FUNGSI FUNGSI MANAJEMEN

SARANA DAN PRASARANA

 G.R. Terry
Manajemen adalah suatu proses khas yang terdiri dari
tindakan – tindakan perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan dan pengawasan yang dilakukan untuk
menentukan dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan
dengan menggunakan tenaga manusia dan sumber daya
lainya
 P.I. Oey Liang Lee

Manajemen adalah seni dan ilmu perencanaan,

pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan
pengontrolan SDM untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya
 Robbins
Manajemen adalah suatu proses kegiatan untuk mencapai
sesuatu secara efisien melalui orang lain dengan
menerapkan perencanaan, pengorganisasian, memimpin
dan pengawasan
Kesimpulan
“Manajemen adalah suatu ilmu tentang seni mengatur
dan melaksanakan kegiatan organisasi yang berupa
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengawasan dengan melalui orang lain agar dapat
tercapai tujuan yang telah ditetapkan secara efektif dan
efisien”
 Top manajement
1

2
Mid manajement

3 low manajement
 Top manajement : Direktur, Wakil direktur,
Direktur Utama
 Mid manajement : manajer wilayah, kepala
divisi dan kepala bagian
 Low manajement : supervisor dan mandor
 Berikan contoh kegiatan manajemen dalam
kehidupan sehari hari yang sering anda
temui.?
 Adalah segenap proses mengatur kegiatan
penyediaan dan pengelolaan sarana dan
prasaran dalam rangka mencapai tujuan
organisasi dengan penggunaan secara efektif
dan efisiens.
 Adalah segenap komponen yang secara
langsung dan tidak langsung menunjang
jalanya proses kegiatan kantor dalam rangka
pencapaian tujuan.
 Menyusun konsep perencanaan kebutuhan
barang
 Melaksanakan pengadaan yang telah disetujui
pimpinan
 Menyiapkan surat perintah kerja, pelelangan
dan gambar barang yang akan dipesan
 Memeriksa dan mengatur penyimpanan
barang
 Menerapkan klasifikasi dan kode inventarisasi
 Mengisi buku pembelian dan pengeluaran
barang
 Mengisi buku induk, daftar isian dan daftar
rekap barang inventaris
 Mengatur pendistribusian dan pelayanan
permintaan barang
 Memelihara barang
 Menyusun dan mengontrol ketertiban
penempatan barang
 Menyusun konsep penghapusan barang
Kegiatan operasional adalah kegiatan mengubah
bentuk untuk menciptakan manfaat baru pada suatu
instansi atau kantor dalam administrasi sarana dan
prasarana kegiatan operasional dapat berbentuk
sebuah pengelolaan sarana dan prasarana kantor
yang meliputi
• Pengadaan
• Penyimpanan
• Pendistribusian
• Pemeliharaan
• pemusnahan
 Logistik
 Perbekalan
 Barang
 Material
 Peralatan
(segala benda yang berwujud dan dapat
diperlakukan secara fisik/tangible baik
yang dipergunakan untuk kegiatan pokok
maupun kegiatan penunjang administrasi
Secara umum tujuan penegelolaan saran dan
prasarana kantor ini adalah memberikan pelayanan
secara profesional dalam bidang sarana prasaran
dalam rangka terselenggaranya proses kegiatan
kantor yang efektif dan efsien. Secara rinci tujuan
pengelolaan dapat dijabarkan sebagai berikut :
• Pengupayaan pengadaan sarana dan prasarana
• Pemakaian sarana dan prasarana secara efektif dan
efisien
• Mengusahakan adanya pemelihraan sarana dan
prasarana
Agar kegiatan kantor bisa tercapai dengan baik
maka diperlukan beberapa prinsip yang harus
diperhatikan dalam mengelola sarana dan
prasarna kantor yaitu :
• Prinsip kejelasan

