MAKALAH MANAJEMEN KANTOR 2

PERKAKAS KANTOR

Diajukan untuk memenuhi tugas Manajemen Kantor 2

Dosen : Ratih Hendra Ningsih, S.S., M.M.

Disusun Oleh

Siti Pahad Adawiyah (412019111)

Fajrin Retno Aulia (412019100)

Kholifah Aulia (412019077)

AB2019C

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK SUKABUMI

2021
 KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT yang telah memberikan kami kemudahan
sehingga kami dapat menyelesaikan Makalah ini dengan tepat waktu. Tanpa
pertolongan-Nya tentunya kami tidak akan sanggup untuk menyelesaikan makalah
ini dengan baik. Kami mengucapkan syukur kepada Allah SWT atas limpahan
nikmat sehat-Nya, baik itu berupa fisik maupun akal pikiran, sehingga kami mampu
untuk menyelesaikan pembuatan Makalah sebagai tugas dari mata kuliah
Manajemen Kntor 2 dengan Judul “ Perkakas Kantor “ .

Penulis tentu menyadari bahwa Makalah ini masih jauh dari kata sempurna
dan masih banyak terdapat kesalahan serta kekurangan di dalamnya. Untuk itu,
kami mengharapkan kritik serta saran dari pembaca untuk Makalah ini, supaya
Makalah ini nantinya dapat menjadi Makalah yang lebih baik lagi. Kemudian
apabila terdapat banyak kesalahan pada Makalah ini kami mohon maaf yang
sebesar-besarnya.

Penulis juga mengucapkan banyak terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu. Demikan, semoga Makalah ini dapat bermanfaat. Terima kasih.

Sukabumi, 26 Maret 2021

i
 DAFTAR ISI

Contents
KATA PENGANTAR ........................................................................................................ i
DAFTAR ISI...................................................................................................................... ii
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 3
1.1 Latar Belakang ....................................................................................................... 3
1.2 Perumusan Masalah ............................................................................................... 4
1.3 Tujuan .................................................................................................................... 4
1.4 Manfaat .................................................................................................................. 4
BAB II PEMBAHASAN ................................................................................................... 5
2.1 Pentingnya Peralatan dan Mesin-mesin ................................................................. 5
2.2 Memilih Peralatan dan Mesin-mesin Kantor ......................................................... 5
2.3 Faktor-Faktor untuk Memilih Perlengkapan dan Mesin-mesin Kantor ................. 5
2.4 Perabot Kantor ....................................................................................................... 6
2.5 Mesin-mesin Kantor dan Perencanaan ................................................................... 6
2.6 Keuntungan dan Kerugian Mesin-mesin Kantor.................................................... 6
2.7 Cara Memelihara Peralatan Kantor ........................................................................ 7
BAB III PENUTUP ......................................................................................................... 23
3.1 Kesimpulan .......................................................................................................... 23
DAFTAR PUSTAKA

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perlengkapan & Peralatan Kantor adalah aset penting yang harus dimiliki oleh sebuah
instansi demi kelancaran operasionalnya. Pemenuhannya menjadi agenda belanja rutin yang
disesuaikan dengan kebutuhan. Baik itu perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar,
ketiganya memerlukan barang-barang standar yang hampir sama. Perbedaannya adalah pada
bagian kuantitas serta bidang usaha yang dijalankan. Dengan pemilihan yang tepat, tentunya
investasi yang dikeluarkan akan benar-benar bermanfaat untuk mendukung mekanisme dan
efisiensi kantor.

Perusahaan-perusahaan berskala besar biasanya lebih memilih untuk mendapatkan

Perlengkapan & Peralatan kantor dengan bekerja sama dengan satu distributor dalam perjanjian
tender. Hal ini memudahkan instansi untuk melakukan pembelian secara berkelanjutan selama
kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan. Sedangkan untuk perusahaan berskala kecil dan
menengah, pembelian barang-barang tersebut cenderung dilakukan secara langsung dari
supplier manapun. Akan tetapi, pekerjaan menjadi lebih banyak karena selain memilih
distributor, perusahaan juga harus memperhatikan beberapa hal agar mendapatkan produk yang
berkualitas.

Pengadaan peralatan atau mesin-mesin kantor serta perlengkapannya menjadi tugas

penting yang harus dijalankan demi kelancaran kinerja di dalam kantor yang bersangkutan.
Namun, diperlukan pertimbangan beberapa hal dalam memilih Perlengkapan & Peralatan
kantor, di antaranya:

a) Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan

b) Jenisnya sebaiknya yang praktis
c) Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja
d) Mutunya harus benar-benar baik
e) Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukan dengan mudah
f) Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan
g) Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan

3
1.2 Perumusan Masalah
1) Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2) Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3) Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
4) Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

1.3 Tujuan
1) Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2) Jenis-jenis perlengkapan kantor
3) Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4) Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.
1.4 Manfaat
1) Mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2) Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor
3) Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4) Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

4
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pentingnya Peralatan dan Mesin-mesin

Pada jaman sekarang ini, aktivitas di banyak instansi pemerintah maupun swasta
semakin mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor untuk meningkatkan produktivitas
kerja, sehingga didapatlah hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat itu
menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memerhatikan efisiensi di segala
bidang. Dan karena hal itu lah diperlukan kesiapan manusianya serta kelengkapan sarananya.
Maka dari itu dibutuhkan pula pengetahuan dan kemampuan dalam memilih peralatan dan
mesinmesin kantor.

