BAHAN AJAR PRODUKTIF

DISAMPAIKAN OLEH :
RULLY APRIANTI, S.Pd

SMK NEGERI 2 KEDIRI

JALAN VETERAN 5 KEDIRI

A. DESKRIPSI SINGKAT
Mata Pelajaran memahami prinsip-prinsip
penyelenggaraan administrasi perkantoran bertujuan
untuk mendiskripsikan administrasi perkantoran,
fungsi pekerjaan kantor dalam organisasi,
mengidentifikasi sarana dan prasarana administrasi
perkantoran, dan mengidentifikasi persyaratan
personil apk.
B. MANFAAT:
Setelah mempelajari pelajaran ini, peserta akan
memperoleh manfaat :
1. Memahami pengertian administrasi perkantoran

2. Memahami fungsi pekerjaan kantor dalam administrasi

perkantoran
3. Mampu mengidentifikasi sarana dan prasarana
administrasi perkantoran
4. Mampu mengidentifikasi persyaratan personil
administrasi perkantoran
5. Memudahkan pemahaman terhadap mata-mata
pelajaran terkait.

C. TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM

Setelah mengikuti mata pelajaran ini diharapkan peserta
dapat memahami prinsip-prinsip penyelenggaraan
administrasi perkantoran

1. Menjelaskan pengertian administrasi

perkantoran
2. Menjelaskan fungsi pekerjaan kantor
dalam organisasi
3. Mengindentifikasi sarana dan
prasarana
administrasi perkantoran
4. Menengidentifikasi persyaratan
personil
administrasi perkantoran

MEMAHAMI PENGERTIAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN
PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN
Administrasi adalah:
rangkaian kegiatan penataan terhadap kegiatan
pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang
dengan usaha kerjasama untuk mencapai tujuan

Di dalam administrasi terkandung tiga unsur

Pokok yaitu:
1.Sekelompok orang
2.Kerjasama
3.Tujuan tertentu yang telah ditentukan

Administrasi berasal dari bahasa inggris yaitu

Administration . Istilah lain yang sama yaitu:
- Paper work ( pekerjaan kertas )
- Office work ( pekerjaan kantor )
- Clerical work ( pekerjaan tulis )
Istilah lain dalam bahasa indonesia:
- Tata warkat
- Tata keterangan
- Tata usaha
Administrasi Perkantoran adalah:
Segenap rangkaian aktifitas penataan terhadap hal
Ikhwal pelaksanaan tata usaha yang meliputi:
merencanakan, mengatur, mengurus, menyusun,
menertibkan, mengendalikan, menyempurnakan dan
mengontrol

Manajemen adalah:
suatu proses dalam usaha pencapaian tujuan yang
telah ditentukan sebelum melalui kerjasama
orang- orang lain.

Pengertian Manajemen menurut para ahli:

a.G.R Terry :
manajemen adalah pencapaian tujuan yang
ditetapkan terlebih dahulu denganmempergunakan kegiatan orang lain
b. Prof.Dr.Prajudi:
Manajemen adalah menyelenggarakan sesuatu
dengan menggerakkan orang-orang , uang,
mesin-mesin, dan alat-alat sesuai dengan
kebutuhan.

c. Dr.Sondang P. Siagian:
Manajemen adalah kemampuan untuk memperoleh
sesuatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui
kegiatan orang lain.
d. Koontz & ODonnel:
manajemen adalah penyelesaian pekerjaan melalui
kegiatan-kegiatan orang lain
Manajemen Perkantoran adalah: Suatu tempat/proses
dimana diselenggarakan manajemen.
Pendapat para ahli tentang manajemen perkantoran:
1. George R. Terry: Manajemen perkantoran dapat dirumus
kan sebagai perencaan,pengawasan dan pengorganisasian
pekerjaan kantor serta menggerakkan mereka yang
melaksanakan pekerjaan kantor tersebut untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

2. J.C. Denyer: manajemen perkantoran adalah:

pengarahan dan pengawasan sebuah kantor untuk
mencapai tujuan-tujuan yang khusus dengan cara
yang sehemat-hematnya.
3. Prof. Dr. Prajudi: manajemen perkantoran merupakan
kombinasi yang satu sama lain berhubungan dengan
erat yakni paduan dari corporate menagement
( office
sebagai kesatuan yang terdiri dari gedung, tanah,
personil dan equipment ) dan operation management
( office work/pekerjaan kantor )
4. Drs. Moekijat: manajemen perkantoran itu sebagai
penerapan fungsi-fungsi manajemen pada kantor,
yakni perencanaan, pengorganisasian, penggerakkan,
dan pengawasan kantor agar tujuan kantor tersebut
dapat tercapai dan pegawai-pegawai merasa puas