• Prinsisp efisiensi

• Prinsip administratif

• Prinsip kejelasan tanggung jawab

• Prinsip kekohesifan
 Sebagai acuan dalam rangka menentukan dan
menyusun rencana kebutuhan barang.
 Dijadikan bahan atau pedoman dalam pengarahan
pengadaan barang
 Dijadikan bahan atau pedoman dalam penyaluran
barang
 penetuan keadaan barang (tua, rusak atau kebih)
sebagai dasar sebagai dasar ditambah atau
dikuranginya barang
 Memudahkan pengawasan dan pengendalian
barang
 Mengontrol dan Mengevaluasi saran prasarana
dalam sebah lembaga tersebut.
 Jelaskan persoalan pokok yang dihadapi dalam
kegiatan administrasi sarana dan prasarana?
 Mengapa dalam proses administrasi, sarana
dan prasarana termasuk kedalam unsurnya?
Manajemen merupakan suatu ilmu tentang seni
mengatur kegiatan organisasi yang terdiri dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan sedangkan sarana dan prasarana
merupakan semua fasilitas yang diperlukan
dalam pelaksanaan tugas. Jadi.?
 Fungsi (function) yaitu sekelompok aktivitas yang
tergolong pada jenis yang sama berdasarkan
sifatnya ataupun pelaksanaannya. Untuk
melancarkan sesuatu usaha kerjasama, aktivitas-
aktivitas yang sama jenis itu biasanya
digabungkan menjadi satu kesatuan dan
diserahkan menjadi tanggung jawab daripada
seorang pejabat atau satuan organisasi tertentu.
Misalnya: fungsi korespondensi yaitu keseluruhan
aktivitas mengenai surat menyurat yang harus
diselenggarakan oleh seseorang atau satuan
organisasi tertentu (Ensiklopedi Administrasi).
Dari definisi tersebut maka dapat kita simpulkan
bahwa fungsi manajemen merupakan
sekelompok aktivitas yang disatukan dan
dibebankan pada satu pihak puncak untuk
digunakan dalam mengatur seluruh sumber daya
yang ada di organisasi tersebut.
Fungsi fungsi pada kegiatan administrasi sarana
dan prasarana mempunyai peranan penting
dalam kegiatan pengelolaan sarana dan
prasarana. Adapun beberapa fungsi tersebut
meliputi gabungan dari kegiatan manajerial dan
kegiatan operasional
 Perencanaan
 Pengorganisasian
 Penggerakan
 Pengawasan
 Pengadaan
 Pencatatan (inventarisasi)
 Penggudangan
 Pendistribusian
 Pemeliharaan
 penghapusan
Perencanaan adalah proses awal yang paling penting dari
seluruh kegiatan, karena fungsi yang lain tak akan bisa
bejalan tanpa perencanaan dengan demikian fungsi
perencanaan pada kegiatan pengelolaan adalah kegiatan
pemikiran, penelitian/penelaahan, perhitungan,
perumusan tindakan-tindakan yang akan dilakukan
dimasa yang akan datang. Baik kegiatan operasional
dalam pengelolaan, penggunaan maupun pengendalian
 Harus jelas
Kejelasan ini harus terlihat pada tujuan dan sasaran yang
hendak di capai dengan segala macam bentuk kegiatan
yang di laksanakan
 Harus Realistis

Segala unsur dari perencanaan seperti tujuan, sasaran,

kegiatan dan sumber daya harus memungkinkan untuk
bisa dicapai dengan baik
 Harus terpadu

Semua unsur baik yang berupa benda maupun SDM

harus bisa tersinergi dengan baik dan pelaksanaan
kegiatan disesuaikan berdasarkan skala prioritas
 Menentukan jenis barang yang tepat untuk
digunakan dalam kegiatan administrasi
 Menentukan jumlah barang yang dibutuhkan
 Menentukan waktu yang tepat untuk mengadakan
sarpras
 Menentukan tempat pembelian barang
 Menentukan kepengurusan pengelolaan sarpras
 Mengatur penyelenggaraan kegiatan administrasi
sarpras
 Mengecek alasan keputusan dari pengadaan
sarpras
Dalam menyusun perencanaan hal yang harus diperhatikan :
 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana.

 Tentukan jenis, kuantitas, dan kualitas sarana dan

prasarana yang dibutuhkan.
 Sesuaikan antara kebutuhan sarana dan prasarana dengan
biaya yang tersedia.
 Sediakan dan gunakan sarana dan prasarana dalam
kegiatan operasional.
 Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana.

