1.

Aktivitas Kantor
Aktivitas Kantor – Macam Macam Aktivitas Kantor dan Contoh Aktivitas
Kantor menurut Prajudi Atmosudirodjo digolongkan menjadi 4 macam yaitu :

1. Segala macam pekerjaan yang bersifat komunikasi

Terdiri dari : rapat briefing, musyawarah, pertemuan, wawancara, konfrensi,
korespondensi.
2. Segala macam pekerjaan yang bersifat registrasi
Terdiri dari : agenda surat, filing, recording, dokumentasi, perpustakaan, film mikro,
perekaman tape.
3. Segala macam pekerjaan komputasi
Terdiri atas : analisis data, data processing, penyusunan table, daftar, ikhtisar, grafik,
statistik, penyusunan laporan.
4. Segala macam pekerjaan yang bersifat informasi
Terdiri dari : pengumpulan data, pemberian peringatan, survey, riset, inspeksi,
pemberian keterangan.

Perlengkapan kantor adalah istilah generik yang mengacu kepada semua

perlengkapan yang umumnya digunakan di kantor, perusahaan dan organisasi lainnya mulai
dari perorangan sampai pemerintah, yang bekerja pengumpulan, perbaikan, dan keluaran
informasi (dalam bahasa sehari-hari disebut dengan “kertas kerja”).
Istilah perlengkapan kantor ini meliputi barang-barang kecil yang digunakan sehari-hari
seperti penjepit kertas, staples, pelubang kertas, bolpen dan kertas, tetapi juga mencakup
perlengkapan mahal seperti komputer, printer, mesin faksimili, mesin foto kopi dan kas
register, serta furnitur kantor seperti bilik, lemari arsip dan meja.

a. Pengertian Kantor

Secara etimologis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya: ruang tempat
bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya. Dalam bahasa Inggris
“office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan (service), posisi, atau ruang
tempat kerja.

b. Pengertian kantor dapat dibedakan menjadi 2, yaitu kantor dalam arti dinamis
dan kantor dalam arti statis.

Kantor dalam arti dinamis merupakan proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan,

pencatatan, pengolahan, penyimpanan, dan penyampaian/ pendistribusian data/informasi.
Atau dapat dikatakan kantor dalam arti dinamis merupakan kegiatan ketatausahaan atau
kegiatan administrasi dalam arti sempit
Sedangkan kantor dalam arti statis bisa berarti Ruang kerja, kamar kerja, markas, biro,
instansi, lembaga, jawatan, badan, perusahaan, serta tempat atau ruangan penyelenggaraan
kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan penyampaian/pendistribusian
data/informasi.
 c. Pengertian kantor menurut para ahli

a. Menurut Moekijat(1997:3), kantor adalah setiap tempat yang biasanya

dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tata usaha, dengan nama apapun
juga tempat tersebut mungkin diberikan.
b. Prajudi Atmosudirjo (1982:25),kantor adalah unit organisasi terdiri atas
tempat, staf personel dan operasi ketatausahaan guna membantu pimpinan.
c. Kallaus dan Keeling, office is a function where interdependent system of
technology, procedures, and people are at work to manage one of the firm’s
most vital resources-information.
d. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia kantor adalah balai (gedung, rumah,
ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan atau juga disebut tempat bekerja.

Dari definisi-definisi diatas dapatlah ditarik kesimpulan bahwa kantor dalam arti
dinamis adalah tempat diselenggarakannya kegiatan tata usaha di mana terdapat
ketergantungan system antara orang, teknologi, dan prosedur untuk menangani data dan
informasi mulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan, sampai
menyalurkannya.

d. Fungsi Kantor

Menurut Mills, tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberi pelayanan komunikasi dan
perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang
dilakukan) yakni sebagai berikut:

1. Menerima Informasi ( to receive information).

Menerima informasi dalam bentuk surat, panggilan telepon, pesanan, faktur dan
laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
2. Merekam dan menyimpan data-data serta informasi( to record information).
Tujuan pembuatan rekaman adalah menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila
manajemen meminta informasi tersebut. Beberapa rekaman (record) diminta untuk
disimpan menurut hukum, atau disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen
dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan seperti rician negosiasi, transaksi,
korespondensi, pesanan, faktur atau ringkasan rincian seperti laporan keuangan,
laporan persediaan, dll.
3. Mengatur Informasi (to arrange information).
Informasi yang diakumulasi oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama layaknya
ketika diberikan, seperti mengumpulkaninformasi dan sumber-sumber yang berbeda
dan membuat perhitungan/pembukuan. Kantor bertanggungjawab memberikan
informasi dalam bentuk terbaik dalam melayani manajemen, seperti penyiapan
faktur/kuitansi, penetapan harga, akuntansi, laporan keuangan, dll.
4. Memberi Informasi (to give information).
Bila manajemen diminta sejumlah informasi yang diperlukan, kantor memberikan
informasi tersebut dari rekaman yang tersedia. Sebagian informasi yang diberikan
bersifat rutin, sebagian bersifat khusus. Informasi-informasi tersebut diberikan baik
secara lisan maupun tulisan. Contoh informasi tersebu adalah pesanan, anggaran,
faktur/kuitansi, laporan perkembangan, laporan keuangan, dll.
 5. Melindungi Aset( to safeguard assets)
Selain empat fungsi di atas, masih ada fungsi lain dari kantor yaitu mengamati secara
cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman
dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.
Misalnya melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan adanya sejumlah
utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman vital seperti
kontrak besar harus dilindungi secara tepat, uang tunai harus disimpan di dalam
lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna
rekaman dan memperhatikan dengan segera hal-hal yang memerlukan tindakan
manajemen.

