Nama : Riatun Sukmawati

Nim : 4A20200086
Makul : Aplikasi Komputer Bisnis
TEKNIK MEMBUAT SURAT DINAS DI WORD
Pengertian Surat Dinas
Surat Dinas adalah surat yang ditulis dalam situasi dan kepentingan formal, Surat ini
ditujukan untuk keperluan kedinasan baik pemerintah maupun swasta. Bentuknya berupa
pengumuman, surat ijin, surat tugas dan lain sebagainya, dalam berbagai contoh surat dinas
umumnya memiliki beberapa kesamaan. Dari situ, dapat diketahui bahwa surat dinas
menggunakan bahasa formal sesuai dengan PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa
Indonesia) dan juga susunannya tertata rapi mengikuti format baku yang telah ada.
Fungsi Surat dinas
Secara umum fungsi surat dinas adalah Sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya
yaitu sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyamapaikan pesan atau informasi. Akan
tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penuli untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.
Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipka dan dapat dilihat lagi
jika diperlukan
3. Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam diatas putih, terutama surat surat perjanjian
5. Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang selanjtunya
sebagai bukti sejarah, seperti pada surat surat tentang perubahandan perkembanagan
suatu instansi, yuridis dan adminstratif.
Teknik menulis surat dinas di word
Saat menyusun surat dinas, perlu diperhatikan strukturnya dengan cermat. Berikut ini adalah
struktur yang perlu dibuat saat menulis surat dinas dan bagaimana cara membuatnya :
1. Kepala atau Kop Surat
Kop surat adalah bagian paling atas yang perlu dibuat saat menyusun surat dinas. Bagian ini
berfungsi sebagai identitas lembaga yang mengeluarkan surat dinas. Biasanya, kop surat
dibuat dengan mencantumkan logo organisasi, nama organisasi, alamat, nomor telepon, serta
email.
Cara membuat kepala atau kop surat:
a. Cara Membuat Kop Surat Secara Manual
1) Buka lembar kerja baru di Microsoft Word
yakni lembar kerja yang akan diisi dengan badan surat
2) Klik menu Insert
 kemudian klik sub menu Header dan selanjutnya pilih Blank Header.
3) Mulailah mendesain kop surat sesuai kebutuhan
letakan kursor di area Type text yang tersedia di lembar kerja, Ketik nama
perusahaan, alamat, nomor telepon, dan detail informasi lain yang ingin dicantumkan
di kop surat, Kemudian untuk logo perusahaan bisa masuk ke menu Insert dan pilih
Picture. Pilih gambar logo yang tersimpan di perangkat.
4) Buat Garis Lurus Pembatas
Sedangkan untuk membuat garis pembatas antara kop surat dengan badan surat bisa
masuk ke menu Insert, Shapes, dan tarik garis di area dimana garis pembatas akan
dibuat. Berikut detailnya.
5) Buat Garis Lebih Tebal
Supaya garis pembatas lebih tebal, maka bisa melakukan pengaturan di menu Format
yang tersedia. Lalu pilih Shape Outline dan pilih lagi Weight. Detailnya ada pada
gambar berikut.
6) Periksa hasil akhir
Desain kop surat bisa dibuat lebih atraktif, sesuaikan dengan tingkat kebutuhan
maupun permintaan dari atasan.
b. Cara membuat kop surat secara otomatis
1) Buka lembar kerja baru di Microsoft Word, dimana surat akan dibuat dan juga
ditambahkan kop surat.
2) Saat jendela New Document muncul di layar, maka pilih Letters dan kemudian pilih
template kop surat yang sesuai dengan keinginan. dan terakhir klik tombol Create.
3) Maka template yang dipilih akan muncul di lembar kerja, dan bisa mengedit informasi
apa saja yang akan dimasukan ke dalam kop surat.
4) Simpan dokumen dan cetak kemudian dikirimkan ke alamat penerima surat tersebut.
2. Tanggal Surat
Bagian ini mengindikasikan waktu keluar dari surat dinas tersebut.
Cara membuat tanggal surat:
Penulisannya diawali dengan tanggal, bulan dan tahun. Letak penulisanya berada di bagian
atas pojok kanan. Untuk surat resmi seperti surat dinas posisi penulisan tempat tanggal berada
di bawah kop surat.
3. Nomor Surat
Dalam berbagai contoh surat dinas, akan didapati adanya bagian yang disebut nomor surat.
Keberadaan nomor surat sangat penting dalam surat dinas, karena menjadi sarana untuk
mempermudah proses pengarsipan surat.
Cara membuat Nomor surat:
Dalam menulis nomor surat, letak nomor surat di atas kiri di bawah kop surat. Nomor surat
juga terletak di atas tulisan lampiran atau perihal. Nomor surat terdiri atas:
a. Kode nomor surat
b. Jumlah urutan surat yang dikeluarkan,
c. Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
d. Bulan Berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
e. Tahun Berjalan.