TUJUAN MANAJEMEN PERKANTORAN:

a. Untuk mencapai hasil pekerjaan kantor secara
efektif dan efisien.
b. Agar proses pekerjaan kantor berjalan dengan
lancar
c. Agar pengawasan pekerjaan kantor dapat
dilaksanakan secara efefktif dan efisien
d.Terciptanya suasana kantor yang harmonis dan
menyenangkan
e.Terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung
jawab dari setiap pegawai kantor
f. Adanya penggunaan fasilitas kantor yang optimal
dan efisien

PENDEKATAN-PENDEKATAN MANAJEMEN
KANTOR:
1. Pendekatan secara ilmiah
2. Pendekatan secara seni
3. Pendekatan secara sistematis
4. Pendekatan secara kebiasaan
5. Pendekatan secara peninjauan
Ruang lingkup manajemen perkantoran:
Dilihat dari segi kegiatan, terdiri dari:
1. Registrasi
2. Komputerisasi
3. Kegiatan komunikasi
4. Kegiatan informasi

Dilihat dari segi fasilitas, terdiri dari:

a. Lokasi gedung,
faktor-faktor yang mempengaruhi:
1. Lokasi gedung
2. Lingkungan
3. Lokasi dapat dijangkau oleh kendaraan
umum
4. Diusahakan memiliki jalan sendiri
5. Sumber tenaga kerja dan kebutuhan kantor
6. Dekat dengan daerah pemasaran
7. Faktor keamanan
8. Pengembangan dimasa yang akan datang
b. Peralatan/perlengkapan/perabot kantor
c. Mesin-mesin kantor
d.Pesawat kantor

KEGIATAN-KEGIATAN DALAM MANAJEMEN

KANTOR
1. Menentukan luasnya otomatisasi kantor yang
dipergunakan
2. Memelihara pelayanan-pelayanan kantor dan
fasilitas-fasilitas komunikasi yang cukup
3. Menentukan arah tindakan yang tepat untuk
menyelesaikan pekerjaan kantor
4. Mengukur dan menilai jumlah dan mutu pekerjaan
kantor
5. Memelihara organisasi kantor yang efektif
6. Mendorong pegawai kantor untuk bekerja sebaikbaiknya sesuai dengan kemampuan mereka

Fungsi-fungsi Manajemen Kantor:

1.Perencanaan
Perencanaan manajemen perkantoran, merupakan tindakan
penentuan apa yang harus dikerjakan pada masa yang akan
datang dalam sebuah kantor
Perencanaan manajemen perkantoran penting sekali karena:
a. Merupakan pedoman dan patokan dalam
melaksanakan
suatu pekerjaan kantor
b. Mempersiapkan segala kebutuhan dengan pasti sebelulm
kegiatan kerja dilaksanakan
c. Sebagai tindakan preventif untuk mencegah timbulnya
kesulitan-kesulitan di dalam melaksanakan kegiatan kerja
kantor
d. Memungkinkan penggunaan tenaga kerja, fasilitas,
keuangan dan segala perlengkapan secara efektif dan
efisien
e. Dapat membantu tugas-tugas pimpinan sehingga
berjalan
lancar

Dengan perencanaan yang baik, maka dapat diperoleh

beberapa keuntungan :
a. Kegiatan-kegiatan dapat dilakukan secara teratur
dan dengan tujuan tertentu (jelas)
b. Pekerjaan akan menjadi produktif
c. Fasilitas yang tersedia dapat dimanfaatkan seoptimal
mungkin, sehingga dapat menghemat biaya
d. Memberikan pedoman tentang arah, motif dan
komunikasi sehingga pekerjaan lebih efektif
e. Memberikan pedoman untuk mengadakan
pengawasan terhadap setiap kegiatan manajemen
Kegagalan perencanaan:
a. Perencanaan yang kurang ahli
b. Terjadinya perubahan situasi secara drastis
c. Keuangan kurang mencukupi untuk melaksanakan perencanaan
d. Kurang atau tidak ada dukungan, baik dari pihak intern maupun
ekstern.

