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung
yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan
 terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah
dalam proses penyusunan konsep surat. Mengetahui calon
penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini
akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang
cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat. Kemudian
dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep
tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya.
Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik
seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.
c. Persetujuan konsep.
Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh
pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal
ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat. Untuk
surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman
dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-
departemen tadi. Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi,
maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan
membubuhkan parafnya pada konsep surat.
d. Pemberian nomor surat
Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau
diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam
pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas,
sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor
surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-
kode tertentu, misalnya 231/K/SK/IX/08.
e. Pengetikan konsep
Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam
proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai
berikut;
 diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
  dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
 memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting
dahulu, dilihat dari segi waktu pengirimannya dan isinya.
Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses
pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan
bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada
pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu
harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.
Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan
dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara
memperbanyak.
f. Penanda tanganan surat
Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua
kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani.Yang
dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop,
lampiran-lampiran, dan sebagainya. Yang berhak menandatangani
adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap
isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang
telah memberikan parafnya pada konsep surat tersebut.
g. Pemberian cap stempel organisasi
Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi
cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan
mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab
langsung terhadap surat yang bersangkutan.
h. Pencatatan surat keluar
Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda
Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan
surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.
(Proses surat keluar dalam pemberian nomor surat dilakukan
sesudah?, 2016)
d. Peran Surat Mennyurat di SPMPI Universitas Harapan Medan