KESEKRETARIATAN

“RUANG LINGKUP PERLENGKAPAN KANTOR”

Untuk memenuhi tugas mata kuliah Kesekretariatan
Dosen pengampu :
Bapak Imam Bukhori, S.Pd., M.Pd.

Offering LL
Disusun oleh :
Feni Permata Sari (190412630005)
Intan Vidya Prahesti (190412630098)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
SEPTEMBER 2021
 BAB XI
RUANG LINGKUP PERLENGKAPAN KANTOR
Kegiatan Perkuliahan 1 : Ruang Lingkup Perlengkapan Kantor
A. TUJUAN KEGIATAN PERKULIAHAN
Setelah mempelajari tentang materi ruang lingkup perkantoran anda diharapkan
akan dapat:
1. Memahami pengertian perlengkapan kantor.
2. Mengetahui jenis – jenis perlengkapan kantor.
3. Mengetahui macam – macam perlengkapan kantor.
4. Mengetahui perencanaan pengadaan perlengkapan kantor.
5. Mengertahui cara penghapusan perlengkapan kantor.
6. Memahami fungsi perlengkapan kantor.

B. URAIAN MATERI
1. Pengertian Perlengkapan Kantor
Menurut Ensiklopedia Administrasi “Perlengkapan Kantor adalah semua benda
yang digunakan dalam rangka membantu kelancaran tugas - tugas tata usaha, yang
terdiri dari mesin kantor, perabot kantor, bekal kantor, hiasan kantor”. Menurut Kamus
Besar Bahasa Indonesia “Peralatan atau perlengkapan kantor” dapat diartikan sebagai
sesuatu yang dapat digunakan sebagai alat dalam mencapai maksud dan tujuan”.
Sedangkan R. Sri Mulyani dan Suyyety (2010 : 43) berpendapat bahwa “Perlengkapan
kantor adalah bahan atau alat yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan
di dalam sebuah kantor, sehingga pekerjaan tersebut akan lebih efektif dan efisian, serta
diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik”. Tujuan adanya perlengkapan
kantor adalah membantu pegawai dalam melaksanakan pekerjaan atau aktivitas kantor,
sehingga pegawai tidak terhambat dalam mengerjakan tugasnya hanya karena
menggunakan peralatan atau perlengkapan kantor yang tidak sesuai. Dari uraian di atas
dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan perlengkapan kantor adalah suatu
sarana dan prasarana yang digunakan untuk menunjang, memperlancar, dan
memudahkan kegiatan kantor, sehingga dapat menghasilkan pekerjaan kantor sesuai
dengan yang diharapkan.
2. Jenis – Jenis Perlengkapan Kantor
Menurut Kamaluddin (2017 : 34) perlengkapan kantor dibedakan menjadi dua
jenis yaitu:
a. Perlengkapan Kantor Dilihat dari Bentuknya
Dilihat dari bentuknya perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi tiga, antara
lain:
1) Perlengkapan kantor berbentuk lembaran, perlengkapan kantor ini meliputi:
kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
2) Perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran, perlengkapan kantor ini berupa
pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas
(cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dan sebagainya.
3) Perlengkapan kantor berbentuk buku, perlengkapan kantor ini meliputi: buku
catatan, buku pedoman organisasi, buku tamu, dan buku agenda.
b. Perlengkapan Kantor Dilihat dari Penggunaannya
Dilihat dari penggunaannya, perlengkapan kantor dibagi menjadi dua, antara lain:
1) Barang bergerak adalah sarana kantor yang dapat dengan mudah dipindahkan
dari satu tempat ke tempat lainnya. Barang bergerak dibagi menjadi dua jenis,
yaitu:
2) Barang habis pakai adalah barang – barang yang hanya dapat digunakan satu kali
pemakaian saja dan fungsinya akan habis. Contohnya saja kertas, tinta, karbon,
dan sebagainya.
3) Barang tidak habis pakai adalah barang – barang yang dapat dikunakan secara
berulang – ulang dan tahan lama dalam pemakainnya, serta fungsi kegunaanya
tidak akan hilang meskipun sudah dipakai berulang – ulang. Misalnya mesin ketik,
mesin fotocopy, computer dan lain – lain.
4) Barang tidak bergerak adalah prasarana kantor yang tidak dapat dipindahkan dari
suatu tempat ke tempat lainnya. Contohnya tanah, gedung, dan bangunan.