2. Pengorganisasian Manajemen Perkantoran

Pengorganisasian manajemen perkantoran adalah suatu
kegiatan dalam mengalokasikan seluruh kegiatan kantor
dan sekaligus menetapkan wewenang dan tanggungjawab
masing-masing individu serta menyediakan tempat dan
lingkungan kerja yang baik/ produktif
Pengorganisasian sangat penting, karena dapat:
a. Mempermudah pelaksanaan kerja
b. Membagi-bagi kegiatan atas bagian-bagian yang khusus
c. Mempermudah pengawasan oleh pihak atasan
d. Menempatkan pekerjaan yang sesuai dengan tugas
e. Memanfaatkan fasilitas atau perlengkapan secara efektif
dan efisien

Agar pengorganisasian dapat dikatakan baik, maka perlu

diperhatikan hal-hal berikut:
a. Tujuan yang akan dicapai dalam manajemen kantor,
harus diketahui dengan jelas
b. Membagi-bagi pekerjaan dalam kegiatan-kegiatan kecil
c. Memberikan wewenang kepada petugas yang dapat dipercaya
d. Mengelompokkan kegiatan-kegiatan dalam kesatuan
yang praktis dan sejenis
e. Sediakan fasilitas dan perlengkapan yang memadai
f. Tempatkan pegawai yang berkompeten atau sesuai dengan
keahliannya

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut diatas, maka dapat

diperoleh
pengorganisasian yang baik, sehingga diperoleh beberapa
keuntungan, diantaranya:
a. Setiap pekerja mengetahui akan tugas pekerjaannya
b. Terdapat koordinasi yang tepat antara unit-unit kerja
c. Menggunakan tenaga kerja yang berkompeten dan berwenang
d. Memperjelas hubungan kerja anggota manajemen
e. Kegiatan kerja dapat dilakukan secara efektif dan effisien

3. Penggerakan manajemen perkantoran

Penggerakkan yang dimaksud berupa tindakan untuk
mengusahakan agar semua anggota kelompok memulai
bekerja dengan senang hati untuk melaksanakan tugas
pekerjaannya sehingga selesai sesuai dengan tujuan
yang telah ditetapkan.
Sasaran penggerakkan adalah
untuk mendapatkan ketaatan disiplin, kepatuhan dan
kesediaan dari orang-orang untuk menyelesaikan tugas
kantor yang dipercayakan kepadanya dengan sebaikbaiknya sesuai dengan pedoman yang diberikan.
Tujuan penggerakkan manajemen kantor:
a. Supaya manajemen perkantoran berhasil dengan baik
b. Untuk mempengaruhi segenap kerabat kerja agar
bersedia mengikuti berbagai perintah yang bersifat
dinas

c. Mengajak semua pegawai kantor untuk melaksanakan

tugas dengan penuh rasa tanggungjawab ( disiplin,
rajin, tertib, dan teratur )
d. Untuk menyalurkan bakat dan kemampuan kerabat kerja
kantor menjadi daya kreasi melalui bidang tugasnya
masing-masing
Agar penggerakan manajemen perkantoran dapat dicapai
secara efektif, maka perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a. Buatlah bawahan itu, bahwa dirinya penting
b. Sadarilah bahwa tiap-tiap anggota kelompok ada
perbedaan individu, satu dengan yang lainnya tidak sama
kepentingan dan kebutuhannya
c. Berilah perintah-perintah yang jelas, tepat, dan lengkap
d. Ketahuilah dan hormatilah perasaan bawahan secara
mendalam
e. Sadarilah bahwa semua orang mempunyai kebutuhan

6. Perhatikan manajemen partisipatif

7. Gunakan pengawasan yang jitu dan serasi
8. Perlakukan bawahan dengan baik, adil dan
bijaksana
9. Hargailah setiap hasil pekerjaan yang baik dan
sempurna
10Berikan dorongan dan rangsangan pada
bawahan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Pengawasan manajemen perkantoran

Pengawasan berarti mengamati, mengendalikan,
memeriksa dan memperbaiki cara-cara pelaksanaan
pegawai kantor dalam menunaikan tugasnya serta
mencegah kesalahan serupa agar dapat mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya

Dengan demikian fungsi dari pengawasan manajemen

perkantoran adalah:
1. Mencegah penyimpangan-penyimpangan
2. Memperbaiki kesalahan, kelemahan dan menindak
penyalahgunaan dan penyelewengan
3. Mempertebal rasa tanggungjawab para pejabat kantor
yang diserahi tugas dan wewenang di dalam kegiatan
menajemen perkantoran
4. Mendidik pegawai dan para pelaksana kantor
Pengawasan manajemen perkantoran meliputi
pengawasan
terhadap:
- Orang, sebagai pegawai untuk melaksanakan pekerjaan
kantor
- Uang atau dana, sebagai alat untuk membiayai kegiatan
- Fasilitas atau perlengkapan , sebagai alat untuk
mengerjakan pekerjaan.
- Waktu, sebagai alat untuk kecepatan pekerjaan
- Hasil dari kegiatan, yang berupa jumlah dan kualitasnya.