Kelima fungsi tersebut harus dilaksanakan dalam setiap organisasi. Di dalam perusahaan
kecil yang hanya dikendalikan oleh satu orang, pelayanan kantor secara terpisah
(desentralisasi) mungkin tidak diperlukan. Akan tetapi, di dalam perusahaan besar dan
kompleks, direktur pengelola tidak dapat menangani secara pribadi semua fakta yang
berhubungan dengan perusahaan sehingga kantor besar atau kompleks harus memenuhi
fungsi tersebut.

e. Kantor adalah pelayanan dari manajeman. Selain lima fungsi di atas kantor masih
mempunyai empat fungsi yaitu:

1. Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan

Sebagai badan eksekutif , kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi.
Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Unsur-unsur dari
administrasi : pengorganisasian, personalia, keuangan, komunikasi, tata usaha dan
humas.
2. Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antarbagian dalam
organisasi.
3. Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinasi seluruh kegiatan organisasi.
4. Penghubung dengan publik
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan
terhadap organisasi.

f. Perbekalan/Peralatan Kantor

Suatu kantor dalam melakukan aktifitasnya tidak lepas dari perbekalan yang ada
sehingga akan menghasilkan produk-produk kantor yang diharapkan, tanpa adanya
perbekalan kantor yang memadahi tak mungkin ada hasil kantor yang baik.
Pada dasarnya aktifitas kantor terjadi karena pegawai-pegawai kantor mengolah bahan bahan
dengan sarana perbekalan kantor yang ada.
Untuk lebih jelasnya apa saja perbekalan kantor itu mari kita pelajari materi berikut.

1. Memilih Peralatan Kantor.

Peralatan/perbekalan kantor terdiri dari 5 macam yaitu :
Perabot, peralatan/perlengkapan, mesin, pesawat dan interior kantor.
Pengertian Perbekalan kantor adalah semua fasilitas/barang-barang yang ada di dalam
kantor baik langsung maupun tidak langsung digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan
kantor sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan.Perbekalan kantor merupakan
sarana penting untuk menghasilkan pekerjaan kantor, tanpa ada perbekalan kantor
tidak mungkin kantor menghasilkan sesuatu, karena pegawai kantor bekerja untuk
mengolah bahan dengan sarana dan dengan peralatan kantor yang ada.
2. Macam-macam Peralatan Kantor
Seperti dijelaskan di muka bahwa perbekalan kantor ada 5 macam yaitu :
Perabot kantor yaitu segala macam barang/benda kantor yang berfungsi sebagai
penunjang terhadap pekerjaan kantor. Perabot kantor juga bisa diartikan segala
macam peralatan yang berkaitan dengan tulis-menulis dan penyimpanan hasil kerja
kantor. Istilah lain dari perabot kantor adalah perkakas kantor atau office furniture.
Misalnya meja, kursi, lemari, rak dsb.
Peralatan/perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk
menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor. Misalnya kertas, amplop,
pita mesin dsb.

Apabila dirinci peralatan/perlengkapan kantor dapat dibedakan menjadi:

1. Barang yang habis pakai yaitu barang-barang kantor yang hanya dapat dipakai
1 kali atau tidak tahan lama. Misalnya kertas, amplop, tinta, karbon,
klip/penjepit kertas dsb.
2. Barang yang tidak habis pakai yaitu barang-barang kantor yang dapat di pakai
berulang kali atau tahan lama. Misalnya penggaris, hecter/stepler, gunting dsb.
Mesin-mesin kantor adalah segala macam mesin kantor yang digunakan untuk
memproses pekerjaan kantor. Misalnya mesin tik, komputer, stensil, OHP,
mesin foto copy dsb.
3. Pesawat Kantor yaitu semua mesin kantor yang digunakan untuk mengadakan
komunikasi baik di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar kantor.
Misalnya intercom, telepon, fax, dsb.
4. Interior kantor yaitu semua jenis barang/fasilitas yang berfungsi untuk
menghias ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang serasi. Misalnya
gambar, lampu, vas bunga, dsb.
5. Identifikasi KebutuhanUntuk dapat memilih peralatan kantor dengan tepat
maka harus tahu tentang kebutuhannya, karena pada dasarnya tepat tidaknya
pemilihan peralatan tergantung dengan kesesuaian kebutuhan.
Untuk menentukan peralatan apa yang akan dipilih/gunakan maka harus
didaftar dahulu kebutuhan perbekalan/perlengkapan yang dibutuhkan. Berikut
ini contoh daftar kebutuhan perbekalan/ perlengkapan suatu kantor.
 2. Pelayanan Prima
1.Hakikat dan Pengertian Pelayanan Prima

Pada hakikatnya, pelayanan prima adalah salah satu usaha yang dilakukan perusahaan
untuk melayani pembeli (pelanggan) dengan sebaik-baiknya, sehingga dapat memberikan
kepuasan kepada pelanggan dan memenuhi kebutuhan serta keinginan pelanggan, baik yang
berupa produk barang atau jasa.
Pelayanan prima adalah pelayanan terbaik yang diberikan perusahaan untuk memenuhi
harapan dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan didalam perusahaan maupun diluar
perusahaan.
Secara sederhana, pelayanan prima (excellent service) dapat diartikan sebagai suatu
pelayanan yang terbaik dalam memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan. Dengan kata
lain, pelayanan prima merupakan suatu pelayanan yang memenuhi standar kualitas.
Pelayanan yang memenuhi standar kualitas adalah suatu pelayanan yang sesuai dengan
harapan dan kepuasan pelanggan/masyarakat.

Dalam pelayanan prima terdapat dua elemen yang saling berkaitan, yaitu pelayanan dan
kualitas.Kedua elemen tersebut sangat penting untuk diperhatikan oleh tenaga pelayanan
(penjual, pedagang, pelayan, atau salesman).
Konsep pelayanan prima dapat diterapkan pada berbagai organisasi, instansi, pemerintah,
ataupun perusahaan bisnis.
Perlu diketahui bahwa kemajuan yang dicapai oleh suatu negara tercermin dari satandar
pelayanan yang diberikan pemerintah kepada rakyatnya.Negara-negara yang tergolong
miskin pada umumnya kualitas pelayanan yang diberikan di bawah standar minimal.Pada
negara-negara berkembang kualitas pelayanan telah memenuhi standar minimal.Sedangkan di
negara-negara maju kualitas pelayanan terhadap rakyatnya di atas standar minimal.

