BAB 9

Memproses Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan
untuk jangka waktu tertentu.
1.
1. Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan
segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan bisnis, yaitu:
1. In house travelling department, yaitu divisi/bagian di perusahaan yang
khusus menangani perjalanan bisnis pada suatu perusahaan dan
bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan
hotel di mana pimpinan akan menginap, serta mengurus
keuangan/pembiayaan selama perjalanan bisnis.
2. Travel Bureau (Biro Perjalanan), yaitu perusahaan menggunakan jasa
biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan bisnis pimpinan
karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan.
3. Administrasi Kantor/Sekretaris, yaitu administrasi kantor/sekretaris
sendiri yang mempersiapkan perjalanan bisnisnya, maka administrasi
kantor/sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang
berhubungan dengan perjalanan bisnis pimpinannya, seperti
mempersiapkan semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa,
tiket, dan hotel yang disukai pimpinan.
2. Persiapan perjalanan bisnis meliputi:
1. Persiapan rencana perjalanan bisnis.
2. Persiapan dokumen perjalanan bisnis.
3. Persiapan tranportasi dan akomodasi.
4. Persiapan daftar perjalanan bisnis (itinerary).
5. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis.
3. Persiapan yang perlu dilakukan sebelum melakukan perjalanan bisnis, yaitu
mengumpulkan informasi tentang:
1. Siapa yang bertanggung jawab dalam perjalanan bisnis.
2. Menentukan tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
 3. Mencari tahu waktu atau jadwal yang pastientang cara perjalana bisnis
mengenai keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
4. Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai oleh pimpinan.
5. Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
6. Cara pemesanan tiket pesawat dan hotel.
7. Customs regulations (peraturankepabeanan.
8. Baggage (bagasi).
9. Cara memperoleh pengantian ongkos perjalanan.
10. Dokumen/materi apa saja yang perlu dipersiapkan.
4. Tujuan-tujuan perjalanan bisnis:
1. Perjalanan bisnis untuk mengikuti tender proyek.
2. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud
mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain.
3. Perjalanan bisnis untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional.
4. Perjalanan bisnis untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS).
5. Perjalanan bisnis untuk melakukan pembukaan kantor/perusahaan cabang.
6. Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan (diklat).
7. Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah
maupun ke negara lain.
5. Informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor/sekretaris:
1. Reconfirmation (konfirmasi ulang), yaitu proses penegasan kembali atau
konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat
dengan airlines(perusahaan maskapai penerbangan) tersebut.
2. Shuttle flights, yaitu penerbangan pulang pergi dalam satu negara.
Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu
membuatreservation (pemesanan). Tiket dapat langsung dibeli
di airport (bandara) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit, seperti
penerbangan dengan tujuan Jakarta–Surabaya atau Jakarta–Batam.
3. Open return, yaitu tiket yang dapat dipakai untuk perjalanan, namun belum
diketahui dengan pasti kapan akan kembali. Bila pimpinan telah memutuskan
tanggal kembalinya (saat itu beliau dalam perjalanan), pimpinan harus
melakukan konfirmasi kepada airlines melalui telepon, sedangkan tiket dapat
diurus di bandara pada waktu keberangkatan.
 4. Redeeming tickets, yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan
mendapatkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
6. Baggage (bagasi), yaitu ketentuan tentang jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin
pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh
perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan.
7. Dokumen internal: surat tugas dan surat peintah perjalanan dinas (SPPD).
Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal,exit permit (tanda bukti perizinan),
sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket pesawat terbang (air
ticket), voucher penginapan, surat, travel funds, tiket transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
1. Dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor:
1. kartu tanda penduduk (KTP),
2. kartu keluarga (KK),
3. ijazah pendidikan terakhir,
4. surat keterangan (SK) pengangkatan pegawai,
5. surat keterangan catatan kepolisian (SKCK),
6. akta kelahiran,
7. surat tugas dari instansi terkait.
2. Macam-macam paspor:
1. Paspor biasa (normal passport) adalah paspor bersampul warna hijau, biasa
disebut paspor hijau, yaitu paspor yang digunakan oleh masyarakat umum.
Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa
Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
2. Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru, biasa disebut paspor
biru, yaitu paspor untuk pegawai/pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas
kenegaraan/perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan
di Departemen Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa
berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau
lebih, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
3. Paspor diplomatik adalah paspor bersampul warna hitam, sering disebut
paspor hitam, yaitu paspor yang digunakan oleh pejabat diplomatik, seperti
duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatik
dikeluarkan oleh Departemen Luar Negeri dan ditulis dalam Bahasa Indonesia
dan Bahasa Inggris.
 4. Paspor haji adalah paspor bersampul warna coklat, yaitu paspor khusus untuk
orang-orang yang akan menunaikan ibadah haji. Paspor ini dapat diperoleh di
Departemen Agama. Masa berlaku paspor sesuai dengan lamanya melakukan
ibadah haji.
5. Paspor khusus adalah paspor khusus untuk pejabatUnited Nations (PBB) dan
biasanya mendapatkan perlakuan diplomatik. Ada dua macam paspor khusus,
yaitu bersampul warna merah untuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna
biru muda untuk staf PBB.
3. Macam-macam visa:
1. Transit visa, yaitu visa biasa yang diberikan kepada seseorang yang singgah
(transit) di suatu kota di suatu negara tertentu, biasanya hanya untuk 1–3 hari,
kemudian melanjutkan perjalanan kembali ke negara tujuan.
2. Tourist visa, yaitu visa untuk orang-orang yang mengadakan perjalanan
pariwisata. Di Indonesia visa turis hanya berlaku untuk dua bulan dan tidak
dapat diperpanjang secara otomatis. Apabila hendak memperpanjang, para
turis harus ke luar dahulu dari Indonesia untuk meminta visa lagi dari
Kedutaan Besar RI di luar negeri.
3. Bussiness visa, yaitu visa untuk para pebisnis yang akan melakukan kunjungan
bisnis/urusan dagang ke suatu negara.
4. Diplomatic visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat kedutaan, konsulat
atau perwakilan suatu negara yang patut diberikan penghormatan atas dasar
hukum dan pergaulan diplomatik internasional.
5. Official visa, yaitu visa yang diberikan kepada pejabat resmi suatu negara,
dalam hubungan internasional hal ini sebagai tanda persahabatan kedua
negara.
6. Immigrant visa, yaitu visa yang diberikan kepada para imigran, yakni orang-
orang yang mengadakan perjalanan ke suatu negara dan berkeinginan menetap
di negara tersebut.
4. Syarat-syarat mendapatkan visa:
1. Menunjukkan paspor yang masih berlaku.
2. Mempunyai tanda bukti perizinan memasuki suatu negara berupa kertas yang
ditempel atau dicap di paspor (exit permit).
3. Sudah mempunyai tiket pulang pergi (round trip tickets) ke negara yang akan
dikunjungi.
 4. Membawa persiapan uang (travelers funds) untuk menjamin keadaan selama
di luar negeri. Pimpinan dapat menggunakan travelers funds. Travelers
fundsdapat diperoleh dari bank dan dapat berupatravelers cheque (sejenis cek
yang jumlah nominalnya berbeda-beda), letter of credit (L/C) merupakan surat
yang digunakan ketika seseorang membutuhkan dana dalam jumlah besar, atau
kartu kredit/credit card.
5. Memiliki surat garansi dan surat sponsor dari perusahaan dan dapat
memberikan alamat tempat menetap yang akan dikunjungi sebagai alasan
keberangkatan ke luar negeri.
6. Mengisi application form (formulir aplikasi) danmembayar biaya yang telah
ditentukan oleh kedutaan atau perwakilan negara yang bersangkutan.
7. Menyerahkan pas foto berwarna.
5. Istilah-istilah”
1. Travelers funds merupakan uang dalam bentuk lain yang berguna untuk
menjamin keamanan pimpinan selama melaksanakan perjalanan bisnis.