3. Macam – Macam Perlengkapan Kantor

Menurut Ensiklopedia administrasi perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi
empat macam, antara lain:
a. Mesin – Mesin Kantor
 Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 34) “mesin kantor (office machine)
adalah segenap alat yang dignakan untuk mencatat, mengirim, mengganda dan
mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanis, elektris, magnetic atau
secara kimiawi.” Macam – macam mesin kantor menurut Endang R. Sri, Sri Mulyani
dan Suyyety (2010 : 46) meliputi komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display) mesin
tik manual dan elektronik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper
shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, dan kalkulator”.
b. Perabot Kantor
Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 35) “Perabot Kantor adalah segala
macam barang atau benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang terhadap
pekerjaan kantor”. Perabot kantor juga berkaitan dengan tulis – menulis dan
penyimpanan hasil kerja kantor. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang
mutlak diperlukan oleh setiap kantor sehingga aktivitas kerja dapat berjalan dengan
baik. Yang termasuk perabot kantor adalah benda – benda kantor yang terbuat dari
kayu dan besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Perabot kantor
ini meliputi: meja, kursi, rak penyimpanan, lemari, dan seterusnya.
c. Hiasan Kantor
Menurut Muchtar dan Inneke (2017 : 28) Hiasan kantor adalah benda –
benda kantor yang berguna untuk menambah suasana yang menyenangkan dalam
penyelesaian pekerjaan kantor. Hiasan kantor terdiri dari hiasan wajib dan
tambahan. Dalam perkantoran hiasan kantor itu perlu digunakan, adanya hiasan
kantor akan menambah kenyamanan tersendiri bagi pegawai yang menggunakan
ruangan tersebut. Hiasan atau interior dalam sebuah kantor meliputi: hiasan atau
lukisan dinding (gambar atau lukisan), bunga – bunga, akuarium, lampu hias, kolam,
tanaman, dan benda – benda lain yang dapat mendukung kenyamanan sebuah
kantor.
d. Bekal atau Persediaan Kantor
Menurut Miladiyah (2012 : 12) “Bekal kantor adalah semua perbekalan yang
berupa barang – barang habis pakai dan yang tidak habis pakai yang diperlukan
untuk menunjang lancarnya pekerjaan kantor dalam usaha pencapaian tujuan
kantor. Benda – benda tersebut pada umumnya digunakan untuk keperluan tulis –
menulis, yang dalam pelaksanaan kerja sehari – hari banyak dipakai dan biasanya
 tidak tahan lama”. Menurut The Liang Gie, dalam bukunya Administrasi Perkantoran
Modern bahwa perlengkapan kantor dikelompokkan kedalam jenis – jenis barang
sebagai berikut:
1) Barang lembaran, meliputi kertas tik, berkas, karbon.
2) Barang bentuk lainnya meliputi kertas, penghapus, tinta, dan lim.
3) Alat tulis meliputi pensil, bolpoin, cap nomor.
4) Alat keperluan lainnya meliputi alat pencabut jepitan kawat, mistar, bantalan
cap.
5) Mesin kantor meliputi mesin tik, mesin stensil, mesin hitung.
6) Perabotan perkantoran meliputi lemari, meja dan kursi, peti besi.
7) Perlengkapan lainnya meliputi kipas angina, lampu, permadani.