Terdapat beberapa definisi tentang kualitas pelayanan yang dikemukakan oleh para ahli.
Dan dari sejumlah definisi tersebut terdapat beberapa kesamaan, yaitu:
1. kualitas merupakan usaha untuk memenuhi harapan pelanggan
2. kualitas merupakan kondisi mutu yang setiap saat mengalami perubahan
3. kualitas itu mencakup proses, produk, barang, jasa, manusia, dan lingkungan
4. kualitas merupakan suatu kondisi dinamis yang berhubungan dengan produk, jasa,
manusia, proses, dan lingkungan yang memenuhi atau melebihi harapan.

Vincent Gespersz menyatakan bahwa kualitas pelayanan meliputi dimensi-dimensi sebagai

berikut:
1. Ketepatan waktu pelayanan berkaitan dengan waktu tunggu dan proses.
2. Kualitas pelayanan berkaitan dengan akurasi atau kepetatan pelayanan.
3. Kualitas pelayanan berkaitan dengan kesopanan dan keramahan pelaku bisnis.
4. Kualitas pelayanan berkaitan dengan tanggung jawab dalam penanganan keluhan
pelanggan.
5. Kualitas pelayanan berkaitan dengan sedikit banyaknya petugas yang melayani serta
fasilitas pendukung lainnya.
6. Kualitas pelayanan berkaitan dengan lokasi, ruangan tempat pelayanan, tempat parkir,
ketersediaan informasi, dan petunujuk/panduan lainnya.
7. Kualitas pelayanan berhubungan dengan kondisi lingkungan, kebersihan, ruang tunggu,
fasilitas musik, AC, alat komunikasi, dan lain-lain.
 2. Sejarah Perkembangan Pelayanan Prima

Menurut Garvin dalam bukunya, Managing Quality, menyebutkan bahwa kualitas

sebagai suatu konsep telah lama dikenal orang, akan tetapi kemunculannya sebagai fungsi
manajemen terjadi belum lama ini.
Menurutnya, bahwa konsep dan pendekatan kualitas mengalami tahap-tahap perkembangan,
antara lain pendekatan inspeksi, pengendalian kualitas statistikal, jaminan kualitas, dan
manajemen kualitas strategic.

Tahapan perkembangan kualitas tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.

Pendekatan inspeksi
Dalam era ini inspeksi atau pengawasan terhadap produk dilakukan secara langsung
dan dibandingkan dengan standar yang seragam.Sejak awal abad ke-20 kegiatan inspeksi
dikaitkan dengan pengendalian kualitas.Pada waktu itu kualitas dipandang sebagai fungsi
manajemen tersendiri.

Gerakan penilaian kualitas yang menggunakan pendekatan ilmiah untuk pertama

kalinya berlangsung pada tahun 1931, yaitu dengan dipublikasikannya hasil karya W.A.
Shewhart, seorang peneliti kualitas dari BellTelephone Laboratories.Ia menyebutkan bahwa
variabilitas merupakan suatu kenyataan dalam industri dan hal ini dapat dipahami dengan
menggunakan prinsip probabilitas dan statistik.
Dua rekan Shewart mengembangkan teknik statistik untuk melakukan sampling sejumlah
item yang terbatas di setiap kelompok produksi. Sasarannya adalah untuk melakukan trade-
off antara biaya tinggi akibat inspeksi 100% dengan resiko dari salah satu keadaan berikut:

a. Menerima suatu kelompok produk yang sesungguhnya terdiri dari item-item yang
rusak dalam presentasi tinggi, dan
b. Menolak suatu kelompok produk yang sesungguhnya memenuhi standar kualitas.

Jaminan kualitas
Dalam era ini terdapat pengembangan empat konsep baru yang penting, yaitu
a. Biaya kualitas
b. Pengendalian kualitas terpadu (totalquality control),
c. Reliability engineering, dan
d. Zero defect.

1. Biaya kualitas adalah istilah yang diciptakan oleh Yoseph Juran untuk menjawab
pertanyaan “seberapa besar kualitas dirasa cukup?”. Dan Menurutnya, biaya untuk
mencapai tingkat kualitas tertentu dapat dibagi menjadi biaya yang dapat dihindari
dan biaya yang tak dapat dihindari.
2. Biaya yang tak dapat dihindari dikaitkan dengan inspeksi dan pengendalian kualitas
yang dirancang untuk mencegah terjadinya kerusakan (defects).
3. Biaya yang dapat dihindari adalah biaya kegagalan produk yang meliputi bahan baku
yang rusak, jam kerja yang digunakan untuk perbaikan, pemrosesan keluhan, dan
kerugian finansial akibat pelanggan yang kecewa.
 a. Implikasi pandangan Juran ini adalah bahwa pengeluaran tambahan untuk
perbaikan kualitas dapat dijustifikasi selama biaya kegagalan masih tinggi.
b. Total Quality Control (TQC) merupakan hasil pemikiran Armand Feigenbaum
yang dikemukakannya pada tahun 1965. Menurut pendapatnya bahwa
pengendalian dimulai dari perancangan produk dan berakhir jika produk telah
sampai ke tangan pelanggan yang puas. Prinsip utamanya adalah quality is
every body’s job.
Ia menyatakan bahwa kegiatan kualitas dapat dikelompokkan kedalam tiga kategori, yaitu:
a. Pengendalian rancangan baru
b. Pengendalian bahan baku yang baru datang
c. Pengendalian produk

Sistem kualitas saat ini juga memasukkan pengembangan produk baru, seleksi pemasok, dan
pelayanan pelanggan.

a. Reability engineering muncul pada tahun 1950-an, yang didorong oleh

kebutuhan Angkatan Bersenjata Amerika untuk memiliki peralatan elektronik
dan senjata udara yang dapat diandalkan, bekerja dengan baik, serta
menghindari kebutuhan untuk penggantian suku cadang yang mahal.

b. Zero defects pertama kali dimunculkan oleh Martin Company pada tahun
1961-1962. Konsep ini timbul karena kebutuhan pelanggan militer akan
produk yang tidak hanya bekerja baik pada saat pertama kali, tetapi juga
diserahkan tepat waktu.

c. Konsep zero defects lebih dipusatkan pada harapan manajemen dan hubungan
antar pribadi dari pada keterampilan rekayasa.

d. Tujuan utamanya adalah mengharapkan kesempurnaan pada saat pertama dan

fokusnya pada identifikasi masalah pada sumbernya dengan perhatian khusus
untuk mengoreksi penyebab umum kesalahan karyawan, seperti kurang
pengetahuan, kurangya fasilitas yang tepat, kurangnya perhatian, kesadaran,
dan motivasi karyawan.
Menurut konsep zero defects kesalahan- kesalahan yang disebabkan oleh :
a. Kurangnya pengetahuan dapat diatasi dengan menggunakan teknik-teknik
pelatihan modern.
b. Kurangnya fasilitas yang memadai dapat diatasi dengan survey pabrik dan
peralatan secara periodic.
c. kurangnya perhatian merupakan kesalahan yang paling sulit untuk dideteksi.

