1
MODUL 1
MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Administrasi
1. Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan
ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dala ahasa i ggris ad i istratio
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta
penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha
dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan;
kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan
keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan
memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan
satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan
dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya
yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.
2. Unsur-Unsur Administrasi
Menurut The Lia g Gie dala uku Ad i itrasi Perka tora
Moder terdiri dari delapa u sur:
a. Pengorganisasian
b. Manajemen
c. Tata hubungan
d. Kepegawaian
e. Keuangan
f. Perbekalan
g. Tata usaha
h. perwakilan
3. Fungsi Adminitrasi
Menurut Quible ada lima yaitu:
a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran
minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan
b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan
dan ketrampilan perkantoran yang memadai
2
c. Fungsi analisis: fungsi administrasi yang membutuhkan pemikiran
yang kritis dan kreatif disertai kemampuan mengambil keputusan,
seperti membuat keputusan pembelian
d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan
penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta
ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti
mengoordinasikan tim
e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan
perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian
B. Kantor
1. Pengertian
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus
suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat
personil dan operasi ketatausahaan.
2. Tujuan kantor
Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman
3. Fungsi kantor
a. Menerima informasi
b. Merekam informasi
c. Mengatur informasi
d. Memberi informasi
e. Melindungi aset/harta
C. Pengertian Administrasi Perkantoran
1. William Spriegel dan Ernest Davies
Dala uku Pri iples of Busi ess Orga izatio a d Operatio ,
manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-
kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan
penjualan
2. George R. Terry
Dala uku Offi e Ma age e t a d Co trol , a aje e ka tor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan
pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
3. Arthur Granger
3
Dala uku Natio al Offi e Ma age e t Asso iatio Report ,
manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan
komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam uku Te t ook of Offi e Ma age e t, a aje e ka tor se agai
suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang
berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun
dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.
5. W. H Evans
Dala uku Ad i istrasi Perka tora Moder , ad i istrasi
perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan
pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan
data, komunikasi dan memori organisasi
6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang
bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai
peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan
operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu
dalam kelancaran perkembangan organisasi
D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun
bawahan
4
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan
jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan
terhadap bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi
terhadap bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan
masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada
karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran
2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan
keuntungan)
c. Peralatan
5
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer,
penghapus dan peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,
plafon, jendela, dan hiasan kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan
kantor
MODUL 2
MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR
A. Pengertian Organisasi
1. Asal kata dari ahasa u a i, Orga o . Dala ahasa lati
Orga u arti a alat, agia , a ggota atau ada
2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang)
dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja
sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.
3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah
setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan
bersama.
4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu
sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang
atau lebih.
5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-
benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang
bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan
efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.
6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.
Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:
1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)
2. Ada kerja sama
3. Ada tujuan bersama
B. Prinsip-Prinsip Organisasi
1. Prinsip perumusan tujuan
6
2. Pembagian kerja
3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang
4. Tingkat pengawasan
5. Rentang manajemen
6. Kesatuan perintah
7. Koordinasi
C. Bentuk-Bentuk Organisasi
Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung
jawabnya dibagi menjadi 3 macam:
1. Organisasi Garis/Lini
Ciri-ciri:
- Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-
tingkat jenjang yang diperlukan
- Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para
pemimpin unit pada tata jenjang organisasi
- Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab
penuh
- Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari
pimpinan unit
- Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan
vertikal melalui saluran tunggal
Kelebihan:
- Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu
tangan
- Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat
- Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling
kenal
Kekurangan:
- Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika
pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi
tersebut.
