Modul 1

Mendeskripsikan Admninistrasi Perkantoran

1. Admministrasi berasal dari bahasa Latin, Ad dan Ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare
artinya melayani. Apa yang dimaksud Administrasi?
Jawab : Administrasi adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan
cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi.

2. Administrasi juga memiliki unsur-unsur. Menurut The Liang Gie dalam buku “Administrasi
Perkantoran Modern”, unsur Administrasi ada 8. Sebutkan 8 unsur dari Admministrasi
tersebut?
Jawab : Pengorganisasian, Manajemen, Tata Hubungan, Kepegawaian, Keuangan, Perbekalan,
Tata Usaha, dan Perwakilan.

3. Fungsi Administrasi ada lima, seperti fungsi analisis. Apa yang dimaksud dengan fungsi
analisis? Berikan contohnya!
Jawab : Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan
kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan. Contohnya yaitu seperti membuat
keputusan pembelian.

4. Fungsi Administrasi ada 5 yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal,
dan fungsi manajerial. Apa yang dimaksud dengan fungsi manajerial?
Jawab : Fungsi manajerial yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian pengukuran dan pemotivasian.

5. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi
ketatausahaan. Tujuan kantor adalah memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman.
Kantor memiliki 5 fungsi, apakah fungsi dari kantor tersebut?
Jawab : 1. Menerima Informasi
2. Merekam Informasi
3. Mengatur Informasi
4. Memberi Informasi
5. Melindungi aset/harta

6. Didalam ruang lingkup administrasi perkantoran, ada kegiatan kantor dan sarana dan fasilitas
kerja perkantoran. Kegiatan kantor terdiri dari perencanaan perkantoran, pengorganisasian
perkantoran, pengarahan perkantoran, dan pengawasan perkantoran. Apa saja yang termasuk
ke dalam pengawasan perkantoran?
Jawab : Pengawasan perkantoran terdiri dari penggunaan peralatan dan perabot kantor, metode-
metode dan standarisasi pekerjaan kantor, kualitas pekerjaan kantor, dan pelayanan kantor.

7. Sarana dan fasilitas kerja perkantoran terdiri atas lokasi kantor, gedung, peralatan, interior, dan
mesin-mesin kantor. Apa yang dimaksud interior?
Jawab : Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor seperti penenerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hisasan kantor.

1
 Modul 2
Mendeskripsikan fungsi pekerjaan kantor
8. Organisasi berasal dari bahasa yunani “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum” yang artinya
alat, bagian, anggota atau badan. Apa yang dimaksud dengan organisasi?
Jawab : Organisasi adalah suatu kesatuan atas sekelompok orang yang saling bekerja sama
demi mencapai tujuan bersama.

9. Organisasi selain memiliki tujuan, ada pula prinsip-prinsip organisasi. Ada 7 prinsip-prinsip
organisasi. Apa saja ke 7 prinsip-prinsip organisasi tersebut?
Jawab : - Prinsip perumusan tujuan –pembagian kerja –pendelegasian kekuasaan/wewenang –
tingkat pengawasan –rentang manajemen
–kesatuan perintah -koordinasi

10. Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung jawabnya, bentuk
organsiasi terbagi menjadi 3 macam. Yaitu organisasi garis/lini, organisasi garis&staf, dan
organsisasi fungsional. Apa kelebihan dari organisasi garis/lini?
Jawab : -Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada pada satu tangan
-Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
-Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling kenal

11. Selain organisasi garis/lini ada juga bentuk organisasi lainnya yaitu organisasi garis&staf dan
organisasi fungsional. Apa kekurangan dari organisasi garis&staf?
Jawab : -Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi dan jumlah
karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal
-Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi.

12. Organisasi fungsional adalah organisasi ayng pimpinannya tidak mempunyai bawahan yang
jelas. Apa kelebihan dari organisasi fungsional ini?
Jawab : Pembagian tugas lebih jelas, dan spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan
dimanfaatkan semaksimal mungkin

13. Pekerjaan kantor menekankan kepada fungsi kantor yaitu menyediakan suatu pelayanan
mengenai komunikasi dan warkat. Apakah fungsi dari pekerjaan kantor?
Jawab : -Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk
mencapai tujuan organisasi
-Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat
keputusan
-Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

2
 Modul 3
Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor
14. Jenis-jenis pekerjaan kantor sangat beragam, seperti menggandakan. Menggandakan yaitu
kegiatan melipat gandakan suatu dokumen, seperti apakah contoh dari kegiatan menggandakan
dokumen?
Jawab : Contoh dari kegiatan menggandakan dokumen yaitu foto copy, mencetak informasi
dengan printer/risograf dalam jumlah yang banyak (lebih dari satu)

15. Bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference merupakan kegiatan pekerjaan kantor.
Jenis pekerjaan kantor apakah yang kegiatannya seperti itu?
Jawab : Bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference termasuk ke dalam jenis
kegiatan kantor yaitu melakukan komunikasi