2.2 Memilih Peralatan dan Mesin-mesin Kantor

Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya tata laksana kantor, pemilihan mesin-mesin
kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
a) Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan
b) Jenis mesin hendaknya praktis
c) Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan
d) Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan
e) Mutu baik
f) Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan
g) Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan
h) Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah
i) Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah
j) Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai
k) Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan
l) Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut.
2.3 Faktor-Faktor untuk Memilih Perlengkapan dan Mesin-mesin Kantor
a) Pekerjaan dan cara penyelesaiannya
b) Kebutuhan pegawai perseorangan
c) Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan
d) Fleksibilitas penggunaan
e) Harga dan penanaman modal
f) Kemampuan kesatuan

5
 g) Nilai keindahan
h) Referensi pegawai
i) Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai
j) Ramalan mengenai beban pekerjaan
k) Kualitas pekerjaan tata usaha
l) Keperluan untuk salinan-salinan data statistik.
2.4 Perabot Kantor
Faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabot kantor diantaranya :
a) Harus menghemat ruang lantai
b) Tinggi meja dan kursi harus sepadan
c) Tidak begitu berat
d) Harus ada ruang yang cukup dibawah meja
e) Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan
f) Keawetan perabot dari logam relative lebih tinggi daripada perabot dari kayu
g) Resiko kebakaran perabot dari kayu lebih besar daripada perabot dari logam.
2.5 Mesin-mesin Kantor dan Perencanaan
Perencanaan manajemen kantor meliputi “apa, dimana, dan kapan mesin kantor
digunakan untuk merumuskan pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam tahap perencanaan ini
diputuskan tentang mesin yang cocok untuk suatu tugas tertentu yang dinyatakan oleh
pekerjaan perencanaan prosedur dan metode sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan
kebutuhan pegawai. Prosedur serta metode perencanaan mempengaruhi mesin yang akan
digunakan, dan pun sebaliknya mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti.
2.6 Keuntungan dan Kerugian Mesin-mesin Kantor

No Keuntungan Kerugian

1. Menghemat tenaga kerja Tidak dapat menyelesaikan

pekerjaan yang memerlukan
kecerdasan tingkat tinggi

2. Menghemat waktu Tingkat penyusutan beberapa mesin

menjadi tinggi

6
 3. Meningkatkan ketelitian dan Sulit mendapat operator mesin yang
memperbaiki mutu pekerjaan terlatih serta butuh biaya untuk
melatih

4. Mengurangi rasa bosan jika Pengaruh mesin terhadap system-

dibandingkan dengan metode tulis sistem perkantoran
menulis
5. Pekerjaan tampak lebih baik Fleksibilitas beberapa metode mesin
menjadi kurang

6. Mencegah adanya penggelapan Pegawai-pegawai lebih mudah

dipindahkan dari bagian satu
kebagian yang lain daripada
beberapa mesin tertentu

7. Mengurangi kelelahan pegawai Suara yang gaduh kecuali jika

kantor tempatnya dipisahkan

8. Memberikan informasi yang lebih Beberapa memiliki harga mahal,

banyak dan lebih cepat dari waktu serta sulit memelihara dan terjadi
yang sebelumnya kepada kerusakan mesin
manajemen

2.7 Cara Memelihara Peralatan Kantor

Beberapa cara untuk memelihara perlatan kantor adalah sebagai berikut :
1. Cara pemeliharaan penjepit kertas adalah sebagai berikut :
A. Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel).
B. Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang kering.
C. Agar daya per tetap kuat jangan masukkan staples melebihi kapasitas.
D. Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul penjepret tetapi bukalah
secara perlahan lahan
2. Cara pemeliharaan pelubang kertas adalah sebagai berikut :
A. Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal pada tempatnya,setelah pelubang
kertas itu di pergunakan.
B. Hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan.

7
 C. Tempatkan pada tempat yang kering,dan hindari penyimpanan padan ruang yang
udaranya lembab.
D. Agar tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh permukaan nya dengan
menggunakan kain halus.
3. Cara pemeliharaan mesin pemberi nomor adalah sebagai berikut :
A. Bersihkan angka angka nya dengan minyak tanah.
B. Agar tidak berkarat bersihkan selalu dengan kain halus.
C. Jangan menggunakan tinta cap , sebab dapat melengketkan roda angka jika tinta
tersebut kering.
D. Masukkan dalam laci atau kotak yang rapat dan kering.
E. Supaya roda angka tidak mudah aus jangan menggunakan stylus logam.

