BUKU JAWABAN TUGAS MATA KULIAH

TUGAS 1

Nama Mahasiswa : Hendra

Nomor Induk Mahasiswa/ NIM : 049369217

Kode/Nama Mata Kuliah : ADPU4331/Administrasi Perkantoran

Kode/Nama UPBJJ : 50/Samarinda

Masa Ujian : 2023/2024 (2024.1)

KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

UNIVERSITAS TERBUKA
1. Coba saudara analisa dan berikan contoh tahapan untuk menyelenggarakan administrasi yang
baik dan berikan penjelasan secara komprehensif ?
Jawaban:
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
Administrasi dalam arti sempit : Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan
“Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi
kegiatan catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda dan
sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan" (1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan
administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang meliputi kegiatan catat-
mencatat, surat-menyurat. Pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang
dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali
jika dibutuhkan.
Administrasi dalam arti luas : Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas
adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk
mencapai tujuan tertentu (1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya
semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang
melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Berikut adalah contoh tahapan-tahapan tersebut beserta penjelasannya secara komprehensif:
a. Perencanaan
- Identifikasi tujuan dan target yang ingin dicapai oleh administrasi.
- Penentuan strategi dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
- Pengalokasian sumber daya yang tepat, termasuk waktu, tenaga kerja, dan anggaran.
Contoh: Sebuah perusahaan ingin meningkatkan efisiensi administrasi mereka. Mereka
merencanakan untuk mengadopsi sistem manajemen berbasis cloud untuk meningkatkan
aksesibilitas dan mengurangi biaya penyimpanan data.
b. Pelaksanaan
- Implementasi rencana yang telah disusun melalui tindakan nyata.
- Koordinasi antara berbagai departemen atau unit kerja yang terlibat.
- Pelatihan dan pengembangan karyawan yang diperlukan untuk menjalankan tugas administrasi
dengan baik.
Contoh: Tim IT perusahaan mulai mengimplementasikan sistem manajemen berbasis cloud.
Mereka memberikan pelatihan kepada karyawan tentang cara menggunakan platform baru ini dan
bekerja sama dengan departemen lain untuk memastikan transisi berjalan lancar.
c. Pengawasan
- Memantau pelaksanaan rencana administrasi untuk memastikan bahwa tujuan tercapai.
- Evaluasi kinerja dan identifikasi area yang perlu perbaikan.
- Mengambil tindakan korektif jika diperlukan untuk mengatasi masalah yang muncul.
Contoh: Manajer proyek secara berkala memeriksa kemajuan implementasi sistem manajemen
berbasis cloud. Mereka mengumpulkan umpan balik dari pengguna dan mengidentifikasi masalah
yang perlu diperbaiki, seperti pelatihan tambahan atau penyesuaian konfigurasi sistem.
d. Evaluasi:
- Menganalisis hasil administrasi untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan.
- Identifikasi pelajaran yang dipetik dan area yang dapat ditingkatkan di masa depan.
- Menyesuaikan rencana atau proses administrasi berdasarkan hasil evaluasi.
Contoh: Setelah beberapa bulan menggunakan sistem manajemen berbasis cloud, perusahaan
mengevaluasi dampaknya terhadap efisiensi administrasi. Mereka menemukan bahwa
aksesibilitas data telah meningkat secara signifikan, tetapi masih ada area di mana sistem dapat
dioptimalkan untuk meningkatkan kinerja lebih lanjut.
Dengan memperhatikan tahapan-tahapan ini dan melaksanakannya secara efektif, sebuah
organisasi dapat memastikan bahwa administrasi mereka berjalan dengan baik dan mencapai
tujuan yang ditetapkan.
2. Coba saudara analisa mengapa manajemen sangat penting bagi organisasi/ perkantoran,
kemudian berikan contoh fungsi manajemen perkantoran?
Jawaban :
Manajemen adalah hal yang sangat penting bagi organisasi atau perkantoran karena melibatkan
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya organisasi untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa manajemen
sangat penting:
1. Efisiensi Operasional: Manajemen membantu dalam merencanakan dan mengorganisir
aktivitas organisasi sehingga dapat dilaksanakan secara efisien. Dengan adanya struktur
manajemen yang baik, sumber daya seperti waktu, tenaga kerja, dan keuangan dapat
dimanfaatkan dengan lebih efektif.
2. Pencapaian Tujuan Organisasi: Manajemen membantu dalam merumuskan tujuan jangka
panjang dan jangka pendek, serta menyusun strategi untuk mencapainya. Melalui pengaturan
yang baik, manajemen membimbing organisasi untuk bergerak menuju pencapaian tujuan
tersebut.
3. Koordinasi dan Kolaborasi: Manajemen memfasilitasi kerjasama antara berbagai bagian atau
departemen dalam organisasi. Dengan melakukan koordinasi yang efektif, manajemen membantu
dalam menjaga kelancaran proses kerja dan mencegah tumpang tindih atau konflik antar bagian.
4. Pengambilan Keputusan yang Baik: Manajemen memainkan peran penting dalam proses
pengambilan keputusan. Dengan menganalisis informasi dan mempertimbangkan berbagai faktor,
manajemen membantu dalam membuat keputusan yang tepat untuk kepentingan organisasi.
5. Inovasi dan Perubahan: Manajemen harus responsif terhadap perubahan lingkungan eksternal
dan internal. Dengan memiliki manajemen yang adaptif, organisasi dapat menghadapi perubahan
dengan lebih baik dan bahkan mengambil inisiatif untuk inovasi.

