MAKALAH

PERLENGKAPAN DAN PERALATAN KANTOR

Dosen Pengampu: Drs. Budiyono, M.Si

Disusun oleh :

Kelompok 6

1. Lega Adelia (D1D020099)

2. Aisyah Apriyani (D1D021018)
3. Reni Afliza (D1D021028)
4. Sashita Angelica Octaviane Poluan (D1D021040)
5. Queen Tri Dinita Anatasya (D1D021044)
6. Muhammad Alvino Okfriandi (D1D021060)
7. Wikdin Johan Tampubolon (D1D021064)
8. Rahma Puspita Dewi (D1D021092)

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI PUBLIK

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BENGKULU

2023
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan rahmat-Nya, kelompok kami dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada
waktunya. Dalam pembuatan makalah ini, kelompok kami tidak luput mendapat bantuan dari
berbagai pihak, untuk itu penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada Bapak Drs.
Budiyono, M.Si selaku dosen mata kuliah Administrasi Perkantoran yang telah memberikan
tugas makalah ini.

Kelompok kami menyadari makalah ini masih sangat jauh dari kesempurnaan. Maka
dari itu kelompok kami mengharapkan kritikan dan saran yang membangun dari pembaca
demi penyempurnaan makalah ini. Semoga makalah ini bermanfaat bagi masyarakat pada
umumnya dan penulis pada khususnya.

Bengkulu, 8 Mei 2023

Penyusun

i
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ....................................................................................................... i

DAFTAR ISI..................................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 1

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................ 2

1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................................... 2
1.3 Tujuan ......................................................................................................................... 2

BAB II PEMBAHASAN .................................................................................................. 3

2.1 Pengertian Perlengkapan Kantor................................................................................. 3

2.2 Jenis-jenis Perlengkapan Kantor ................................................................................. 3
2.3 Perlengkapan Kantor ................................................................................................... 4
2.4 Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Peralatan Kantor ...................................... 7
2.5 Inventarisasi Kantor .................................................................................................... 8

BAB III PENUTUP .......................................................................................................... 9

3.1 Kesimpulan ................................................................................................................. 9

3.2 Saran ........................................................................................................................... 9

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 10

ii
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Kantor adalah tempat berlangsungnya kegiatan ketatausahaan yang dikerjakan oleh
staff atau pekerja untuk mencapai tujuan atau hasil yang dinginkan. Untuk melaksanakan
kegiatan tata usaha tentunya diperlukan alat kantor untuk menunjang pekerjaan yang
dilakukan agar dapat berjalan dengan lancar. Setiap instasi baik swasta maupun
pemerintah pasti memakai dan membutuhkan peralatan kantor untuk menunjang aktifitas
pekerjaan setiap harinya.
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat
dipakai sebagai alat dalam dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi, dapat dikatakan
bahwa peralatan kantor merupakan suatu media dalam upaya mencapai tujuan yang
diinginkan. Apabila peralatan kantor tidak terpenuhi maka akan berdampak kepada
kinerja yang tidak maksimal dan hasil pekerjaan yang tidak memuaskan, serta pekerjaan
akan tidak selesai sesuai dengan waktu yang ditentukan. Peralatan yang dibutıhkan dan
dipakai disetiap kantor yaitu ada barang habis pakai dan barang tidak habis pakai.barang
habis pakai hanya dapat dipakai satu kali ataı tidak tahan lama, misalnya kertas, amplop,
tinta, karbon, klip/penjepit kertas, dsb. Sedangkan barang yang tidak habis pakai yaitu
barang yang dapat dipakai benılang kali atau tahan lama. Misalnya stepler/hecter,
penggaris, gunting, komputer dsb.
Sedangkan Perdengkapan dalam akuntansi adalah barang-barang yang dimiliki
perusahaan yang bersifat habis dipakai ataupun bisa dipakai berulang-ulang yang
bentuknya relatif kecil dan pada umumnya bertujuan untuk melengkapi kebutuhan bisnis
perusahaan. Pekerjaan kantor meliputi mencatat, mengirim, menggandakan, dan
mengolah serta menyimpan data, warkat, dokumen, ataupun hasil pekerjaan kantor
lainnya. Dalam hal ini pegawai atau pekerja kantor haruslah mengerjakan semua tugas-
tugasnya, tetapi tuntutan target harus dikerjakan dengan cepat dan baik. Karenanya perlu
ada perlengkapan maupun peralatan kantor yang dapat membantu mempercepat kerja
mereka.