4. Perecanaan Pengadaan Perlengkapan Kantor

Pengelolaan perlengkapan kantor dilakukan untuk menangi masalah yang
berkaitan dengan penggunaan perlengkapan kantor. Adapun langkah – langkah yang
harus dilakukan dalam pengelolaan perlengkapan kantor yaitu:
a. Pengadaan
Pengadaan pada kantor dilakukan untuk memperoleh perlengkapan atau
peralatan kantor sesuai dengan rencana kebutuhan yang telah ditentukan,
melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan atau
sumbangan.
b. Penyimpanan
Penyimpanan perlengkapan dilakukan untuk menampung hasil pengadaan
barang perlengkapan atau peralatan yang meliputi segi administrative
pencatatan barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang).
c. Pengeluaran / pendistribusian
Pengeluaran barang di sini digunakan untuk kegiatan perkantoran yang
kemudian akan dicatat pada buku pengeluaran barang.Pengeluaran barang
tersebut meliputi pengeluaran untuk pemakai, peminjam, perbaikan,
penghapusan atau ke gudang lain.
d. Pemeliharaan.
 Pemeliharaan disini dilakukan agar barang tetap terpelihara baik sehingga barang
akan tetap siap jika dipakai saat diperlukan. Cara pemeliharaan perlengkapan
kantor meliputi:
(1) Membersihkan perlengkapan atau peralatan secara teratur dan pisahkan
dengan barang yang rusak atau tidak terpakai.
(2) Upayakan perbaikan pada perlengkapan atau peralatan yang terindikasi
mengalami kerusakan.
(3) Memperhatikan penyimpanan yang baik dan benar.
(4) Menggunakan perlengkapan atau peralatan kantor sesuai dengan petunjuk.
(5) Pencatatan perlengkapan kantor dan menyusun jadwal perawatan.
e. Penghapusan
Penghapusan dilakukan untuk meniadakan / menghapus perlengkapan atau
peralatan dari daftar infentaris. Alasan yang diperhatikan dalam penghapusan
barang meliputi: perlengkapan atau peralatan yang sudah sangat tua atau rusak,
perlengkapan atau peralatan yang sudah ketinggalan zaman, perlengkapan atau
peralatan kantor yang berlebihan, perlengkapan atau peralatan kantor yang
hilang secara administrative.

5. Jenis-Jenis Penghapusan Perlengkapan kantor

Adapun jenis-jenis penghapusan perlengkapan kantor dalam sebuah perusahaan
atau organisasi antara lain:
a. Dijual atau di lelang
Dengan cara ini sebuah perusahaan atau organisasi akan memperoleh uang dari
hasil penjualan perlengkapan atau peralatan barang yang sudah tidak dipakai
lagi.
b. Ditukarkan dengan perlengkapan atau peralatan lain yang dibutuhkan oleh
institusi
Dengan cara ini berarti organisasi akan menukarkan perbekalan yang dimiliki
(dengan beberapa alasan yang dapat dipertanggung jawabkan) dengan
perbekalan yang dibutuhkan oleh organisasi.
c. Dipindahkan
 Penghapusan dengan cara dipindahkan adalah secara fisik perbekalan yang
sudah tidak dibutuhkan dimutasikan ke unit kerja lain ataupun kantor atau
institusi cabang. Dengan demikian, pemusnah an perbekalan ini sifatnya masih
dalam ruang lingkup organisasi internal.
d. Dihibahkan
Penghapusan perbekalan dengan cara dihibahkan berarti organisasi memberikan
secara cuma-cuma kepada pihak atau organisasi lain yang membutuhkan
perbekalan yang dihapuskan tersebut.
e. Pemanfaatan kembali (recycle)
Penghapusan dengan cara pemanfaatan kembali ini berarti barang yang dihapus
kemudian diubah menjadi barang lain yang memiliki fungsi dan kegunaan
berbeda dari fungsi dan kegunaan barang semula.
f. Dimusnahkan
Penghapusan perbekalan dengan cara dimusnahkan adalah perbekalan benar –
benar dihilangkan atau dimusnahkan, dan hal ini dilakukan apabila cara
penghapusan perbekalan yang lain sudah tidak mungkin untuk dilakukan.

6. Fungsi Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor merupakan salah satu alat penunjang untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan dengan efisien. Adapun fungsi dari perlengkapan kantor sebagai
berikut:
a. Untuk mempermudah pekerja dalam melaksanakan pekerjaan kantor.
b. Untuk menghemat pikiran dan tenaga para pekerja kantor.
c. Mengurangi kelelahan dan kebosanan bekerja apabila harus mengerjakan
pekerjaan yang berulang – ulang.
d. Selain mengheman tenaga penggunaan perlengkapan kantor dapat menghemat
penggunaan waktu dalam bekerja.
e. Pekerjaan kantor menjadi lebih baik, rapi, dan sistematis. Serta kesalahan akan
minim terjadi.