Olah karena itu, perlu diatasi dengan program zero defects.

Era ketiga konsep manajemen kualitas ini menendai titik balik yang nenentukan.
Konsep ini menaruh perhatian utama pada pelanggan dan inisiatif karyawan sebagai masukan
penting bagi program peningkatan kualitas.Gerakan manajemen kualitas dengan penekanan
pada pelanggan muncul hampir bersamaan dengan pemikiran dan konsep baru tentang
manajemen sumber daya manusia, konsep ini mendorong manajer (pimpinan) untuk
menawarkan wewenang yang lebih besar kepada karyawan, seperti strategi zero defects yang
berfokus pada motivasi dan inisiatif karyawan.
Pendekatan manajemen kualitas strategis
Untuk memberikan gambaran tentang pendekatan manajemen kualitas strategis,
berikut ini akan dikemukan pengalaman-pengalaman perusahaan Jepang dan perusahaan
Amerika dan Eropa.

a. Pengalaman perusahaan Jepang

Beberapa inovasi dilakukan oleh para ahli Jepang, seperti Diagram Sebab-Akibat
hasil pemikiran Kooru Ishikawa (1952), gugus kendali mutu (1962), company wide quality
control (1968), dan quality function deployment (1972).
Gugus kendali mutu terdiri dari kelompok-kelompok kecil karyawan yang dilatih
keterampilan dalam menangani kualitas.Mereka didorong untuk mengambil inisiatif dalam
mengidentifikasi dan memecahkan masalah serta mengusulkan perbaikan pada manajemen.
Companywide quality control pada dasarnya merupakan perluasan dari ide TQC yang
dikemukakan oleh Feingenbaum.Adapun komponennya adalah sebagai berikut.
a. Keterlibatan semua fungsi dan bidang dalam peningkatan kualitas pelayanan.
b. Keterlibatan semua level dan manajemen puncak sampai karyawan front-line
dalam memperhatikan kualitas pelayanan.
c. Filosofi perbaikan kualitas secara berkesinambungan.
d. Orientasi pada pelanggan karena kualitas ditentukan dari sudut pandang
pelanggan atau masyarakat.

b. Pengalaman perusahaan Amerika dan Eropa

Menjelang awal tahun 1980-an perusahaan-perusahaan dikawasan Amerika dan Eropa
mulai menyadari pentingnya peranan strategis kualitas yang telah diadopsi jepang selama
lebih dari satu decade sebelumnya.
Kesadaran ini muncul terutama karena tekanan persaingan dari produk industri Jepang
yang memiliki keunggulan dalam kualitas. Sedikitnya ada tiga buku yang mendapat perhatian
dan minat ahli manajemen terhadap kualitas selama decade 1980-an. Yang pertama adalah
buku yang berjudul Quality is Free (1979) hasil karya PhilipCrosby yang menyatakan bahwa
kualitas yang sempurna mencakup dua hal, yaitu tepat secara teknis dan layak secara
ekonomis.
Buku yang kedua adalah In Search of Excellence (1982) hasil karya Tom Peters dan
Robert Waterman yang menyoroti perusahaan-perusahaan Amerika yang sukses dan
mengidentifikasi faktor-faktor keberhasilannya.
Buku yang ketiga adalah Managing Quality (1988) karangan David Garvin yang
memberikan tinjauan terhadap evolusi sejarah kualitas, sehingga memberikan pemahaman
menyeluruh mengenai mengenai kualitas dari perspektif filosofi ekonomi dan pemasaran
dengan menyajikan contoh-contoh penting dari industri yang berbeda.

Obsesi kualitas menyeluruh

Selain keempat era yang dikemukakan oleh Garvin tersebut, Christopher Lovelock
menambahkan era kelima, yaitu obsesi kualitas menyeluruh (Total Quality Obsession).
Tahun 1987 dipandang sebagai awal dari era kualitas kelima ini.
Pada bulan Agustus 1987 Konggres Amerika memberikan penghargaan Malcolm Balrige
National Award kepada kedua perusahaan pada setiap kategori: fanufactur, jasa dan usaha
kecil. Sasaran utama penghargaan tersebut adalah untuk meningkatkan kesadaran terhadap
pentingnya kualitas.
 Hal yang mendasari era kelima ini adalah konsep kualitas absolut dan zero
defect yang juga disebut kualitas (total quality). Jalan satu-satunya untuk mencapai
keabsolutan tersebut adalah Total Quality Control (TQC) yang didorong oleh Total Quality
Management (TQM).

Tujuan Pelayanan Prima

Tujuan pelayanan prima antara lain sebagai berikut:
1. Untuk memberikan pelayanan yang bermutu tinggi kepada
pelanggan.
2. Untuk menimbulkan keputusan dari pihak pelanggan agar segera
membeli barang/jasa yang ditawarkan pada saat itu juga.
3. Untuk menumbuhkan kepercayaan pelanggan terhadap pelanggan
terhadap barang/jasa yang ditawarkan.
4. Untuk menghindari terjadinya tuntutan-tuntutan yang tidak perlu
dikemudian hari terhadap produsen.
5. Untuk menciptakan kepercayaan dan kepuasan kepada pelanggan.
6. Untuk menjaga agar pelanggan merasa diperhatikan segala
kebutuhannya.
7. Untuk mempertahankan pelanggan.

