BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Administrasi Perkantoran yaitu pengelompokan dan pengaturan berbagai macam kegiatan

yang dipandang sebelum perencanaan rangka usaha perkantoran guna membantu pucuk
pimpinan dalam pengambilan keputusan dan pencapaian tujuan organisasi.
Adapun ruang lingkup Administrasi Perkantoran dalam organisasi yaitu pengelompokan
dan penyusunan tugas kantor yang dilakukan, penentuan lokasi gedung kantor, personil yang
harus mengerjakan perkantoran, penyusunan tata cara atau produser pelaksana petugas
operasional kantor, penyusunan formulir kantor.

A. RUMUSAN MASALAH

1.     Pengertian Administrasi Perkantoran

2.     Karakteristik Perkantoran
3.     Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
4.     Unsur dan Tujuan Administrasi perkantoran
B.      TUJUAN PEMBELAJARAN

1.   Untuk mengetahui pengertian Administrasi Perkantoran.

2.  Untuk mengetahui bagaimana Karakteristik Perkantoran.
3.  Untuk mengetahui Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran.
4.  Untuk mengetahui Unsur dan Tujuan Administrasi perkantoran

BAB II

PEMBAHASAN

A. Pengertian Administrasi Perkantoran

Adminisrasi berasal dari Bahasa Latin yaitu “ad” dan “ministrate” berarti pemberian
jasa atau bantuan, dalam Bahasa Inggris “administration” berarti melayani dengan baik
menurut pengertian lain  ialah suatu kegiatan perencanaan keuangan, penagihan dan
pencatatan, personalia, dan distribusi barang serta logistik di sebuah organisasi. Biasanya
seorang karyawan yang bertugas dalam hal ini disebut dengan administrator kantor atau
manajer kantor.
Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu pengertian administrasi
perkantoran secara luas dan administrasi perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi
perkantoran secara luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut
pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Sedangkan pengertian administrasi perkantoran dalam arti sempit adalah semua
kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif,
penyediaan keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan organisasi.
 Menurut Para Ahli

 Soewarno Handayaningrat
Administrasi ialah kegiatan tatausaha yang terdiri dari berbagai kegiatan seperti
pembukuan baik penghitungan,  pencatatan, dengan tujuan menyediakan informasi yang
dibutuhkan. Dan pengertian lain yaitu catat mencatat atau pembukuan, surat menyurat, dsb
yang berkaitan dengan ketatausahaan.

 W.H. Evans
Administrasi merupakan fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan
segala tahap operasi perusahaan yang berkenaan dengan pengolahan keterangan, komunikasi
dan juga ingatan organisasi.

 Ulbert
Administrasi merupakan istilah lain dari tata usaha dimana sebagian penyusun dan
pencatatan data serta informasi secara sistematis, baik Internal atau External dengan tujuan
menyediakan keterangan dan memudahkan dalam memperoleh yaitu baik sebahagian
maupun menyeluruh.

B. Karakteristik Perkantoran

            Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran memiliki

perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor pembeda, mulai dari jenis kegiatan
dan luas lingkup unit kerja sebagai tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya
berikut karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran.

a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang

Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support
untuk kegiatan organisasi.

b. Hasil akhirnya berupa informasi

             Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat dipercaya dalam
kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang berkepentingan terhadap informasi yang berada
di kantor lain; pimpinan, pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi
dsb.

c. Bersifat memudahkan 
            Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam
kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.

d. Bersifat pengetikan dan penghitungan

            Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik.

e. Dilakukan oleh semua pihak

Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor
dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

      Ruang lingkup administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan
fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah sebagai berikut.

1. Kegiatan Kantor
            Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam perkantoran
dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar pula kegiatan perkantoran yang
dilakukan. Pada umumnya kegiatan perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain
sebagai berikut..