C. RANGKUMAN
1. Perlengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang digunakan untuk
menunjang, memperlancar, dan memudahkan kegiatan kantor, sehingga dapat
menghasilkan pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.
2. Terdapat beberapa jenis perlengkapan kantor. Jika dilihat dari bentuknya ada yang
berbentuk lembaran, nonlembaran, dan buku. Sedangkan jika dilihat dari
penggunaannya, ada perlengkapan bergerak dan tidak bergerak.
3. Menurut ensiklopedia administrasi, perlengkapan kantor dibagi menjadi empat,
yaitu mesin kantor, perabot kantor, hiasan kantor, dan bekal atau persediaan kantor.
4. Langkah – langkah yang harus dilakukan jika akan melakukan pengadaan
perlengkapan kantor adalah pengadaan, penyimpanan, pendistribusian,
pemeliharaan, dan penghapusan.
5. Terdapat berbagai cara yang bisa dilakukan jika perusahaan ingin melakukan
penghapusan perlengkapan kantor. Seperti dijual atau dilelang, dihibahkan,
ditukarkan, dipindahkan, dimanfaatkan kembali, dan juga dimusnahkan.
6. Perlengkapan kantor memiliki banyak fungsi dalam menunjang pekerjaan kantor.
Diantaranya adalah menghemat waktu, tenaga, dan pikiran serta pekerjaan kantor
menjadi lebih rapi dan sistematis.

D. TUGAS
Jawablah pertanyaan – pertanyaan berikut dengan singkat dan tepat!
1. Menurut Pendapat anda apa yang dimaksud dengan perlengkapan kantor? Jelaskan
secara singkat!
2. Jelaskan dan berikan contoh terkait apa saja perlengkapan kantor jika dilihat dari
bentuknya?
3. Buatlah alur pengelolaan perencanaan perlengkapan kantor dan berikan penjelasan
secara singkat!
4. Mengapa perlu adanya penghapusan barang dalam pengelolaan perlengkapan
kantor?
5. Bagaimana cara pemeliharaan terhadap perlengkapan dalam sebuah kantor?
6. Bagaimana cara penggunaan perlengkapan kantor berupa facsimile dan telex?
7. Apa sajakah manfaat pemeliharaan pada perlengkapan kantor?
E. KUNCI JAWABAN

1. Pelengkapan kantor adalah suatu sarana dan prasarana yang digunakan untuk
menunjang, memperlancar, dan memudahkan kegiatan kantor, sehingga dapat
menghasilkan pekerjaan kantor sesuai dengan yang diharapkan.

2. Dilihat dari bentuknya perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi tiga, antara
lain:
a. Perlengkapan kantor berbentuk lembaran, perlengkapan kantor ini meliputi:
kertas HVS, kertas folio bergaris, kertas karton, kertas buffalo, amplop dan map.
b. Perlengkapan kantor berbentuk nonlembaran, perlengkapan kantor ini berupa
pulpen, pensil, spidol, penghapus, penggaris, rautan, gunting, pemotong kertas
(cutter), pembuka surat (letter opener), pelubang kertas dan sebagainya.
c. Perlengkapan kantor berbentuk buku, perlengkapan kantor ini meliputi: buku
catatan, buku pedoman organisasi, buku tamu, dan buku agenda.

3. Alur pengelolaan perencanaan perlengkapan kantor

a. Pengadaan. Pengadaan yaitu memperoleh perlengkapan atau peralatan kantor
sesuai dengan rencana kebutuhan yang telah ditentukan.
b. Penyimpanan. Penyimpanan yaitu kegiatan menampung barang hasil pengadaan
perlengkapan atau peralatan kantor.
c. Pengeluaran. Pengeluaran barang tersebut meliputi pengeluaran untuk pemakai,
peminjam, perbaikan, penghapusan atau ke gudang lain.
d. Pemeliharaan. Pemeliharaan disini dilakukan agar barang tetap terpelihara baik
sehingga barang akan tetap siap jika dipakai saat diperlukan.
e. Penghapusan. Penghapusan dilakukan untuk meniadakan/ menghapus
perlengakapan atau peralatan dari barang inventaris.

4. Alasan perlu adanya penghapusan perlengkapan kantor pada suatu kantor yaitu:
a. Mencegah atau membatasi kerugian/ pemborosan biaya untuk memelihara atau
perbaikan perlengkapan atau peralatan kantor.
b. Meningkatkan kerja pelaksana inventaris.
 c. Membebaskan ruang penyimpanan dari perlengkapan atau peralatan yang sudah
tidak digunakan lagi.

