KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena limpahan
Rahmat,Taufik dan Hidayah-Nya, kami dapat menyelesaikan makalah Manajemen Perkantoran
denganjudul “Perlengkapan dan Peralatan Kantor” semester I, guna mempelajari dan menambah ilmu
pengetahuan.Makalah ini kami susun agar pembaca dapat memperluas pengetahuan tentang berbagai

Kami selalu mendapatkan bantuan dan bimbingan dalam menyelesaikan tugas makalah ini.Untuk itu pada
kesempatan kali ini kami mengucapkan terima kasih kepada :

1.Ratna Sri Dewi SE ,Guru kesekretarisan yang bersedia membimbing kami.

2.Rekan-rekan, yang telah membantu dan mendukungerbekalan ataupun peralatan perkantoran. Adapun
materi-materi yang kami tulis.

Oleh karena itu, kami menerima kritik dan saran dari pembaca yang bersifat membangun untuk
kesempurnaan penyusunan makalah berikutnya.Demikian tugas makalah ini kami susun, semoga makalah
ini dapat bermanfaat bagi penyusun khususnya, serta para pembaca .

Krueng geukuh 22,September,2022

Nama penulis

Dara indrayani
 DAFTAR ISI

KATAPENGANTAR.............................................................................................i

ISI.........................................................................................................................ii

BAB 1

PENDAHULUAN1.1Latar Latar

Latar.Belakang......................................................................................................11.

Rumusan.Masalah................................................................................................21.3

Tujuan.Penulisan..................................................................................................

BAB.11

PEMBAHASAN

2.1Pengertian Organisasi Kantor...............................................................................3

2.2Prinsip-prinsip Oragnisasi Kantor........................................................................5

2.3Unsur-unsur Organisasi Kantor............................................................................7

2.4Asas-asas Organisasi Kantor................................................................................8

2.5Tipe dan Bentuk Organisasi Kantor....................................................................

BAB.111

PENUTUP

3.1Kesimpulan..........................................................................................................24

3.2Saran....................................................................................................................24

DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………… 25
BAB I

PENDAHULUAN1.1

Latar Belakang Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada sehingga
akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya perbekalan kantor yang
memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-
pegawai kantor mengolah bahan-bahan dengan sarana perbekalan kantor yang ada

.Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat
dan interior kantor.Dimana memiliki arti Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang
ada di dalam kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan kantor
sehinggamenghasilkan sesuatu yang diharapkan. Perbekalan kantor merupakan sarana penting untuk
menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu,
karena pegawai kantor bekerja untuk mengolah bahan dengan saranadan dengan peralatan kantor yang
ada.

B. Rumusan Masalah

1.Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?

2.Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?

3.Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?

4.Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

C. Tujuan

1.Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor

2.Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor

3.Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4.Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

D. Manfaat

1.Mengetahui pengertian perlengkapan kantor

2.Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor

3.Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor

4.Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor

 BAB 11

PEMBAHASAN

PENTINGNYA PERALATAN DAN MESIN-MESIN

Pada jaman sekarang ini, aktivitas di banyak instansi pemerintah maupun swasta semakin
mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor untuk meningkatkan produktivitas kerja,sehingga
didapatlah hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat itu menuntut manusia untuk
bertindak semakin cepat dengan memerhatikan efisiensi di segala bidang. Dan karena hal itu lah
diperlukan kesiapan manusianya serta kelengkapan sarananya.Maka dari itu dibutuhkan pula pengetahuan
dan kemampuan dalam memilih peralatan dan mesin-mesin kantor

A. PENTINGNYA PERALATAN DAN MESIN-MESIN

Pada jaman sekarang ini, aktivitas di banyak instansi pemerintah maupun swasta
semakinmengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor untuk meningkatkan produktivitas
kerja,sehingga didapatlah hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat itumenuntut
manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memerhatikan efisiensi di segala bidang. Dan karena hal
itu lah diperlukan kesiapan manusianya serta kelengkapan sarananya.Maka dari itu dibutuhkan pula
pengetahuan dan kemampuan dalam memilih peralatan dan mesin-mesin kantor.

