MAKALAH

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR

Disusun Untuk Memenuhi Salah Satu Tugas Mata Pelajaran Administrasi Umum di Lingkungan

SMK INDONESIA RAYA BANDUNG

Guru Pengampu :

Fam Utama,S.Pd

Disusun Oleh :

Nina Trisnawati

SEKOLAH MENENGAN KEJURUAN INDONESIA RAYA

ROGRAM AKUNTANSI DAN KEUANGAN LEMBAGA

BANDUNG

2022/2023
 KATA PENGANTAR

    Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan sehingga kami dapat
menyelesaikan makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan
sanggup untuk menyelesaikan makalah ini dengan baik. Shalawat serta salam semoga terlimpah
curahkan kepada baginda tercinta kita yaitu Nabi Muhammad SAW yang kita nanti-natikan
syafa’atnya di akhirat nanti.

Penulis mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan nikmat sehat-Nya, baik itu berupa
sehat fisik maupun akal pikiran, sehingga penulis mampu untuk menyelesaikan pembuatan
makalah tentang Peralatan Perkantoran Dalam Kegiatan Administrasi Penulis tentu menyadari
bahwa makalah ini masih jauh dari kata sempurna dan masih banyak terdapat kesalahan serta
kekurangan di dalamnya. Untuk itu, penulis mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk
makalah ini, supaya makalah ini nantinya dapat menjadi makalah yang lebih baik lagi. Kemudian
apabila terdapat banyak kesalahan pada makalah ini penulis mohon maaf yang sebesar-besarnya.

Demikian, semoga makalah ini diterima. Terima kasih.

                                                                                      Bandung, 30 Januari 2023

   
                                                                                Penyusun
 DAFTAR ISI

Kata pengantar............................................................................................................................... i

Daftar isi......................................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN

a. Latar belakang................................................................................................................... 1
b. Rumusan masalah.............................................................................................................. 1
c. Tujuan............................................................................................................................... 1
d. Manfaat............................................................................................................................. 1

BAB II PEMBAHASAN

a. Pengertian pengadaan perlengkapan kantor ..................................................................... 2

b. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor ................................................................. 2
c. Pengandaan barang habis pakai dan tidak habis pakai ...................................................... 3
d. Prosedur pengadaan alat tulis menulis dan perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan ............................................................................................................ 5
e. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan barang ............................................... 6
f. Dafta alat ketatusahaan ..................................................................................................... 6
g. Jenis-jenis perlengkapan kantor........................................................................................ 7
1. Mesin tik..................................................................................................................... 7
2. Faksimili..................................................................................................................... 8
3. Mesin stensil............................................................................................................... 10
4. Scanner....................................................................................................................... 11
5. Mesin penghancur dokumen....................................................................................... 13
6. Mesin absensi.............................................................................................................. 13
7. Printer......................................................................................................................... 14
8. Computer.................................................................................................................... 15
9. Over head projector..................................................................................................... 16
10. Mesin fotocopy........................................................................................................... 17

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan........................................................................................................................ 18

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
     Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta menyimpan data,
warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor
haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan
baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat
kerja mereka.
      Perlengkapan  kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap perlengkapan yang
ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap kantor karena membantu
pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian produktivitas kerja mereka senantiasa
meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
      Namun tidak semua orang mengenal benda – benda apa saja yang ada di kantor beserta fungsinya,
maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan harapan pembaca bisa
mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1.      Apakah yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan kantor?
2.      Apa saja jenis-jenis pengadaan perlengkapan kantor?
3.      Apa saja langkah-langkah pengadan perlengkapan kantor?
4.      Apa yang dimaksud hal-hal dalam pengandan barang ?

1.3 Tujuan
1.      Untuk mengetahui pengertian prosedur perlengkapan kantor
2.      Mengidentifikasi jenis-jenis pengandaan perlengkapan kantor
3.      Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1.4 Manfaat
1.      Mengetahui pengertian presedur pengadaan perlengkapan kantor
2.      Mengetahuijenis-jenis pengandaan perlengkapan kantor
3.      Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4.      Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

BAB II
PEMBAHASAN
 A. Pengertian Pengadaan Perlengkapan Kantor
Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor
untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai
dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan
adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

B. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain,
budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha.
Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

C. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang
seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan
barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas,
lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

 Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan
serta  dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
 Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
 Menetapkan skala prioritas menurut dana,  urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan
tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

 Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
 Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi
rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam
pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a.  Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas
kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.
b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
 d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan
digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan
pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain
pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau
penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan
lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena
pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi
perlengkapan dilakukan dengan baik.

Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah
dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor.

D. PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS-MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR

SESUAI RENCANA KEBUTUHAN
1          .      Pengadaan barang bergerak
          Ada 2 jenis dalam hal ini, yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
a.       Barang habis pakai
-          Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
-          Menyusun perkiraan biaya
-          Menyusun rencana pengadaan menjadi triwulan kemudian menjadi rencana tahunan
b.      Barang tidak habis pakai
-          Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan serta perhatikan perlengkapan yang
masih ada dan masih bisa dipakaii
-          Memperkirakan biaya dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan
-          Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
tahunan
2           .      Pengadaan barang tidak bergerak
a.       Tanah
-          Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai dengan kebutuhan
-          Mengadakan survey untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai serta memperhatikan
perencanaan tata letak kota
-          Mengadakan survey terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkut
-          Mengadakan survey harga
-          Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi
b.      Bangunan
-          Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang akan direncanakan
-          Mengadakan perhitungan luas bangunan yang sesuai dengan kebtuhan
-          Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku
-          Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang sesuai dengan rencana tahap pelaksanaan secara
teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas
yang telah ditetapkan

PENTING : Pengadaan tanah dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah, menerima hak
pakai, dan menukar. Sedangkan pengadaan bangunan dapat berupa membangun baru, membeli bangunan,
menyewa, menerima hibah, menukar bangunan.

E.    HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGADAAN BARANG

1    .      Penyimpanan
   Penyimpanan harus dilakukan sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam penggunaan.
Oleh karenanya harus dipilih seorang petugas yang dapat bertanggungjawab. Dalam pelaksanaannya,
penyimpanan perlu memperhatikan hal-hal :
-          Persediaan alat pemeliharaan
-          Memenuhi syarat penyimpanan barang
-          Memperhatikan sifat barang
-          Jangka waktu penyimpanan
-          Tenaga dan biaya
2    .      Pemeliharaan
     Merupakan kegiatan yang sifatnya terus menerus, agar barang tetap dalam keadaan baik atau siap
pakai. Dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala, yang penting harus rutin dilakukan. Perlu diadakan
inventarisasi perlengkapan, yaitu semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh data yang diperlukan
mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki.
3    .      Administrasi perlengkapan
    Kegiatan terakhirnya adalah penghapusan, yaitu kegiatan menghapus barang milik organisasi dari
daftar inventaris sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Dengan adanya penghapusan, maka di
dapat :
-          Pembebasan barang dari tanggungjawab organisasi
-          Dapat meringankan kerja inventaris
-          Membatasi kerugian yang lebih besar yang biasanya disebabkan oleh penggunaan biaya perbaikan
atau pemeliharaan.

   F.     DAFTAR ALAT KETATAUSAHAAN

1.      Ruang kerja pimpinan
Baki surat Stempel
Buku agenda Kartu nama
Buku alamat penting Komputer
Buku catatan harian Printer
Buku telepon Papan Planel
Ensiklopedia Pensil/Ballpoin

2.      Ruang kerja sekrtaris

-          Meja dengan laci yang dapat dikunci
-          Meja mesin tik atau computer
-          Kursi yang dapat diputar
-          Lemari arsip
-          Meja dan kursi tamu

3.      Perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

-          Tanggalan meja, yang merupakan daftar janji dan buku harian
-          Buku telepon
-          Buku daftar alamat penting
-          Kotak surat masuk dan keluar
-          Tiga map warna yang diberi tanda : segera, masih harus diselesaikan dan untuk diedarkan
-          Kotak kartu nama
-          Kotak tindak lanjut
-          Catatan atau buku sumber informasi
-          Pesawat telepon

E. JENIS JENIS PELENGKAPAN KANTOR

1)      Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan
untuk:
a)      Mengetik berbagai macam surat
b)      Mengetik naskah atau teks
c)      Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil
d)     Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada pula mesin
ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.

Mesin Ketik Manual

Mesin Tik Elektronik

2. )      Faksimili

Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk
menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke
mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu
‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat,
mesin faks juga dikenal sebagai telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang dikirim
dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan
juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat
membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan mesin fax.
a)      Menghidupkan/turn on mesin fax

o  Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz sesuai
dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan
lihat pesan di layar display yang akan di front panel.

o  Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, buka cover dan masukan kertas
sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.

o  PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan
cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.

o  Mesin fax sudah stanby

o  langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang
handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin
sudah siap untuk digunakan.

b)      Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

 Manual
 siapkan dokumen yang akan dikirim
 masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
 angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
 masukan nomor fax tujuan
 apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
 mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
 dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima
di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer
telefon.

 Otomatis
 siapkan dokument yang akan dikirim
 masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
 masukan nomer tujuan dan tekan start
  mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display  X DOCUMENT
SENT     X adalah banyaknya dokumen

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak
perlu tekan start.
c)      Menerima Dokumen fax
 Manual
o  Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini
seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.
o  Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef
panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display
RECEIVING dan kiriman akan dicetak.
o  Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak
perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.
 Otomatis
Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE
pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.
Gambar 3. Mesin Faksimili

3)      Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan
menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil.

Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator,
roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat
disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a)      Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti
HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:

 Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia

 Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
 Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
 sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master
 ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

b)      Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang
menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

 Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)

 Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
  Menggunakan master paper
o  Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
o  Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
o  Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
 Penggandaan menggunakan kertas folio
 Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

4)      Scanner

Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya
dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer
dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang
kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti
dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk
diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan
komputer sebagai data digital Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara
langsung ke semua aplikasi computer computer yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari
berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya
penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan.

Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau 3D dan
menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga dengan Fungsi Scaner Komputer.
Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil informasi gambar dan menampilkan pada
Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file data. Jadi jika anda memasukkan foto maka akan
menghasilkan foto itu sendiri dalam bentuk digital (gambar dalam komputer), dan jika anda memasukkan
benda maka akan menghasilkan gambar itu sendiri.

Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar menggunakan sinar
kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar. Scanner merupakan perangkat yang
cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin fotocopy.
Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah:
üPenekanan  tombol  mouse dari  komputer  menggerakkan pengendali kecepatan pada  mesin  scanner. 
Mesin  yang   terletak  dalam  scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning.
üKemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk
langsung memulai scanning.
üNyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan.
üSetelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada
layar monitor.
üApabila hasil  atau tampilan teks / gambar  ingin dirubah,  kita dapat merubahnya  dengan
menggunakan   software-software   aplikasi  yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lain- lain.
pot scanned.
Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar terhubung dengan
sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan.
a)    Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya:

Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul tampilannya. Pada kotak baris
lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul tampilannya. Klik pada pilihan CANOSCAN [F:]
setelah dilayar muncul tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol Open, setelah muncul
tampilannya, klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan english, setelah muncul
tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah
muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation,
setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan,
lalu klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik
tombol Next, setelah muncul tampilannya Klik tombol Next lagi, setelah itu Klik tombol Finish.

b)   Cara menginstal scanner melalui control panel diantaranya:

Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control Panel, setelah muncul tampilannya, klik
pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Add Scanner,
setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Canon, klik pada pilihan CanoScan D64GU, klik tombol
Next, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, dan klik tombol
Finish.

Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu File, klik pada pilihan
save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save in, tentukan folder tempat file tersebut
akan disimpan. Pada kotak isian File name, ketik nama file. Pada kotak isian save as type pilih jpeg file
(JPG/JPEG), untuk menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan klik tombol save.

5)      Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam
yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa kertas,

seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam
bentuk microfilm.
Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai
agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-potong menjadi
lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang,
ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi
standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah
satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah:

 Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan
staples yang ada pada kertas.
 Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong.
 Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk
dibuang.

6)      Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan pencatatan
kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar).

Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut:

a)   Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu
dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin).
Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara otomatis data
akan terkirim kekomputer.

b)    Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)

Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang dihasilkan
dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan
lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan sidik jarinnya
kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan pulang
akan terkirim ke computer untuk diproses.

7)      Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik berupa
teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker
sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta atau toner adalah alat
pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/
mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan sistem; toner atau laser butuh
pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada
print-head printer tersebut.

Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan komputer
dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari komputer ke media
kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot per inch). Maksudnya
adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi resolusinya maka akan semakin
bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak
bagus.

8)      Komputer
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat
menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil
pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.

Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input,
mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan hasilnya
menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam sebuah
penyimpanan yang disebut juga file.

Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:

 Hardware (perangkat keras)

 Software (perangkat lunak)
 Brainware atau user (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:

 Komputer sebagai ingatan (memori)

 Komputer sebagai pemroses
 Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970):

 Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan
masukkan.
 Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan
penyaringan informasi).
 Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.

9)      Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar atau
visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka
transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam OHP
memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya
yang cemerlang.

Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut:

üPeriksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan
üHubungkan OHP dengan sumber listrik
üTekan tobol ON/ OFF ke posisi ON
üLetakkan transparansi pada posisi yang benar

üAturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi keystone
effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam.

üOver Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang dan kipas
untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak,
biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke
depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu
bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk
ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para penonton untuk melihat gambar pada saat
yang sama, presenter memandang transparansi seolah-olah menulis, para penonton melihat ke depan di
layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau
lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar
transparansi/ gulungan transparansi.
2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap
serbuk besi.
6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus dapat
ditunjukkan diagram suatu aliran.
7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat
photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

10)    Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil dari
ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat
diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan.
Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik
kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.
Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut:
Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai
keinginan pimpinan
Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy:
üHidupkan mesin dengan menekan tombol ON
üLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada
posisi yang tepat di tengah
üDengan menekan tombol pengatur hasil copy
üTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
üTekan tombol cetak (start)
üJika sudah selesai tekan tombol OFF

BAB III
PENUTUP

A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam
berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan
pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi
perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu
diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara
perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan
dengan efektif dan efesien.