ADMINISTRASI

UMUM
Apa itu Administrasi ??
A. Pengertian Administrasi
Menurut bahasa Italia menggunakan kata
administrazione
Menurut bahasa Perancis menggunakan kata
administration
Menurut bahasa Belanda menggunakan kata
administratie
Menurut bahasa inggis menggunakan kata
management
1. Pengertian Administrasi
Dari segi etimologis administrasi
berasal dari bahasa Yunani yaitu
administrare yang berarti melayani,
membantu
Sedangkan dari bahasa inggris
administration yang berarti melayani
dengan baik
a. Administrasi dalam arti sempit
Secara sempit administrasi berasal dari kata administratie
(bahasa Belanda) yang diartikan sebagai pekerjaan tulis
menulis atau ketatausahaan/kesekretarisan.
Menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia yaitu
penyelenggaraan urusan tulis menulis dalam perusahaan
Menurut Van der Schroeff yaitu seluruh himpunan catatan –
catatan mengenai perusahaan dan peristiwa – peristiwa
perusahaan untuk keperluan pimpinan dan penyelenggaraan
perusahaan
Menurut Tjeng Bing Tie yaitu pencatatan dan pemberian
bahan – bahan yang diperlukan untuk pelaksanaan pimpinan
b. Administrasi dalam arti luas
Adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana
ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan
sumber daya – sumber daya untuk mencapai tujuan
secara efektif dan efisien
Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur – unsur :
sekelompok orang, kerjasama, pembagian tugas secara
tersruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan
yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.
c. Pengertian Administrasi Perkantoran
WH Evans
yaitu fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap
operasional perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan,
komunikasi dan ingatan organisasi
Arthur Granger
yaitu fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari
suatu organisasi
William Leffingwell dan Edwin Robinson
yaitu cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelakasanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, bilamana dan dimana pun pekerjaan itu
dilakukan
William Spriegel dan Ernest Davies
yaitu pengerahan mneyeluruh terhadap aktivitas – aktivitas tulis sebagaimana
dibedakan dari aktivitas – aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan,
pergudangan dan penjualan
Kesimpulan
Administrasi perkantoran merupakan bagian dari
pelaksanaan fungsi manajemen agar pekerjaan kantor
dapat terselesaikan secara efektif dan efisien untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
a. Unsur – unsur Administrasi
Organisasi, merupakan sekelompok orang – orang,
tugas – tugas, wewenang dan tanggungjawab serta
hubungan diantara para pekerja atau unit – unit tugas
Manajemen, merupakan rangkaian perbuatan
menggerakkan orang – orang dan mengerahkan segenap
fasilitas kerja agar tujuan kerjasama benar – benar
tercapai
Komunikasi, merupakan rangkaian perbuatan
menyampaikan warta dari satu pihak kepada pihak lain
dalam usaha kerjasama yang bersangkutan
Kepegawaian, merupakan rangkaian perbuatan
mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan
dalam usaha kerjasama yang bersangkutan
Keuangan, merupakan rangkaian perbuatan mengelola
segi – segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama yang
bersangkutan
Perbekalan, merupakan rangkaian perbuatan
mengadakan, mengatur menggunakan, mendaftar,
memelihara, sampai kepada menyingkirkan benda –
benda perlengkapan dalam usaha kerjasama
Tata usaha, merupakan rangkaian perbuatan
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan keterangan – keterangan
yang diperlukan dalam usaha kerjasama
Humas, merupakan rangkaian kegiatan menciptakan
hubungan baik dan dukungan dari masyarakat
sekeliling terhadap usaha kerja sama yang bersangkutan
a. Fungsi Administrasi
Planning (perencanaan), yaitu dalam kegiatan
administrasi atau ketatausahaan pasti memerlukan
sebuah perencanaan yang baik dan matang. Contoh :
pengumpulan data, penyusunan perencanaan,
pengolahan data, dll
Organizing (pengorganisasian), dimana setiap melakukan
kegiatan organisasi pasti sangat membutuhkan
administrasi. Contoh : penetapan petugas atau pekerja
Staffing (pengaduan tenaga kerja), merupakan praktek
menemukan, menilai, mengevaluasi dan menetapkan
hubungan kerja dan memberhentikannya jika tidak lagi
dibutuhkan.