16. Untuk menunjang tugas utama perusahaan maka diperlukan presentase pekerjaan. Berapakah
presentase dari typing, calculating, dan telephoning?
Jawab : -Presentase pekerjaan typing yaitu sebanayk 24,6%
-Presentase pekerjaan calculating yaitu sebanyak 19,5%
-Presentase pekerjaan telephoning yaitu sebanyak 8,8%

17. Selain jenis-jenis pekerjaan kantor, ada juga hasil jasa/produk pekerjaan kantor. Seperti surat,
surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran/informasi yang disampaikan
kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Apa kegunaan dari surat ini?
Jawab : Kegunaan surat yaitu sebagai alat komunikasi secara tertulis, sebagai alat bukti tertulis
yang sangat otentik, dapat menjadi nilai historis, dan lain-lain

18. Laporan mempunyai fungsi yaitu sebagai bahan pertanggung jawaban, alat penyampaian
informasi, alat pengawasan, dan lain-lain. Apa yang dimaksud dengan laporan?
Jawab : Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan
maupun tertulis.

Modul 4
Mengidentifikasi Sarana dan Prasaran AP
19. Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat/bahan yang digunakan untuk membantu
pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai
lebih cepat, tepat, dan baik. Apa saja jenis-jenis peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari
bentuknya?

20. Ruang kantor terbuka adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-
sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu. Apa
keuntungan dari ruang kantor terbuka?
Jawab : -Mudah merubah ruangan
-Mudah dalam berkomunikasi
-Mudah dalam pengawasan

21. Penyimpanan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang
untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi
lain, atau yang diperoleh dari bantuan. Apa tujuan dari penyimpanan barang/bahan kantor?
Jawab : -Agar barang tidak cepat rusak
-Agar tidak terjadi kehilangan barang
-Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

3
 Modul 5
Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran
22. Personil kantor adalah pegawai, anak buah, awak. Apa saja yang termasuk kedalam personil
kantor dan jelaskan!
Jawab : -Pegawai negeri yaitu pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh
pemerintah
-Pegawai swasta yaitu pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/diluar instansi
pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut
-Pegawai tetap yaitu pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai
dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

23. Macam-macam personil kantor ada 4 macam salah satunya yaitu Administrator atau petugas
pelaksana administrasi. Apa yang dimaksud dari Administrator atau petugas pelaksana
administrasi?
Jawab : Administrator atau petugas pelaksana administrasi yaitu orang yang menentukan garis-
garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam
melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

24. Selain Administrator atau petugas pelaksana administrasi, ada juga macam personil kantor
lainnya seperti Staf atau pembantu ahli. Apa yang dimaksud staf atau pembantu ahli ini?
Jawab : Staf atau pembantu ahli yaitu para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan
dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan kantor

25. Ada 3 tahap dalam pengadaan personil kantor. Yaitu tahap analisis jabatan, rekrutmen, dan
seleksi. Apa yang dimaksud dari tahap rekrutmen?
Jawab : Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar
mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu persuahaan atau instansi, baik
instansi swasta maupun pemerintah

26. Mutasi personil kantor yaitu pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi
dapat dilakukan secara horizontal ataupun vertikal. Didalam cara vertikal, terbagi menjadi
promosi dan demosi. Apa yang dimaksud promosi dalam memutasi personil kantor dengan
cara vertikal?
Jawab : Promosi adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang lebih
tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung jawab yang lebih besar.

27. Macam-macam mutasi sangat beragam. Apa saja macam-macam mutasi bila ditinjau dari
tempat kerja karyawan?
Jawab : -Mutasi antarurusan
-Mutasi antarseksi
-Mutasi antarbagian
-Mutasi antarbiro
-Mutasi antarinstansi

4
 Pokok-pokok Organisasi
28. Setiap organisasi dibentuk karena adanya suatu tujuan tertentu. Tujuan ini bukan saja harus
diketahui secara pasti melainkan, juga harus dirumuskan dengan jelas dan sebaiknya secara
tertulis. Apa yang dimaksud dengan tujuan organisasi?
Jawab : Tujuan organisasi adalah landasan utama bagi semua organisasi tujuan itu kelak akan
merupakan pedoman terpenting dalam penetapan haluan-haluan organisasi

29. Adapun anggota organisasi yaitu tenaga staf. Apa yang dimaksud dengan tenaga staf?
Jawab : Staf ialah mereka yang membantu pimpinan organisasi, baik kedudukannya sebagai
pimpinan unti lini yang lebih rendah maupun staf pembantu yang bertanggung jawab atas
terlaksananya kegiatan penunjang dalam organisasi

30. Tugas dan kewajiban staf atau pejabat staf beserta unit staf yang dipimpinnya tergantung dari
apa saja?
Jawab : -Maksud atau tujuan yang harus dikejar atau dicapai
-Kedudukan line executive atau line manager yang harus dibantu dan
-Wewenang lini (lini authority) yang dilimpahkan (didelegasikan) kepadanya oleh
atasannya (line executive)

