PENGERTIAN, TUJUAN, FUNGSI DAN TUGAS

ADMINISTRASI PERKANTORAN

MAKALAH
Disusun Guna Memenuhi Tugas
Mata Kuliah: Administrasi Perkantoran
Dosen Pengampu: Dr. Lilis Kholisoh Nuryani, S.Ag, M.Pd

Oleh :
Euis Suhartini: 2201020007
Iman Nursyamsi: 2201020010
Irfan Hanapi: 2201020011
Miftah Kurnia: 2201020013
Muhammad Fariq A: 2201020015

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

INSTITUT NAHDLATUL ULAMA CIAMIS
TAHUN AKADEMIK 2023/2024
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Administrasi perkantoran adalah suatu kegiatan administratif yang dilakukan dalam

organisasi kantor dengan menggunakan alat-alat atau fasilitas yang ada dalam kantor yang
bersangkutan. Administrasi perkantoran merupakan sub sistem dalam organisasi kantor yang
berfungsi sebagai pendukung utama upaya pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan
dalam bentuk pelayanan ke dalam dan ke luar organisasi.

Administrasi perkantoran berbeda dengan tata-usaha perkantoran. Faktor pembedanya

adalah jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat pelaksanaan kegiatan. Tata
usaha perkantoran adalah suatu kegiatan yang merupakan bagian dari administrasi
perkantoran, yang bergerak di setiap bagian yang paling kecil dari suatu organisasi kantor,
dengan sebutan tata-usaha, pada umumnya melibatkan pegawai rendah melalui
keterampilannya. Namun keduanya mempunyai peran sama dalam hal pelayanan yaitu:

1. Pelayanan terhadap pelaksanaan kegiatan operatif atau tugas pokok organisasi

pada umumnya, dan pelayanan manajemen pada khususnya,
2. Pengumpulan, penyediaan dan penyajian keterangan-keterangan (data dan
informasi) bagi manajemen guna mengambil putusan,
3. Membantu kelancaran tugas dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.

Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal balik.

Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran berpengaruh terhadap
ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah kepuasan bagi penerima
layanan.

Fungsi perkantoran secara umum adalah sebagai pusat pemikiran, pusat administrasi
(pelayanan) dan pusat data dan informasi. Dengan fungsi demikian itu maka perkantoran
berperan besar dalam membantu proses pencapaian tujuan organisasi.

Untuk melaksanakan fungsi perkantoran secara baik dan berdaya guna ada empat
macam kegiatan yang dilakukan dalam perkantoran. Empat kegiatan tersebut adalah kegiatan
pencatatan, kegiatan pengelompokan, kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi.
Kegiatan pencatatan dan kegiatan pengelompokan bersifat kegiatan keterampilan yang
dilakukan oleh pegawai-pegawai golongan I dan II (pegawai negeri sipil), sedangkan
kegiatan komunikasi dan kegiatan manipulasi bersifat manajerial yang dilakukan oleh setiap
manajer pada semua tingkat. Meskipun demikian kegiatan-kegiatan tersebut dimaksudkan
untuk melayani manajemen ke dalam dan ke luar kepada orang atau badan atau instansi yang
berkepentingan.

Produk perkantoran yang akan menjadi barang berharga bagi penerima layanan adalah
surat-surat dalam segala bentuk dan jenis, formulir untuk berbagai macam keperluan sebagai
sarana kelancaran dalam tata-persatuan dan produk sampingan berupa arsip.

Arsip beserta data harus ditangani secara sungguh-sungguh karena sifatnya yang
senantiasa bertambah jumlahnya dan karena manfaatnya terhadap manajemen dalam rangka
pengambilan keputusan yang tepat. Klasifikasi arsip sehubungan dengan sistem
penyimpangan ada empat macam yaitu: tidak penting, bermanfaat, penting dan sangat
penting. Agar terdapat efektifitas dan efisiensi yang konsisten, perlu diadakan program
penyusutan arsip secara terpadu.

B. Rumusan Masalah

1. Apa pengertian administrasi perkantoran?

2. Apa tujuan dari administrasi perkantoran?
3. Apa fungsi dari administrasi perkantoran?
4. Apa tugas dari administrasi perkantoran?
5. Apa saja sasaran yang akan dicapai oleh administrasi perkantoran?

C. Tujuan Penulisan

1. Dapat mengetahui pengertian administrasi perkantoran.

2. Dapat mengetahui tujuan dari administrasi perkantoran.

3. Dapat mengetahui fungsi administrasi perkantoran.

4. Dapat mengetahui tugas dari administrasi perkantoran.

5. Dapat mengetahui sasaran yang akan dicapai oleh administrasi perkantoran.

 BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat
teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam
pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan,
dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi.

Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian kegiatan

merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan, mengawasi
(melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai pekerjaan perkantoran
atau pekerjaan ketatausahaan.

Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya pekerjaan

ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan operatif, menghambat
pengambilan keputusan atau kebijaksanaan oleh pimpinan, dan menghambat perkembangan
kemajuan organisasi.

