BAB IV

MESIN-MESIN KANTOR

Pekerja kantor pasti membutuhkan mesin- mesin kantor untuk menunjang dari
pekerjaannya, dari mencetak/print dokumen, memperbanyak dokumen, mengirim email dan
sebagainya. Banyak fasilitas mesin yang memfasilitasi pekerjaan tersebut, Tujuan penggunaan
mesin kantor dalam suatu proses pekerjaan adalah untuk menghemat fisik tenaga dan pikiran
manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik yang bersifat rutin maupun sementara baik
untuk pekerjaan yang bersifat industri maupun bersifat teknis mencatat.

A. Definisi, Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Mesin Kantor

Mesin kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan suatu
pekerjaan dengan efisien. Mesin-mesin kantor adalah sebuah alat yang dipergunakan untuk
menghimpun, mencatat dan mengolah bahan-bahan, data atau keterangan dalam suatu
pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat fisik mekanik, elektrik, dan magnetik. Mesin
kantor belakangan ini semakin diminati oleh banyak perusahaan atau instansi pemerintah
karena memungkinkan didapatkan hasil yang optimal.
Berikut ini adalah beberapa hal yang harus dipertimbangkan ketika memutuskan
perlu atau tidak diadakannya mesin kantor, antara lain sebagai berikut:
1. Mutu mesin kantor harus baik
2. Mesin kantor tersebut dapat dipergunakan untuk berbagai macam pekerjaan.
3. Mesin kantor tersebut dapat disesuaikan dengan kemampuan pegawai.
4. Perlu tersedianya ruangan yang memungkinkan untuk meletakkan mesin kantor tersebut.
5. Mesin kantor harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan.
6. Mesin kantor tersebut dapat dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan.
7. Mesin kantor dapat mempercepat selesainya pekerjaan.
8. Pemeliharaan mesin dapat dilakukan dengan mudah.
9. Mesin kantor yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan.
10. Jenis mesin kantor hendaknya praktis.
Pada dasarnya penggunaan mesin kantor dalam suato proses pekerjaan adalah untuk
menghemat secara fisik tenaga dan pikiran manusia dalam melakukan tugas-tugasnya baik
yang bersifat rutin maupun insidental, baik untuk pekerjaan-pekerajaan yang bersifat
industrial maupun yang bersifat teknis catat mencatat. Namun demikian, penggunaan mesin-
mesin kantor dalam perusahaan atau instansi hanya dapat dibenarkan terhadap jenis pekerjaan
yang mempunyai ciri-ciri berikut ini:
1. Sifat dan jenis pekerjaan terlalu berat bagi tenaga manusia
2. Akan terlalu lambat apabila dikerjakan dengan tangan.
3. Harus ada formalitas misalnya surat-surat dinas harus dicetak.
4. Memerlukan ketelitian yang sempurna sehingga jika dikerjakan dengan otak manusia bisa
terjadi kesalahan.
5. Dikerjakan berulang-ulang dalam jumlah banyak dan dalam bentuk serta ukuran yang
sama, sehingga tampaknya )seolah-olah) membosankan orang yang mengerjakannya.
Ada beberapa keuntungan dan kerugian ketika mengunakan mesin-mesin kantor.
Keuntungan menggunakan mesin-mesin kantor yaitu:
1. Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
2. Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
3. Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai kebutuhan.
4. Dapat menghemat tenaga dan waktu.
5. Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
6. Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.
7. Memudahkan pengawasan suatu pekerjaan.
8. Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan.

Sedangkan kerugian menggunakan mesin-mesin kantor yaitu:

1. Mesin-mesin kantor tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pengadaan dan pemeliharaannya.
2. Sulit mendapatkan operator mesin kantor yang mahir dan perlu adanya biaya untuk
melatih mereka.
3. Sulit dalam pemeliharaan dan perbaikan pada mesin-mesin tertentubila terjadi kerusakan.
4. Tingkat pepnyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
5. Kadangkala fleksibilitas dari beberapa metode mesin kantor sulit didapatkan dan
diterapkan.

Latihan Tugas
Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini dengan dengan singkat dan jelas!
1. Apa yang dimaksud dengan mesin-mesin kantor?
2. Hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan untuk memutuskan perlu atau tidak diadakannya
mesin kantor!
3. Ciri- ciri pekerjaan apa saja yang dapat mengguanakan mesin-mesin kantor!
4. Apa saja keuntungan mengunakan mesin-mesin kantor!
5. Sebutkan beberapa kerugian ketika menggunakan mesin-mesin kantor.

B. Jenis-Jenis Mesin Kantor, Kegunaan, dan Pengoperaasiannya:

1. Komputer

Mesin computer bisa disebutkan sebagai mesin kantor yang serbaguna. Mesin
computer bekerja dengan memakai tenaga listrik dengan kekuatan pengeloaan data yang luas
serta bermacam. Diluar itu, terkecuali dapat memproses data mesin computer dapat juga
dipakai dalam menaruh data dengan kemampuan yang begitu besar.

