RESUME MANAJEMEN PERKANTORAN

ADMINISTRASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN

Dosen Pengampu :

Dr. LENY MARLINA, M.Pd.I

Disusun Oleh:

BELLA NADELIA

(1830203090)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI RADEN FATAH

PALEMBANG

2020
 PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Pada era globalisasi sekarang ini sudah banyak perkembangan
teknologi informasi yang penerapannya sudah banyak di berbagai bidang,
untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang cepat, tepat dan akurat.
Bagi perusahaan yang memiliki data dalam kapasitas yang besar
memerlukan suatu sistem agar data dapat diorganisir dengan baik untuk
menghasilkan kinerja yang maksimal. Dengan adanya dukungan teknologi
informasi, data tersebut dapat diorganisir menjadi suatu basis data.
Menurut (Honni, 2011) Perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang
terintegrasi baik dalam pengolahan data dan penyimpanan data maupun
pengolahan terhadap arus transaksi yang berdasarkan pada basis data
sehingga dalam melakukan proses bisnisnya dapat cepat, akurat dan dapat
diandalkan sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja
perusahaan.
Masalah administrasi pembelian, persediaan, maupun penjualan
barang merupakan salah satu permasalahan yang selalu dihadapi oleh para
penggambil keputusan, baik dalam bidang pembelian barang maupun
dalam bentuk penjualan barang itu sendiri. Sistem administrasi penjualan
dibutuhkan karena pada dasarnya permintaan yang tidak beraturan dan
kinerja yang masih tergolong manual tanpa adanya basis data pendukung
serta proses administrasi yang terorganisir dilakukan untuk menjamin
adanya kepastian dalam pencatatan data produk yang ada serta
memudahkan dalam pencatatan penjualan, pembelian maupun persediaan
barang itu sendiri sehingga dapat terselesaikan pada waktu yang lebih
singkat dan tentu akan lebih mudah dan juga dapat tercatat secara
terstruktur ke dalam database sehingga data yang di kumpulkan akan lebih
efektif dan efisien.

1
 PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Penjualan dan Pembelian

Administrasi penjualan adalah suatu aktivitas atau bisnis menjual produk
dan dalam proses ini penjualan atau penyedia barang memberikan kepemilikan
suatu komoditas kepada pembeli untuk suatu harga tertentu. Penjualan
dilakukan melalui berbagai metode, seperti penjualan langsung, dan melalui
agen penjualan. Dalam administrasi penjualan, personil selling merupakan
aspek penting dari taktik promosi perusahaan. Ketika digunakan dengan benar
dan dilakukan dengan baik, itu ialah faktor utama dalam generasi volume
penjualan. Ini adalah kepingan dari promosi yang membawa unsur manusia
dalam transaksi pemasaran. Hal ini dapat meningkatkan kepercayaan
pelanggan kepada supplier, memungkinkan pembeli untuk segera bertindak,
dan menyederhanakan penanganan problem pelanggan. Ini adalah kiprah dan
sifat fungsi bisnis yang diawasi manajemen penjualan. Secara singkat dalam
tugas utama dari manajer sales (penjualan) akan selalu berkaitan langsung
dengan personalitas (penjualan) tidak berenti hanya sampai disini. Tugas lain
seorang manajer sales (penjualan) selalu berkaitan juga dengan bagaimana ia
akan mengorganisasikan kegiatan sales (penjualan) yang berlangsung baik
diluar maupun di dalam perusahaan.1 Adapun beberapa manfaat yang didapat
pelanggan dalam proses penjualan, yaitu sebagai berikut:
1. Untuk meningkatkan level kepercayaan kepada perusahaan
Ketika perusahaan memiliki proses penjualan yang pasti, tentu
pelanggan dapat dengan mudah menerka apa yang akan dilakukan oleh
perusahaan selanjutnya. Mereka semakin percaya dengan perusahaan
dan tidak lagi memilki rasa kekhawatiran terhadap perusahaan tersebut.
karena kepercayaan yang lebih tinggi, ia pun akan lebih mudah untuk
dapat melakukan pembelian-pembelian selanjutnya.
2. Pelanggan dapat mengambil keputusan secara objektif untuk
menentukan solusi yang tepat

1
Grant Stewart. Sukses Manajemen Penjualan. (Jakarta: Erlangga, 2005). Hal 7-8

2
 Jika pelanggan sudah senang dengan pelayanan perusahaan yang
tidak ribet menurut mereka, ditambah dengan kualitas produk yang
sudah sesuai dengan kebutuhan, pelanggan pun akan lebih objektif
dalam mengambil keputusan untuk memilih produk. Pelanggan pun
tidak akan dengan mudah terpengaruh ketika ada perusahaan lain yang
mencoba mengubah keputusannya.

