Nama: JURINA ARTATI

NIM : 044417851

Tugas: Administrasi Perkantoran

1. Pengertian administrasi, manajemen, kantor, dan administrasi perkantoran,
banyak dikemukakan oleh para ahli, dan konsepnya sangat beragam sesuai
dengan persepsi/pengalaman para ahli terhadap objek kajian tersebut. Tugas
Anda adalah menghimpun konsep-konsep para ahli tersebut dan
membuat sintesanya!;

Konsep administrasi, manajemen, kantor, dan administrasi perkantoran memiliki

perbedaan subyektif yang dihasilkan dari perspektif berbagai ahli dan
pengalaman dalam berbagai konteks. Berikut adalah sintesis konsep-konsep ini:

1. Administrasi:

 Pengertian: Administrasi merujuk pada serangkaian kegiatan yang berfokus

pada perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber
daya untuk mencapai tujuan organisasi. Administrasi cenderung bersifat lebih
umum dan mencakup aspek manajemen.

2. Manajemen:

 Pengertian: Manajemen adalah bagian dari administrasi yang lebih berkaitan

dengan pengambilan keputusan, kepemimpinan, dan koordinasi sumber daya
manusia dan materi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Manajemen
melibatkan proses perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan
pengawasan.

3. Kantor:

 Pengertian: Kantor adalah ruang kerja atau lingkungan di mana berbagai tugas
administratif dan manajemen dilakukan. Ini adalah tempat di mana dokumen,
komunikasi, dan proses bisnis dikelola. Kantor adalah tempat penting dalam
operasi organisasi dan bisnis.

4. Administrasi Perkantoran:

 Pengertian: Administrasi perkantoran merujuk pada manajemen dan

pengelolaan tugas-tugas administratif yang terkait dengan operasi kantor. Ini
mencakup pemrosesan dokumen, komunikasi internal dan eksternal, serta
penyediaan dukungan administratif untuk organisasi.
 Sintesis konsep-konsep ini menunjukkan bahwa administrasi dan manajemen
merupakan elemen-elemen kunci dalam pengelolaan organisasi, sedangkan
kantor dan administrasi perkantoran adalah lingkungan fisik dan kegiatan
operasional yang mendukung pelaksanaan administrasi dan manajemen. Dalam
konteks praktis, administrasi dan manajemen seringkali terintegrasi dengan
aktivitas administrasi perkantoran yang berpusat di dalam kantor. Keseluruhan
konsep-konsep ini bekerja bersama untuk mencapai efisiensi dan efektivitas
dalam berbagai organisasi dan lingkungan kerja.

2. Organisasi dibentuk dalam rangka mencapai tujuan bersama yang dicita-citakan.

Setidaknya ada 6 (enam) tipe/bentuk organisasi, yaitu lini fungsiponal, lini dan
staf, panitia, matriks dan informal. Tugas Anda adalah
mengumpulkan/menunjukan contoh-contoh tipe/bentuk organisasi
dalam praktik pengorganisasian di lembaga-lembaga baik swasta,
pemerintah, sosial, pendidikan, dan lainnya. Masing-masing tipe/bentuk
organisasi, minimal satu contoh;

Berikut adalah contoh-contoh tipe/bentuk organisasi dalam praktik

pengorganisasiannya di berbagai jenis lembaga:

1. Organisasi Lini (Line Organization):

 Contoh: Perusahaan manufaktur tradisional, seperti pabrik mobil, di mana

hierarki struktural terdiri dari manajer puncak, manajer pabrik, manajer produksi,
supervisor produksi, dan pekerja produksi. Komunikasi dan otoritas mengalir
secara vertikal.

2. Organisasi Fungsional (Functional Organization):

 Contoh: Lembaga pemerintah yang memiliki departemen seperti Departemen

Keuangan, Departemen Kesehatan, dan Departemen Pendidikan. Setiap
departemen memiliki spesialisasi fungsi tertentu, seperti anggaran, pelayanan
kesehatan, atau pendidikan.

3. Organisasi Lini dan Staf (Line and Staff Organization):

 Contoh: Rumah sakit besar, di mana departemen medis adalah struktur lini yang
langsung terlibat dalam pelayanan pasien, sementara departemen keuangan,
SDM, atau hukum adalah staf yang memberikan dukungan fungsional dan
keahlian kepada departemen medis.

4. Organisasi Panitia (Committee Organization):

 Contoh: Pemerintah daerah yang membentuk panitia khusus untuk mengatasi
masalah-masalah tertentu, seperti Komite Penanggulangan Bencana yang
bertugas merespons bencana alam di wilayah tertentu.

5. Organisasi Matriks (Matrix Organization):

 Contoh: Perusahaan teknologi tinggi yang memiliki proyek-proyek lintas-

fungsional. Para karyawan ditempatkan dalam tim proyek yang melintasi divisi
fungsional. Misalnya, seorang insinyur IT bisa ditempatkan dalam tim
pengembangan produk yang juga melibatkan anggota dari pemasaran dan
manufaktur.

