TUGAS 1

MATA KULIAH PENGANTAR ILMU ADMINSTRASI

Nama : Cindy Nanda Pratiko

NIM : 050406508
Program Studi : DIII-Perpajakan

Soal

Jelaskan fungsi-fungsi administrasi yang dijalankan oleh pimpinan sebagaimana

dikemukakan oleh Luther Gulick dan Lyndall F. Urwick dan berikan gambaran dalam
penerapannya di kantor Anda atau penyelenggaraan suatu kegiatan!

Jawaban

A. Fungsi-Fungsi Administrasi

Luther Gulick dan Lyndall F. Urwick adalah dua teoritikus manajemen yang terkenal
karena menyusun konsep fungsi-fungsi administrasi yang menjadi dasar bagi banyak
teori manajemen modern. Mereka mengemukakan konsep ini dalam makalah mereka
yang berjudul "Papers on the Science of Administration" pada tahun 1937. Fungsi-
fungsi administrasi ini dikenal sebagai "Teori POSDCORB," yaitu akronim dari:

1. Planning (Perencanaan)
Fungsi perencanaan melibatkan penentuan tujuan dan strategi organisasi. Ini
mencakup pemilihan sasaran, perumusan kebijakan, penentuan langkah-
langkah yang akan diambil untuk mencapai tujuan tersebut, dan alokasi sumber
daya yang diperlukan.

2. Organizing (Pengorganisasian)
Ini berarti membangun struktur organisasi yang efektif, termasuk pembagian
kerja, wewenang, tanggung jawab, dan hubungan hierarki antara anggota
organisasi. Proses ini juga melibatkan alokasi sumber daya manusia dan fisik.

3. Staffing (Perekrutan)
Staffing berkaitan dengan seleksi, penempatan, pelatihan, dan pengembangan
sumber daya manusia yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

4. Directing (Pengarahan)
Fungsi ini melibatkan pengarahan dan motivasi anggota organisasi untuk
mencapai tujuan. Ini mencakup komunikasi, kepemimpinan, supervisi, dan
manajemen konflik.

5. Coordinating (Koordinasi)
Koordinasi adalah tentang mengintegrasikan berbagai kegiatan dan fungsi
dalam organisasi sehingga mereka bekerja bersama secara efisien menuju
 tujuan bersama. Ini mencakup pengelolaan alur informasi dan koordinasi
tindakan antar bagian atau unit organisasi.

6. Reporting (Pelaporan)
Fungsi ini melibatkan pelaporan hasil dan kemajuan dalam mencapai tujuan
kepada pihak-pihak yang berkepentingan, termasuk atasan, rekan kerja, atau
pemegang saham. Ini juga mencakup penciptaan sistem pelaporan yang
efektif.

7. Budgeting (Anggaran)
Anggaran adalah proses perencanaan dan pengendalian pengeluaran
organisasi. Ini mencakup pembuatan anggaran, alokasi sumber daya ke dalam
anggaran, dan pengawasan terhadap pengeluaran sesuai anggaran.

Teori POSDCORB ini memberikan dasar kerangka kerja untuk manajemen

administratif yang efisien dan efektif dalam organisasi. Meskipun teori ini telah
mengalami kritik dan modifikasi seiring berjalannya waktu, konsep dasar ini masih
relevan dalam pemahaman dasar tentang fungsi-fungsi administrasi yang harus
dijalankan oleh pimpinan dalam mengelola organisasi.

B. Penerapan fungsi-fungsi administrasi pada lingkungan kantor

Sebagai contoh pada kantor saya, yaitu KPPBC TMP B Balikpapan dalam
pengembangan aplikasi mandiri. Berikut penerapannya:

1. Planning
Melakukan perumusan tujuan dari pelaksanaan pengembangan aplikasi mandiri
yaitu guna memberikan pelayanan yang optimal kepada pengguna jasa. Dalam hal
ini aplikasi yang dikembangkan bernama OASYS.

2. Organizing
Pada tahap ini dilakukan pembentukan tim yang akan mendukung pengembangan
dari aplikasi tersebut beserta tugas yang jelas dan tanggung jawab yang disusun
dalam panduan kerja. Serta pembuatan matriks timeline pengerjaan aplikasi
tersebut.

3. Staffing
Dalam tahap ini dipastikan lagi staff yang memiliki kompetensi guna
pengembangan aplikasi mandiri milik kantor. Seperti staff yang mahir pada bagian
backend designer, frontend designer dan lainnya akan ditunjuk sesuai dengan
kemampuan yang dimiliki.

4. Directing
Pada tahap ini yang memiliki kedudukan sebagai pengarah yaitu kepala kantor
harus memberikan arahan kepada staff terkait tugas masing-masing dan diarahkan
untuk dilaksanakan sesuai timeline waktu yang sudah ada.
5. Coordinating
Dalam pelaksanaan pengembangan aplikasi mandiri tersebut perlu diadakan
monitoring dan evaluasi secara terjadwal guna mengetahui capaian dari
pengembangan aplikasi dan memastikan bahwa proyek tersebut berjalan sesuai
rencana. Serta guna mengkoordinasikan anggota tim sehingga dapat diketahui
kendala ataupun permasalahan yang timbul dan dapat ditemukan pemecahan dari
masalah yang ada.

6. Reporting
Secara terjadwal juga perlu dilakukan pelaporan kepada penanggung jawab
ataupun pengarah setelah dilaksanakan koordinasi tim. Informasi terkait
pengembangan aplikasi sebaiknya juga dipublikasian berkala kepada seluruh
pegawai kantor.

7. Budgeting
Kantor menyusun anggaran terkait pengeluaran yang dibutuhkan dalam
pengembangan aplikasi. Anggaran juga disesuaikan secara berkala dengan
perkembangan proyek.

Dalam contoh penerapan ini, penerapan fungsi-fungsi administrasi Gulick dan Urwick
membantu kantor dalam merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, dan
mengkoordinasi berbagai aspek operasional mereka. Hal ini juga memungkinkan
pengelolaan sumber daya manusia, keuangan, dan fisik secara efisien, serta
memastikan semua staf memiliki pemahaman yang jelas tentang tujuan dan
tanggung jawab mereka.