Dilihat dari segi waktu pengawasan dapat

dikategorikan ke dalam 3 tahap yaitu:
1. Pengawasan preventif , yaitu pengawasan untuk
mencegah timbulnya kesalahankesalahan dan hal-hal yang tak diinginkan
2. Pengawasan improses, yaitu pengawasan yang
dilakukan pada saat sedang terjadinya
penyimpangan atau kekeliruan, dengan maksud
agar kembali sesuai dengan rencana
3. Pengawasan Represif, yaitu pengawasan yang
dilakukan setelah terjadinya penyimpangan
atau kesalahan, dengan maksud untuk
memperbaiki dan agar kelak tidak terjadi lagi

Kantor:
1. Tempat dilakukannya kegiatan menangani Informasi
( bersifat statis, berupa gedung kantor/ruang kerja)
2. Proses / kegiatan menangani informasi mulai dari
menerima, mengolah, mendistribusikan dan
menyimpan ( bersifat dinamis)
Fungsi kantor:
1. Penerima informasi
2. Pencatatan informasi
3. Penyusunan informasi
4. Pemberian informasi
5. Perawatan aktivitas
Tata Usaha adalah rangkaian kegiatan penataan yang
berupa
penghimpunan, pencatatan, pengolahan, penggandaan,
pengiriman, penyimpanan, pemeliharaan, informasi yang
diperlukan dalam setiap usaha kerjasama

Peranan Tata Usaha:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.
2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk
pimpinan organisasi itu untuk membuat
keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi
sebagai suatu keseluruhan
Fungsi Tata Usaha:
1. Melakukan pekerjaan operatif ( kegiatan pokok
yang selalu berhubungan dengan tujuan yang
diinginkan.
2. Membantu pimpinan organisasi untuk bertindak
atau memutuskan sesuatu.
3. Melancarkan pengembangan organisasi.

Kegiatan tatausaha antara lain berupa:

1. Pekerjaan membuat tulisan dalam bentuk surat,
laporan atau warkat lainnya
2. Pekerjaan reproduksi warkat dengan mesin tik,
stensil, atau alat mekanis lainnya
3. Pekerjaan pencatatan tulisan cepat atau dikenal
dengan nama stenografi
4. Perkerjaan perhitungan angka-angka atau
penyusunan ikhtisar mengenai sesuatu hal
sehingga
sederhana dan jelas, mudah untuk dimengerti
5. Pekerjaan penerimaan, peredaran, dan pengiriman
warkat
6. Pekerjaan penyimpanan dan penggolongan warkat
7. Pekerjaan pelayanan tamu dan pemberian
keterangan

Menurut The Liang Gie:

bahwa Tata Usaha adalah tugas pelayanan yang
berkenaan dengan keterangan-keterangan yang
berwujud 6 pola perbuatan yaitu:
a. Menghimpun
d. Menggandakan
b. Mencatat
e. Mengirim
c. Mengolah
f. Menyimpan
Ciri-ciri Tata Usaha:
1.Memberikan pelayanan
2.Bersifat merembet ke segenap bagian dalam
organisasi.
3.Dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran:

1. Organisasi kantor
2. Personalia kantor
3. Tata ruang kantor
4. Perbekalan kantor
5. Tata kearsipan
6. Tatahubungan kantor ( Komunikasi kantor )
7. Analisa, sistem dan prosedur pekerjaan Tata
Usaha
8. Pengawasan pekerjaan Tata Usaha
9. Efisiensi pekerjaan Tata Usaha
10.Etika pekerjaan perkantoran

MENDISKRIPSIKAN PEKERJAAN KANTOR

ORGANISASI merupakan kumpulan sekelompok
orang yang melakukan kerjasama untuk
mencapai
tujuan tertentu.
PRINSIP PRINSIP ORGANISASI
1. Prinsip

perumusan tujuan
2. Prinsip pembagian kerja
3. Prinsip pendelegasian
4. Prinsip tingkat pengawasan
5. Prinsip rentang manajemen
6. Prinsip kesatuan perintah
7. Prinsip koordinasi

Setiap organisasi dengan tujuan apapun sudah

barang tentu didalamnya terdapat bagian yang
Melaksanakan tugas pokok dan bagian-bagian lain
Yang melaksanakan tugas penunjang. Salah satu
Bagian yang melaksanakan tugas penunjang
adalahpekerjaan kantor.
Istilah pekerjaan kantor pada dasarnya sama dengan
tatausaha, yang dalam bahasa inggrisnya disebut
Sebagai office work atau clerical work, yaitu segenap
rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat,
mengolah,menggandakan, mengirim dan
menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam setiap usaha bersama.