Contoh Fungsi Manajemen Perkantoran:

1. Perencanaan (Planning):
Manajemen perkantoran melakukan perencanaan untuk menetapkan tujuan jangka pendek dan
jangka panjang, mengidentifikasi strategi untuk mencapai tujuan tersebut, serta menetapkan
rencana tindakan yang spesifik untuk setiap departemen atau unit kerja. Contoh perencanaan
dalam konteks perkantoran adalah menyusun jadwal kerja, merencanakan penggunaan anggaran,
dan menetapkan target penjualan.
2. Pengorganisasian (Organizing):
Fungsi pengorganisasian melibatkan pembagian tugas, pembentukan struktur organisasi, dan
alokasi sumber daya agar aktivitas kerja dapat dilaksanakan secara efisien. Manajemen
perkantoran memastikan bahwa setiap anggota tim atau departemen memiliki tanggung jawab
yang jelas dan saling mendukung satu sama lain. Contoh pengorganisasian adalah menetapkan
hierarki kerja, menugaskan tugas kepada setiap karyawan, dan menetapkan aliran komunikasi
yang efektif.
3. Pelaksanaan (Implementing):
Pelaksanaan melibatkan eksekusi rencana yang telah ditetapkan dalam tahap perencanaan.
Manajemen perkantoran memimpin, mengkoordinasikan, dan mengarahkan aktivitas kerja agar
sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Contoh pelaksanaan dalam perkantoran termasuk
memberikan arahan kepada karyawan, mengawasi pelaksanaan tugas, dan memberikan dukungan
untuk mencapai tujuan.
4. Pengendalian (Controlling):
Fungsi pengendalian dilakukan untuk memastikan bahwa aktivitas yang dilakukan sesuai
dengan standar yang telah ditetapkan. Manajemen perkantoran melakukan monitoring terhadap
kinerja, mengidentifikasi perbedaan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang sebenarnya,
dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Contoh pengendalian adalah melakukan
evaluasi kinerja karyawan, memantau penggunaan anggaran, dan mengidentifikasi penyimpangan
dari rencana.
 Melalui pemahaman dan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen tersebut, manajemen perkantoran
dapat berperan secara efektif dalam mencapai tujuan organisasi. Dengan demikian, manajemen
menjadi pusat organisasi yang mengkoordinasikan seluruh aktivitas kerja, memastikan efisiensi
operasional, serta mengarahkan sumber daya menuju pencapaian visi dan misi organisasi.