3. Pelanggan yakin saran adalah solusi yang benar

Setiap perusahaan yang sudah mendapatkan kepercayaan dan
merasa puas dari pelanggan. Pelanggan akan merasakan manfaat dimana
ia akan selalu yakin bahwa solusi dari perusahaan adalah yang benar-
benar sesuai dengan kebutuhan mereka. Yang artinya adalah perusahaan
juga mendapatkan penjualan yang mereka lakukan dan jalankan saat ini.
Administrasi pembelian adalah proses kegiatan kerja sama
sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu yakni pengadaan
barang yang diperlukan oleh perusahaan. Sistem yang digunakan
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan
adalah sistem kegiatan pembelian. Dalam transaksi pembelian terdapat
transaksi pembelian tunai dan pembelian kredit. Fungsi dari suatu
penyelenggaraan administrasi pembelian yang baik adalah jumlah
pengeluaran jelas, jumlah pendapatan lebih terkontrol, perhitungan
keuntungan dari pembeliaan dapat dihitungkan. Pembelian adalah suatu
peristiwa atau tindakan yang dilakukan oleh kedua belah pihak dengan
tujuan menukarkan barang atau jasa dengan menggunakan alat transaksi
yang sah dan sama-sama memiliki kesepakatan dalam transaksinya.2

B. Tujuan dan Fungsi Administrasi Penjualan dan Pembelian

Tujuan dan fungsi administrasi penjualan dan pembelian sangat
penting bagi suatu perusahaan dalam memberikan penyediaan barang yang
sesuai dengan kualitas barang tersebut. Tujuan dan fungsi juga memiliki

2
Bilson Simamora. Memenangkan Pasar dengan Pemasaran Efektif dan Profitabel.
(Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2003). Hal 114

3
 fungsi dan tujuan penting dalam kehidupan organisasi bahkan di negara atau
perusahaan-perusahaan lainnya. Dengan adanya tujuan tersebut, maka tugas
akan berjalan dengan baik dan mencapai tujuan sesuai yang diinginkan.
Menurut Swasta (2008), tujuan dari penjualan bagi suatu perusahaan
pada umunya terdapat beberapa tujuan, yaitu:
a. Berusaha mencapai volume penjualan tertentu
b. Berupaya untuk mendapatkan keuntungan atau profit yang melebihi biaya
yang dikeluarkan
c. Menunjang pertumbuhan perusahaan
Dari ketiga penjualan tersebut tidak sepenuhnya dilaksanakan oleh
para penjual akan tetapi dibutuhkan kerja sama yang baik seluruh elemen
dalam suatu perusahaan tersebut.3

Menurut M. J. Pearson (2005), fungsi penjulan dapat terbagi menjadi

beberapa fungsi, yaitu sebagai berikut:
a. Fungsi perencanaan dan pengembangan produk
Pihak penjual harus menawarkan produk yang dapat memenuhi
kebutuhan dan keinginan pembeli.
b. Fungsi mencari kontrak
Di dalam fungsi ini terdiri dari tindakan mencari serta mengalokasikan
pembeli yang dilakukan penjual kontrak dan mempertahankan pembeli.
c. Fungsi menciptakan permintaan
Dalam fungsi ini penciptaan permintaan ini mencakup seluruh usaha
yang dengan dilakukan oleh penjual untuk mendorong pembeli untuk
membeli produk mereka.
d. Fungsi mengadakan perundingan
Syarat dan situasi penjualan harus di rundingkan oleh penjual dan pembeli.
e. Fungsi kontraktual

3
Freddy Rangkuti. Teknik Membuat Rencana Pemasaran Berdasarkan Customer Values
dan Analisis Kasus. (Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama, 2002). Hal 154-155