Menurut G.R.Terry,
pekerjaan kantor meliputi penyampaian
keterangan secara lisan danpembuatan warkatwarkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara
untuk meringkaskanbanyak hal dengan cepat
guna menyediakan suatu landasan fakta bagi
tindakan kontrol dari pimmpinan.
Willian Henry Leffingwell dan Eswin Robinson,
mengatakan bahwa pekerjaan kantor adalah
pekerjaan yang pertama-tama berkenaan
dengan warkat-warkat dari badan usaha
pembuatan warkat-warkat guna dipakai untuk
Keterangan lebih lanjut.

Peranan pekerjaan kantor adalah:

1. Melayani pekerjaan operatif
2. Membantu pimpinan organisasi untuk bertindak
atau memutuskan sesuatu
3. Melancarkan perkembangan orgnisasi

CIRI-CIRI PEKERJAAN KANTOR

1. Suatu fungsi yang bersifat memberi pelayanan
Pekerjaan kantor dilakukan untuk membantu
orang-orang lain mengerjakan pekerjaanya
secara lebih efektif. Misalnya : pekerjaan kantor
memberikan bantuan pelayanan dalam data
pada pimpinan-pimpinan puncak untuk
menjalankan manajemen dalam perusahaan.

Dengan mempergunakan dokumen-dokumen :

- bagian penjualan dibantu dalam pekerjaan
menjual produk
- bagian permodalan terbantu dalam memelihara
bukti tertulis mengenai kedudukan keuangan
perusahaan
- bagian produksi dibantu untuk memperbaiki
pelayanannya dan menentukan biaya-biaya yang
lebih rendah
2. Suatu fungsi yang bersifat memudahkan atau
meringankan, misalnya:
- Memudahkan dalam usaha-usaha menambah out
put
- Memudahkan dalam memberikan dorongan
pegawai-pegawai

- Memudahkan dalam pembelian barang

- Memudahkan dalam membayar gaji/ upah
- Memudahkan komunikasi dengan orang lain, baik
yang ada di dalam maupun di luar organisasi.
3. Bersifat merembet kesegenap bagian organisasi (
adanya pemencaran pekerjaan ). Pekerjaan kantor
tidak hanya dikerjakan dalam satu bagian, tetapi
dikerjakan dalam tiap-tiap bagian dari sebuah
perusahaan. Dalam pelaksanaannya pekerjaan
kantor
dapat mencapai segala tempat dan tidak terbatas
dalam lingkungan kantor, tetapi juga sampai diluar
kantor yang bersangkutan. Misalnya: petugas
petugas dapat mengerjakan pekerjaan kantor datang
kerumah-rumah untuk menghimpun pelbagai
keterangan yang diperlukan

4. Pekerjaan kantor dilakukan oleh semua pihak

Misalnya: seorang mandor pabrik, ia dapat
mengerjakan pekerjaan kantor dengan
mencatat para pekerja yang melembur
tanpa mengubah tugas pokoknya.
5. Umumnya pekerjaan kantor berisikan pekerjaan
pengetikan dan penghitungan. Selain itu juga
terdapat pekerjaan penggandaan suatu warkat,
penyimpanan surat/warkat dan sebagainya.
6. Pembantu secara tidak langsung bagi
keuntungan

JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

Pada dasarnya ada 2 jenis pekerjaan kantor, yaitu:
1. Yang bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan
kantor yang banyak berhubungan langsung
dengan pekerjaan tulis menulis .Diantara :
a.Pengurusan/penanganan surat ( surat masuk
dan ke luar )
b.Penyimpanan surat ( kearsipan )
c.Pengetikan
d.Pengurusan kepegawaian
e.Pengurusan keuangan
f.Pengurusan perlengkapan
g.Penggandaan
h.Pembuatan laporan

2. Yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu

pekerjaan yang tidak banyak berhubungan
dengan pekerjaan tulis menulis. Yang termasuk
ke dalam kelompok ini, diantaranya:
1. Penerimaan tamu
2. Pelayanan telepon
3. Pelayanan keamanan
4. Pelayanan kebersihan
Menurut Willliam H. Leffingwell dan Edwin M. Robinson,
yang dikutip oleh Drs. Moekijat dalam bukunya tata
laksana
kantor, pekerjaan kantor itu meliputi:
1. Receiving, dispatching, and shipping orders
( menerima ,
mengirim, dan mengangkut pesanan-pesanan dengan
kapal )
2. Billing ( membuat rekening )
3. Correspondence, dictation, typing ( surat menyurat,
mendikte, mengetik )