2. Printer 

Mesin Printer  adalah alat yang menampilkan data dalam bentuk cetakan, baik berupa
teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu
penggetil (picker) sebagai alat mengambil kertas dari baki (tray). Baki ialah tempat menaruh
kertas. Tinta atau tinta bubuk (toner) adalah alat pencetak sesungguhnya, karena tinta atau
tinta bubuk digunakan untuk menulis/mencetak pada kertas.
3. Mesin scanner
 Mesin scanner termasuk juga semacam mesin pengganda yang bisa menyalin lagi
kembali beragam sistem, keadaan atau kondisi fisik satu lembaran atau kertas lewat
pembuatan master sheet lewat cara merekam.
Mesin scanner bekerja seperti mesin foto copy yang bisa menyalin satu dokumen. Bedanya,
pada hasil copy dari mesin scanner, bukanlah ada dibawah tetapi selain dokumen aslinya.

4. Mesin stensil

Mesin stensil termasuk juga satu diantara mesin pengganda dokumen yang ada banyak
dipakai di kantor – kantor sampai saat ini. Berdasar pada langkah kerja mesin stensil, ada dua
penggolongan yaitu mesin stensil manual serta mesin stensil listrik

5. Mesin spirit duplicator

 Mesin spirit duplicator yaitu type mesin kantor yang disebut satu diantara alat
pengganda yang dipakai untuk perbanyak warkat dalam jumlah yang besar sesuai sama
keperluan. Untuk perbanyak warkat, mesin spirit duplicator menggunkan master copy
(lembaran induk) yang di belakangnya di beri lembaran karbon spesial.

6. Mesin facsimile

Mesin faksimile dimaksud sebagai mesin telecopier yang bisa bekerja untuk
memindahkan data dari satu computer serta segera mencetaknya di beberapa tempat baik
dekat atau jauh, bahkan juga hingga ke lintas negara. kebanyakan mereka sudah
menggunakan mesin yg lebih canggih.
Mesin faksimile dimaksud sebagai copying machine lantaran dapat kirim info atau dokumen
di beberapa tempat kurun waktu relatif singkat.

7. Mesin offset

Mesin offset yaitu type mesin bikin yang memakai master yang dikatakan sebagai
plate, di mana berlangsung sistem perpindahan huruf ke blanket. Diliat dari bentuk serta
kemampuannya, mesin offset dibedakan kedalam 3 jenis yakni mesin offset kecil, tengah serta
besar.
8. Mesin Penjilid

Mesin penjilid atau biding machineadalah mesin kantor yang digunakan untuk

menjilid berbagai warkat-warkat yang sejenis, buku-buku dan sebagainya. Penggunaan mesin
ini lebih praktis, mengingat  kemampuan menampung yang besar, karena penjilidan dengan
mesin binding dapat dilakukan dari jumlah 10 halaman hingga 100 halaman atau dengan
perkiraan ketebalan 4 cm. Namun, hal ini tergantung dari kemampuan besar atau kecilnya
kawat/plastik spiral yang akan dipergunakan.

9. Mesin Penghitung Uang

Mesin penghitung uang adalah sebuah alat yang berfungsi untuk menghitung berapa
banyak jumlah uang( logam maupun kertas) yang ingin di hitung.Mesin ini biasa digunakan
pada jasa perbankan. Karena mesin ini sangat mempermudah teller dalam menghitung jumlah
uang yang banyak. Dibandingkan dengan menghitug uang secara manual dengan mesin
penghitung uang ini dapat cepat dan praktis.
10. Mesin absensi

Mesin absensi adalah alat yang digunakan untuk mengetahui dan melacak kehadiran
karyawan. Kantor, perusahaan, dan institusi pendidikan adalah beberapa contoh organisasi
yang menggunakan mesin absensi untuk mendapatkan data kehadiran karyawan secara akurat
danotomatis.
Mesin absensi memiliki peranan yang sangat penting bagi pemimpin/pemilik instansi untuk
mengotomatisasikan pencatatan kehadiran karyawan. Itulah mengapa, perangkat ini harus
tersedia di kantor.

11. Mesin risograph

Mesin risograph adalah perangkat untuk mencetak dan menyalin dokumen dengan
kecepatan yang sangat tinggi hingga 120 halaman permenit.

12. Mesin fotocopy

 Mesin foto copy yaitu satu diantara mesin kantor yang bertindak sebagai mesin
penggandaan. Mesin ini adalah satu alat penggandaan yang cukup praktis untuk dipakai.
Mesin pengganda type ini bisa siap dipakai setiap waktu saat dibutuhkan untuk melipat-
gandakan dokumen. Diluar itu, dokumen atau warkat dapat juga dengan gampang digandakan
dalam jumlah yang dikehendaki kurun waktu yang relatif singkat sesuai sama keperluan, serta
tanpa ada mengakibatkan kerusakan bahan aslinya.

13. Mesin tik

Mesin tik yaitu satu diantara mesin kantor yang bermanfaat untuk menuliskan kata
atau surat pada lembaran – lembaran dengan jalan di tulis.

14. Mesin teleks 

Yaitu satu diantara mesin atau alat kantor yang bermanfaat sebagai pengirim berita
jarak jauh atau mesin pengirim berita yang bermanfaat untuk mengemukakan berita-berita
dari satu tempat ke tempat lain, baik dalam negeri ingin juga hingga diluar negeri.