Dari tujuan pelayanan prima tersebut diatas Sebab tujuan utama dari pelayanan prima
adalah untuk memenuhi kepuasan pelanggan.

Fungsi Pelayanan Prima

Pelayanan prima berfungsi sebagai berikut.
1. Melayani pelanggan dengan ramah, tepat, dan cepat.
2. Menciptakan suasana agar pelanggan merasa dipentingkan.
3. Menempatkan pelanggan sebagai mitra usaha.
4. Menciptakan pangsa pasar yang baik terhadap produk/jasa.
5. Memenangkan persaingan pasar.
6. Memuaskan pelanggan, agar mau berbisnis lagi dengan
perusahaan.
7. Memberikan keuntungan pada perusahaan.

Pengertian Pelanggan
Dalam pengertian sehari-hari pelanggan adalah orang-orang yang kegiatannya membeli
dan menggunakan suatu produk, baik barang maupun jasa, secara terus menerus.Pelanggan
atau pemakai suatu produk adalah orang-orang yang berhubungan secara langsung maupun
tidak langsung dengan perusahaan-perusahaan bisnis.Adapun pihak-pihak yang berhubungan
dan bernegosiasi dengan perusahaan-perusahaan bisnis sebelum tahap menghasilkan produk
dinamakan pemasok.
Dilihat dari segi perbaikan kualitas, definisi pelanggan adalah setiap orang yang
menuntut pemberian jasa (perusahaan) untuk memenuhi suatu standar kualitas pelayanan
tertentu, sehingga dapat memberi pengaruh pada performansi (performance) pemberi jasa
(perusahaan) tersebut.
 Dengan kata lain, pelanggan adalah orang-orang atau pembeli yang tidak tergantung
pada suatu produk, tetapi produk yang tergantung pada orang tersebut. Oleh karena
pelanggan ini pembeli atau pengguna suatu produk maka harus diberi kepuasan.
Secara garis besarnya terdapat tiga jenis pelanggan, yaitu pelanggan internal, pelanggan
perantara, dan pelanggan eksternal. Ketiga jenis pelanggan tersebut dapat diuraikan sebagai
berikut:

a. Pelanggan internal
Pelanggan internal (internal costumer), adalah orang-orang atau pengguna produk yang
berada di dalam perusahaan dan memiliki pengaruh terhadap maju mundurnya perusahaan.
Berdasarkan keanggotaannya, pelanggan internal ada dua macam, yaitu pelanggan internal
organisasi dan pelanggan internal pemerintah.
1. Pelanggan internal organisasi Adalah setiap orang yang terkena
dampak produk dan merupakan anggoata dari organisasi yang
menghasilkan produk tersebut.
2. Pelanggan internal pemerintah Adalah setiap orang yang terkena
dampak produk dan bukan anggota organisasi penghasil produk,
tetapi masih dalam lingkungan atau instansi pemerintah.

b. Pelanggan perantara
Pelanggan perantara (intermediate costumer) adalah setiap orang yang berperan
sebagai perantara produk, bukan sebagai pemakai.Komponen distributor, seperti agen-agen
Koran yang memasarkan Koran, atau toko-toko buku merupakan contoh pelanggan perantara.
Misalnya Penerbit Armico Bandung memerima pesanan buku dari toko buku untuk dijual
kepada siswa SMK maka dalam hal ini Penerbit Armikco bertindak sebagai pemasok, toko
buku sebagai pelanggan perantara, dan siswa SMK sebagai pelanggan akhir atau pelanggan
nyata (real costumer).

c. Pelanggan eksternal
Pelanggan eksternal (external costumer), adalah setiap orang atau kelompok orang
pengguna suatu produk (barang/jasa) yang dihasilkan oleh perusahaan bisnis.Pelanggan
eksternal inilah yang berperan sebagai pelanggan nyata atau pelanggan akhir.

3. Tantangan Tenaga Administrasi Di Era

Globalisasi
Artikel Tantangan Tenaga Administrasi Di Era Globalisasi Sekretaris di masa depan
- Pada era ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, dalam masa depan pekerja bidang
administrasi para manajer butuh dukungan yang besar dari para bawahannya untuk
mengontrol sistem yang baru. Tantangan Tenaga Administrasi Di Era Globalisasi - Para
pemimpin perusahaan dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk
berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisnis, sebagai penyeimbang terhadap
berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi.

Sedangkan kondisi dari para pengusaha pada saat ini mereka harus menghadapi
berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat
para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional.
Era globalisasi informasi yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini
berpengaruh terhadap orang-orang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari
era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka harus menyesuaikan
diri dan memperluas wawasan.

1. Sekretaris di masa depan

fungsi dan peranan sekretaris semakin dibutuhkan oleh para manajer. Para manajer dalam
memanfaatkan waktunya lebih berkonsentrasi pada tugas managerialnya yang penuh
tantangan itu dan segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya atau pada tenaga
administrasi.

Sebagai konsekuensi logis sekretaris atau tenaga administrasi pun akan menghadapi
tantangan yang berat. Peran-peran sekretaris atau tenaga administrasi konvensional yang
bersifat administratif dan klerikal sebagian besar telah tergantikan oleh perangkat teknologi
informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk
ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan.

Tugas seorang sekretaris yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan-

pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat
memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor, seperti:

1. Menangani telepon
2. Menerima tamu
3. Menangani kas kecil
4. Mengambil dikte dan melatinkan
5. Menyimpan surat, dsb

Untuk itu seorang pemimpin mengharapkan bahwa bantuan yang diberikan oleh seorang
sekretaris atau tenaga administrasi akan berbeda tergantung dari bidang usaha yang diberikan
oleh pimpinan, misalnya direktur dari perusahaan percetakan akan berbebda dengan lembaga
bantuan hukum.