4. Passing credit and collecting outstanding accounts

(menyampaikan hutang dan mengumpulkan
perhitungan-perhitungan yang belum diselesaikan
5. Handling, distributing, and dispatching mail
(mengurus, membagi dan mengirimkan surat-surat)
6. Duplicating and addresing work(memperbanyak
warkat dan memberikan alamat )
7. Miscellaneous,such as telephone, receiving sistors,
messenger service (bermacam-macam pekerjaan
seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan
pesuruh)
8. Special tasks ( tugas-tugas khusus
9. Making records/ noting down desired data
(membuat warkat-warkat/ mencatat data-data yang
diinginkan )

Menurut Drs. A.S.Moenir, dalam bukunya tatalaksana

pekerjaan dan penerapannya, bahwasecara umum
pekerjaan
perkantoran terdiri atas 4 jenis yaitu:
1. Kegiatan pencatatan ( recording )
2. Kegiatan klasifikasi ( classifying )
3. Kegiatan komunikasi ( communicating ) dan
4. Kegiatan pengolahan ( manipulating )
Jenis-jenis pekerjaan kantor meliputi:
Menghimpun
Mencatat
Mengolah
Menggandakan
Mengirim
Menyimpan
Melakukan komunikasi
Menghitung
Pekerjaan lainnya

MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN

PRASARANA ADMINISTRASI
PERKANTORAN
Pengertian Perbekalan kantor
Perbekalan kantor adalah:
semua fasilitas atau barang-barang yang ada dalam
kantor, baik langsung atau tidak langsung digunakan
dalam rangka pelaksanaan pekerjaan kantor sehingga
menghasilkan sesuatu sesuai dengan yang
diharapkan.
Istilah lain dari perbekalan biasa disebut materiil,
perlengkapan, logistik, peralatan.

Perbekalan merupakan salah satu unsur dari administrasi,

yaitu sebagai suatu proses berarti rangkaian kegiatan
penataan yang berupa pengadaan, pencatatan, pengaturan,
dan pemakaian, pemeliharaan dan penyingkiran bendabenda dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu.
Macam-macam perbekalan kantor, sebagai berikut:
1. Perabot Kantor ( Office Furniture ) adalah segala macam
barang/benda kantor yang berfungsi sebagai penunjang
terhadap pekerjaan kantor.
2. Perlengkapan kantor adalah semua barang bergerak
yang secara fisik dapat dipindahkan tempatnya dan
sifatnya habis pakai. Sedangkan Peralatan kantor adalah
barang yang sifatnya tidak habis pakai yang dapat
berupa barang bergerak dan tidak bergerak.

3. Mesin-mesin kantor adalah segala mesin kantor

yang dipergunakan untuk menghasilkan suatu
pekerjaan kantor, dimana hasilnya lebih baik
dan cepat dari pekerjaan tangan ( manual )
4. Pesawat kantor adalah semua mesin kantor yang
berfungsi untuk mengadakan komunikasi, baik
di lingkungan sendiri maupun dengan pihak luar
kantor
5. Interior kantor adalah segala jenis barang atau
fasilitas kantor yang berfungsi untuk menghias
ruangan kantor sehingga tercipta ruangan yang
serasi,indah, dan nyaman.

MENGINVENTARIS MACAM-MACAM
PERBEKALAN KANTOR
1. Peralatan / perlengkapan kantor
Peralatan / perlengkapan tata usaha kantor
terdiri dari dua jenis yaitu:
a. Perlengkapan habis pakai ( office
supplies )
yaitu barang-barang yang hanya dapat
digunakan satu kali pakai. Hal ini
mengandung arti juga bahwa benda itu
tidak selalu harus habis tanpa
meninggalkan bekas dalam
pemakaiannya.

Yang termasuk ke dalam perlengkapan habis pakai

ini, diantaranya:
-Bermacam-macam kertas ( papers )
-Mistar / penggaris ( ruler ) -Pena-pena ( pens )
-Kertas isap ( blotters )
-Pensil ( pencils )
-Lem
-Karbon ( carbon )
-Paku payung ( pines )
-Amplop ( envelope )
-Sit stensil ( stencil sheet ) -Tinta ( ink )
-Tali
-Penjepit kertas (clips)
-Blangko surat ( letterhead ) -Penghapus ( eraser )
-Map penjepit ( snelhecter ) -Map ( stop map )
-Isi Stepler ( step

b. Peralatan awet pakai (tidak habis pakai),

yaitu barang-barang yang dapat
digunakan berulangkali dan tahan lama
dalam pemakaiannya, peralatan
tersebut
diantaranya:
-Pelubang kertas ( perforator )
-Lemari Arsip ( filling cabinet )
-Penjepret kawat ( stepler / hecter )
-Tancapan surat ( spindle file )
-Pembuka surat ( letter openers )