1
1.2 Rumusan Masalah
1. Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor?
2. Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor?
3. Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor?
4. Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?

1.3 Tujuan
1. Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor
2. Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor
3. Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor
4. Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.

2
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan. Perlengkapan kantor yang baik, akan
memperlancar suatu proses pekerjaan sehingga pencapaian tujuan dapat dicapa secara
efektif dan efisien.

Kegunaan perlengkapan kantor yaitu:

1) Untuk mendukung aktivitas pekerjaan kantor

2) Mempermudah dan mempercepat proses pelaksanaan kegiatan kantor
3) Memperoleh hasil yang lebih maksimal, baik, dan memuaskan
4) Sebagai asset kantor dan pelengkap kantor.

2.2 Jenis-Jenis Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor mencakup semua barang yang diperlukan, baik barang bergerak
maupun barang tidak bergerak, sebagai sarana pendukung pelaksanaan tugas.
1. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
a. Barang habis pakai adalah barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali
pakai. Hal ini mengandung arti bahwa benda itu tidak selalu harus habis tanpa
meninggalkan bekas dalam pemakaiannya. Misalnya: kertas, karet penghapus,
pensil, karbon, map (stopmap), tinta, blangko surat, dan sebagianya.
b. Barang tidak habis pakai adalah barang-barang yang dapat digunakan berulang
kali dan tahan lama dalam pemakaiannya. Misalnya: mesin tik, pelubang kertas,
gunting, hecter, pesawat telepon, lemari, arsip, OHP (over head projector), dan
sebagainya.
2. Barang tidak bergerak, misalnya tanah, gedung, dan bangunan.

3
2.3 Perlengkapan Kantor
1. Bekal Kantor, yaitu benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di
kantor. Benda-benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis-
menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari banyak dipakai. Misalnya:
a. Kertas
b. Karbon
c. Pita
d. Tinta
e. Lem
f. Pensil Warna
g. Tipex
h. Double tip
i. Solasi
j. Spidol
k. karet penghapus
l. pensil
m. pulpen
n. Karton
o. Bufal

2. Peralatan Kantor, yaitu alat alat kecil yang digunakan untuk membantu
menyelesaikan tugas - tugas yang tidak terlalu berat maupun yang berat sekalipun,
namun tidak habis dipakai. Contohnya :
a. Gunting (shear)
b. Penjepret kawat (stapler)
c. Paper clip
d. Penggaris
e. Cutter
f. Pelubang kertas

4
3. Mesin Kantor, yaitu rangkaian sistem alat yang digunakan untuk menghimpun,
mencatat, mengolah, dan menghasilakan bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan
kantor. Mulai kantor yang paling kecil sampai kantor yang paling besar tidak pernah
luput dari penggunaan mesin kantor. Mesin kantor meliputi:
a. Mesin Tik
b. Mesin Hitung adalah mesin untuk menghitung jumlah suatu barang atau uang
yang sekiranya terlalu banyak sehingga dengan mesin ini dapat mempermudah
penghitungan. Contoh: Kalkulator. Banknote Counting,dll
c. Mesin Pengganda adalah mesin yang digunakan untuk menggadakan dokumen.
Contoh: mesin stensil, multigraph, photocopy, printer
d. Mesin label (labeling machines)
e. Mesin pembuka sampul surat (letter openers)
f. Mesin penomor (numbering machines)
g. Komputer.

4. Perabot Kantor, yaitu benda-benda kantor yang pada umumnya dipergunakan untuk
melaksanakan tugas kantor dan juga dapat menciptakan suasana kantor yang nyaman,
indah dan serasi. Ruangan kantor yang ditata sedemikian rupa, dapat membuat orang
tertarik dan betah berada di kantor. Misalnya:
a. meja
b. kursi
c. lemari
d. rak buku/lemari arsip
e. meja computer
f. hiasan atau lukisan dinding (gambar,lukisan, foto-foto)
g. bunga dan vas bunga
h. akuarium
i. lampu-lampu hias
j. jam dinding, danbenda-benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah
kantor.

5
5. Pesawat Kantor, yaitu semua mesin komunikasi yang berfungsi sebagai alat untuk
mengadakan komunikasi. Misalnya :
a. Interkom
b. Telepone
c. Handphome
d. Switch board
e. Dictaphon
f. Telek
g. Faksimile
h. Internet
i. Sosial Media

Keuntungan adanya pesawat komunikasi dalam kantor di antaranyasebagai berikut:

a. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan secara cepat dan efisien

b. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata hubungan di luar kantor
c. Meningkatkan produktivitas kerja
d. Mempercepat proses pekerjaan.

