MAKALAH

PROSEDUR PENGADAAN PERALATAN KANTOR

Disusun Oleh

Kelompok 3

Yulianti

Siska

Fitriah

Muhammad Ikhsan

Muhammad Yayan Royadi

Kelas : X AP 4

GURU MAPEL : SAHRUDIN

SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-GINA

Jl. Raya KH. Saadullah Km. 5 Desa Pakualam
Kec. Pakuhaji Tangerang Banten 15570
Telp. (021) 9517 3045 / (021) 9521 9392
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami
panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah,
dan inayah-Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Prosedur Pengadaan
Peralatan Kantor .

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai
pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan
banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari
segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami
menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah
ini.
Akhir kata kami berharap semoga makalah Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor. ini dapat
memberikan manfaat Bagi Siswa-Siswi SMK AL-GINA Pakuhaji maupun inpirasi terhadap
pembaca.

Pakuhaji, November 2017

Penyusun
 DAFTAR ISI

Kata pengantar .................................................................................................................... i

Daftar isi.............................................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN

a. Latar belakang ......................................................................................................... 1

b. Rumusan masalah ................................................................................................... 1
c. Tujuan ..................................................................................................................... 1
d. Manfaat ................................................................................................................... 1

BAB II PEMBAHASAN

a. Pengertian pengadaan perlengkapan kantor .......................................................... 2

b. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor ...................................................... 2
c. Pengandaan barang habis pakai dan tidak habis pakai .......................................... 3
d. Prosedur pengadaan alat tulis menulis dan perlengkapan kantor sesuai
rencana kebutuhan ................................................................................................. 5
e. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pengadaan barang ................................... 6
f. Dafta alat ketatusahaan .......................................................................................... 6
g. Jenis-jenis perlengkapan kantor ............................................................................. 7
1. Mesin tik ........................................................................................................... 7
2. Faksimili ........................................................................................................... 8
3. Mesin stensil ..................................................................................................... 10
4. Scanner .............................................................................................................. 11
5. Mesin penghancur dokumen ............................................................................. 13
6. Mesin absensi .................................................................................................... 13
7. Printer................................................................................................................ 14
8. Computer........................................................................................................... 15
9. Over head projector........................................................................................... 16
10. Mesin fotocopy ................................................................................................. 17

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................................................. 18

DAFTAR PUSTAKA
 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan mengolah serta
menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor lainnya. Dalam hal ini
pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-tugasnya, tetapi tuntutan target
harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu ada perlengkapan maupun peralatan
kantor yang dapat membantu mempercepat kerja mereka.
Perlengkapan kantor sangat beragam jenisnya bergantung pada fungsi tiap-tiap
perlengkapan yang ada. Perlengkapan kantor mempunyai peranan yang penting dalam setiap
kantor karena membantu pegawai dalam mengerjakan pekerjaan kantor. Dengan demikian
produktivitas kerja mereka senantiasa meningkat. Itulah maksudnya bahwa perlengkapan kantor
sangat penting diperlukan oleh setiap kantor.
Namun tidak semua orang mengenal benda benda apa saja yang ada di kantor beserta
fungsinya, maka dari itu penulis bermaksud menjelaskan tentang peralatan kantor dengan
harapan pembaca bisa mengerti dengan baik dalam pemanfaatan perlengkapan kantor.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apakah yang dimaksud dengan pengadaan perlengkapan kantor?
2. Apa saja jenis-jenis pengadaan perlengkapan kantor?
3. Apa saja langkah-langkah pengadan perlengkapan kantor?
4. Apa yang dimaksud hal-hal dalam pengandan barang ?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian prosedur perlengkapan kantor
2. Mengidentifikasi jenis-jenis pengandaan perlengkapan kantor
3. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

1.4 Manfaat
1. Mengetahui pengertian presedur pengadaan perlengkapan kantor
2. Mengetahuijenis-jenis pengandaan perlengkapan kantor
3. Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4. Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Pengertian Pengadaan Perlengkapan Kantor

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan
kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan
berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing
perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya
perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

a) Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.
b) Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.
c) Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.
d) Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.
e) Menyimpan dan memelihara perlengkapan.
f) Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.
g) Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

B. Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor

Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal,
antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga
perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara
berikut ini:
a. Pengajuan surat permohonan ke gudang
b. Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.
c. Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.
d. Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e. Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f. Bendahara meminta persertujuan pimpinan.
g. Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan.
h. Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.
i. Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.
j. Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

C. Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh
barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin
lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal,
alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai

Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana

kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Menetapkan skala prioritas menurut dana, urgensi kebutuhan dan menyusun rencana
pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana

kegiatan.
Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
 Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian
menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan
dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:

a. Penyimpanan
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan
efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:
a. Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.
b. Memenuhi syarat penyimpanan barang.
c. Memperhatikan sifat barang yang disimpan.
d. Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.
e. Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap
waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan
pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor.
Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan
penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi
lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin
panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik
karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.

Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi kantor
sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor. Namun jika masih bingung ingin
memilih peralatan seperti apa yang akan dibeli silahkan baca Cara Memilih Mesin-Mesin dan
Peralatan Kantor
D. PROSEDUR PENGADAAN ALAT TULIS-MENULIS DAN PERLENGKAPAN KANTOR
SESUAI RENCANA KEBUTUHAN
1 . Pengadaan barang bergerak
Ada 2 jenis dalam hal ini, yaitu barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.
a. Barang habis pakai
- Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan
- Menyusun perkiraan biaya
- Menyusun rencana pengadaan menjadi triwulan kemudian menjadi rencana tahunan
b. Barang tidak habis pakai
- Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan serta perhatikan perlengkapan
yang masih ada dan masih bisa dipakai
- Memperkirakan biaya dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan
- Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan dan menyusun
rencana tahunan
2 . Pengadaan barang tidak bergerak
a. Tanah
- Menyusun rencana pengadaan tanah yang lokasi dan luasnya sesuai dengan kebutuhan
- Mengadakan survey untuk menentukan lokasi tanah yang baik dan sesuai serta memperhatikan
perencanaan tata letak kota
- Mengadakan survey terhadap adanya sarana jalan, listrik, telepon, air, dan alat angkut
- Mengadakan survey harga
- Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi
b. Bangunan
- Mengadakan survey tentang keperluan bangunan yang akan direncanakan
- Mengadakan perhitungan luas bangunan yang sesuai dengan kebtuhan
- Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku
- Menyusun tahapan rencana anggaran biaya yang sesuai dengan rencana tahap pelaksanaan
secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan tiap tahun dengan memperhatikan
skala prioritas yang telah ditetapkan
 PENTING : Pengadaan tanah dapat dilakukan dengan cara membeli, menerima hibah,
menerima hak pakai, dan menukar. Sedangkan pengadaan bangunan dapat berupa membangun
baru, membeli bangunan, menyewa, menerima hibah, menukar bangunan.

E. HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGADAAN BARANG

1 . Penyimpanan
Penyimpanan harus dilakukan sebaik-baiknya agar tercapai efisiensi dan efektivitas dalam
penggunaan. Oleh karenanya harus dipilih seorang petugas yang dapat bertanggungjawab.
Dalam pelaksanaannya, penyimpanan perlu memperhatikan hal-hal :
- Persediaan alat pemeliharaan
- Memenuhi syarat penyimpanan barang
- Memperhatikan sifat barang
- Jangka waktu penyimpanan
- Tenaga dan biaya
2 . Pemeliharaan
Merupakan kegiatan yang sifatnya terus menerus, agar barang tetap dalam keadaan baik atau
siap pakai. Dapat dilakukan setiap hari atau secara berkala, yang penting harus rutin dilakukan.
Perlu diadakan inventarisasi perlengkapan, yaitu semua kegiatan dan usaha untuk memperoleh
data yang diperlukan mengenai barang-barang perlengkapan yang dimiliki.
3 . Administrasi perlengkapan
Kegiatan terakhirnya adalah penghapusan, yaitu kegiatan menghapus barang milik organisasi
dari daftar inventaris sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan. Dengan adanya
penghapusan, maka di dapat :
- Pembebasan barang dari tanggungjawab organisasi
- Dapat meringankan kerja inventaris
- Membatasi kerugian yang lebih besar yang biasanya disebabkan oleh penggunaan biaya
perbaikan atau pemeliharaan.

F. DAFTAR ALAT KETATAUSAHAAN

1. Ruang kerja pimpinan
Baki surat Stempel
Buku agenda Kartu nama
Buku alamat penting Komputer
 Buku catatan harian Printer
Buku telepon Papan Planel
Ensiklopedia Pensil/Ballpoin

2. Ruang kerja sekrtaris

- Meja dengan laci yang dapat dikunci
- Meja mesin tik atau computer
- Kursi yang dapat diputar
- Lemari arsip
- Meja dan kursi tamu

3. Perlengkapan dan alat-alat penting bagi sekretaris

- Tanggalan meja, yang merupakan daftar janji dan buku harian
- Buku telepon
- Buku daftar alamat penting
- Kotak surat masuk dan keluar
- Tiga map warna yang diberi tanda : segera, masih harus diselesaikan dan untuk diedarkan
- Kotak kartu nama
- Kotak tindak lanjut
- Catatan atau buku sumber informasi
- Pesawat telepon

E. JENIS JENIS PELENGKAPAN KANTOR

1) Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat
dipergunakan untuk:
a) Mengetik berbagai macam surat
b) Mengetik naskah atau teks
c) Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil
d) Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada
pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.
Mesin Ketik Manual

Mesin Tik Elektronik

2. ) Faksimili

Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang
digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya,
menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata
faksimile berasal dari bahasa latin yaitu fac simile (make similar), yang artinya membuat
salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai
telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang
dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat
untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau
kertas yang kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat
membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan
mesin fax.
a) Menghidupkan/turn on mesin fax

o Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz
sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax
akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.

o Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, buka cover dan masukan
kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.

o PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang
menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar
kertas saja.

o Mesin fax sudah stanby

o langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba
angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada
nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

b) Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

Manual
siapkan dokumen yang akan dikirim
masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
masukan nomor fax tujuan
apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi
penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus
sebagai nomer telefon.