-Bak-bak surat ( desk trays )

-Gunting ( shears )
-Tanggalan meja ( desk calender )
-Pemotong kertas ( paper cutters )
-Mesin tik ( typewriters )
-Cap tanggalan ( band dater )
-Micro film
-Tangkai-tangkai pena ( pena holders )
-OHP ( over head projector )
-Telepon ( Telephone )
-Rautan pensil
-Peti uang ( brandkas )
-Bantal cap ( stamp pad )

2. Perabot kantor ( office furniture )

Perabot kantor disebut juga perkakas kantor yaitu:
segala macam peralatan kantor yang berkaitan
dengan tulis menulis dan penyimpanan hasil kerja
kantor.
Menurut Drs. The Liang Gie dalam kamus
administrasi perkantoran mengatakan perabotan
kantor adalah jenis perbekalan tatausaha yang
terbuat dari kayu atau metal, yang mempunyai
susunan ( misalnya: pintu-pintu atau laci-laci )
dan diam di tempat. Perabot-perabot pada
umumnya dipergunakan sebagai alas tempat kerja
atau ruang tempat penyimpanan.

Perabot yang paling pokok untuk menunjang

Pelaksanaan pekerjaan kantor diantaranya:
a.Meja tulis, lemari, dan laci yang dapat dikunci
b.Meja mesin tik, dan meja komputer
c.Lemari dan rak
d.Filling cabinet
e. Rak buku dan lain-lain
Drs. The Liang Gie mengemukakan, bahwa ada
syarat-syarat tertentu yang harus dipenuhi
untuk sebuah meja tulis yang baik yaitu
sebagai berikut:
a. Dari permukaan meja sampai ke lantai tidak
seluruhnya tertutup.

Bagian bawahnya mempunyai kaki-kaki yang

cukup terbuka. Dengan demikian peredaran
udara dapat langsung secara lancar dan
bagian kaki pegawai yang memakainya tidak
terasa panas, juga meja kerja yang terbuka
bagian bawahnya memudahkan
pembersihan lantai.
b. Permukaan meja tidak mengkilat sehingga
dapat menyilaukan mata dari pegawai yang
memakainya.

c. Luas meja tidak terlampau berlebihan

Permukaan yang terlampau luas dalam
prakteknya tidak dipergunakan untuk
bekerja.Bahkan biasanya menjadi tempat
untuk menumpuk berkas-berkas atau bendabenda lainnya yang mestinya disimpan dalam
lemari arsip atau rak tersendiri.

Menurut Prof. Ralph Barnes, kursi yang baik

harus memenuhi 4 syarat yaitu:
1.Kursi harus dapat diatur tinggi rendahnya,
sehingga cocok bagi pemakai
2.Kursi dibuat secara kokoh, sebaiknya dengan
kerangka dari baja serta tempat duduknya
dari kayu

3.Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang,

yaitu bagian yang akan diduduki menyerupai
sadel sehingga berat badan merata dan
karyawan
yang duduk merasa enak
4.Kursi itu mempunyai penyangga belakang,
sehingga dapat menunjang punggung
pemakainya.
Pengadaan perabot/ perkakas kantor dapat
dilakukan dengan cara:
1. Membeli
2. Membuat sendiri
3. Menerima bantuan

Dalam pembelian perabot/perkakas kantor,

perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1.Perabot tersebut harus menghemat ruang
lantai
2.Tinggi meja dan kursi harus sepadan
3.Tidak terlalu berat, agar mudah dipindahpindahkan
4.Harus adanya ruangan yang cukup di bawah,
untuk membersihkan
5.Keawetan, perkakas dari logam lebih awet
daripada perkakas dari kayu
6.Resiko kebakaran
7.Fungsi harus berhubungan dengan pekerjaan
yang akan dilakukan

Untuk mengadakan perbekalan kantor ( peralatan

dan perabot kantor )harus memperhatikan azasazas, di antaranya:
a. Pekerjaan dan kegiatan
b. Keperluan disesuaikan dengan kondisi
setempat
c. Fleksibilitas kegunaan dan biaya
d. Nilai keindahan dan keseragaman
e. Standarisasi
f. Kemampuan dan kelayakan
g. Harga dan penawaran modal

3. Interior kantor
Dengan adanya interior kantor dapat
menciptakan suasana kantor yang nyaman,
indah, dan serasi. Lingkungan (ruangan
kantor ) yang dihiasi dengan hias-hiasan yang
menarik dan ditata sedemikian rupa dapat
membuat orang tertarik dan betah di kantor
tersebut. Sehingga selain dapat menimbulkan
kesan baik dari pihak luar terhadap kantor itu,
juga dapat menumbuhkan rasa betah dan
motivasi terhadap karyawan-karyawan kantor
tersebut.