- Pimpinan lebih cenderung otoriter
- Karyawan lebih sulit berkembang
Pimpinan
7
Pimpinan Pimpinan Pimpinan
Pimpinan
8
Akuntan Penasehat
publik hukum
3. Organisasi fungsional
Ciri-ciri:
- Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas
- Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah
- Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan
semaksimal mungkin
Kelebihan:
- Pembagian tugas lebih jelas
- Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan
semaksimal mungkin
Kekurangan:
- Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan)
- Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih
mementingkan spesialisasinya
- Tidak ada kesatuan perintah
pimpinan
9
Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian Kepala bagian
MODUL 3
MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR
A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor
a. Menghimpun
Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta
mengumpulkan berita dan menyusunnya.
b. Mencatat
Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan
di berbagai media
c. Menggandakan
10
Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph
d. Mengirim
Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi
e. Menyimpan
Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer
dan menyusun buku di perpustakaan
f. Melakukan komunikasi
Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference
g. Menghitung
Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan
prasarana
h. Pekerjaan lainnya
Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor
Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang
tugas utama perusahaan adalah :
1. Typing : 24,6%
2. Calculating : 19,5%
3. Checking : 12,3%
4. Filling : 10,2%
5. Telephoning : 8,8%
6. Duplicating : 6,4%
7. Mailing : 5,5%
8. Other : 12,7%
Total : 100%
B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor
1. Bersifat pelayanan
2. Terbuka dan luas
3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor
1. Surat
Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi
yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan.
Kegunaan surat:
- Sebagai alat komunikasi secara tertulis
- Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan
- Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik
- Dapat menjadi nilai historis
11
- Sebagai duta organisasi
- Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan
Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat
- Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta
dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan
- Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan
bentuk yang dipilih
- Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak
bertele-tele
- Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar
2. Laporan
Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara
lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan,
pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.
1) Fungsi laporan:
- Sebagai bahan pertanggungjawaban
- Alat menyampaikan informasi
- Alat pengawasan
- Bahan penilaian
- Bahan pengambilan keputusan
2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan:
- Harus jelas dan cermat
- Mengandung kebenaran dan objektifitas
- Lengkap
- Tegas dan konsisten
- Langsung mengenai sasaran
- Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat
- Disertai dengan saran-saran
- Tepat waktu
3) Jenis-jenis laporan:
a. Laporan berdasarkan waktu
- Laporan berkala laporan yang dibuat secara periodik atau
rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan,
bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan
setiap bulan.
- Laporan insidental laporan yang dibuat apabila diperlukan
b. Laporan berdasarkan bentuk
12
- Laporan berbentuk surat laporan yang dibuat secara
tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat
halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu
sekolah
- Laporan berbentuk naskah laporan disampaikan dalam
bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh:
laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.
- Laporan berbentuk memo laporan yang ditulis
menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk
keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.
c. Laporan berdasarkan penyampaian
- Laporan lisan laporan yang disampaikan secara langsung
- Laporan tertulis contoh: surat, naskah dan memo
- Laporan visual laporan yang disampaikan melalui
penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi
(power point)
d. Laporan berdasarkan sifat
- Laporan biasa laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak
rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak
menimbulkan dampak negatif
- Laporan penting laporan yang isinya bersifat penting dan
rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh
mengetahuinya.
e. Laporan berdasarkan isinya
- Laporan informatif laporan yang isinya hanya berisi
informasi saja
- Laporan rekomendasi laporan yang isinya bersifat penilaian
sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut
- Laporan analisa laporan yang isinya berupa hasil analisa
secara mendalam
- Laporan kelayakan laporan yang isinya berisi tentang hasil
penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik
- Laporan pertanggungjawaban laporan yang berisi
pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada
atasan yang memberi tugas tersebut.
4) Langkah-langkah membuat laporan
- Menentukan masalah yang akan dilaporkan
13
- Mengumpulkan bahan, data dan fakta
- Mengklasifikasi data
- Mengevaluasi dan mengolah data
- Membuat kerangka laporan
Kerangka laporan terdiri dari:
a. Pendahuluan
- Maksud dan tujuan penulisan laporan
- Masalah pokok yang dilaporkan
- Sistematika laporan
b. Batang tubuh
- Data dan fakta pelaksanaan kegiatan
- Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan
- Masalah yang terjadi
- Pembahasan masalah
c. Penutup
- Kesimpulan, dan
- Saran
3. Formulir
Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang
didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada
beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap
a. Keuntungan membuat formulir
1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta
menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas
2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan
3) Adanya keseragaman
4) Mengurangi kegiatan foto kopi
b. Fungsi formulir
1) Mencari suatu keterangan
2) Menghimpun data yang sama
3) Menyampaikan informasi yang sama
4) Sebagai bukti fisik
5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir
1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas
2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir
3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir
14
4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis
5) Dibuat secara sederhana
6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang
kosong yang cukup
7) Harus ada judul nama formulir
8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan
9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor
10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan
direncanakan secara matang
4. Berbagai macam dokumen tertulis
Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper
Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan
memberikan informasi secara langsung
5. Arsip
Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam
berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang
disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat
digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.