6. Alat Peraga Bantu, peraga adalah alat yang membantu memperlancar komunikasi
yang diadakan dalam suatu rapat atau pertemuan antara penyaji dengan
pendengar/peserta yaitu mengenai penambahan pengalaman melalui pendengaran,
penglihatan, dan praktik, melalui penggunaan alat-alat peraga tersebut.
a. Fungsi alat bantu peraga
1) Membantu penyaji dalam mengarahkan isi penyajian(presentasi);
2) Menanamkan ide dengan lebih baik, lebih kuat, dan lebih mendalam;
3) Menghindarkan verbalisme/penggunaan kata yang berlebihan;
4) Menimbulkan perhatian;
5) Mendorong untuk berpikir dan bertindak;
6) Menghemat waktu karena proses pendalaman/pemahaman dapat berjalan
dengan lancar dan mudah.

b. Ruang lingkup alat bantu peraga

Sesuai dengan pembatasan tentang pengertian alat bantu peraga di atas, maka alat-
alat peraga yang dapat ditangkap oleh peserta melalui pancaindra yaitu:

6
 1) Tape recorder;
2) Video tape recorder;
3) Radio;
4) Televisi, dan lain-lain.

Adapun alat-alat peraga yang dapat diproyeksikan yaitu:

1) Slide projector;
2) Film strip;
3) Movie film;
4) Over head projector (OHP).

Alat peraga yang tidak bersuara dan tidak dapat diproyeksikan, yaitu:

1) Chalk board;
2) Flip chart;
3) White board;
4) Flannel graph;
5) Grapik;
6) Formulir;
7) Buku, dan lain-lain

2.4 Keuntungan dan Kerugian Menggunakan Peralatan Kantor

a. Keuntungan penggunaan mesin kantor atau perlengkapan kantor antara lain;
1) Dapat menghemat biaya, bila dipergunakan secara maksimal dan sesuai
kebutuhan.
2) Menghemat tenaga dan waktu.
3) Pengendalian atas ketelitian dan ketetapan lebih mudah dilaksanakan.
Memudahkan pengawasan.
4) Dapat menghasilkan sesuatu yang lebih baik dan rapi.
5) Keterangan yang dimuat dapat lebih banyak.
6) Dapat mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan penggunaan tulisan tangan.
7) Dapat mengurangi kelelahan pegawai sehingga dapat menambah mutu pekerjaan.

7
 b. Kerugiannya yaitu:
1) Tingkat penyusutan dari beberapa jenis mesin tertentu adalah tinggi.
2) Mesin-mesin tertentu memerlukan biaya yang tinggi untuk pengadaan dan
pemeliharaannya.
3) Selit mendapatkan operator mesin yang cakap dan perlu adanya biaya untuk
melatih mereka.
4) Kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapatkan dan
diterapkan.

2.5 Inventarisasi Kantor

1. Pengertian Inventarisasi Kantor
Menurut The Liang Gie inventaris ialah sebuah daftar yang memuat nama-nama
barang milik instasi. Menurut W.J.S Poerwasarminta, inventarisasi adalah pembukuan
atau penyusunan daftar barang-barang yang ada di kantor atau perusahaan.
2. Tujuan Inventarisasi
a. Untuk mengetahui kekayaan suatu instasi, kantor, dan perusahaan
b. Untuk menjaga penghematan
c. Untuk menjaga atau pengaturan pemakaian barang pada masing-masing unit
d. Untuk mengetahui barang-barang apa yang harus ditambah dan diganti
e. Untuk kelancaran proses perbekalan atau perlengkapan kantor, perusahaan, atau
instansi.

8
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwa peralatan dan
perlengkapan sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan,
karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam
mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat
diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diperbaiki atau
tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara
peralatan dan perlengkapan kantor serta inventarisasi perlengkapan kantor akan
memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.

3.2 Saran
Kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kami
senantiasa dengan lapang dada menerima bimbingan dan arahan serta saran dan krtitik
yang sifatnya membangun demi perbaikan makalah berikutnya.

9
 DAFTAR PUSTAKA

Umam, Khairul.2014. Manajemen Perkantoran. CV Pustaka setia: Bandung.

Wursanto Ig. 1988. Teknologi Perkantoran I. Pustaka Dian: Jakarta.

Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin Kantor: Jakarta.

10