2. Letter of credit (L/C), yaitu surat yang digunakan ketika seseorang
membutuhkan dana dalam jumlah besar selama dalam perjalanan, biasa
digunakan untuk pembayaran bisnis dalam jumlah besar.
3. Travelers cheque, yaitu sejenis cek dengan jumlah nominal yang berbeda-
beda, dengan jumlah nominal yang relatif kecil mulai dari US$ 10, 20, 50,
atau 100 dan ditandatangani pada saat pembelian.
4. Credit card (kartu kredit), yaitu kartu yang diterbitkan suatu bank, di mana
bank penerbit kartu kredit tersebut meminjamkan uang kepada konsumennya.
Dapat digunakan untuk pembayaran kredit ataupun ketika memerlukan uang
tunai.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa
dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel.
Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan
pengecekan.
2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di
bagian reservation (pemesanan) atau front office(resepsionis). Petugas akan
memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
 3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktucheck out sekitar antara
pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian
menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-
bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas
apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai
lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya
untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar
langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang
memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat
akan check out.
7. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal
dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan
biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya akomodasi.
4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya
pelatihan.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Biaya konsumsi.
7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar
perusahaan.

Cara pengaturan waktu pertemuan bisnis yang tepat: Pengaturan jadwal perjalanan pimpinan
harus berpedoman pada timetable(daftar waktu perjalanan) dari semua perusahaan
transportasi yang akan dipakai dalam perjalanan bisnis ini.
1.
1. Informasi yang diperlukan oleh administrasi kantor/sekretaris sebelum
menyusun daftar perjalanan bisnis:
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan
pimpinan selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan).Timetable (daftar waktu perjalanan)
adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu
kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan
(kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau
catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos
biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang
dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan
pos pengeluaran lainnya.
3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan
terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk
perjalanan bisnis pimpinan.
2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan
ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang dipakai.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai/tiba kembali.
3. Ada dua laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan
tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
4. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan,
waktu keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival),
dan jenis alat transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang,
atau kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi
tentang:
1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
 6. Menyiapkan semua berkas perusahaan, makalah, brosur, dan dokumen-dokumen
lainnya yang berhubungan dengan urusan bisnis perusahaan, maupun dokumen yang
berhubungan dengan perjalanan bisnis. Kemudian administrasi kantor/sekretaris
melakukan pemesanan, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dari jenis transportasi
yang akan digunakan, pemesanan hotel yang telah dipilih, dan jenis akomodasi
lainnya.

Perjalanan bisnis adalah perjalanan ke suatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh
perusahaan. Perjalanan bisnis dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas pekerjaan
untuk jangka waktu tertentu.
1.
1. Dokumen eksternal: paspor, visa, surat keterangan fiskal, exit permit (tanda
bukti perizinan), sertifikat kesehatan (health certificate)/yellow card, tiket
pesawat terbang (air ticket), voucherpenginapan, surat, travel funds, tiket
transportasi, dan tiket akomodasi hotel.
2. Tugas terakhir yang harus diselesaikan administrasi kantor/sekretaris atau staf
di bagian perjalanan adalah membuat laporan perjalanan bisnis. Ada dua
laporan perjalanan bisnis yang harus dibuat, antara lain membuat laporan
tentang hasil perjalanan bisnis dan laporan pembiayaan perjalanan bisnis.
3. Langkah-langkah yang harus dilakukan administrasi kantor/sekretaris dalam
menyusun/mengatur jadwal perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
a. Mengetahui terlebih dahulu rencana perjalanan pimpinan dan kegiatan-kegiatan pimpinan
selama acara perjalanan bisnis tersebut.
b. Memelajari timetable (daftar waktu perjalanan).Timetable (daftar waktu perjalanan)
adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu keberangkatan (departure), waktu
kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat transportasi apa yang digunakan
(kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
5. Timetable (daftar waktu perjalanan) adalah buku yang berisi daftar rute perjalanan, waktu
keberangkatan (departure), waktu kedatangan/tiba di tempat tujuan (arrival), dan jenis alat
transportasi apa yang digunakan (kereta api, mobil, pesawat terbang, atau kapal laut).