MODUL 4
MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor
Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai
sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)
1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)
Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu
pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.
a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya
1) Berbentuk lembaran
2) Berbentuk non lembaran
3) Berbentuk buku
b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya
1) Barang habis pakai
15
2) Barang tidak habis pakai
2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)
3. Mesin Komunikasi Kantor
4. Perabot Kantor (Office Furniture)
5. Interior Kantor (Office Arrangement)
6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)
Definisi ruang kantor:
1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern,
adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan
kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan
2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata
ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat
perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia
a. Tujuan tata ruang
1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan
2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak
ada ruang yang tidak berguna
3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja
4) Memudahkan dalam pengawasan
5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan
6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja
7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi
8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi
9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun
tamu perusahaan
b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor
1) Ruang kantor terbuka
Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan
bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok
ataupun penyekat dari kayu
a) Keuntungan
- Mudah merubah ruangan
- Mudah dalam berkomunikasi
- Mudah dalam pengawasan
- Menghemat penggunaan
- Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan
peralatan kerja
16
- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar,
sehingga suasana lebih segar
b) Kerugian
- Sulit melakukan pekerjaan rahasia
- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu
- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi
2) Ruang kantor tertutup
Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang
terbuat dari kayu
a) Keuntungan
- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga
- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang,
karena terhindar dari kebisingan
- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja
b) Kerugian
- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat
- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga
suasana lebih pengap dan gerah.
- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan
3) Ruang kantor semi tertutup
Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.
a) Keuntungan: menjaga privasi kerja
b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan
c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor
1) Asas-asas tata ruang kantor
a) Asas jarak terpendek
b) Asas rangkaian kerja
c) Asas penggunaan seluruh ruangan
d) Asas integrasi kegiatan
e) Asas perubahan susunan tempat kerja
f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan
2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor
a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan
berdekatan
b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis
lurus
c) Alur kerja harus sederhana
17
d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang
menggunakannya
e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai
ukuran yang sama
f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang
menghadap cahaya langsung
g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat,
sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan
h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan,
sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan
ditempatkan dekat jendela
3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor
a) Sistem pencahayaan/penerangan
Task lighting
Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit
Accent lighting=daerah-daerah tertentu
Penerangan direct
Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:
sekunder
Biru: harmonis, tenang, lapang
Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman,
Ukuran ruang
Pertimbangan dalam memilih warna ruang:
Lokasi bangunan
Lokasi ruangan
Tipe ruang
Bentuk ruang
Tinggi ruang
19
- Karyawan lebih nyaman dalam bekerja
- Semangat kerja karyawan dapat meningkat
- Kesehatan karyawan lebih terpelihara
- Produktivitas kerja lebih meningkat
- Kualitas kerja menjadi lebih baik
- Memberi kesan yang baik kepada tamu
d) Sistem penataan suara
Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang
terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh
dapat menimbulkan produktivitas menurun.
Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:
- Konsentrasi karyawan terganggu
- Semangat kerja karyawan menuru
- Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan
- Karyawan tambah lelah
- Kesalahan kerja banyak terjadi
- Produktivitas kerja rendah
Cara mengurangi tingkat kebisingan:
- Ruangan diberi penyadap suara
- Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya
dapat diredam
- Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)
- Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian
- Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus
B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor
Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan,
penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.
1. Pengadaan
Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk
menunjang pelaksanaan tugas.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan
25
Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan
yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan
kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
2. Manajer
Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang
lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana
dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
3. Staf atau pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam
bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4. Worker atau pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam
melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor
Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan
besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab
personil kantor sebagai berikut;
1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan
bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara
keseluruhan
2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan
bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat
keluar dan masuk
3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan
keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan
kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat
surat keluar
5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau
orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor
D. Perangkat Kerja Personil Kantor
Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari
arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat
telepon, dan lain sebagainya.