3. Coba saudara Analisa fungsi, manfaat, dari organisasi fungsional dan berikan contoh 1 study kasus
organisasi yang menggunakan struktur fungsional ?
Jawaban:
Struktur organisasi fungsional merupakan jenis struktur organisasi ini yang paling umum
digunakan oleh sebuah organisasi atau perusahaan. Dalam struktur organisasi fungsional,
pembagian kerjanya kemudian dilakukan berdasarkan pada fungsi masing-masing manajemen.
Diantaranya Manajemen Keuangan, Manajemen Pemasaran dan Sumber Daya Manusia,
Manajemen Produksi, dan lain-lain. Setiap karyawan yang memiliki skill dan keterampilan yang
sama, akan dikelompokkan ke dalam satu unit kerja. Dengan menerapkan fungsi struktur
organisasi fungsional di perusahaan, maka biaya operasional bisa ditekan secara maksimal.
Namun, kelemahan dalam struktur organisasi fungsional terdapat pada menyampaikan informasi
dari yang satu ke yang lainnya atau dari tim A ke orang lain.
Manfaat Struktur Organisasi Fungsional Dikutip dari laman Gramedia.com, setidaknya terdapat
enam manfaat yang bisa didapatkan oleh perusahaan yang menerapkan struktur organisasi ini,
yaitu:
1. Manfaat Spesialisasi Jika karyawan di dalam perusahaan dibagi menjadi beberapa departemen
berdasarkan dengan kegiatan utamanya. Maka setiap departemen akan bisa dipimpin oleh orang
yang sudah ahli dalam bidangnya. Hal tersebut akan membuat pekerjaan bisa lebih efisien dan
bisa lebih cepat selesai.
2. Terbentuknya Koordinasi Dalam struktur organisasi yang sudah bekerja dalam departemen
yang sama, kita bisa menyebutnya dengan spesialis. Pada akhirnya hal tersebut bisa menciptakan
koordinasi dari departemen menjadi lebih mudah dan juga bisa terus ditingkatkan.
3. Manajerial Mengalami Peningkatan Struktur organisasi fungsional mampu membantu
meningkatkan efisiensi manajer, karena pekerjaan tersebut bisa dilakukan secara berulang. Hal ini
yang bisa memungkinkan terjadinya peningkatan keuntungan perusahaan.
4. Meminimalisasi Terjadinya Duplikasi Tugas Sebenarnya, duplikasi fungsi dan tugas sangat
jarang terjadi. Misalnya, departemen keuangan tentu akan mengerjakan fungsinya dalam
mengelola keuangan. Departemen atau divisi lain tentu tidak perlu ikut campur dalam
mengerjakan masalah yang berkaitan dengan keuangan.
5. Pelatihan Difasilitasi Setiap karyawan di dalam departemen yang sama di perusahaan akan
memiliki keterampilan dan fokus yang tinggi. Untuk karyawan yang ada, mereka bisa
memperoleh pelatihan bila ada kebijakan lain yang berkaitan dengan hukum ataupun peraturan
perundang-undangan ketenagakerjaan.
6. Kecepatan Operasional Seorang senior manajer akan bisa menyelesaikan masalahnya lebih
cepat dari pada orang lain yang minim pengalaman. Ketika melakukan pelatihan untuk karyawan
baru, seorang manajer bisa lebih cepat untuk memberikan informasi tugasnya pada karyawan.