B. Tujuan Administrasi Perkantoran

Tujuan administrasi perkantoran secara umum adalah sebagai berikut:

1. Menerapkan dan mengembakan kemampuan berkomunikasi baik lisan maupun

tertulis dengan relasi dengan memperhatikan norma dan lingkungan masyarakat.
2. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan teknologi informasi untuk
melaksanakan tugas secara efektif dan efisien.
3. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan untuk merencanakan, melaksanakan,
mengorganisasi dan mengevaluasi tugas yang menjadi tanggung jawabnya.
4. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan dalam mengelola surat atau dokumen
sesuai standar operasi dan prosedur untuk mendukung tugas pokok lembaga.
5. Menerapkan dan mengembangkan pelayanan terhadap relasi sehingga diperoleh
manfaat masing-masing pihak.
6. Menerapkan dan mengembangkan kemampuan mengelola administrasi keuangan
sehingga segala aspek keuangan dapat dilaporkan dan di pertanggung jawabkan.
C. Fungsi Administrasi Perkantoran

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran,
yaitu fungsi rutin, fungsi teknis, fungsi analisis, fungsi interpersonal, dan fungsi manajerial.
Berikut penjelasannya:

1. Fungsi Rutin
Fungsi rutin yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran minimal
mencakup pengarsipan dan penggandaan.
2. Fungsi Teknis
Fungsi teknis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan,
dan keterampilan perkantoran yang memadai.
3. Fungsi Analisis
Fungsi analisis yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran yang kritis
dan kreatif desertai kemampuan mengambil keputusan, seperti memuat keputusan
pembelian barang.
4. Fungsi Interpersonal
Fungsi interpersonal yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan
analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan
dengan orang lain, seperti mengkoordinasi tim.
5. Fungsi Manajerial
Fungsi manajerial yaitu administrasi yang membutuhkan perencanaan,
pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian.

D. Tugas Administrasi Perkantoran

Administrasi perkantoran memiliki daftar tugas yang tidak sedikit. Administrator

kantor sebagai orang yang berurusan dengan administrasi perkantoran harus menjalankan
sejumlah pekerjaan yang berkaitan dengan operasional kantor sehari-hari. Berikut tugas
administrasi perkantoran dalam perusahaan yaitu:

1. Membuat Agenda Kantor

Pembuatan segala agenda kantor mencakup jadwal pertemuan rapat dengan

anggota internal perusahaan atau pihak eksternal seperti klien dan supplier. Administrator
kantor harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk menunjang pekerjaan ini.
Mereka harus berkomunikasi mengenai jadwal meeting, peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan, dan sebagainya.

2. Mengelola Dokumen

Dokumen merupakan aset berharga bagi perusahaan sehingga harus dikelola

dengan tepat. Pengelolaan dokumen meliputi kegiatan pencatatan laporan keuangan,
notula rapat, dan sebagainya. Untuk mengelola dokumen, administrator kantor harus
memiliki kemampuan pengarsipan, pembukuan, dan riset.

3. Mengurus Surat-Menyurat

Administrasi perkantoran juga bertanggung jawab dalam surat keluar dan

menginput surat masuk. Ada banyak surat yang dibuat oleh administrator kantor, yaitu
surat perintah kerja, surat domisili, surat pembelian, surat penjualan, surat perpanjangan
kontrak, dan sebagainya.

4. Menginput Data

Input atau entry data merupakan tugas administrasi perkantoran yang paling
mendasar. Data dan informasi dalam bentuk formulir, non-dokumen, atau data
multimedia (bentuk audio, foto, atau video) harus dimasukkan ke dalam aset perusahaan.
Data ini sangat penting karena menyimpan informasi terkait konsumen atau klien
sehingga harus dilakukan secara efektif dan efisien.

5. Mengarsip Data

Data yang diinput kemudian diarsipkan agar tidak hilang. Data yang diarsipkan
sangat berguna untuk pengembangan perusahaan agar lebih baik pada masa depan
sekaligus memudahkan proses pengorganisasian data. Perusahaan pun harus menjamin
keamanan data yang tersimpan di dalamnya supaya tidak bocor, apalagi data tersebut
mengandung informasi pribadi dari pelanggan.

6. Merekap Data

Perusahaan juga harus melakukan rekapitulasi data yang masuk dan telah diarsip.
Rekapitulasi data berguna supaya segala informasi yang disimpan dapat dibaca dan
digunakan untuk keperluan perusahaan. Proses perekapan dan pengarsipan data harus
 dilakukan secara aman agar tidak hilang atau diakses oleh orang yang tak bertanggung
jawab.

7. Menerima Panggilan Data

Administrator kantor juga bertanggung jawab terhadap setiap panggilan telepon

yang masuk. Keterampilan komunikasi yang baik diperlukan dalam tugas ini karena
mereka menjadi penghubung antara penelepon (pihak eksternal) dan karyawan yang
bekerja di dalamnya. Administrasi perkantoran juga menangani keluhan pelanggan
apabila perusahaan belum memiliki divisi customer care atau customer service.