Contoh-contoh mesin kantor beserta definisi, gambar, fungsi, dan sistem kerja adalah sebagai
berikut :

1. Mesin Ketik

Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat
dipergunakan untuk:

a) Mengetik berbagai macam surat.

b) Mengetik naskah atau teks.
c) Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil.
d) Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll.

Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik,
ada pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik. Berikut
ini macam-macam mesin tik adalah :

1) Mesin Ketik Manual

8
 2) Mesin Tik Elektronik

2. Faksimili

9
Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan
untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan
jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata
faksimile berasal dari bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar), yang artinya membuat
salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai
telecopier.

Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan
yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan
sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy
dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang
sangat membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara
menggunakan mesin fax adalah sebagai berikut :

a) Menghidupkan/turn on mesin fax.

Cara menghidupkan mesin fax adalah sebagai berikut :

1) Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan power konsumsi 220 V
ac 50-60Hz sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak
listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang
akan di front panel.
2) Pesan yang ada dilayar display open cover/out of paper, buka cover dan
masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.
3) Press start tekan tombol start perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang
menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong
hanya keluar kertas saja.
4) Mesin fax sudah stanby.
5) langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis line,
lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan
nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.
b) Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax.

Cara Pengiriman ada dua cara adalah sebagai berikut :

10
 1) Dengan cara manual adalah sebagai berikut :
A. Siapkan dokumen yang akan dikirim.
B. Masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim.
C. Angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone.
D. Masukan nomor fax tujuan.
E. Apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start.
F. Mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim.
G. Display x document sent x adalah banyaknya dokumen.

Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin
fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang
memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.

2) Dengan cara otomatis adalah sebagai berikut :

A. Siapkan dokument yang akan dikirim.
B. Masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim.
C. Masukan nomer tujuan dan tekan start.
D. Mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display
x document sent x adalah banyaknya dokumen.

Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin
lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

c) Menerima Dokumen fax

Ada dua cara dalam menerima dokumen fax yaitu sebagai berikut :

a) Cara menerima dokumen dokumen fax dengan otomatis adalah sebagaio berikut
:
A. Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan
telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting tel untuk receive mode.
B. Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah
suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan
pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display receiving dan kiriman
akan dicetak.

11
 C. Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan
mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan start cukup letakan handset
pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.
b) Cara menerima dokumen dokumen fax dengan otomatis adalah sebagaio berikut
:

Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup
aktifkan receive mode pada posisi “on” atau pada posisi fax only.

3. Mesin Stensil

Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah
banyak dengan menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil sheet
atau sheet stensil.

Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti
HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan
hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan
baik.

Ada 2 macam mesin stensil, yaitu :

a) Mesin Stensil Manual

Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat

dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya.

Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah :

1) Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia.

12
 2) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis.
3) Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam.
4) Sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter
sebagai sheet master.
5) Ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33
cm)
b) Mesin Stensil Spiritus

Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct
proses) atau ada juga yang menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide
duplicator).

Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah:

1) Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual).

2) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis.
3) Menggunakan master paper. Macam-macam kertas yang digynakan adalah
:
A. Kertas biasa dengan lapisan bahan pelicin.
B. Master Sheet, kertas master dengan transfer carbon.
C. Master thermal, kertas master dengan perekam menggunakan
thermocopier
4) Penggandaan menggunakan kertas folio.
5) Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.

13
4. Scanner

Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy
hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada
layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga
tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text,
dokumen dan gambar.

Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun
sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra
cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil
pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data
yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi
computer computer yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk
terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya
penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan.

Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik
2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga dengan
fungsi Scanner Komputer. Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil
informasi gambar dan menampilkan pada Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file
data. Jadi jika anda memasukkan foto maka akan menghasilkan foto itu sendiri dalam
bentuk digital (gambar dalam komputer), dan jika anda memasukkan benda maka akan
menghasilkan gambar itu sendiri.

Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar
menggunakan sinar kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar.

14
Scanner merupakan perangkat yang cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin
fotocopy.

Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah :

a) Penekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan

pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan
proses pengiriman ke unit scanning.
b) Kemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur
yang sesuai untuk langsung memulai scanning.
c) Nyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning
sudah mulai dilakukan.
d) Setelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan
hasilnya dapat dilihat pada layar monitor.
e) Apabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya
dengan menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan
photoshop, Adobe dan lain- lain. pot scanned.

Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar
terhubung dengan sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan. Berikut ini
beberapa cara menginstal scanner yaitu :

a) Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya :

Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul
tampilannya. Pada kotak baris lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul
tampilannya. Klik pada pilihan CANOSCAN [F:] setelah dilayar muncul
tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol Open, setelah muncul tampilannya,
klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan english, setelah
muncul tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah muncul
tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah
muncul tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation, setelah muncul tampilannya,
klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan, lalu klik
tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul
tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya Klik tombol Next lagi,
setelah itu Klik tombol Finish.

15
 b) Cara menginstal scanner melalui control panel diantaranya :

Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control Panel, setelah
muncul tampilannya, klik pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul
tampilannya, klik pada pilihan Add Scanner, setelah muncul tampilannya, klik pada
pilihan Canon, klik pada pilihan CanoScan D64GU, klik tombol Next, setelah muncul
tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, dan klik tombol Finish.

Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu
File, klik pada pilihan save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save
in, tentukan folder tempat file tersebut akan disimpan. Pada kotak isian File name,
ketik nama file. Pada kotak isian save as type pilih jpeg file (JPG/JPEG), untuk
menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan klik tombol save.

5. Mesin Penghancur Dokumen (Shredder)

Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan

menjadi dua macam yaitu :

a) Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan

dokumenberupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain.
b) Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan
dokumen dalam bentuk microfilm.

Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas
yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena

16
sudah dipotongpotong menjadi lembaran-lembaran kecil. Potongan-potongan kertas tadi
selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas.
Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu
kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui
pengelolaan limbah kertas yang efisien.

Cara pengoperasian mesin ini adalah :

a) Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan
paper klip dan staples yang ada pada kertas.
b) Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan
siap memotong.
c) Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin
untuk dibuang.
6. Mesin Absensi

Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk
melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu keluar). Ada 3 macam
mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut :

a) Mesin absensi dengan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal.

Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan
waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat
disamping atau atas mesin). Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan
menggesek ID Card lalu secara otomatis data akan terkirim kekomputer.

17
 b) Mesin dengan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan).

Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance.
Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja
karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk
mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan sidik jarinnya kemudian
menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan
pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.

7. Printer

Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk
cetakan, baik berupa teks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi
atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah
tempat menaruh kertas. Tinta atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada
sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas.
Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan sistem; toner atau laser butuh pemanasan,
sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada
print-head printer tersebut.

18
 Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung
dengan komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan
lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi
printer disebut dpi (dot per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas
area 1 inci. Semakin tinggi resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan.
Sebaliknya, jika resolusinya rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus.

8. Komputer

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis
yang dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan
memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.

Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima
input, mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan
mengeluarkan hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil
pengolahannya ke dalam sebuah penyimpanan yang disebut juga file.

Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni :

a) Hardware (perangkat keras).

b) Software (perangkat lunak).
c) Brainware atau user (manusia)

Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu :

a) Komputer sebagai ingatan (memori).

b) Komputer sebagai pemroses.

19
 c) Komputer sebagai informasi eksternal

Menurut Simon (1970) :

a) Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil

dibanding dengan masukkan.
b) Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan
dan penyaringan informasi).
c) Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan
membuat keputusan.
9. Over Head Projector (OHP)

OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan
gambar atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu
OHP dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang
ada didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari
aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang. 18 Cara pengoperasian OHP adalah
sebagai berikut :

a) Periksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan.

b) Hubungkan OHP dengan sumber listrik.
c) Tekan tobol ON/ OFF ke posisi ON.
d) Letakkan transparansi pada posisi yang benar.
e) Aturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan
energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil
gambar proyeksi yang jelas dan tajam.

20
 f) Over Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang
sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel
bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin
dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas.
Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu
bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke
sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter dan para
penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang
transparansi seolaholah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi
cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih
besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar.

Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk :

a) Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada
lembar transparansi/ gulungan transparansi.
b) Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan.
c) Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda.
d) Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam.
e) Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet
bekerja terhadap serbuk besi.
f) Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter
khuus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran.
g) Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana
pada alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect).
10. Mesin Fotokopi

21
 Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau
memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis,
karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau
dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin
fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa
dengan aslinya.

Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut :

a) Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran

tugas rutin.
b) Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya.
c) Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari
dokumen, sesuai keinginan pimpinan.
d) Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya.
e) Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.

Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy :

a) Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON.

b) Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel
pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah.
c) Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
d) Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki.
e) Tekan tombol cetak (start).
f) Jika sudah selesai tekan tombol OFF.

22
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat
mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu
meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan
kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan
kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan
adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi
perlengkapan kantor akan memudahka.

23
 DAFTAR PUSTAKA

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin Kantor : Jakarta.

Saiman. 2002. Manajemen Sekretaris. Jakarta : Ghalia Indonesia.
Sahrudin. 2017. Memilih Perlatan dan Mesin -Mesin Kantor : Banten.