Pada umumnya pekerjaan-pekerjaan sekretaris dikelompokkan:

1. Tugas-tugas yang bersifat rutin

2. Tugas-tugas khusus
3. Tugas-tugas yang bersifat kreatif
4. Melakukan hubungan dan kerjasama

Seorang sekretaris atau tenaga administrasi harus selalu berusaha untuk mencari cara-cara
yang baik untuk menumbuhkan hubungan dan kerjasama yang baik antara dirinya dengan
pimpinannya dalam batas-batas kedinasan.

Seorang sekretaris yang berorientasi global harus Menampilkan Citra perusahaan karena
Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan sekretaris adalah
tangan kanan atasannya, maka sekretaris juga harus menampilkan citra perusahaan yang baik.
Selain itu seorang sekretaris harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua
tugasnya. Bukan hanya baik kepada atsannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan
kawan sekantor.

Sebagai tangan kanan dan selalu mendapat kepercayaan dariatasannya, Sekretaris harus
pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi atasannya tersebut. Sekretaris
bukan hanya harus pandai berdandan, tapi seorang sekretaris juga harus up date terhadap
kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga harus
dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa
asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.

Karena biasanya sekretaris selalu diminta atasannya untuk bertemu dengan relasi yang
berasal dari luar negeri. Seorang sekretaris setiap harinya berkomunikasi dengan tamu- tamu
dengan berbagai tingkatan atau golongan. Untuk itu seorang sekretaris harus mampu
berkomunikasi dengan baik dan menguasai bahasa Indonesia dan beberapa bahasa asing
dengan baik. Ia pun dituntut untuk memilih kata dan menyususn kalimat secara baik dan
jelas, menyenangkan semua pihak yang berkomunikasi dengannya.

Untuk meningkatkan kualitas seorang pemimpin harus meningkatkan kualitas

berkomunikasi dengan meningkatkan bahasa yang dimiliki seperti bahasa Inggris atau bahasa
asing lainnya sehingga dapat berkomunikasi dengan tamu- tamu tingkat eksekutif, agar
seorang sekretaris mampu membantu pimpinan dalam bernegosiasi.

Adapun kriteria komunikasi yang efektif adalah sebagai berikut :

1. Penerima mengerti atau memahami isi pesan

2. Penerima dapat menerima atau menyetujui isi pesan
3. Penerima mengadakan suatu tindakan (aksi), sesuai dengan yang dikehendaki oleh
pengirim

Dalam menghadapi atasannya seorang sekretaris yang profesional harus mempelajari

karakter dari pimpinannya tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. Seorang
sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb.
Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk
menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah
sekretaris harus bisa belajar berbicara di depan publik atau pada saat meeting.

Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia harus

menjadi orang metodis, dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasi yang baik,
dengan pikiran yang tertib, membawa ke objektivitas ke proses, Segera
berurusan dengan korespondensi.

Pada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri

mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menjadi sekretaris yang
profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu dapat mengatasi
perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja seorang
sekretaris dengan daya saing yang semakin maju.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah
sebagai berikut :

1. Pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja

2. Pengetahuan akan produk dari perusahaan
3. Pengetahuan akan Rekanan bisnis pimpinan
4. Pengetahuan akan pesaing dari perusahaan

Ada banyak cara yang dapat diakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan
diantaranya adalah :

1. Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan
media elektronik
2. Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,
3. Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Disamping kecerdasan intelektual,seorang sekretaris juga perlu memperhatikan kecerdasan

logika dalam emosi kita, diantaranya yaitu :

1. Meningkatkan profesionalisme kerja dan lingkungan kerja yang nyaman

2. Mampu menggunakan emosi secara efektif untuk mencapai tujuan (pengendalian
emosi)
3. Memahami emosi orang lain

Sekretaris bertugas mencarikan dan menyajikan informasi kepada pimpinanya. Untuk itu
ia harus pandai menggali informasi dari berbagai sumber, lalu menginterpretasikan sehingga
dapat memilih informasi yang di nilai bermanfaat untuk disajikan kepada
pemimpin. Sekretaris profesionalharus mampu berpikir untuk mengidentifikasi sebab dan
akibat setiap kali menghadapi masalah dan dapat mencari solusinya dengan tepat.

Sehingga pimpinan tidak perlu terus menerus menuntun dan membimbing sekretaris,
namun cukup mendelegasikan setiap penugasan kepada sekretaris dan sekretaris yang
bersangkutan mampu menyelesaikan tugasnya secara baik .Pimpinan cukup memberi
instruksi kepada sekretaris secara garis besar dan memberi delegasi secukupnya, selanjutnya
menjadi tanggung jawab sekretaris untuk menindak lanjuti, termasuk memecahkan masalah
yang dihadapi dalam setiap menyelesaikan tugasnya.

4. Manajemen Perkantoran
Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan
pekerjaan tata usaha atau pekerjaan tulis menulis.
 Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas
ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan dengan cara yang sehemat-hematnya
( seefisien mungkin).

Fungsi-fungsi kantor yang bersifat kepemerintahan yaitu :

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.

2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor.

Fungsi-fungsi kantor yang bersifat perusahaan :

1. Untuk menerima keterangan berupa surat-surat, warkat-warkat dan lain-lain.

2. Untuk mencatat keterangan
3. Untuk menyusun keterangan : pembukuan, inventarisasi, perbekalan.
4. Untuk memberi keterangan
5. Untuk menjamin barang-barang yang ada di dalam kantor
6. Melengkapi tujuan pokok perusahaan mis : penyusunan upah, metode pelaksanaan,
produktivitas.
7. bentuk pengawasan faktor-faktor produksi.

Segi-segi manajemen perkantoran :

1. Segi Tujuannya
Dalam pembentukan sebuah kantor sangat penting menilai dan menentukan tujuan
kantor.
2. Segi Pengorganisasian
Penyusunan tenaga kerja dan pembagian tugas-tugas tenaga kerja tersebut. Mis :
karyawan ® pegawai ® staf ® manajer
3. Segi Kepegawaian
Yang berhubungan dengan perusahaan tenaga kerja, penempatan, latihan, kenaikan
pangkat,dan pemberhentian tenaga kerja.
4. Segi Metode / prosedur
Suatu sistem urutan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan bagaimana, dimana pekerjaan
tersebut dilaksanakan.
5. Segi Mesin-Mesin dan Perlengkapan
Mesin-mesin dan semua benda-benda atau barang mati yang dipergunakan dalam
kantor-kantor untuk membantu atau mempermudahpelaksanaan pekerjaan.
6. Segi Lingkungan
Lingkungan gedung kantor dan kondisi-kondisi fisik dalam gedung.