4
 Fungsi ini terdiri dari persetujuan akhir untuk melaksanakan penjualan
inklusif transfer hak pemilik.
Tujuan utama dari proses pembelian menurut Nugroho Widjajanto
adalah menyediakan sumber daya yang diperlukan organisasi perusahaan
dengan cara yang efisien dan efektif. Tujuan tersebut dapat dirinci lebih lanjut
yaitu sebagai berikut:
a. Melaksanakan pembelian dari rekanan yang handal
b. Membeli barang dengan kualitas yang baik sesuai dengan yang diinginkan
c. Memperoleh barang dengan harga yang pantas
d. Hanya membeli barang yang disetujui dan sesuai dengan tujuan
perusahaan
e. Mengelola barang secara sehat sehingga selalu tersedia manakala
dibutuhkan oleh perusahaan
f. Hanya menerima barang yang sudah dipesan, dan harus menerima semua
barang yang dipesan
g. Menerapkan pengendalian barang yang disimpan dan diterima secara
sehat untuk menghindari berbagai kemungkinan yang merugikan.
Dalam fungsi pembelian persediaan barang sangat penting bagi
perusahaan. Agar persediaan selalu tersedia, untuk kemudian dapat dijual,
perusahaan harus memperhatikan sistem pembelian yang ekonomis dan
efektif yang dapat menjamin ketersediaan barang sesuai dengan
permintaan pelanggan. Adapun beberapa fungsi pembelian yaitu memiliki
tanggung jawab, sebagai berikut:
a. Menentukan kuantitas barang yang akan dibeli secara tepat
b. Menentukan waktu penerimaan barang yang tepat
c. Menentukan rekanan pemasok barang yang tepat4

C. Jenis Administrasi Penjualan dan Pembelian

Dalam administrasi penjualan dan pembelian, administrasi penjualan
bertugas dalam mencatat suatu pesanan dari calon pembeli yang masuk dan

4
Samiaji Sarosa. Sistem Informasi Akuntansi. (Jakarta: Grasindo, 2009). Hal 26

5
 juga pembuat faktur-faktur penjualan serta pengawasan realisasi penjualan.
Dalam administrasi pembeliaan, yaitu dapat bertugas dalam mencatat pesanan-
pesanan dan pengawasan penyelenggaraana. Seperti pengawasan atau faktur
pembelian, pencatatan perjanjian pembeli dan dalam pengurusan kartu-kartu
barang yang dibeli dari berbagai suatu penjualan. Adapun terdapat jenis
penjualan yang ada dan dapat disesuaikan dengan situasi dan kondisi usaha,
yaitu sebagai berikut:
a. Trade Selling adalah jenis kegiatan penjualan yang dilaksanakan oleh
trader atau pedagang kepada pembeli grosirnya atau pedagang lain yang
akan menjual kembali produk tersebut.
b. Technical Selling adalah jenis penjualan yang mencoba untuk dalam
melakukan pendekatatan persuasif kepada konsumennya. Pedagang
berusaha menberikan penjelasan atau tips-tips kepada pelanggan atau
konsumen terkait dengan produk yang dijualnya.
c. Missionary Selling adalah usaha penjualan yang dilakukan si penjual
untuk meningkatkan volume penjualannya. Pengertian volume penjualan
adalah jumlah produk yang berhasil dijual oleh pedagang kepada pembeli.
d. New Business adalah aktivitas dalam menciptakan berbagai transaksi baru
melalui merubah calon konsumen menjadi pelanggan setia.5

Dalam suatu administrasi penjualan ada beberapa jenis penjualan

menurut Dendawijaya (2009), yaitu sebagai berikut:
a. Penjualan tunai
Penjualan tunai adalah penjualan yang dilakukan ketika terjadinya
penyerahan barang dari penjualan kepada pembeli atau ketika terjadinya
transaksi jual beli.