Berikut ini adalah beberapa contoh struktur organisasi fungsional yang banyak digunakan
perusahaan.
1. Dewan Direksi Perusahaan Dewan direksi di dalam struktur perusahaan adalah sekelompok
orang profesional yang bertanggung jawab dalam memimpin perusahaan. Biasanya, dewan
direksi perusahaan mempunyai susunan direksi seperti di bawah ini:
 Seorang direktur utama
 Enam orang direktur
 Tiga orang wakil direktur
2. Manajer Perusahaan Manajer adalah sekelompok orang profesional di dalam suatu perusahaan
yang mempunyai tugas dalam memimpin setiap bidang manajerial yang terdapat di bawahnya.
Berikut ini adalah beberapa contoh bentuk sistem manajerial di dalam struktur organisasi
fungsional:
- Manajer SDM (Human Resources) Setiap manajer HRD atau sumber daya manusia mempunyai
serangkaian tanggung jawab yang harus mereka selesaikan, yaitu:
 Mengelola sistem human resource yang terdapat di perusahaan
 Menjadi penghubung antara manajemen dan karyawan
 Bertanggung jawab pada sistem absensi karyawan dan sistem payroll
 Membuat suatu format dalam proses rekrutmen tenaga kerja
 Melakukan kegiatan evaluasi dalam tingkat kepuasan karyawan
 Melakukan training atau pelatihan dan mengevaluasinya
 Mengelola dan mengawasi anggaran HRD
 Bertanggung jawab di dalam proses performance appraisal
- Manajer Keuangan (Finance & Accounting) Pada struktur organisasi fungsional, manajer
keuangan akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:
 Mengambil keputusan yang penting terkait berbagai investasi dan pembiayaan
 Menjadi penghubung antara perusahaan dengan pasar modal
 Melakukan pengawasan pada proses perencanaan, pelaporan, dan juga pembayaran pajak agar
bisa lebih efisien
 Melakukan koordinasi anggaran perusahaan
 Mengelola fungsi akuntansi dan memproses berbagai data keuangan melalui laporan keuangan
yang akurat
 Mengawasi aliran arus kas perusahaan
 Mengawasi pengeluaran perusahaan yang dianggap tidak penting
- Manajer Produksi (Engineering & Manufacturing) Tugas manajer produksi di dalam struktur
organisasi fungsional adalah sebagai berikut:
 Melakukan negosiasi, perencanaan, dan juga pengorganisasian jadwal produksi
 Mengawasi jalannya suatu proses produksi
 Menjadi penghubung antara staf marketing, pembeli, dan bagian penjualan.
 Menentukan standar kontrol kualitas proses produksi
 Melakukan penilaian suatu proyek dan sumber daya untuk memenuhi persyaratannya.
-Manajer Pemasaran (Marketing, Sales, & Services) Di dalam struktur organisasi fungsional,
tugas utama dari seorang manajer pemasaran adalah sebagai berikut:
 Membuat perencanaan strategi pemasaran dengan memperhatikan trend pasar
 Melakukan perencanaan riset pemasaran, yakni dengan selalu mengikuti perkembangan pasar,
khususnya untuk berbagai produk yang dikeluarkan kompetitor
 Melakukan identifikasi dan membuat perkiraan peluang yang nantinya akan terjadi di pasar
 Merencanakan perkembangan jaringan pemasaran di dalam perusahaan
 Melakukan berbagai tindakan pencegahan dalam menghadapi minim penjualan.
- Manajer Purchasing (Purchasing & Research) Setiap manajer purchasing di dalam struktur
organisasi fungsional biasanya akan diberikan berbagai tugas di bawah ini:
 Mengelola kebijakan purchasing perusahaan serta memastikan pembelian bahan baku
persediaan perusahaan sudah sesuai dengan anggaran yang terdapat di dalam kebijakan
tersebut
 Memilih pemasok terbaik untuk bisa bekerjasama dalam jangka waktu yang panjang dengan
pihak perusahaan.
 Menjalin hubungan yang baik dengan departemen lain, seperti dengan departemen keuangan
untuk mengelola anggaran persediaan barang
 Mengontrol proses procurement perusahaan
 Menghemat anggaran perusahaan dalam hal penyediaan barang.
4. Apabila saudara sebagai pimpinan kantor tersebut coba saudara analisa dan buatkan konsep
perencanaan fasilitas serta perlengkapan kebutuhan pegawai demi menjamin kenyamanan pegawai
dalam bekerja ?
Jawaban:
Sebagai seorang pimpinan kantor, penting untuk memastikan bahwa fasilitas dan perlengkapan
kantor memadai untuk menjamin kenyamanan dan produktivitas pegawai. Berikut adalah konsep
perencanaan fasilitas dan perlengkapan kebutuhan pegawai:
1. Pemeliharaan Sarana dan Prasarana (Sarpras) Kantor: Pastikan bahwa semua fasilitas kantor,
seperti bangunan, listrik, air, dan pendingin udara, berfungsi dengan baik dan teratur dipelihara.
Hal ini akan memastikan bahwa lingkungan kerja tetap nyaman dan aman bagi pegawai.
2. Fasilitas Kesehatan dan Kebersihan: Sediakan fasilitas kesehatan seperti ruang pertolongan
pertama, fasilitas sanitasi yang bersih, serta akses mudah ke air minum. Pastikan juga area kerja
dan fasilitas umum kantor tetap bersih dan terjaga kebersihannya.
3. Fasilitas Rekreasi dan Ruang Istirahat: Berikan ruang istirahat yang nyaman bagi pegawai
untuk bersantai dan mengambil istirahat selama jam kerja. Fasilitas seperti ruang rekreasi dengan
permainan atau ruang makan yang nyaman dapat membantu meningkatkan kesejahteraan dan
kebahagiaan pegawai.
4. Kelengkapan Kantor: Pastikan bahwa kantor dilengkapi dengan peralatan kerja yang
diperlukan, seperti komputer, printer, telepon, dan perangkat keras lainnya. Selain itu, sediakan
juga peralatan kantor tambahan seperti meja dan kursi yang ergonomis untuk mendukung
kenyamanan dan kesehatan pegawai.
5. Aksesibilitas: Pastikan bahwa fasilitas kantor dapat diakses dengan mudah oleh semua
pegawai, termasuk mereka yang memiliki kebutuhan khusus. Pastikan bahwa ada fasilitas
aksesibilitas yang memadai seperti rampa untuk kursi roda, toilet yang dapat diakses, dan ruang
kerja yang sesuai dengan kebutuhan individu.
6. Peningkatan Keterlibatan Pegawai: Selain menyediakan fasilitas fisik, penting juga untuk
menciptakan budaya kerja yang mendukung keterlibatan dan kesejahteraan pegawai. Ini bisa
mencakup kegiatan sosial, program kesejahteraan karyawan, dan komunikasi terbuka antara
manajemen dan pegawai.
Dengan mengimplementasikan konsep perencanaan fasilitas dan perlengkapan kebutuhan
pegawai ini, saya yakin kenyamanan dan produktivitas pegawai dalam bekerja akan meningkat,
sehingga menciptakan lingkungan kerja yang positif dan memotivasi.