26
Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas
admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan
komputer;
1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik
surat
2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan
pengerjaan laporan keuangan
3. Aplikasi data base
4. Alat scanner
5. Lokal area networking
6. Email
E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor
1. Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan,
perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab,
duduk perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai
hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description),
spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job
evaluation)
Analisis jabatan berguna untuk:
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatihan (training)
f. Promosi dan pemindahan karyawan
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan
i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
2. Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja.
Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi
tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam
suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen
27
Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah
ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan
secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang
dibutuhkan.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
1) Sumber internal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu
lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan
cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi
ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas
baru
Keunggulan sumber internal:
a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena
terdapat peluang untuk promosi
b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap
perusahaan
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya
untuk iklan
d) Waktu perekrutan relatif singkat
Kelemahan sumber internal:
a) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru
yang berada di luar perusahaan
b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan
2) Sumber eksternal
Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi
kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai
berikut:
a) Pelamar datang sendiri
b) Kantor dinas tenaga kerja
c) Lembaga-lembaga pendidikan
d) Pemuatan iklan/advertising
e) Referensi seseorang/rekanan karyawan
f) Mengambil dari perusahaan lain
g) Nepotisme
Keunggulan sumber eksternal
a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik
b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru
28
Kelemahan sumber eksternal
a) Kurang ada kesempatan bagi karyawan untuk promosi
b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan biaya
tahapan seleksi
c) Waktu rekrutmen akan lama
d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui
c. Metode-metode rekrutmen
1) Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk
karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang
masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh
karyawan yang baik
2) Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di
media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak
lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik
dan andal menjadi lebih besar
d. Kendala-kendala rekrutmen
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji
2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi
semakin sedikit minat.
3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya
4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup
mempengaruhi minat pelamar
5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran
tenaga kerja
6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak
pesaing
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang
terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika
memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan
29
Pe gertia ora g a g tepat pada te pat a g tepat harus
diperhatikan dan diartikan secara dinamis
a. Proses seleksi
Penyaring pelamar
Tes
Wawancara awal
Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil kantor
1) Seleksi administratif
Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran
2) Penarikan tenaga kerja
3) Klasifikasi jabatan
4) Tes dan wawancara
a) Tes
Tujuan diadakan tes untuk mengetahui tingkat kepandaian,
kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan
Wawancara subjektif
Umumnya ada dua jenis wawancara
Wawancara objektif
sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.
d. Cara-cara seleksi
1) Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar-
standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau
jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau
berdasarkan pengalaman saja.
Unsur-unsur yang diseleksi:
a) Surat lamaran bermaterai atau tidak
b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus
c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan
d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan
pertimbangan
e) Wawancara tatap muka/langsung
f) Penampilan secara fisik si pelamar (appearance)
g) Garis keturunan si pelamar
h) Bentuk tulisan si pelamar
2) Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan
kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi
berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
Unsur-unsur seleksi ilmiah:
32
a) Berorientasi kepada kebutuhan nyata karyawan baru
b) Berorientasi kepada prestasi kerja
c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis
d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya
e) Berpedoman pada undang-undang perburuhan
e. Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:
1) Umur
2) Keahlian
3) Pendidikan
4) Kesehatan fisik
5) Jenis kelamin
6) Bakat
7) Tampang/wajah
8) Karakter
9) Pengalaman kerja
10) Kejujuran
11) Kerja sama
12) Kedisiplinan
13) Inisiatif dan kreatif
f. Tingkatan seleksi
Ada 3, yaitu:
1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan seleksi sejak
pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima
2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status
masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan
atau 1 tahun
3) Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan,
kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap.
Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:
1) Menetapkan perencanaan kepegawaian
2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber tenaga kerja,
baik intern maupun ekstern
3) Membuat iklan lowongan kerja
4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja
5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif
6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk
33
7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal, pedoman
penilaian maupun standar kelulusan)
8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi
syarat untuk mengikuti tes/ujian
9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis,
intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.
10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon
yang lulus.
11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa
percobaan.
12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status
masa percobaan.