5
Baru Swastha. Materi Pokok Manajemen Pemasaran. (Jakarta: Universitas Terbuka,
2011). Hal 120

6
 b. Penjualan kredit
Penjualan kredit adalah penjualan yang pembayarannya dilakukan
dalam waktu tertentu setelah penyerahan barang yang dijual kepada
pembeli.
c. Penjualan konsinyasi
Penjualan konsinyansi adalah penjualan barang dengan cara
menitipkan barang tersebut kepada pihak lain untuk di perjualbelikan bagi
kepentingan pihak yang menitipkan barang atau kepentingan kedua belah
pihak.
Dalam suatu adminitrasi pembelian ada beberapa jenis dari pembelian,
yaitu sebagai berikut:
a. Pembelian yang teratur
Pembelian yang teratur adalah suatu pembelian yang didasarkan
atas besarnya kebutuhan sekarang. Maksudnya adalah untuk mencegah
kerugian atau keburukan yang diakibatkan.
b. Pembelian spekulatif
Pembelian spekulatif adalah pembelian yang didasarkan karena
perlunya bahan yang dipergunakan dalam proses produksi sekarang, tetapi
didasarkan karena suatu motif untuk mendapatkan keuntungan akan
naiknya harga bahan pada waktu yang akan datang.
c. Pembelian sebelumnya
Pembelian sebelumnya adalah pembelian untuk memenuhi
tersedianya bahan mentah secara continue agar perusahaan tidak sampai
terganggu aktivitasnya karena tidak tersedianya bahan baku pada
waktunya.
Dari beberapa pengertian diatas dapat saya simpulkan bahwa
administrasi penjualan dan pembelian merupakan suatu proses kerja sama
dimana sekelompok tersebut ingin mencapai tujuan tertentu. Sekempok
orang adalah unsure utama dalam setiap kegiatan perusahaan seperti
dalam kegiatan penjualan ataupun dalam kegiatan pembelian dalam
pengadaan barang ataupun dalam pemasok barang tersebut.

7
 KESIMPULAN

Administrasi penjualan dan pembelian merupakan suatu proses

yang sangat penting dalam bekerja sama sekelompok orang untuk mencapai suatu
tujuan yang ingin dicapai. administrasi penjualan dan pembelian dalam mencapai
tujuan tertentu yang ingin dicapai, tujuan tersebut yakni dalam suatu pengadaan
barang di suatu perusahaan dan pemasok barang disuatu perusahaan. Dalam suatu
administrasi tersebut merupakan suatu proses kerja sama sekelompok orang dalam
mencapai tujuan tertentu yang berupa menghimpun, mencatat, mengolah,
menggadakan, dan menyimpan. Dalam suatu sistem yang digunakan suatu
perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan tersebut adalah suatu sistem
kegiatan pembelian.

Dari pemahaman di atas, manajemen sales (penjualan) dikelola oleh

seorang manajer yang mempunyai kiprah cukup banyak. Manajer sales
(penjualan) bertindak sebagai direktur dalam banyak sekali agenda personal
selling. Secara singkat kiprah utama dari manajer sales (penjualan) akan selalu
berkaitan langsung dengan personalia sales (penjualan). Namun kiprah manajer
sales (penjualan) tidak berhenti hanya hingga di sini. Tugas lain yang diemban
oleh seorang manajer sales (penjualan) selalu berkaitan juga dengan bagaimana ia
akan mengorganisasikan agenda sales (penjualan) yang berlangsung baik di luar
maupun di dalam perusahaan. Saat ini persaingan bisnis sangatlah ketat, tidak
heran kalau banyak perusahaan yang tumbuh, berkembang dan sukses, namun ada
juga yang mengalami penurunan hingga gulung tikar. Untuk mengatasi problem
yang timbul dalam persaingan bisnis tersebut, suatu perusahaan harus mempunyai
manajemen penjualan yang baik.

8
 DAFTAR PUSTAKA

Hidayat. 2019. Kepemimpinan dan Supervisi Pendidikan. Banten:

Yayasan Pendidikan dan Sosial.

Rangkuti, Freddy. 2002.Teknik Membuat Rencana Pemasaran

Berdasarkan Customer Values dan Analisis Kasus. Jakarta: PT Gramedia
Pustaka Utama.

Sarosa, Samiaji. 2003. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:

Grasindo. 2009 Simamora, Bilson. Memenangkan Pasar Dengan
Pemasaran Efektif dan Profitabel. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Stewart, Grant. 2006. Sukses Manajemen Penjualan. Jakarta: Erlangga.

Swastha, Baru. 2011. Materi Pokok Manajemen Pemasaran.

Jakarta: Universitas Terbuka.