B.MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya tata laksana kantor, pemilihan mesin-mesin kantor perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan

Jenis mesin hendaknya praktis

Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan

Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan

Mutu baik

Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan

C.FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERLENGKAPAN DAN MESIN-MESIN KANTOR

1. Pekerjaan dan cara penyelesaiannya

2. Kebutuhan pegawai perseorangan

3. Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan

4. Fleksibilitas penggunaan

5. Harga dan penanaman modal

6. Kemampuan kesatuan

7. Nilai keindahan

8. Referensi pegawai

9. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai

10. Ramalan mengenai beban pekerjaan

11. Kualitas pekerjaan tata usa

12. Keperluan untuk salinan-salinan data statistic

PERABOT KANTOR

Faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabot kantor

1. Harus menghemat ruang lantai

2. Tinggi meja dan kursi harus sepadan

3. Tidak begitu berat

4. Harus ada ruang yang cukup dibawah meja

5. Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan

6. Keawetan perabot dari logam relative lebih tinggi daripada perabot dari kayu

7. Resiko kebakaran perabot dari kayu lebih besar daripada perabot dari logam
 E.MESIN-MESIN KANTOR DAN PERENCANAAN

Perencanaan manajemen kantor

meliputi “apa, dimana, dan kapan mesin kantor digunakanuntuk merumuskan pekerjaan
yang akan dilakukan. Dalam tahap perencanaan ini diputuskan tentang mesin yang cocok untuk
suatu tugas tertentu yang dinyatakan oleh pekerjaan perencanaan prosedur dan metode sesuai
dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan pegawai. Prosedur serta metode perencanaan
mempengaruhi mesin yang akan digunakan, dan pun sebaliknya mesin mempengaruhi prosedur
dan metode yang akan diikuti.

F.KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MESIN-MESIN KANTOR

KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN

1. Menghemat tenaga kerja Tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan
tingkat tinggi
2. Menghemat waktu Tingkat penyusutan beberapa mesin menjaditinggi
3. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan Sulit mendapat operator mesin
yang terlatih serta butuh biaya untuk melatih
4. Mengurangi rasa bosan jikadibandingkan dengan metodetulis menulis Pengaruh mesin
terhadap system-sistem perkantoran
5. Pekerjaan tampak lebih baik Fleksibilitas beberapa metode mesin menjadi kurang
6. Mencegah adanya penggelapan Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian satu
kebagian yang lain daripada beberapa mesin tertentu
7. Mengurangi kelelahan pegawai kantorSuara yang gaduh kecuali jika tempatnya dipisahkan
8. Memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih cepat dari waktu yang sebelumnya
kepada manajemen Beberapa memiliki harga mahal, serta sulit memelihara dan terjadi
kerusakan mesin

E.Cara Memelihara Peralatan Kantor

a. Cara pemeliharaan penjepret kertas

· Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel).· Hindari penyimpanan
pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang kering.· Agar daya per tetap kuat jangan
masukkan staples melebihi kapasitas.· Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul
penjepret tetapi bukalahsecara perlahan lahan.

b. Cara pemeliharaan pelubang kertas

Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal pada tempatnya,setelah pelubang

kertasitu di pergunakan.· Hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan.· Tempatkan
pada tempat yang kering,dan hindari penyimpanan padan ruang yang udaranya lembab.· Agar
tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh peralatannya.

sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1.Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana,menyusun organisasi,
melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta
memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri
bahwa manajer kantor itu bukan seorang yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;

2.Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu
(mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;

3.Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya

ekonomis;

4.Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja
hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;

5.Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan
mengurangi biaya;

6.Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan
formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal
pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;

7.Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram
Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;

8.Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;

9.Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya
dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

3.1 Tujuan Manajemen Perkantoran

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien.
Apabila dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya
menimbulkan pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah
adanya pemborosan tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses
mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.Tujuan
proses manajemen perkantoran tersedianya informasi yang siap dipakai. Ciriinformasi yang siap
dipakai adalah:

1.Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun tertulisdengan

relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.

2.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk melaksanakantugas

secara efektif dan efisien.

3.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan,

melaksanakan,mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yangmenjadi tanggungjawabnya.
 4.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat/dokumen sesuaistandar
operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga

5.Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh mnfaatmasing-

masing

6.Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangansehingga

segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan dipertanggungjawabkan

3.2 Fungsi Perkantoran

1.Fungsi kantor adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan warkat yang secararinci
adalah :

2.Untuk menerima keterangan (misalnya : surat-surat, harga, kutipan dansebagainya)

3.Untuk mencatat keterangan (misalnya : persediaan, harga dan catatan-catatankepegawaian)

4.Untuk menyusun keterangan (misalnya : dalam pembiayaan, pembukuan dansebagainya)

Untuk member keterangan (misalnya : faktor-faktor penjualan, perkiraan- perkiraan dan

sebagainya)Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi pada masa depan, usaha penyelenggaraan
kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam arti bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti akantugasnya, bersemangat dalam mengejar
prestasi dan seorang karyawan diharapkan dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh,
dan berusaha untuk dap

Kegiatan yang mengikuti prosedur rutinBanyak kegiatan rutin harus dilaksanakan secara teratur
apabila kantor ingin berfungsidengan tepat.Disamping itu ada tambahan pekerjaan tambahan itu adalah:

1.Menulis (termasuk mengetik dan lain-lain untuk mempercepat proses penulisan)

2.Menyalin (baik dengan tangan, mekanik maupun fotografis).