6. Timetable (daftar waktu perjalanan) pesawat terbang biasanya memuat informasi tentang:
1. Daftar nama-nama kota/kabupaten keberangkatan dan kota/kabupaten tujuan.
2. Daftar waktu keberangkatan dan waktu tiba di tempat tujuan.
3. Jenis/tipe dan nomor penerbangan (untuk transportasi udara).
7. Perjalanan bisnis menggunakan transportasi darat (mobil dan kereta api)
1. Perjalanan bisnis menggunakan mobil
Hal-hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis dilakukan dengan menggunakan
kendaraan mobil, antara lain:
1) Surat-surat, seperti SIM (Surat Izin Mengemudi), STNK (Surat Tanda Nomor
Kendaraan, Kartu Asuransi, KTP (Kartu Tanda Penduduk), dan surat-surat lainnya.
2) Membawa peta dan rute perjalanan yang akan dilalui.
3) Memeriksa kondisi mobil sampai layak jalan.
4) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis tersebut.
1. Perjalanan bisnis menggunakan kereta api
Hal yang harus dipersiapkan apabila perjalanan bisnis menggunakan kereta api, antara lain:
1) Usahakan mendapatkan tiket kereta api sebelum jadwal keberangkatan.
2) Dapatkan konfirmasi dari bagian informasi tentang jadwal keberangkatan dan
kedatangan di stasiun tujuan serta konfirmasi tentang ada tidaknya penundaan keberangkatan.
3) Menyiapkan rencana perjalanan, seperti memeriksa kembali janji dan jadwal
pertemuan, mencatat nomor telepon dan alamat perusahaan yang menjadi mitra bisnis Anda.
4) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
5) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis tersebut.
1. Hal-hal yang harus disiapkan ketika melakukan perjalanan bisnis menggunakan
transportasi udara, antara lain:
1) Dapatkan tiket pesawat sebelum jadwal keberangkatan.
2) Periksa kembali masa berlaku paspor dan visa pimpinan (untuk perjalanan ke luar
negeri).
3) Dapatkan mata uang asing dan travelers cheque.
4) Pastikan semua barang yang dibawa tidak melebihi berat maksimum yang telah
ditentukan.
5) Memeriksa kembali kelengkapan surat-surat yang diperlukan pimpinan.
6) Menyerahkan kepada pimpinan semua dokumen perusahaan yang diperlukan dalam
perjalanan bisnis tersebut.
7) Usahakan ada penjemputan di bandara tujuan.
8) Menyiapkan rencana perjalanan.
1. Hal yang perlu diperhatikan oleh administrasi kantor/sekretaris dalam menyusun
perencanaan transportasi perjalanan bisnis, yaitu sebagai berikut.
1. Efisiensi dan efektivitas dalam menentukan jenis transportasi yang digunakan.
2. Transportasi untuk saat keberangkatan, kepulangan, dan transportasi yang
digunakan di lokasi pertemuan bisnis (bila diperlukan).
3. Menentukan jenis transportasi yang digunakan, seperti:
• memakai kendaraan dinas atau kendaraan pribadi pimpinan,
• memakai kereta api atau rental mobil,
• memakai biro jasa,
• memakai jasa maskapai penerbangan.
1. Dalam menentukan jenis transportasi di atas, seorang administrasi kantor/sekretaris
harus sudah mengetahui dengan pasti tempat/lokasi perjalanan bisnis pimpinan.
2. Faktor lamanya jangka waktu pertemuan bisnis akan menjadi pertimbangan dalam
menentukan jenis kendaraan. Jika menggunakan kendaraan dinas biasanya hanya
untuk 1–2 hari, tetapi bila waktunya lebih dari dua hari akan lebih efektif
menggunakan jasa biro jalanan kereta api, atau kendaraan pribadi pimpinan.
3. Dalam menyusun rencana transportasi, sebaiknya administrasi kantor/sekretaris harus
memiliki daftar lengkap tentang:
1) nama dan alamat biro-biro perjalanan,
2) nama-nama maskapai penerbangan,
3) jadwal perjalanan kereta api.