5. Cara pemeliharaan perlengkapan kantor meliputi:

a. Membersihkan perlengkapan atau peralatan secara teratur dan pisahkan dengan
barang yang rusak atau tidak terpakai.
b. Upayakan perbaikan pada perlengkapan atau peralatan yang terindikasi
mengalami kerusakan.
c. Memperhatikan penyimpanan yang baik dan benar.
d. Menggunakan perlengkapan atau peralatan kantor sesuai dengan petunjuk.
e. Pencatatan perlengkapan kantor dan menyusun jadwal perawatan.

6. Cara menggunakan faksimile/fotocopy jarak jauh

a. Menyiapkan data yang akan dikirimkan dengan menghadap ke bawah.
b. Siapkan nomor faksimile yang akan dituju.
c. Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan.
d. Tekan tombol YES
e. Jika muncul tulisan quick, tekan key ped sampai muncul tanda dilay key board
f. Lakukan pengkopian
Cara menggunakan telex/mesin pengirim berita jarak jauh
a. Kegiatan merekam
1) Tekan tuts yang berkode “l” dan tuts yang berkode “0” secara bersamaan.
2) Ketik naskah yang akan dikirim.
3) Setelah pengetikan selesai, pita kertas rekaman kita sobek dengan cara:
4) Tekan tombol yang berkode”↓” sampai batas pada pita kertas rekaman yang
tidak berlubang.
5) Tekan tombol yang berkode “-“ dan tombol ON kemudian pita rekaman
disobek.
b. Kegiatan Mengirim
1) Masukkan pita rekaman yang telah disobek tadi ketempat alat pengirim.
2) Dikirim ke dalam atau keluar negeri. Jika dikirim ke dalam negeri tekan
tombol yang berkode “0”.
 3) Tekan kode dari daerah tujuan berita itu dikirim.
4) Setelah tersambung, kemudian tekan tombol new line key dua kali.
5) Tekan tombol perekam sampai dengan pengiriman berita itu selesai.

7. Manfaat yang di dapatkan apabila pemeliharaan kantor diperhatikan

a. Perlengkapan kantor akan terpelihara dengan baik.
b. Perlengkapan dapat terus digunakan dan tidak akan diganti dalam waktu dekat.
c. Menghindari adanya kehilangan pada perlengkapan kantor.
d. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
e. Dengan pemeliharaan perlengkapan kantor maka akan menghasilkan pekerjaan
yang baik, terutama pada perlengkapan kantor berupa mesin – mesin kantor.

F. DAFTAR PUSTAKA

Abdilla, D. I. (2018). Hubungan Teknologi Perkantoran dan Sarana Prasarana Kantor Dalam
Peningkatan Kinerja.
Agustien, I. D. (2018, Maret 7). Ruang Lingkup Sarana dan Prasarana. Retrieved from
blogspot.com: http://indradelaa.blogspot.com/2018/03/ruang-lingkup-sarana-
dan-prasarana-a_6.html
Natalia, P. (2014). Makalah Perlengkapan Kantor. Retrieved from dokumen.tips:
https://dokumen.tips/documents/makalah-perlengkapan-kantor-priska-natalia-
jadi-revisi-2.html
Natalia, P. (2021, September Jum'at). Makalah Perlengkapan Kantor. Retrieved from
dokumen.tips: https://dokumen.tips/documents/makalah-perlengkapan-kantor-
priska-natalia-jadi-revisi-2.html
Nita. (2020, Agustus 18). Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana. Retrieved
from blogspot.com: https://belajarbersamabunita.blogspot.com/2020/08/ruang-
lingkup-adm-sarana-dan-prasarana.html
Putra. (2020, Februari 11). Sarana dan Prasarana: Pengertian, Perbedaan dan Contohnya.
Retrieved from salamadian.com: https://salamadian.com/pengertian-sarana-dan-
prasarana/
Sihombing, G. B. (2020). Fungsi Perlengkapan dan Inventaris Kantor Pada Badan Penelitian
Pengembangan (Balitbang) Kota Medan. 23 - 33.