Directing (pemberian bimbingan), yaitu memberikan
saran – saran, masukan untuk perbaikan suatu kegiatan
yang sedang dilakukan agar tugasnya dapat dilakukan
semaksimal mungkin
Coordinating (pengkoordinasian), yaitu proses
pengkoordinasian dimana seluruh kepentingan dan
tujuan dari organisasi yanga dilaksanakan bisa bersatu
dan dapat sinkron dengan tempat dan waktunya
Reporting (pelaporan),yaitu bagaimana car
menginformasikan dari apa yang telah dilakukan dalam
seluruh kegiatan sebagai salah satu pertanggungjawaban
Budgeting (penganggaran), yaitu bagaimana cara
merencanakan, berapa anggaran yang diperlukan,
darimana pembiayaannya, perhitungan uang masuk dan
keluarnya serta pengawasan yang dilakukan
Pengertian Personel Kantor
Orang atau pegawai yang
menjalankan pekerjaan –
pekerjaan dalam suatu
organisasi atau kantor untuk
mencapai suatu tujuan
tertentu
Tugas dan tanggung jawab personel kantor
1. Administrator
Tugasnya :
a. Membuat perencanaan, menetapkan tujuan
organisasi, serta memberi gambaran tentang
kebutuhan kantor
b. Menempatkan personel yang tepat pada jabatan
tertentu
c. Melakukan pengawasan, mendelagasikan tanggung
jawab, dan kekuasaan kepada bawahan
d. Melakukan pengembangan organisasi secara tepat
e. Merancang dan mengembangkan sistem manajemen
dengan tepat
f. Menguasai dan menghayati tugas pokok dari badan
usaha
2. Manajer
a. Menerjemahkan tujuan dari kebijaksanaan yang
telah dibuat administrator menjadi sebuah
rencana kerja
b. Memastikan apakah rencana kerja yang dibuat
telah dilaksanakan
c. Melakukan pembagian tugas kepada pejabat
yang paling bawah
d. Menentukan prosedur khusus bagi tiap – tiap
tugas
e. Menentukan intrumen pengawasan yang tepat
3. Staf
Tugasnya :
a. Memberikan petunjuk, bimbingan,
dan pengendalian
b. Memimpin pelaksanaan kerja
c. Perantara manajer puncak dengan
para pekerja
4. Pekerja
Tugasnya :
a. Melaksanakan pekerjaan teknis secara
langsung
b. Bertanggungjawab langsung terhadap
hasil dan mutu pekerjaan yang
dihasilkan
c. Menjaga kualitas produk pekerjaan
yang dihasilkan
Syarat Personel Administrasi
1. Persyaratan Pengetahuan
diukur berdasarkan tingkat pendidikan seseorang
dengan menunjukkan ijasah
2. Persyaratan Keterampilan
dapat bekerja sesuai dengan mutu, jumlah dan waktu
yang telah ditentukan. Dikatakan terampil jika mampu
melaksanakan tugas – tugas pelayanan yaitu
menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan,
mengirim dan menyimpan
3. Persyaratan Kepribadian
menyangkut watak dan sifat yang baik yang harus
dimiliki oleh personel kantor. Unsur – unsur
kepribadian yaitu loyalitas, tekun dan rajin, sabar, rapi,
dapat menyimpan rahasia
 Pengadaan Personel Kantor
Analisis Jabatan, kegiatan mempelajari dan
menyimpulkan keterangan – keterangan ataupun fakta
– fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis.
Dengan membagi sejumlah pekerjaan, menentukan
tugas dan tanggung jwab , persyaratan apa saja yang
harus dipenuhi, dimana pekerjaan itu dilakukan
Rekruitmen, proses pencarian dan pemilihan calon
karyawan yang mampu untuk melamar sebagai
karyawan
Seleksi, proses yang dilakukan untuk memilih dari
sekelompok pelamar yang paling memenuhi kriteria
seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi
yang ada
Macam – macam metode rekruitmen karyawan :
 Walk-ins, pelamar datang sendiri ke perusahaan
kemudian mengisi form lamaran yang sudah disediakan
 Rekomendasi dari karyawan
 Pengiklanan
 Agen penempatan tenaga kerja
 Lembaga pendidikan
 Organisasi karyawan
 Leasing
 Nepotisme
 Asosiasi profesional
Prosedur dalam melakukan seleksi
karyawan :
Wawancara pendahuluan
Pengisian formulir
Memeriksa referensi
Tes psikologi
Wawancara
Persetujuan atasan langsung
Pemeriksaan kesehatan
Penempatan, Induksi, dan Orientasi
STRUKTUR ORGANISASI