MAKALAH SARANA DAN PRASARANA

“MESIN-MESIN KANTOR”

Disusun Oleh
Kelas : XI AP 1
Kelompok 5
1. Aulia Rahmah
2. Diah Ayu Ardiningsih
3. Ika Novia
4. Indah Dahlia

SMK NEGERI 51 JAKARTA

1
 KATA PENGANTAR

Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha
Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang
telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah-Nya kepada kami,
sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Memilih Peralatan Dan Mesin-
Mesin Kantor.

Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan

bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan
makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada
semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini
Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada
kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh
karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik
dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini.
Akhir kata kami berharap semoga makalah Memilih Peralatan Dan Mesin-
Mesin Kantor. ini dapat memberikan manfaat Bagi Siswa-Siswi SMK 51
Jakarta maupun inpirasi terhadap pembaca.

Jakarta, 10 Oktober 2019

Penyusun

2
 DAFTAR ISI

Kata pengantar .................................................................................................................... i

Daftar isi.............................................................................................................................. ii

BAB I PENDAHULUAN

a. Latar belakang ......................................................................................................... 1

b. Rumusan masalah ................................................................................................... 2
c. Tujuan ..................................................................................................................... 2
d. Manfaat ................................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN

a. Pentingnya peralatan dan mesin-mesin .................................................................. 3

b. Memilih peralatan dan mesin-mesin kantor ........................................................... 3
c. Factor factor untuk memilih perlengkapan dan mesin-mesin kantor ..................... 3
d. Perabot kantor ......................................................................................................... 3
e. Mesin-mesin kantor dan perencanaan ..................................................................... 4
f. Keuntungan dan kerugian mesin-mesin kantor....................................................... 4
g. Cara memelihara peralatan kantor .......................................................................... 4
h. Jenis-jenis peralatan kantor ..................................................................................... 5
1. Mesin tik ........................................................................................................... 5
2. Faksimili ........................................................................................................... 6
3. Mesin stensil ..................................................................................................... 8
4. Scanner .............................................................................................................. 9
5. Mesin penghancur dokumen ............................................................................. 11
6. Mesin absensi .................................................................................................... 12
7. Printer................................................................................................................ 13
8. Computer........................................................................................................... 13
9. Over head projector........................................................................................... 14
10. Mesin fotocopy ................................................................................................. 15

BAB III PENUTUP

A. Kesimpulan ............................................................................................................. 17

DAFTAR PUSTAKA

3
 BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Perlengkapan & Peralatan kantor adalah aset penting yang harus dimiliki oleh sebuah
instansi demi kelancaran operasionalnya. Pemenuhannya menjadi agenda belanja rutin yang
disesuaikan dengan kebutuhan. Baik itu perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar,
ketiganya memerlukan barang-barang standar yang hampir sama. Perbedaannya adalah pada
bagian kuantitas serta bidang usaha yang dijalankan. Dengan pemilihan yang tepat, tentunya
investasi yang dikeluarkan akan benar-benar bermanfaat untuk mendukung mekanisme dan
efisiensi kantor.

Perusahaan-perusahaan berskala besar biasanya lebih memilih untuk

mendapatkan Perlengkapan & Peralatan kantor dengan bekerja sama dengan satu
distributor dalam perjanjian tender. Hal ini memudahkan instansi untuk melakukan pembelian
secara berkelanjutan selama kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan. Sedangkan untuk
perusahaan berskala kecil dan menengah, pembelian barang-barang tersebut cenderung
dilakukan secara langsung dari supplier manapun. Akan tetapi, pekerjaan menjadi lebih
banyak karena selain memilih distributor, perusahaan juga harus memperhatikan beberapa hal
agar mendapatkan produk yang berkualitas.

Pengadaan peralatan atau mesin-mesin kantor serta perlengkapannya menjadi tugas

penting yang harus dijalankan demi kelancaran kinerja di dalam kantor yang bersangkutan.
Namun, diperlukan pertimbangan beberapa hal dalam memilih Perlengkapan & Peralatan
kantor, di antaranya:

 Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan

 Jenisnya sebaiknya yang praktis
 Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
 Mutunya harus benar-benar baik
 Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukan dengan mudah
 Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan
 Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan

4
B. Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2. Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3. Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
4. Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

C. Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
3. Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

D. Manfaat
1. Mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor
3. Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4. Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

5
 BAB II
PEMBAHASAN

A. PENTINGNYA PERALATAN DAN MESIN-MESIN

Pada jaman sekarang ini, aktivitas di banyak instansi pemerintah maupun swasta semakin
mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor untuk meningkatkan produktivitas kerja,
sehingga didapatlah hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat itu
menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memerhatikan efisiensi di segala
bidang. Dan karena hal itu lah diperlukan kesiapan manusianya serta kelengkapan sarananya.
Maka dari itu dibutuhkan pula pengetahuan dan kemampuan dalam memilih peralatan dan mesin-
mesin kantor.

B. MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya tata laksana kantor, pemilihan mesin-mesin kantor
perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

 Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan

 Jenis mesin hendaknya praktis
 Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
 Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
 Mutu baik
 Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
 Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
 Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah
 Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah
 Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
 Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
 Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut

C. FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERLENGKAPAN DAN MESIN-MESIN

KANTOR

 1. Pekerjaan dan cara penyelesaiannya

 2. Kebutuhan pegawai perseorangan
 3. Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan
 4. Fleksibilitas penggunaan
 5. Harga dan penanaman modal
 6. Kemampuan kesatuan
 7. Nilai keindahan
 8. Referensi pegawai
 9. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
 10. Ramalan mengenai beban pekerjaan
 11. Kualitas pekerjaan tata usaha
 12. Keperluan untuk salinan-salinan data statistic

6
D. PERABOT KANTOR
Faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabot kantor

 1. Harus menghemat ruang lantai

 2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan
 3. Tidak begitu berat
 4. Harus ada ruang yang cukup dibawah meja
 5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
 6. Keawetan perabot dari logam relative lebih tinggi daripada perabot dari kayu
 7. Resiko kebakaran perabot dari kayu lebih besar daripada perabot dari logam

E. MESIN-MESIN KANTOR DAN PERENCANAAN

Perencanaan manajemen kantor meliputi “apa, dimana, dan kapan mesin kantor digunakan
untuk merumuskan pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam tahap perencanaan ini diputuskan
tentang mesin yang cocok untuk suatu tugas tertentu yang dinyatakan oleh pekerjaan perencanaan
prosedur dan metode sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan pegawai. Prosedur
serta metode perencanaan mempengaruhi mesin yang akan digunakan, dan pun sebaliknya mesin
mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti.

F. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MESIN-MESIN KANTOR

NOMOR KEUNTUNGAN KERUGIAN

Menghemat tenaga kerja Tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang
1
memerlukan kecerdasan tingkat tinggi
Menghemat waktu Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi
2
tinggi
Meningkatkan ketelitian dan Sulit mendapat operator mesin yang terlatih
3
memperbaiki mutu pekerjaan serta butuh biaya untuk melatih
Mengurangi rasa bosan jika Pengaruh mesin terhadap system-sistem
4 dibandingkan dengan metode perkantoran
tulis menulis
Pekerjaan tampak lebih baik Fleksibilitas beberapa metode mesin
5
menjadi kurang
Mencegah adanya penggelapan Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan
6 dari bagian satu kebagian yang lain daripada
beberapa mesin tertentu
Mengurangi kelelahan pegawai Suara yang gaduh kecuali jika tempatnya
7
kantor dipisahkan
Memberikan informasi yang lebih Beberapa memiliki harga mahal, serta sulit
banyak dan lebih cepat dari waktu memelihara dan terjadi kerusakan mesin
8
yang sebelumnya kepada
manajemen

E. Cara Memelihara Peralatan Kantor

a. Cara pemeliharaan penjepret kertas
· Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel).
· Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang kering.
· Agar daya per tetap kuat jangan masukkan staples melebihi kapasitas.
7
 · Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul penjepret tetapi bukalah
secara perlahan lahan.
b. Cara pemeliharaan pelubang kertas
· Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal pada tempatnya,setelah pelubang kertas
itu di pergunakan.
· Hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan.
· Tempatkan pada tempat yang kering,dan hindari penyimpanan padan ruang yang udaranya
lembab.
· Agar tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh permukaan nya dengan
menggunakan kain halus.
c. Cara pemeliharaan mesin pemberi nomor
· Bersihkan angka angka nya dengan minyak tanah.
· Agar tidak berkarat bersihkan selalu dengan kain halus.
· Jangan menggunakan tinta cap , sebab dapat melengketkan roda angka jika tinta tersebut
kering.
· Masukkan dalam laci atau kotak yang rapat dan kering.
· Supaya roda angka tidak mudah aus jangan menggunakan stylus logam.

Contoh-contoh mesin kantor beserta definisi, gambar, fungsi, dan sistem kerja.

1) Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat
dipergunakan untuk:
a) Mengetik berbagai macam surat
b) Mengetik naskah atau teks
c) Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil
d) Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada
pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.

8
Mesin Ketik Manual

Mesin Tik Elektronik

2. ) Faksimili

Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan
untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan
telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari
bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat salinan yang sama dengan
aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang
dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk
komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang
kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat
membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan
mesin fax.

9
a) Menghidupkan/turn on mesin fax

o Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz
sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax
akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.

o Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, buka cover dan masukan
kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.

o PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang
menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar
kertas saja.

o Mesin fax sudah stanby

o langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat
gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone
berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

b) Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

 Manual
 siapkan dokumen yang akan dikirim
 masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
 angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
 masukan nomor fax tujuan
 apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
 mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
 dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi
penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus
sebagai nomer telefon.