3.Mengarsip (termasuk memilih, member nomor dan menyusun indeks)

4.Mengecek (memeriksa)

Peralatan lantor

1.Offfice Space (Ruang Perkantoran)Termasuk di dalamnya adalah perkiraan kegutuhan ruang,

tata ruang, ventilasi udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan, perubahan
ruang, dan pemeliharaan ruang.

2.Office Communication (Komunikasi Kantor)Termasuk di dalamnya adalah pengiriman surat,

penanganan telepon, telex penerimaan tamu.
 3.Office Personnel (Kepegawaian/ Manajemen Sumber Daya Manusia)Termasuk di dalamnya
adalah Seleksi pegawai,

4.Orientasi, Latihan, Pengujian,Kenaikan Pangkat, Turnover (pergantian pegawai), Pengerahan

Pegawai,Keterlambatan, Kemangkitan, Wawancara, Semangat dan Motivasi kerja, Disiplin,Pensiun,
Penilaian pegawai dan Pengaduan.

5.Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)Termasuk di dlamnya Meja, Kursi,

Lemari, Perlengkapan Arsip, Pemeliharaan dan perbaikan alat, Penilaian perlengkapan kantor yang baru.

6.Appliances and Machine (Peralatan dan Mesin-mesin kantor)Termasuk di dalamnya adalah

Mesin Tik, Mesin Komputer, printer, LCD, Facsimiliat mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi
sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan
perkantoran adalah merupakan inti kehidupan organisasi.

7.Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan Alat Tulis)Termasuk di dalamnya adalah
Alat Tulis kantor, Alat-alat kebersihan, Penilaian perbekalan.

8.Methods (Metode)Termasuk di dalamnya adalah pengolahan Bahan keterangan, Penyelidikan

rutin, danAnalisis Statistik.

9.Records (Warkat)Termasuk di dalamnya Perancangan formulir, Penanganan surat, Pola surat,

MetodePelaporan, Penyelidikan, Penyingkiran warkat, Micro Film, Jadwal Penyimpanan,Praktik
Kearsipan dan Penyimpanan warkat.

10.Executive Controls (Kontroll Pejabat Pimpinan)Termasuk di dalamnya adalah Perencanaan

organisasi, Perencanaan Anggaran,Forecasting, Buku Pedoman kerja, Konferensi, Mutasi, Job Analysis,
SistemPenggajian
 BAB 111

PENUTUP

1. Kesimpulan

Dalam proses manajemen, sasaran yang ingin diperoleh adalah tercapainya tujuansecara efisien. Apabila
dlam mencapai tujuan tidak sesuai dengan perencanaan dan dalam proses kegiatannya menimbulkan
pemborosan tersebut, maka hal tersebut sebaiknyadihindari. Untuk mencegah adanya pemborosan
tersebut, maka sumber-sumber daya yangakan dimanfaatkan dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya
dikelola dengan menerapkanfungsi-fungsi manajemen.Dalam kehidupan organisasi yang berorientasi
pada masa depan, usaha penyelenggaraan kegiatan perkantoran perlu ditangani secara profesiaonal, dalam
arti bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran memerlukan pimpinan dan staff yang mengerti
akantugasnya, bersemangat dalam mengejar prestasi dan seorang karyawan diharapkan
dapatmencurahkan perhatiannya secara bersungguh-sungguh, dan berusaha untuk dapat
mengolahinformasi, sehingga dapat menjadi sesuatu yang berdaya guna. Berdasarkan hal tersebut
dapatdikatakan bahwa penyelenggaraan kegiatan perkantoran adalah merupakan inti kehidupanorganisasi.

Organisasi memerlukan tempat sebagai pusat pertemuan, pusat kegatan, pusatmelakukan hubungan, pusat
mengambil berbagai keputusan, pusat merencanakan,mengorganisasikan pergerakan dan pengawasan
pekerjaan. Tempat tersebut member arti danmembantu menjalankan fungsi organisasi. Segala macam
bentuk penulisan, komunikasi, perhitungan, penggolongan dan penyimpanan arsip adalah merupakan
pekerjaan kantor.