 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana.

 Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan

prosedur yang berlaku
pengorganisasian adalah suatu aktivitas
pengaturan dalam sumber daya manusia dan
sumber daya fisik yang lainnya yang dimiliki
oleh perusahaan untuk bisa melaksanakan
rencana yang sudah ditetapkan dan mencapai
tujuan utama perusahaan.
 Identifikasi kegiatan
Semua kegiatan yang dilakukan harus dapat diidentifikasi
terlebih dahulu. Misalnya, pengadaan, inventarisasi dll
Semua kegiatan ini harus dikelompokkan dan
diklasifikasikan ke dalam unit.
 Departemen mengorganisir kegiatan

menggabungkan maupun memisahkan tiap – tiap

kegiatan ke dalam unit atau departemen.
 Klasifikasi wewenang

memberikan peringkat untuk posisi manajerial Hal ini

membantu dalam mencapai efisiensi dalam menghadapi
kekhawatiran
 Merupakan kegiatan membagi tugas kepada
anggota/personil berdasarkan strukttur yang
ada sehingga para karyawan dapat bekerja
secara efektif dan efisien. Tolok ukur
kesuksesan dari fungsi penggerakan dapat
dilihat seberapa jauh seorang manajer bisa
memberikan pengaruh kepada karyawanya
untuk bisa melaksanakan tugas secara efektif
dan efisien
 Memberi tugas serta penjelasan secara rutin
tentang pekerjaan
 Menjelaskan semua kebijakan yang sudah
ditetapkan
 Memberikan bimbingan dan motivasi pada
karyawan agar dapat bekerja secara maksimal
 Upaya menjaga pelaksanaan setiap tindakan
dalam pengelolaan logistik sesuai dengan
rencana yang telah ditetapkan, baik berkaitan
dengan pengadaan, penggunaan sampai pada
penghapusan logistik. Sehingga dalam
pengelolaan dapat diwujudkan dalam kegiatan
yang efektif.
 Mengamati seluruh aspek dan unsur persiapan
dan pelaksanaan program-program kegiatan yang
telah di rencanakan
 b. Menilai seberapa jauh kegiatan-kegiatan yang
ada dapat mencapai sasaran-sasaran dan tujuan.
 c. Mengidentifikasi permasalahan yang timbul
dalam pelaksanaan kegiatan beserta faktor-faktor
penyebabnya.
 d. Mencari dan menyarankan atau menentukan
cara-cara pemecahan masalah-masalah tersebut.
 Pengawasan dan pengendalian harus berdasarkan pada
rencana yang telah ditetapkan.
 Pengawasan dilaksanakan melalui jalur pengawasan
struktural maupun fungsional.
 Pengawasan dan pengendalian dilaksanakan terpusat sesuai
strata demi tercapainya kesatuan dan keterpaduan upaya.
 Routing (jalur), manajer harus bisa menetapkan cara atau
jalur guna bisa mengetahui letak diamana sesuatu sering
terjadi suatu kesalahan
 Scheduling (Penetapan waktu), dalam penetapan waktu,
manajer harus bisa menetapkan dengan tugas kapan
semestinya pengawasan itu dijalankan
 Dispatching (Perintah pelaksanaan), adalah pengawasan
yang berupa suatu perintah pelaksanaan pada pekerjaan
yang bertujuan suatu pekerjaan itu bisa selesai tepat waktu
Dari materi yang telah disampaikan maka dapat kita
ketahui bahwa fungsi manajerial dalam kegiatan
operasional merupakan pengatur dalam segenap
kegiatan pengadaan, pencatatan, pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan dan penghapusan
efisiensi dalam upaya pencapaian tujuan organisasi.
Oleh karena itu pada sebuah organisasi untuk
menunjang terlaksananya kegiatan administrasi
sarana dan prasarana secara efektif maka perlu
adanya pembagian tugas ke dalam unit – unit
seperti : unit pengadaan, unit inventarisasi, unit
pemindahan, unit penyimpanan, unit
pemeliharaan, unit penghapusan dan unit
pengendalian barang.