8. Menyiapkan Akomodasi

Beberapa kegiatan perusahaan juga membutuhkan akomodasi dalam prosesnya.

Akomodasi ini berhubungan dengan penjadwalan agar tidak bertabrakan dengan kegiatan
lain yang sedang dikerjakan. Contoh akomodasi tersebut meliputi tiket perjalanan dinas,
penjadwalan kegiatan atau meeting di luar kantor, dan sebagainya.

9. Melakukan Inventaris Kantor

Peralatan dan perlengkapan kantor juga menjadi tanggung jawab administrasi

perkantoran. Oleh karena itu, administrator kantor harus membuat daftar inventaris
mengenai barang yang keluar dan masuk. Tugas ini sangat penting dilakukan agar
keuangan perusahaan lebih efisien dan semua peralatan yang tersedia dapat digunakan
lebih maksimal.

10. Membuat Laporan Pekerjaan

Laporan telah menjadi hal yang wajib dikerjakan oleh karyawan mana pun,
termasuk administrator kantor. Laporan ini bisa menjadi pembanding antara pekerjaan
yang ingin dikerjakan dan bentuk realisasinya. Pembuatan laporan biasanya dilakukan
setiap bulan, kuartal, atau tahunnya. Administrasi perkantoran di perusahaan juga bisa
berkembang apabila mengetahui evaluasi dari kegiatan pembuatan laporan ini.

F. Sasaran Administrasi Perkantoran

Sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya adalah pekerjaan
perkantoran (0ffice work) Walaupun demikian, sasaran Administrasi Perkantoran sebenarnya
lebih luas lagi cakupannya. Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai berikut:
1. Ruang perkantoran (Office Space)
Ruang perkantoran meliputi perkiraan kebutuhan ruang, pemanasan dan peredaran
udara, pendinginan udara, pantulan suara, lukisan, fasilitas kebersihan, ruang pertemuan,
faktor keselamatan, pemindahan kantor, perubahan-perubahan, dan pemeliharaan.
2. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi pengiriman surat, pelayanan pesuruh, telepon, susunan
kabel, sistem telepon antar kantor, papan pengumumman, dan pelayanan terima tamu.
3. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian,
kenaikan pangkat, pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian,
fasilitas ruang, semangat kerjasama dan disiplin.
4. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perabotan dan perlengkapan meliputi meja kerja, kursi, meja panjang,
perlengkapan arsip, ruang dan peti besi, perabotan fungsional, perabotan gudang,
pemeliharaan dan perbaikan, lemari perbekalan dan penempatan rak dan perabotan
perpustakaan.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi mesin tik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat
dan lain-lain perkantoran, perlengkapan kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan,
penilaian peralatan dan mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas
surat, formulir, perbekalan kebersihan, perbekalan penggandaan, dan penilaian
perbekalan baru.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran,
pengukuran hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan
surat- menyurat, pola surat, peninjauan surat-menyurat, pusat pengetikan (Typing rools),
metode pelaporan, jadwal penyimpanan, praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
 Kontrol pimpinan pelaksana meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau
pemencaran pelayanan, perencanaan anggaran, perkiraan (Forecasting), pedoman
petunjuk kerja, latihan pemindahan tugas, dan Analisis tugas pekerjaan.
 BAB III
PENUTUP

A. Kesimpulan
Administrasi perkantoran atau manajemen kantor merupakan rangkaian
kegiatan merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyususn), mengarahkan,
mengawasi (melakukan kontrol), serta menyelenggarakan secara tertib berbagai
pekerjaan perkantoran atau pekerjaan ketatausahaan.
Administrasi perkantoran mempunyai hubungan erat dengan pelayanan timbal
balik. Ketertiban dan kelancaran dalam kegiatan administrasi perkantoran
berpengaruh terhadap ketertiban dan kelancaran pelayanan yang dampaknya adalah
kepuasan bagi penerima layanan.
Tidak tertibnya administrasi perkantoran akan berakibat tidak tertibnya
pekerjaan ketatausahaan yang menghambat kelancaran pelaksanaan pekerjaan
operatif, menghambat pengambilan keputusan atau kebijaksanaan oleh pimpinan, dan
menghambat perkembangan kemajuan organisasi.

B. Saran
Saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan
masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran
memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali
dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka pula harus
mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk
meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik.
 DAFTAR PUSTAKA

AdIns. 10 Tugas Administrasi Perkantoran untuk Anda Pahami.

https://www.ad-ins.com/id/tugas-administrasi-perkantoran/. Diakses pada tanggal 06
November 2023.
Haryadi Hendy. 2000. Administrasi Perkantoran untuk Manajemen.
Bandung : Sinar Baru.
Sugandha Danna. 1986. Manajemen Administrasi. Suatu Pendekatan Sistem
Dalam Manajemen Perkantoran. Bandung : Sinar Baru.
Soesanto Slamet. 1995. Administrasi Kantor. Jakarta