NAMA: HENDRI GUNARDI

NIM : 042657574

Tugas.1

1. Terdapat lima fungsi manajemen yaitu planning, organizing, staffing, directing, dan

controlling. Jelaskan bagaimana penerapan fungsi-fungsi manajemen di perpustakaan
digital?

2. Hal-hal apa saja yang perlu direncanakan dari perpustakaan konvensional ke

perpustakaan digital, berikan alasannya.

Jawaban:
1. Terdapat lima fungsi manajemen yaitu planning, organizing, staffing, directing, dan
controlling. Jelaskan bagaimana penerapan fungsi-fungsi manajemen di perpustakaan
digital?
Fungsi manajemen yaitu planning, organizing, staffing, directing, dan controlling.
a.  Perencanaan (Planning)
Perencanan adalah perhitungan dan penetuan tentang apa yang akan dijalankan dalam
rangka mencapai tujuan tertentu. Di dalamnya meliputi tempat, oleh siapa pelaku atau
pelaksana, dan bagaimana tata caranya mencapai itu. Setiap rencana menggandung tiga
ciri khas, yaitu :
1) Selalu berdimensi waktu yang akan datang atau kemasa depan,
2) Selalu mengandung kegiatan-kegiatan tertentu dan bertujuan tertentu,
3) Memiliki alasan, sebab, atau landasan, baik secara personal, organisasional, maupun
kedua-duanya.
Oleh karena itu kunci seni dan keberhasilan manajemen terletak dan dimulai pada
perencanaan. Bagi para perencanaan diperlukan sekurang-kurangnya tiga kemampuan
berpikir, yaitu :
1) Berpikir secara trayektoris artinya melihat ke depan (Futuristis, memperkirakan
keadaan, trayek atau jalan lintas yang akan di tempuh).
2) Berpikir secara kualitatif artinya dapat mengenal, melihat dan menentukan segala
sesuatu yang akan di perlukan seperti, kebutuhan tenaga manusia, dengan
persyaratan tertentu antara lain kemampuan, keterampilan, jumlah, kebutuhan dana,
sarana dan prasarana, peralatan dan perlengkapan.
3) Berpikir secara kuantitatif artinya dapat melihat dimensi-dimensi, mengukur,
menghitung, membuat jadwal, dan berfikir secara matematis.
b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian merupakan konsep untuk memikirkan, memperhitungkan,
kemudian menyediakan segala sesuatunya seperti uang, saran, fasilitas, kendaraan.
Surat mandat, sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta perabot dan
perlengkapan. Dalam melaksanakan kegiatannya, suatu perpustakaan sebagai organisasi
perlu adanya langkah-langkah pengorganisasian. Pengaturan langkah ini penting agar
tidak terjadi tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
Fungsi pengorganisasian sangat menetukan kelancaran jalannya pelaksanaan berupa
pewadahan atau pengaturan lebih lanjut mengenai kekuasaan, pekerjaan, tanggung
jawab, dan orang yang harus ditata dan di hubungkan satu sama lain demikian rupa.
Pengorganisasian dijalankan dalam tiga tahap yaitu :
1) Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis
pembagian kerja.
2)  Pemilihan dan staf, yakni orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat pula
atas dasar prinsip “ the rigt man in the right place”
3)  Fungsionalisasi, yakni penetuan tugas dan fungsi untuk masing-masing orang
dan unit satuan kerja

c. Staffing (Penyusunan)
Staffing dalam manajemen adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa
penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja,
pengembangannya, sampai dengan usaha agar setiap tenaga berdaya guna maksimal
kepada organisasi. Didalamnya terdapat semua aktifitas seperti merekrut (penarikan),
penyeleksian, latihan dan pengembangan serta penempatan dan pemberian orientasi
pada karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.
Ketika manajer melaksanakan fungsi staffing, hal itua akan sangat berpengaruh
terhadap tingkat pencapaian tujuan (kinerja organisasi). Prinsip staffing “mengarahkan
karyawan yang tepat untuk berkontribusi terhadap pencapaian tujuan dalam sistem
manajemen” ( The Right Man on The Right Place ).