Tugas seorang manajer kantor adalah mengawasi kantor untuk mencapai tujuannya dan
memberikan pengarahan-pengarahan kepada para bawahannya.

Tugas-tugas manajer :
 1. Memberi instruksi untuk melaksanakan pekerjaan.
2. mengawasi pegawai-pegawai dalam melaksanakan tugasnya
3. Melatih pegawai-pegawai untuk melaksanakan tugasnya.
4. mengembangkan metode-metode baru untuk melaksanakan pekerjaan.

Tugas manajer kantor dalam hhubungan dengan bawahan :

1. Mendamaikan perselisihan-perselisihan bawahan / perorangan .

2. Memelihara disiplin, memberi ujian atau memberi celaan jika perlu.
3. memelihara hubungan antar manusia yang baik dengan bawahan.
4. Jika perlu memberi hutang.

Tugas manajer kantor dalam hhubungan dengan atasan:

1. Menerima tanggung jawab atas pekerjaan kantor dengan para atasan

2. Bekerja sama dengan pengawas-pengawas lainnya
3. Mengijinkan dan menolak permintaan para pegawai.
4. Melaksanakan kebijaksanaan-kebijaksanaan terhadap lingkunagn kantor.

Lingkungan kantor :

Lingkungan kantor terdiri dari gedung kantornya, perkakas atau perabot, tata ruang
kantor, dan kondisi-kondisi fisik dari kantor tersebut dimana pegawai-pegawai melaksanakan
pekerjaan.Kondisi-kondisi fisik disini maksudnya adalah kondisi diluar gedung mis :
puskesmas, kantin dan lain sebagainya.

Syarat-syarat pendirian kantor :

1. Letak : Dekat dengan pengangkutan, fasilitas-fasilitas bank, kantor pos, pasar,

rumah makan dan konsumen.
2. Kepatutan : Ukuran luas atau besarnya gedung kantor dan lahanya kalau bisa luas.
Pertimbangan-pertimbangan tentang biaya : Biaya pemeliharaan, biaya
penggantian-penggantian dari gedung lama.
3. Faktor-faktor fisik : Eskalator, lif, alat pemanas, dan penerangan.

Keuntungan-keuntungan perusahaan jika dilakukan sesuai dengan syartat :

1. Biaya biaya gedung yang lebih murah.

2. Udara yang lebih bersih dan biaya pemeliharaan yang lebih murah

3. Fasilitas-fasilitas pengangkutan yang lebih baik.

4. Ruang dapat diperluas.

Kantor yang bersifat terbuka :

Terbuka disini maksudnya suatu ruangan yang terbesar dimana beberapa seksi saling
kerjasama sehingga bisa saling mengikat.

Keuntungan kantor yang bersifat terbuka:

 1.Pengawasan yang bisa dipantau dalam satu ruang.
2. Penghematan dalam luas pantai
3. Penempatan dan pengguruan mesin-pmesin dan perlengkapan yang baik.
4. Penghematan dalam penerangan.

Kerugian kantor terbuka :

1.Suasana yang ada tidak berhubungan dengan orang perorangan.

2. Suasana gaduh ( berisik)
3. Mendorong kondisi-konsdisi yang ramai
4. Bingung karena teman-teman atau tamu-tamu

Perabot-perabot kantor :
Di dalam membeli perabot-perabot kantor harus diperhitungkan faktor-faktor berikut :

1.Harus menghemat ruang lantai

2. harus fungsionir dengan pekerjaan yang dilakukan
3. Tidak begitu berat agar mudah dipindah-pindahkan
4. Perabot itu sebaiknya berupa logam-logam agar terhindar dari bahaya-bahaya
kebakaran.

Prosedur-prosedur pekrjaan perkantoran :

Prosedur perkantoran adalah sistem-sistem perkantoran atau urutan-urutan dari pada

langkah-langkah pelaksanaan –pelaksanaan pekerjaan kantor di dalam mana pekerjaan itu
dilakukan dan berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya dimana
dan siapa yang melakukannya.

Pentinganya sistem perkantoran karena :

1.Membuat pekerjaan kantor menjadi lebih lancar

2. memberikan pengawasan yang lebih baik melalui pengarahan.
3. Membuat koordinasi yang lebih baik diantara bagian-bagian yang berbeda.
4. Dalam melaksanakan pekerjaan dengan formulir-formulir perkantoran dan alat-alat
pekerjaan tata usaha yang sangat penting

Prinsip-prinsip pada sistem perkantoran :

1. Sistem-sistem perkantoran hendaknya sederhana sehingga mempermudah

pengawasan.
2. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.
3. mencegah kekembaran pekerjaan terutama pada formulir-formulir.
4. Sistem-sistem hendaknya flekdsibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi-kondisi
yang berubah.
5. Pembagian tugas-tugas yang tepat.
6. Penggunaan mesin-mesin perkantoran yang sebaik-baiknya.
 7. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminim-minimnya.

Buku pedoman kantor sebagai buku pedoman pekerjaan :

Buku pedoman kantor memuat antara lain :

1. Garis-garis besar organisasi yanitu tugas-tugas tiap-tiap jabatan.

2. Metode-metode yang berhubungan dengan pekerjaan.
3. Formulir-formulir yang digunakan dengan cara penggunaanya.
4. Instruksi-instruksi tentang bagaimana menggunakan buku pedoman tersebut.

Keuntungan buku pedoman kantor :

1.Buku pedoman kantor mempermudah pengawasan

2. Buku pedoman kantor membantu pembagian pekerjaan yang adil.
3. Buku pedoman kantor membantu dalam latihan pegawai-pegawai.