Dalam surat nomor resmi, ke-5 komponen tersebut harus ditentukan dan dipisahkan oleh
garis miring (/).
4. Perihal
Bagian ini berisikan perihal pembuatan surat dinas secara singkat dan jelas.
Cara membuat perihal:
Perihal berbentuk frase yang dimulai dengan huruf besar dan tidak diakhiri tanda titik serta
tidak diberi garis bawah.
5. Alamat
Surat dinas perlu mencantumkan alamat penerima. Penulisan alamat dapat memudahkan
pihak pengirim untuk menyampaikan surat ke alamat yang tepat.
Cara membuat alamat:
a. Kata "Kepada".
Kata ini merupakan penjelas surat tersebut akan dikirimkan kepada siapa. Namun dalam
penulisannya bahwasanya kata ini tak wajib ditulis.
b. Kata "Yth".
Yang Terhormat atau sering disingkat menjadi Yth. bertujuan untuk
memmemberikankan kesan aktual pada surat yang disampaikan. Oleh akhirnya kata ini
wajib ditulis apabila surat tersebut akan dituju kepada seseorang. Jika surat tersebut
dikirimkan pada perusahaan maka kata Yth tak perlu ditulis.
c. Gelar.
Gelar merupakan hal yang penting dalam penulisan surat untuk orang yang dituju. Hal
ini alasannya ialah hal tersebut akan menandakan perilaku sopan dan hormat kepada
orang yang dituju. Penulisan jabatan juga harus ditulis secara sempurna baik itu gelar
akdingin dan damaiik maupun non akdingin dan damaiik serta gelar keagamaan.
d. Alamat.
Alamat merupakan hal yang sangat penting dalam penulisan surat. Penulisan alamat
harus terang supaya surat tersebut tak salah atau tersasar ke daerah yang bukan daerah
tujuannya. Maka dari itu dalam penulisan alamat harus menyertakan alamat tidak ada
yang kurang dari alamat yang dituju.
6. Lampiran
Bagian ini berguna untuk menginformasikan ada tidaknya berkas yang terlampir dalam surat
dinas.
Cara membuat lampiran:
a. huruf awal lampiran ditulis dengan huruf kapital
b. singkatannya adalah lamp
c. jumlah yg dilampirkan ditulis dengan huruf
d. jika surat yg dikirim tidak dengan lampiran, maka kata lampiran tidak ditulis
e. pada akhir garis tidak dibubuhkan tanda titik
f. baris itu tidak dibubuhkan garis bawah
g. spasi di jarang jarangkan
h. penulisan kata lampiran diikuti tanda titik dua
7. Salam Pembuka
Gunakan salam pembuka sebagai bentuk penghormatan. Namun, pastikan kalau kamu
memakai salam pembuka yang bersifat formal.
Cara membuat salam pembuka:
Dengan menuliskan kata Dengan hormat atau kata sejenisnya kemudian dilanjutkan isi surat
8. Isi Surat
Bagian isi merupakan inti dari sebuah surat dinas. Di sini perlu menjelaskan maksud serta
tujuan dari surat dinas dengan bahasa yang ringkas, detail, dan padat. Hindari cara penulisan
yang panjang dan bertele-tele.
9. Salam Penutup
Keberadaan salam penutup merupakan pelengkap dari salam pembuka yang ada di bagian
sebelumnya. Pemakaian salam penutup merupakan bagian dari sopan santun dan bentuk
penghormatan kepada penerima dan sekaligus penutup surat.
Cara membuat salam penutup:
Penulisanya pada pojok kanan bawah, tepatnya diantara paragraph penutup dan tanda tangan
pengirim surat, ditulis dengan huruf kapital pada huruf awal dan unsur yang pertama.
Sedangkan huruf awal pada unsure selanjutnya ditulis dengan huruf kecil. Kemudian sertakan
tanda koma pada akhir salam penutup.
10. Nama dan Stempel
Kamu perlu mencantumkan nama pejabat yang bertanggung jawab atas surat dinas tersebut.
Sebagai pelengkap, cantumkan tanda tangan serta stempel lembaga yang menerbitkan surat
dinas. Diletakan pada bagian kanan bawah
11. Tembusan
Bagian terakhir, kamu dapat mencantumkan tembusan atau pihak lain yang perlu mengetahui
informasi pada surat dinas.
Susunan struktur dinas tersebut berlaku secara umum. Meski begitu, terkadang akan dijumpai
surat dinas memiliki struktur tersebut secara lengkap. Jadi, kamu dapat menyesuaikan
penggunaan struktur dengan tujuan pembuatan surat dinas.