1. Langkah-langkah dalam menyusun laporan pembiayaan perjalanan bisnis:
1. Mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, seperti kuitansi, bon, nota, atau
catatan-catatan kecil bukti pengeluaran uang.
2. Mengelompokkan bukti pengeluaran tersebut ke dalam pos-pos. Misalnya, pos
biaya penginapan, pos biaya transportasi, pos biaya entertainment (biaya yang
dikeluarkan untuk menjamu mitra/relasi bisnis), pos biaya makan-minum, dan
pos pengeluaran lainnya.
3. Menjumlah secara keseluruhan pos pengeluaran tersebut, sehingga akan
terlihat jumlah nominal uang yang sudah dikeluarkan perusahaan untuk
perjalanan bisnis pimpinan.
2. Daftar perjalanan bisnis memuat hal-hal berikut.
 1. Waktu keberangkatan: hari, tanggal, bulan, tahun, dan pukul.
2. Tempat tujuan perjalanan bisnis, nama kota atau nama negara untuk perjalanan
ke luar negeri.
3. Jangka waktu perjalanan bisnis: jumlah hari/minggu/bulan.
4. Jenis transportasi yang dipakai.
5. Tujuan perjalanan bisnis.
6. Kapan selesai/tiba kembali.
3. Persiapan pembiayaan perjalanan bisnis, yaitu membuat rencana anggaran biaya
secara rinci yang mencakup jumlah biaya yang telah dikeluarkan oleh perusahaan
untuk kepentingan pembiayaan selama perjalanan bisnis pimpinan.
4. Jenis-jenis pembiayaan dalam perjalanan bisnis:
1. Biaya dokumen perjalanan. Misalnya, biaya pengurusan paspor, biaya fiskal
dan airport tax, biaya exit permit, dan biaya health certificate.
2. Biaya transportasi, meliputi biaya transport pulang pergi, dan
biaya transport lokal selama dalam perjalanan bisnis.
3. Biaya akomodasi.
4. Biaya acara/kontribusi penyelenggaraan acara. Misalnya biaya seminar, biaya
pelatihan.
5. Biaya meals entertainment, yaitu biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
6. Biaya konsumsi.
7. Biaya lunsum/perdien, yaitu biaya pengganti selama bekerja di luar
perusahaan.
5. Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan
dan diberikan kepada seorang (bawahan) berfungsi untuk melakukan pekerjaan
tertentu.
6. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan akomodasi perjalanan bisnis:
1. Pemesanan kamar hotel sebaiknya dilakukan sehari sebelumnya, bisa
dilakukan melalui telepon, faksimile, atau pesan langsung saat tiba di hotel.
Gunakan nama pemesan yang benar sesuai KTP untuk memudahkan
pengecekan.
2. Check In dilakukan pada saat memesan kamar di
bagian reservation (pemesanan) atau front office(resepsionis). Petugas akan
memberitahu tentang beberapa fasilitas serta sarana yang dimiliki hotel.
3. Check Out , pada umumnya hotel menentukan waktucheck out sekitar antara
pukul 12.00 – 14.00 di hari terakhir menginap, di mana tamu hotel kemudian
menyerahkan kunci kamar dan memeriksa barang-barang yang dibawa.
Biasanya dalam proses check out, resepsionis akan menghubungi bagian-
bagian di hotel tersebut, seperti restoran, kafe, bar untuk mengetahui fasilitas
apa saja yang telah digunakan oleh tamu yang belum dibayar.
4. Cara pembayaran, biasanya pembayaran dilakukan pada saat check in, sesuai
lamanya waktu menginap dan kelas kamar yang dipilih, pembayaran ini hanya
untuk biaya kamar. Untuk biaya-biaya lain, seperti makan minum dibayar
langsung setelahnya (saat check out). Tetapi ada pula beberapa hotel yang
memakai sistem pembayaran kamar dan fasilitas lainnya dilakukan pada saat
akan check out.