Kerugian-kerugian penggunaan buku pedoman kantor :

1. Prosedur-prosedur tidak lebih baik dari prosdur-prosedur yang tertulis.

2. Isi pekerjaan pada jabatan-jabatan selalu berubah.
3. Menyiapkan buku pedoman memakan waktu yang lama dan sering tidak berlaku
lagi.
4. Buku pedoman kantor dapat mematikan inisiatif pegawai-pegawai.

Bagan-bagan pekerjaan:

Tujuan bagan pekerjaan adalah untuk melukiskan suatu sistem atau aliran pekerjaan dalam
suatu cara yang sederhana sehingga dapat dengan mudah dimengerti.

Macam-macam bagan pekerjaan :

1.Bagan analisa pekerjaan

2. Bagan aliran dan distribusi pekerjaan
3. Bagan diagram digerakkan
4. bagan operasi

Tujuan dari bagan-bagan :

1. Bertujuan untuk membuat ikhtisar ikhtisar tentang pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan.

2. Memberikan urutan dan waktu-waktu yang dipergunakan untuk masing-masing
pelaksanaan pekerjaan.
3. Untuk menunjukan bagaimana formulir –formulir perkantoran berpindah dari satu
bagan ke bagan lain.
4. Untuk menunjukan penggunaan mesin dan orang yang menggunakan mesin-mesin
tersebut.

Pengorganisasian kantor :
Organisasi adalah wadah sekelompok norang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan.

Alasan-alasan pendirian organisasi kantor yaitu :

1.Organisasi mengandung delegasi dari pada tugas-tugasnya

2. Organisasi mempengaruhi koordinasi
3. Organisasi menentukan tanggung jawab dari jabatan-jabatan perorangan
4. Organisasi mempengaruhi motivasi dan semangat kerja para pegawai.

Prinsip-prinsip organisasi kantor :

1.Harus ada garis-garis otoritas yang jelas dari bagian puncak sampai bagian yang
terbawah.
2. Otoritas harus dihubungkan dengan tanggung jawab
3. Pengawasan pusat dan desentralisasi yang maksimum
4. Menjamin adanya garis-garis komunikasi yang baik secara mendatar maupun
vertikal.

Sentralisasi adalah titik berat pada pengawasan dari pusat yang dinyatakan dengan instruksi-
instruksi secara terperinci dari kantor pusat mengenai pekerjaan-pekerjaan yang terpusat.
Desentralisasi adalah pekerjaan –pekerjaan yang dilakukan dalam unit-unit atau bagian-
bagian . keduanya harus dikerjakan.

Keuntungan dari sistem sentralisasi

1.Pengawasan administrasi yang lebih baik.

2. Pengawasan dapat sesuai dengan standart
3. Fleksibilitas yang lebih besar dalam penggunaan tenaga kerja.
4. Beban-beban maksimum dapat dikendalikan dengan mudah.

Kerugian dari sistem sentralisasi

1. Pengawasan yang terlalu ketat dapat mengakibatkan pegawai tidak

mempunyai motivasi.
2. Adanya birokrasi yang panjang.
3. Pengawasan yang terlalu jauh adalah tidak baik.

Pedoman-pedoman tentang tujuan organisasi

1. Perumusan tentang tujuan organisasi secara jelas. Tujuan harus diketahui secara pasti,
harus dirum,uskan dengan jelas dan secara tertulis.
2. Pemeliharaan kesatuan tujuan organisasi . Setiap organisasi sebagai suatu kebulatan
dan masing-masing satuan dalam lingkungan harus mengarah kepada tercapainya
tujuan organisasi yang tunggal
3. Pengutamaan tujuan organisasi Tujuan organisasi harus diutamakan dari tujuan
pribadi masing-masing anggota organisasi tersebut.

Bagan organisasi :
Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan
organisasi.

Menurut Keith Davis ada 6 bentuk struktur organisasi yaitu :

1.Bentuk Vertikal
2. Bentuk horizontal
3. Bentuk circular
4. Bentuk semi Sircular
5. Bentuk Elliptical
6. Bentuk Invented Piramid ( Piramida terbalik)

Tipe-tipe organisasi :

Tipe organisasi ada 2 macam yaitu :

1. Tipe organisasi garis atau line yaitu bentuk / struktur organisasi yang paling tua dan paling
sederhana diciptakan oleh Henry Fayol.

Ciri-ciri tipe organisasi garis ini adalah

1. Organisasi masih kecil

2. Jumlah karyawan sedikit
3. Spesialisasi kerja masih kecil

Keuntungannya adalah :

1. Mudah dimengerti dan dilaksanakan

2. Ada bagian kekuasaan dan tanggung jawab yang jelas
3. Merupakan jenis organisasi yang stabil
4. Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat
5. Solidaritas karyawan yang tinggi karenan saling mengenal

Kerugiannya adalah :

a. Seluruh orang terlalu bergantung pada satu orang

b. Bersifat otokratis dan dapat menjadi diktatoris
c. Kesempatan karyawan untuk berkembang sangat terbatas
d. Sulit dilaksanakan dalam suatu organisasi yang besar

2. Tipe organisasi Fungsional

Tipe ini diciptakan oleh F.W.Taylor . Dalam tipe ini ada pimpinan yang mempunyai
bawahan yang jelas sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan
sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Keuntungan Tipe ini adalah :

 a. Dapat diperolejh manfaat yang sebesar-besarnya dari para ahli
b. Ada koordinasi yang baik
c. Memudahkan dalam pengawasan

Kerugian tipe ini adalah :

a. Banyak mengeluarkan biaya tambahan

b. Kekembaran kekuasaan dapat menimbulkan perselisihan / konflik
c. Pandangan para pekerja yang merasa terlalu banyak atasan.
1. Tipe organisasi Garis dan Staf
2. Tipe ini merupakan gabungan dari tipe garis dan fungsional, sehingga menyebar
struktur orgasnisasi tersebut.
3. Tipe Organisasi Fungsional dan Staf
4. Tipe ini adalah perpaduan antara tipe orrganisasi garis, fungsional dan staf.
Nama : Anggraini V Lahewo
No. Peserta : 245/ADM.PERK/UK/2013
Ruang : V (Lima)
No. Urut : 1