Jenis-jenis dari interior kantor itu, diantaranya:

- Hiasan-hiasan atau lukisan dinding ( gambar
atau tulisan )
- Bunga-bunga
- Pot-pot bunga
- Akuarium
- Lampu-lampu hias
- Kolam
- Taman
- Benda-benda lain yang dapat menambah
rasa
menarik ruangan kantor tersebut

4. Pesawat Kantor
Pesawat kantor adalah semua mesin
komunikasi yang berfungsi sebagai alat
untuk mengadakan komunikasi baik di
lingkungan sendiri maupun dengan
lingkungan luar ( ekstern ) kantor.
Keuntungan adanya pesawat komunikasi
dalam
kantor , diantaranya:
1. Penyampaian komunikasi dapat dilakukan
secara cepat dan efisien
2. Menghemat tenaga dalam pelaksanaan tata
hubungan di lingkungan kantor

3. Meningkatkan produktivitas kerja

4. Menghemat biaya
5. Mempercepat proses pekerjaan
Adapun jenis atau macam dari pesawat
komunikasi itu, diantaranya:
a. Intercom, sering disebut interphone, atau
intertelepon. Interkom menurut pengertian di
kantor adalah alat komunikasi yang
dipergunakan untuk menyampaikan warta
atau
keterangan dalam lingkungan organisasi
sendiri, dari suatu bagian ke bagian lain atau
dari seorang pejabat kepada pejabat lainnya.

Fungsi intercom adalah:

1. Sebagai alat komunikasi untuk
menyampaikan
informasi secara efektif dari satu pihak ke
pihak lainnya.
2. Memperluas ( menambah ) saluran
komunikasi
dalam suatu instansi / kantor
3. Menghindari mondar mandirnya para pegawai
4. Untuk menghemat waktu dan tenaga dalam
pelaksanaan tata hubungan di lingkungan
kantor sendiri, sehingga meningkatkan
produktivitas kerja pegawai.

b. Telepon, yaitu penyampaian informasi dari satu

pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik
dalam lingkungan sendiri maupun ke luar
kantor.

Macam-macam pesawat telepon

Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya
digunakan di rumah-rumah
PMBX ( Private Manual Brand Exchange ) yaitu
pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui
operator
( tidak langsung )
PABX ( Private Automatic Brand Exchange ) yaitu
pesawat telepon ynag mengoperasikannya secara
langsung artinya tanpa melalui operator

c. Swithboard ( papan sambungan ), adalah suatu

alat komunikasi yang terdiri dari papan panel yang
lebar yang didalamnya terdapat sakelar-sakelar dan
instrumen lainnya yang berfungsi untuk
menyampaikan isyarat ( informasi ) dari tempat yang
satu ke tempat yang lain.
Pada dasarnya ada 2 macam swithboard, yaitu:
1. Sistem telepon kunci ( key telepon ) yaitu
telepon yang dilengkapi dengan saklar yang
digerakkan dengan tangan dan dipergunakan
untuk penyampaian isyarat
2. Sistem pemburuan ( hunting system ) yaitu sistem
yang memburu bagian-bagian yang sedang tidak
dipakai ( yang mengganggur dalam suatu
kelompok )

d. Loudspeaking telephone ( pengeras suara

telepon ), adalah suatu alat komunikasi
yang
dapat memperbesar ( memperkeras )
suara
telepon.
e. Telephone answering machine ( mesin
penjawab panggilan telepon ), adalah
suatu alat yang dapat merekam/menjawab
setiap pesan ( berita ) yang masuk. Bila
alat ini dipasang pada pesawat telepon
maka secara otomatis setiap telepon yang
masuk untuk kita dapat direkam dan
dijawab walaupun kita tidak ada di
tempat.

f. Telex ( Tele printer exchange ) adalah suatu alat

pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim
berita seperti mesin tik yang gunanya untuk
menyampaikan berita-berita dari satu tempat
ke tempat yang lain, baik dalam maupun luar
negeri.
g. Facsimile ( fotokopi jarak jauh )
Facsimile disebut juga dengan telecopier
( fotokopi jarak jauh ) dan disebut juga copying
machine ( mesin salinan ),adalah alat fotokopi
yang dapat dipergunakan untuk mengirimkan
atau menerima informasi atau dokumen dari
berbagai tujuan atau ke berbagai tempat dalam
waktu yang relatif singkat dari jarak jauh.