Otomatis
siapkan dokument yang akan dikirim
 masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
masukan nomer tujuan dan tekan start
mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display X
DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx
tidak perlu tekan start.
c) Menerima Dokumen fax
Manual
o Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk
langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.
o Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau
beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start,
display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.
o Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi
on tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak
secara otomatis.
Otomatis
Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE
MODE pada posisi on atau pada posisi FAX ONLY.
Gambar 3. Mesin Faksimili

3) Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak
dengan menggunakan pembantu kertas master yang disebut dengan stensil sheet atau sheet
stensil.

Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS,
duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000
lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a) Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas
seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:

Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia

Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet
master
ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

b) Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada
juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)

Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
Menggunakan master paper
o Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
o Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
o Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
Penggandaan menggunakan kertas folio
Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

4) Scanner

Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy
hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar
monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan
hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat
benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan
(gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu
pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data yang telah diambil
dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi computer computer
yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian
teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan
teknik pencahayaan.

Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau
3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga denganFungsi
Scanner Komputer. Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil informasi gambar
dan menampilkan pada Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file data. Jadi jika anda
memasukkan foto maka akan menghasilkan foto itu sendiri dalam bentuk digital (gambar dalam
komputer), dan jika anda memasukkan benda maka akan menghasilkan gambar itu sendiri.

Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar
menggunakan sinar kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar. Scanner
merupakan perangkat yang cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin fotocopy.
Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah:
Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada mesin
scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke
unit scanning.
Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai
untuk langsung memulai scanning.
Nyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai
dilakukan.
Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat
dilihat pada layar monitor.
Apabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan
menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan
lain- lain. pot scanned.
Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar terhubung
dengan sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan.

a) Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya:

Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul tampilannya. Pada
kotak baris lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul tampilannya. Klik pada pilihan
CANOSCAN [F:] setelah dilayar muncul tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol
Open, setelah muncul tampilannya, klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada
pilihan english, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah
muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah
muncul tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation, setelah muncul tampilannya, klik tombol
Yes, setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan, lalu klik tombol OK, setelah
muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah
muncul tampilannya Klik tombol Next lagi, setelah itu Klik tombol Finish.

b) Cara menginstal scanner melalui control panel diantaranya:

Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control Panel, setelah muncul
tampilannya, klik pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul tampilannya, klik pada
pilihan Add Scanner, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Canon, klik pada pilihan
CanoScan D64GU, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah
muncul tampilannya, dan klik tombol Finish.

Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu File, klik
pada pilihan save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save in, tentukan folder
tempat file tersebut akan disimpan. Pada kotak isian File name, ketik nama file. Pada kotak isian
save as type pilih jpeg file (JPG/JPEG), untuk menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan
klik tombol save.

5) Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua
macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa

kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen
dalam bentuk microfilm.

Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak
terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-
potong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat
didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas
dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu
mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang
efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah:

Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper
klip dan staples yang ada pada kertas.
Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap
memotong.
Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin
untuk dibuang.

6) Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan
pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar).

Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut:
a) Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada
saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas
mesin). Pengoperasiannya masing masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu
secara otomatis data akan terkirim kekomputer.

b) Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)

Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang
dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar
perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing masing
pegawai men scan sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis
data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.

7) Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik
berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian,
yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta
atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner
yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan
sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan,
hanya pembersihan atau cleaning pada print-head printer tersebut.

Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan
komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari
komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot
per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi
resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya
rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus.

8) Komputer

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat
menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan
hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.

Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input,
mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan
hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam
sebuah penyimpanan yang disebut juga file.

Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:

Hardware (perangkat keras)

Software (perangkat lunak)
Brainware atau user (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:

Komputer sebagai ingatan (memori)

Komputer sebagai pemroses
Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970):

Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding
dengan masukkan.
 Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan
penyaringan informasi).
Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat
keputusan.

9) Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar
atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP
dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam
OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil
dengan cahaya yang cemerlang.

Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut:

Periksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan
Hubungkan OHP dengan sumber listrik
Tekan tobol ON/ OFF ke posisi ON
Letakkan transparansi pada posisi yang benar

Aturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi
keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang
jelas dan tajam.

Over Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang
dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya.
Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan
meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk
ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia
bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan
para penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi
seolah-olah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan,
untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada
seberapa dekat proyektor adalah layar.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar
transparansi/ gulungan transparansi.
2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
 5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja
terhadap serbuk besi.
6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus
dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.
7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada
alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

10) Mesin Fotokopi

Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau
memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis,
karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau
dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi
akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen,
sesuai keinginan pimpinan
Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal
Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy:
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala
pada posisi yang tepat di tengah
Dengan menekan tombol pengatur hasil copy
Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
Tekan tombol cetak (start)
Jika sudah selesai tekan tombol OFF

BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung
dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban
pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan
inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah
atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan
pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan
memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.