 Otomatis
 siapkan dokument yang akan dikirim
 masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
 masukan nomer tujuan dan tekan start
 mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display X
DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx
tidak perlu tekan start.

10
c) Menerima Dokumen fax

 Manual

o Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk
langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

o Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau
beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start,
display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.

o Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on”
tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara
otomatis.

 Otomatis

Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE
MODE pada posisi “on” atau pada posisi FAX ONLY.

3) Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan
menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet atau sheet stensil.

Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS,
duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000
lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a) Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas
seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:

 Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia

 Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
 Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam
 sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet
master
 ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm)

b) Mesin Stensil Spiritus

11
Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada
juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

 Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual)

 Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis
 Menggunakan master paper
o Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin
o Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon
o Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan thermocopier
 Penggandaan menggunakan kertas folio
 Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

4) Scanner

Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy
hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar
monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan
hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda,
seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar, foto,
tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya
akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data yang telah diambil dengan scanner itu,
bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi computer computer yang mengenali teks
ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan
resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik
pencahayaan.

Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau
3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga denganFungsi
Scanner Komputer. Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil informasi gambar dan
menampilkan pada Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file data. Jadi jika anda memasukkan
foto maka akan menghasilkan foto itu sendiri dalam bentuk digital (gambar dalam komputer), dan
jika anda memasukkan benda maka akan menghasilkan gambar itu sendiri.

12
Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar menggunakan
sinar kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar. Scanner merupakan
perangkat yang cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin fotocopy.

Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah:
üPenekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada mesin
scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit
scanning.
üKemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk
langsung memulai scanning.
üNyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai
dilakukan.
üSetelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat
pada layar monitor.
üApabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan
menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan
lain- lain. pot scanned.
Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar terhubung
dengan sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan.

a) Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya:

Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul tampilannya. Pada
kotak baris lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul tampilannya. Klik pada pilihan
CANOSCAN [F:] setelah dilayar muncul tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol Open,
setelah muncul tampilannya, klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan
english, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah muncul
tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul
tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes,
setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan, lalu klik tombol OK, setelah muncul
tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul
tampilannya Klik tombol Next lagi, setelah itu Klik tombol Finish.

b) Cara menginstal scanner melalui control panel diantaranya:

Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control Panel, setelah muncul
tampilannya, klik pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul tampilannya, klik pada
pilihan Add Scanner, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Canon, klik pada pilihan
CanoScan D64GU, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah
muncul tampilannya, dan klik tombol Finish.

Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu File, klik pada
pilihan save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save in, tentukan folder tempat
file tersebut akan disimpan. Pada kotak isian File name, ketik nama file. Pada kotak isian save as
type pilih jpeg file (JPG/JPEG), untuk menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan klik tombol
save.

13
5) Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua
macam yaitu:

1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa

kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen
dalam bentuk microfilm.

Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak
terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong-
potong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur
ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan
mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan
sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah:

 Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip
dan staples yang ada pada kertas.
 Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap
memotong.
 Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk
dibuang.

14
6) Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan
pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar).

Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut:

a) Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat
itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin).
Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara
otomatis data akan terkirim kekomputer.

b) Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)

Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang
dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar
perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing
pegawai men scan sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis
data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.

15
7) Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik
berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian,
yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta atau
toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang
digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan
sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya
pembersihan atau cleaning pada print-head printer tersebut.

Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan
komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari
komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot
per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi
resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya
rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus.

8) Komputer

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat
menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil
pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.

16
Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input,
mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan
hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam
sebuah penyimpanan yang disebut juga file.

Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:

 Hardware (perangkat keras)

 Software (perangkat lunak)
 Brainware atau user (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:

 Komputer sebagai ingatan (memori)

 Komputer sebagai pemroses
 Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970):

 Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding
dengan masukkan.
 Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan
penyaringan informasi).
 Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat
keputusan.

9) Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar
atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP
dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam
OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil
dengan cahaya yang cemerlang.
17
Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut:
üPeriksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan
üHubungkan OHP dengan sumber listrik
üTekan tobol ON/ OFF ke posisi ON
üLetakkan transparansi pada posisi yang benar

üAturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi
keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas
dan tajam.

üOver Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang
dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di
atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan
meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk
ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia
bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para
penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi seolah-
olah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk
kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa
dekat proyektor adalah layar.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk:

1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar
transparansi/ gulungan transparansi.
2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja
terhadap serbuk besi.
6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus
dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.
7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada
alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)

10) Mesin Fotokopi

18
Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau
memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena
siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan
sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan
rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut:

Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas rutin
Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya
Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen,
sesuai keinginan pimpinan
Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya
Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy:

üHidupkan mesin dengan menekan tombol ON
üLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala
pada posisi yang tepat di tengah
üDengan menekan tombol pengatur hasil copy
üTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
üTekan tombol cetak (start)
üJika sudah selesai tekan tombol OFF

19
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan

sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa
membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam
mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor
sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu
diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan
pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor
akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.

20
21