d. Directing (Pengarahan)
Directing adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan   
tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan
yang sudah ditentukan kearah tercapainya tujuan. Directing bukan saja agar pegawai
melaksanakan atau  tidak melaksanakan suatu kegiatan tetapi dapat pula berfungsi
mengkoordinasi kegiatan berbagai unsur organisasi agar efektif tertuju kepada realisasi
tujuan yang ditetapkan sebelumnya. Kegiatan ini juga banyak mennyangkut masalah
pemberian motivasi kepada para anggota organisasi, kepemimpinan serta
pengembangan komunikasi.

e. Pengawasan (Controlling)
 Istilah pengawasan di beberap literature sering disebut evaluation, appraising, atau
correcting. Pengawan merupakan  proses untuk “menjamin” bahwa tujuan organisasi
dan manajemen tercapai. Oleh karena itu, pengawasan dapat dilaksanakan pada proses
perencanaan, pengorganisasian, personalia, pengarahan, dan penganggaran.
Pengawasan pada dasarnya dapat dilakukan dengan cara pengawasan preventif dan
pengawasan kolektif. Pengawasan preventif adalah pengawasan yang mengantisipasi
terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sedangkan pengawasan korektif dapat
dilakukan apabila hasil yang diinginkan itu terdapat banyak variasi.

2. Hal-hal apa saja yang perlu direncanakan dari perpustakaan konvensional ke

perpustakaan digital, berikan alasannya.

Banyak faktor yang perlu dipertimbangkan dalam membangun perpustakaan digital.

Beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Analisa kebutuhan (Need Analysis)

Dalam tahap awal pertanyaan yang muncul adalah apakah perpustakaan digital memang
diperlukan. Untuk menjawab pertanyaan ini tidak dapat dijawab hanya berdasarkan
perkiraan semata tetapi harus diadakan studi untuk menentukan kebutuhan yang disebut
dengan analisis kebutuhan (Need Analysis). Apabila analisa kebutuhan sudah dilakukan
dan jawabannya adalah positif, maka tahap berikutnya adalah menentukan tujuan. Tujuan
ini harus didasarkan pada visi dan misi perpustakaan serta lembaga induknya. Masing-
masing perpustakaan mempunyai tujuan yang berbeda satu sama lain tergantung pada
kondisi masing-masing perpustakaan.

2. Studi Kelayakan (Feasibility Study)

Apabila penentuan kebutuhan dan tujuan sudah dilakukan, maka tahap berikutnya adalah
melakukan studi kelayakan (Soekartawi, 2003), yang penilaiannya meliputi komponen
sebagai berikut :
a. Technically feasible (apakah secara teknis layak).
b. Economically profitable (apakah secara ekonomi menguntungkan).
c. Socially acceptable (secara sosial dapat diterima).
d. Technically feasible (apakah secara teknis layak)

3. Memilih software

Pemilihan software hanya diperlukan apabila kita ingin membangun database untuk
kepentingan perpustakaan digital (sebagai penyedia informasi), namun apabila kita hanya
ingin membangun perpustakaan digital sebagai konsumen (memanfaatkan perpustakaan
digital yang sudah ada), maka pemilihan software tidak menjadi penting. Kreteria
pemilihan software untuk database antara lain meliputi :

4. Pelaksanaan
Dalam tahap ini, khususnya untuk pembentukan database, harus mempunyai prioritas.
Prioritas ini tergantung pada masing-masing perpustakaan. Penulis menyarankan untuk
memulai pembentukan databse dari produk-produk local, seperti hasil penelitian , hasil
pengabdian masyarakat, tesis, diesrtasi, skripsi dan jurnal ilmiah yang diterbitkan oleh
lembaga-lembaga di sekeliling kita.

5. Evaluasi

Seperti pada program dan kegiatan perpustakaan lainnya, evaluasi untuk pembangunan
perpustakaan digital harus selalu dilakukan secara terus menerus dalam suatu periode
tertentu untuk mengetahui apakah tujuan yang telah kita canangkan sudah tercapai dan
apakah program tersebut dapat memuaskan pengguna perpustakaan. Tingkat kepuasan
pengguna perpustakaan harus selalu kita monitor dan hasil dari monitoring dapat digunakan
sebagai dasar untuk mengambil keputusan apakah program perpustakaan digital perlu diteruskan,
disempurnakan atau dibatalkan.