6. Organisasi Informal (Informal Organization):

 Contoh: Kelompok sukarela dalam komunitas yang datang bersama untuk

mengatasi masalah tertentu, seperti kelompok sukarelawan yang membersihkan
lingkungan atau mengumpulkan dana untuk amal.

Tipe/bentuk organisasi ini digunakan dalam berbagai konteks, baik di sektor

swasta, pemerintah, sosial, pendidikan, maupun organisasi lainnya. Pemilihan
tipe organisasi tergantung pada tujuan organisasi, lingkungan operasional,
sumber daya yang tersedia, dan dinamika internal. Organisasi seringkali juga
mengkombinasikan elemen dari beberapa tipe organisasi untuk mencapai tujuan
dan tugas tertentu.

3. Kantor adalah tempat melakukan pekerjaan, oleh karena itu setiap organisasi
harus menetapkan kantor, tata ruang, dan fasilitas/perlengkapan kantor yang
dapat menunjang efektifitas dan efisiensi kerja pekerjaan kantor. Tugas Anda
adalah mununjukan macam-macam fasilitas/perlengkapan kantor, dan
menyebutkan fungsi/kegunaan/cara kerja fasilitas/perlengkapan kantor
tersebut.

Fasilitas dan perlengkapan kantor adalah elemen-elemen penting yang mendukung

efektivitas dan efisiensi kerja di lingkungan kantor. Berikut adalah beberapa macam
fasilitas dan perlengkapan kantor beserta fungsi, kegunaan, dan cara kerjanya:

1. Meja Kantor:

 Fungsi: Tempat untuk bekerja, menyelesaikan tugas-tugas kantor, dan menyimpan

dokumen.
 Kegunaan: Membantu karyawan dalam menjalankan tugas-tugas mereka, seperti
menulis, menghitung, dan mengatur dokumen.
 Cara Kerja: Meja kantor digunakan untuk menempatkan komputer, alat tulis, buku, dan
berbagai peralatan kerja lainnya.
 2. Kursi Kantor:

 Fungsi: Memberikan kenyamanan saat duduk dan bekerja di meja.

 Kegunaan: Membantu mencegah kelelahan dan masalah kesehatan terkait dengan duduk
untuk waktu yang lama.
 Cara Kerja: Kursi kantor yang ergonomis dirancang untuk memberikan dukungan yang
tepat bagi tubuh karyawan, terutama punggung, leher, dan lengan.

3. Komputer dan Perangkat Keras:

 Fungsi: Untuk pemrosesan data, pengolahan informasi, komunikasi, dan penyimpanan

digital.
 Kegunaan: Memungkinkan pekerjaan berbasis komputer, termasuk pengolahan kata,
penghitungan, analisis data, dan komunikasi melalui email dan internet.
 Cara Kerja: Karyawan menggunakan komputer, monitor, keyboard, dan perangkat
lainnya untuk melakukan tugas-tugas kantor yang melibatkan teknologi informasi.

4. Mesin Fotokopi dan Pencetak:

 Fungsi: Mencetak, menggandakan, dan menghasilkan salinan dokumen.

 Kegunaan: Membantu dalam menyebarkan informasi dan mengarsip dokumen dengan
cepat.
 Cara Kerja: Karyawan dapat memindai, mencetak, atau menggandakan dokumen
dengan mesin fotokopi dan pencetak sesuai dengan kebutuhan.

5. Telepon dan Peralatan Komunikasi:

 Fungsi: Untuk berkomunikasi dengan anggota tim, pelanggan, rekan bisnis, dan pihak
eksternal lainnya.
 Kegunaan: Memfasilitasi komunikasi suara dan data dalam dan di luar kantor.
 Cara Kerja: Karyawan menggunakan telepon, faksimili, dan perangkat komunikasi
lainnya untuk melakukan panggilan suara, mengirim faks, dan berkomunikasi melalui
email dan pesan instan.

6. Lemari dan Rak Penyimpanan:

 Fungsi: Untuk menyimpan dokumen, arsip, dan barang-barang kantor lainnya.

 Kegunaan: Membantu dalam mengatur dan mengamankan dokumen dan barang-barang
penting.
 Cara Kerja: Karyawan menggunakan lemari dan rak penyimpanan untuk
mengorganisasi dan menyimpan berkas, dokumen, dan perlengkapan kantor lainnya.

7. Proyektor dan Layar Proyeksi:

 Fungsi: Untuk presentasi, pelatihan, dan pertemuan dengan memproyeksikan gambar

atau presentasi digital.
 Kegunaan: Memungkinkan berbagi informasi dengan audiens lebih besar dalam bentuk
visual.
 Cara Kerja: Karyawan menggunakan proyektor untuk menampilkan slide presentasi
atau konten visual lainnya pada layar proyeksi.

Fasilitas dan perlengkapan kantor ini berperan penting dalam menciptakan lingkungan
kerja yang efisien dan produktif serta memungkinkan karyawan untuk menjalankan
tugas-tugas mereka dengan baik. Fasilitas yang tepat juga dapat meningkatkan
kenyamanan dan kesejahteraan karyawan di tempat kerja.