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses menentukan arah kegiatan

kantor, dengan peninjauan kembali terhadap faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya
tujuan kantor.

b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi

organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi :
·         Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan 
·         Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
·         Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan perkantoran adalah suatu
kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat
dan dinamis.

d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan perkantoran adalah

kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan dapat berjalan sesuai dengan target
yang ingin dicapai. Objek pengawasan perkantoran terdiri dari:
·         Penggunaan peralatan dan perabot kantor
·         Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
·         Kualitas pekerjaan kantor 
·         Pelayanan kantor 
·         Waktu
·         Biaya perkantoran

2. Saranan dan Fasilitas Kerja Kantoran

            Dari hasil uraian diatas, kantor merupakan keseluruhan ruang dalam suatu bangunan
yang terdapat kegiatan tata usaha atau kegiatan manajemen maupun berbagai tugas lainnya.
Perkantoran terikat dengan prasarana seperti:

a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang diperhatikan dalam penentuan lokasi kantor adalah sebagai berikut..
·         Keamanan 
·         Lingkungan
·         Harga
 b. Gedung
Faktor-faktor yang menjadi perhatian dalam penentuan gedung adalah sebagai berikut.. 
·         Gedung menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
·         Gedung memiliki fasilitas yang memadai
·         Harga gedung yang kompetitif seimbang dengan biaya dan keuntungannya. 

c. Peralatan 

Peralatan digolongkan kedalam dua kelompok antara lain:

1). Perabotan kantor (office furniture), misalnya kursi, meja, laci, rak dan sebagainya yang
terbuat dari besi, kayu, maupun bahan-bahan lainnya, yang memiliki peranan penting dalam
kantor.

2). Perbekalan kantor (office suplies), misalnya kertas, penghapus, pena, tinta printer, dan
peralatan habis pakai lainnya.

d. Interior
Interior adalah tatanan perabot atau perangkat yang menunjang pelaksanaan kerja dalam
ruang kantor, misalnya plafon, penerangan, ventilisais, hiasan kantor dan jendela.

e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor memiliki rumus perencanaan mesin yang digunakan
sesuai dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan interior.

D. Unsur-Unsur dan Tujaun Administrasi Perkantoran

Unsur-Unsur Administrasi perkantoran memiliki beberapa unsur-unsur antara lain

sebagai berikut :

·         Organisasi, ialah mengelompokkan dan menyusun kerangka kerja, jalinan hubungan

kerjasama antara para pekerja dalam suatu wadah untuk mencapai tujuan tertentu. 
·         Manajemen, berfungsi dalam merencanakan, mengorganisasikan, membina, membimbing,
menggerakkan, dan mengawasi sekelompok orang serta mengerahkan segenap fasilitas untuk
tujuan yang telah ditentukan dapat tercapai dengan baik. 

·         Komunikasi,  adalah kegiatan yang menyampaikan berita, pemberian ide, dan gagasan dari
seseorang kepada orang lain, yang bersifat timbal balik antara pimpinan dengan pimpinan,
pimpinan dengan bawahan, baik secara formal maupun yang nonformal. 
·         Informasi adalah kegiatan yang menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
menyebarkan, dan menyimpan berbagai informasi. 

Tujuan Administrasi Perkantoran Umumnya, administrasi perkantoran merupakan

pekerjaan kantor yang bertujuan menghimpin, mencatat, mengelolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam kegiatan kantor.
Tujuan-tujuan administrasi perkantoran adalah sebagai berikut...
a. Menghimpun, adalah suatu kegiatan-kegiatan yang mencari data, mengusahakan tersedianya
segala informasi yang belum ada sehingga siap untuk digunakan jika diperlukan.

b. Mencatat, ialah kegiatan yang membutuhkan berbagai peralatan tulis informasi sehingga

terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirm, dan disimpan.

c. Mengolah, yaitu kegiatan yang mengolah informasi dengan maksud untuk menyajikan

dengan bentuk yang lebih berguna

d. Menggandakan, adalah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat.

e. Mengirim, ialah kegiatan yang menyampaikan dengan berbagai cara dan alat yang
informasinya terdiri dari satu pihak kepada pihak yang lainnya.   

f.       Menyimpan, adalah kegiatan yang menaruh informasi dengan sejumalh cara dan alat dalam
suatu tempat yang aman.

  
BAB III

PENUTUP

A. KESIMPULAN

                        Administrasi Perkantoran merupakan bagian administrasi secara umum,

karena itu dalam administrasi perkantoran, khususnya diterapkan sesuai dengan makna dan
tujuan administrasi itu sendiri, sebagaimana teori administrasi yang telah diuraikan dalam
bagian pendahuluan dari makalah singkat ini.
                        Administrasi yang baik membutuhkan office management yang baik pula, dan
office management yang baik membutuhkan seorang office manager yang baik. Office
manager yang baik harus pula memiliki seorang administrator yang baik, yang mampu
memberdayakan semua potensi yang ada dalam organisasi yang dipimpinnya secara harmonis
dan berkesinambungan.