13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan
14) Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa
orientasi
15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi
16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus
karyawan tetap
17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan tertentu dengan
tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap
18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan,
agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja
F. Syarat-syarat personil kantor
1. Persyaratan pengetahuan
Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal
2. Persyaratan ketrampilan
Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern,
seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan
administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas-
tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. menyimpan
3. Persyaratan kepribadian
34
Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang
38
2) Karyawan yang bersangkutan merasa tidak bisa bekerja sama lagi
dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan atasannya
2. Cara mutasi
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu posisi / jabatan / tempat /
pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan yang lain yang
setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi/mutasi biasa:
1) Untuk memenuhi kekurangan karyawan di bagian lain, sehingga
tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
2) Untuk memenuhi keinginan karyawan, disesuaikan dengan minat,
keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan bosan karyawan terhadap
pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja
4) Untuk memberikan motivasi kepada karyawan dalam
mengembangkan kemampuannya
b. Vertikal (promosi dan demosi)
1) Promosi
a) Pengertian promosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan
lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung
jawa yang lebih besar.
39
Untuk menciptakan persaingan yang sehat antar
40
Bagaimana sistem penilaian untuk menentukan
kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan
promosi?
e) Senioritas dalam promosi
Adalah kenaikan jabatan atau promosi yang diberikan atas
dasar masa kerja karyawan. Artinya dalam pelaksanaan
promosi, masa kerja atau lamanya karyawan bekerja lebih
diutamakan atau karyawan yang telah lama bekerja
mendapat prioritas utama dalam memperoleh promosi
jabatan.
Sistem senioritas ini bertujuan agar karyawan tidak pindah
dan tetap bekerja pada suatu perusahaan
f) Mempersiapkan calon yang akan dipromosikan
Sebelum promosi jabatan, sebaiknya pihak manajemen
mempersiapkan terlebih dahulu dengan melakukan
41
- Rendahnya semangat kerja, disiplin, dan loyalitas
karyawan
Terdapat karyawan yang ambisius dalam mengejar
jabatan, sehingga karyawan tersebut menghalalkan
segala cara
2) Demosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain
yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga wewenang,
tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih
rendah. Hal ini terjadi karena karyawan tidak mampu
melaksanakan pekerjaan
Penurunan terjadi karena beberapa hal, antara lain:
a. Karyawan melakukan tindakan yang merugikan perusahaan,
sehingga perlu diberikan hukuman
b. Membangkang, contoh: menolak jabatan baru, ingin tetap di
jabatan lama. Terjadi karena jabatan baru tidak cocok(misal:
secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu
besar, atau gaji tidak sesuai)
c. Perusahaan tengah mengalami krisi keuangan sehingga
perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan
karyawan, untuk penghematan, beberapa karyawan diberi
jabatan lebih rendah
d. Pengaruh dari keadaan pasar tenaga kerja, dimana supply
(penawaran) melebihi demand (permintaan)
e. Karyawan tidak mampu mengerjakan tugas dan
pekerjaannya.