31. Jika dilihat dari segi perannya, maka staf dapat dibedakan atas dua golongan yaitu Advisory
staf dan Service staf. Aapa tugas dari Advisory staf?
Jawab : Advisory staf bertugas memberi pertimbangan-pertimbangan kepada pimpinan kantor

32. Pemberian pertimbangan yang matang kepada pimpinan dilakukan dengan mengadakan proses
kegiatan-kegiatan pendahuluan. Apa saja proses kegiatan-kegiatan pendahuluan itu?
Jawab : -Penelitian
-Analisis fakta-fakta dan informasi lainnya
-Interpretasi/evaluasi
-Membuat kesimpulan
-Merumuskan saran pertimbangan

33. Pada hakekatnya sebelum saran diajukan staf kepada pimpinan kantor, saran-saran tersebut
perlu analisa. Saran staf yang baik adalah saran yang memenuhi persyaratan-persyaratan. Apa
saja saran yang memenuhi persyaratan-persyaratan?
Jawab : -Lebih dari satu alternatif yang diajukan pimpinan kantor
-Setiap alternatif disertai dengan penjelasan yang lengkap, tepat jelas tetapi singkat
-Aksentuasi (penekanannya) yang jelas mengenai hasil perkiraan staf mengenai
alternatif yang dipandang terbaik
-Staf harus membuktikan bahwa staf telah bekerja atas prinsip “completed staf work”
yang berarti pimpinan tidak perlu lagi meminta keterangan tambahan atau menanyakan sesuatu
kepada staf yang memerlukan penelahaan

34. Hubungan pimpinan kantor dan staf, hubungan adalah proses pengalihan (transfer) sesuatu dari
satu orang atau unit lain kepada unit lainnya. Apa saja macam-macam jenis dari hubungan
antara pimpinan dengan staf?
Jawab : -Perintah tertulis
-Laporan
-Hubungan pimpinan dan nasehat
-Rapat atau konferensi
-Memberi bimbingan dan nasehat

35. Wewenang (Authority) adalah alat untuk melakukan suatu perbuatan atau tindakan. Wewenang
dibagai menjadi 3, yaitu wewenang garis, wewenang staf, dan wewenang fungsional. Apa yang
dimaksud dari wewenang fungsional?
Jawab : Wewenang fungsional yaitu kekuasaan seorang manajer yang berhubungan dengan
pelaksanaan kegiatan pegawai sesuai dengan bagian tertentu

5
36. Wewenang dapat didelegasikan dari suatu pihak kepada pihak lain. namun tentu saja tidak
semua wewenang dapat didelegasikan. Sifat pendelegasian harus disesuaikan dengan fungsi,
kemampuan, dan ruang lingkup tingkatannya. Apa yang dimaksud dengan pendelegasian
wewenang?
Jawab : Pendelegasian wewenang adalah memberikan wewenang kepada seseorang untuk
melaksanakan tugas-tugas atau nama pihak yang memberikan/mendelegasikan wewenang
tersebut

37. Pendelegasian wewenang merupakan proses dalam pembagian pekerjaan antara atasan dan
bawahan yang masing-masing mempunyai tugas dan wewenangnya. Apa saja sumber-sumber
wewenang?
Jawab : -Teori wewenang formal (Formal authority theory)
-Teori penerimaan wewenang (Acceptance authority theory)
-Wewenang karena situasi (Authority of the situation)
-Wewenang posisi (Position authority)
-Wewenang teknis/wewenang computer (Technical authority/computer authority)
-Wewenang hukum (Yuridis Authority)
38. Ada sepuluh macam wewenang yang harus diketahui. Apa saja ke sepuluh macam wewenang
tersebut?
Jawab : -Wewenang Program
-Wewenang Organisasi
-Wewenang Personalia
-Wewenang Anggaran
-Wewenang Motivasi
-Wewenang Perencanaan
-Wewenang Pengawasan
-Wewenang Perintah
-Wewenang Kebijaksanaan
-Wewenang Pengambilan keputusan

39. Apa yang dimaksud dengan Wewenang anggaran atau Budgeting authority?
Jawab : Wewenang anggaran yaitu wewenang yang berhubungan dengan keuangan, dengan
menyusun sebuah rencana anggaran biaya dalam usaha untuk mencapai tujuan organisasi

40. Tanggung jawab timbul karena adanya hubungan antara atasan dan bawahan yang
melaksanakan sebagian dari tugas orang lain. Tanggung jawab tercipta karena adanya
penerimaan wewenang. Tanggung jawab harus sama besarnya dengan wewenang yang
dimiliki. Apa saja macam-macam tanggung jawab?
Jawab : -Tanggung jawab kepada Tuhannya
-Tanggung jawab terhadap Masyarakat/Negara
-Tanggung jawab terhadap Politik
-Tanggung jawab terhadap Hukum
-Tanggung jawab terhadap Jabatan
-Tanggung jawab terhadap Lembaga
-Tanggung jawab terhadap