BAB 2:

PARADIGMA DAN FILOSOFI ADMINISTRASI

DAN PERKANTORAN
Pengertian Administrasi, Kantor dan Administrasi Perkantoran

A. Administrasi
Asal kata dari bahasa latin “Ad” yang artinya intensif dan
“Ministrate” yang artinya melayani atau memenuhi
Dalam Bahasa Inggris “Administration”
KBBI, usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan
organisasi
Dalam arti sempit, kegiatan penyusunan dan pencatatan
data dan informasi secara sistematis dengan tujuan
menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan
Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama oleh dua orang
atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang ditentukan
dalam struktur organisasi mendayagunakan sumber daya
yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien
 B. Kantor
kantor adalah bagian dari organisasi yang menjadi pusat
kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan
informasi, lebih lanjut disebutkan bahwa kantor adalah pusat
pengolaan data dan keterangan serta tempat konsentrasi
pimpinan dan para staf personil (pegawai).
 
A.Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat
mengurus suatu pekerjaan (perusahaan).
 
Pengertian kantor dapat ditinjau dari 2 segi :
Segi Fisik
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis,
yaitu tempat penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen
Segi Aktivitas
Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin
pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama
untuk mencapai tujuan.
Ciri-ciri kantor :
 Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.
 Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan,
penyederhanaan sistem management, motede kerja,
mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
 
 
Unsur-unsur kantor :
 Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan
perlengkapan gedung
 Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-
perabot kantor
 Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi
kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan
 Pengertian Administrasi Perkantoran

William Spriegel dan Ernest Davies

Dalam buku Principles of Business Organization and Operation,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap
kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing,
pergudangan, dan penjualan
George R. Terry
Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor
adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan
pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk
mencapai tujuan
Arthur Grange
Dalam buku National Office Management Association Report,
manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan
pelayanan komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi
 William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor
sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu
manajemen dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien,
kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan
W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi
perkantoran sebagai
fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua
tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan
memori organisasi
C. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Kegiatan Kantor
Perencanaan Perkantoran (Office Planning)
 Perencanaan gedung
 Tata ruang kantor
 Penerangan cahaya
 Ventilasi
 Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
 Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
 Anggaran (Budgeting) perkantoran
 Standar kualitas kerja
 Sistem informasi dan telekomunikasi
Perorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
 Pembagian tugas dan pekerjaan
 Pemeliharaan hubungan kerja yang baik
 Penyediaan peralatan atau perlengkapan yang tepat
 Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)
o Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan
o Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
o Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah
o Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
o Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan
o Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji
kepada karyawan
Pengawasan Perkantoran (Office Controlling)
• Penggunaan peralatan dan perabot kantor
• Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
• Kualitas pekerjaan kantor
• Pelayanan kantor
• Waktu
• Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
Lokasi Kantor
 Faktor yang diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor :
 Faktor keamanan
 Faktor lingkungan
 Faktor harga

Gedung
 Faktor yang diperhatikan :
 Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
 Memiliki fasilitas yang memadai
 Harga gedung yang kompetitif

Peralatan
 Perabotan kantor; meja, kursi, rak, laci-laci dll
 Pembekalan kantor; kertas, pena, tinta printer dll
  Interior
Adalah tatanan perabot atau perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela,
dan hiasan kantor.

 Mesin-Mesin Kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan
kantor