3. Macam-macam mutasi
a. Ditinjau dari tempat kerja karyawan
1) Mutasi antarurusan
2) Mutasi antarseksi
3) Mutasi antarbagian
4) Mutasi antarbiro
5) Mutasi antarinstansi
b. Ditinjau dari tujuan dan maksud mutasi
1) Production transfer, yaitu mutasi pada jabatan yang sama, karena
produksi di tempat yang lama menurun
42
2) Replacement transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang sudah lama
dipegang ke jabatan yang sama di bagian lain, untuk
menggantikan karyawan yang belum lama bekerja atau karyawan
yang diberhentikan
3) Versatility transfer, yaitu mutasi dari jabatan yang satu ke jabatan
lain untuk menambah pengetahuan karyawan yang bersangkutan
4) Shift transfer, yaitu mutasi dalam jabatan yang sama. Misalnya,
shift A (malam) pindah ke shift B (pagi)
5) Remedial transfer, yaitu mutasi karyawan ke bagian mana saja
untuk memupuk dan memperbaiki kerja sama antarkaryawan
c. Ditinjau dari masa kerja karyawan
1) Temporary transfer, yaitu mutasi yang bersifat sementara untuk
mengganti karyawan yang cuti atau berhalangan
2) Permanent transfer, yaitu mutasi yang bersifat tetap
I. Pemberhentian Personil Kantor
1. Penyebab terjadinya pemutusan hubungan kerja
a. Pemberhentian atas kehendak perusahaan
Karena karyawan tersebut melakukan kesalahan fatal (misal:
korupsi/tindak pidana penipuan)
b. Dalam rangka melaksanakan perampingan/pengurangan karyawan
(karena perusahaan mengalami kerugian terus menerus)
c. Karena permintaan sendiri/inisiatif sendiri
d. Karena sudah mencapai usia pensiun
e. Karena sakit, sehingga tidak dapat melaksanakan tugas lagi
f. Tidak cakap jasmani dan rohani
g. Melakukan pelanggaran peraturan disiplin karyawan
h. Meninggal dunia
i. Terkena wajib militer
j. Tersangkut partai terlarang
Tingkatan pemberhentian dari pihak perusahaan ada dua macam:
1. pemberhentian dengan hormat (misal:pensiun)
2. pemberhentian dengan tidak hormat (misal: karena kesalahan fatal)
2. Hak dan kewajiban personil kantor yang diberhentikan
Pemberhentian karyawan swasta dikenal istilah PHK, pemberhentian
karyawan negeri, dikenal istilah pensiun, akan menimbulkan hak bagi
karyawandan kewajiban bagi perusahaan/instansi.
43
Diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. PRE-04/MEN/1986,
yaitu:
a. Uang pesangon
1) Masa kerja kurang dari 1 tahun: 1 bulan upah bruto/kotor
2) 1 tahun atau lebih tetapi kurang dari 2 tahun: 2 bulan upah bruto
3) 2 tahun atau lebih tetapi kurang dari 3 tahun: 3 bulan upah bruto
4) 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 4 tahun: 4 bulan upah bruto
5) 4 tahun atau lebih: 5 bulan upah bruto
Untuk pensiun pegawai negeri ditetapkan sebagai berikut
1) Apabila yang bersangkutan masih hidup, pembayarannya sebesar
75% dari gaji pokok
2) Untuk istri atau suami yang ditinggal sebesar 40% x 75% dari gaji
pokok
3) Untuk anak yang ditinggal, sebesar 255 x 75% dari gaji pokok
b. Uang jasa
1) Masa kerja 5 tahun atau lebih tetapi kurang dari 10 tahun adalah
2 bulan upah bruto
2) Masa kerja 10 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun adalah
3 bulan upah bruto
3) Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 20 tahun adalah
4 bulan upah bruto
4) Masa kerja 20 tahun atau lebih tetapi kurang dari 25 tahun adalah
5 bulan upah bruto
5) Masa kerja 25 tahun atau lebih adalah 6 bulan upah bruto
c. Uang ganti rugi
1) Menurut pasal 10 ayat 4 UU No. 24 tahun 1969, ketentuan
pe eria ua g ga ti rugi adalah kepada te aga kerja a g
mendapat kecelakaan dan atau menderita penyakit akibat
pekerjaa , erhak atas ga ti rugi perawata da reha ilitasi .
Dalam hal ini seorang tenaga kerja meninggal dunia akibat
kecelakaan atau penyakit akibat pekerjaan, ahli warisna berhak
menerima ganti rugi dan besar kecilnya ganti kerugian diatur oleh
undang-undang
2) Menurut UU kecelakaan tahun 1951:
a) Sementara tidak mampu bekerja, uang tunjangan besarnya
sama degan upa tiap ari, terhitung mulai pada hari buruh tidak
44
menerima upah lagi, baik penuh maupun sebagian dibayar
paling lambat 120 hari. Jikalau lewat 120 hari buruh itu belum
mampu bekerja, maka uang tersebut menjadi 50% dari upah
sehari untuk tiap-tiap hari dan dibayar selama buruh tidak
mampu bekerja
b) Tidak mampu bekerja selama-lamanya, sebagian uang
tunjangan, karena itu ditetapkan sekian % dari upah sehari
untuk tiap-tiap hari
DAFTAR PUSTAKA
45