PENDAHULUAN

Manajemen Perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap

aktivitas ketatausahaan dari suatu kantor untuk mencapai tujuan dengan cara
seefisien mungkin yang harus diadakan penataan agar pekerjaan tersebut
berjalan dengan baik.
Kantor sebagai pusat konsentrasi dalam melaksanakan aktivitas
organisasi, didalamnya terhadap manusia, uang, material, metode, dan pasar
sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber daya tersebut
diperuntukkan bagi pelaksanaan pengumpulan, pengelolaan, penyimpanan,
dan penyaluran informasi agar hasil pekerjaan kantor tersebut dapat tercapai
tujuan, yaitu tersedianya informasi yang siap pakai, maka hendaklah
diterapkan fungsi-fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.

1
 FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN

Pengertian manajemen, menurut sudut pandang manajerial adalah

proses mengadakan dan menggunakan sarana dan sumberdaya untuk
mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan dengan cara efektif dan
efisien1.

Menurut Robbins, manajemen adalah proses menyelesaikan kegiatan

secara efisien dengan dan melalui orang lain. Setiap perusahaan harus dapat
menjalankan perusahaan secara profesional dalam mencapai sasaran yang
telah ditentukan. Dengan demikian, perusahaan harus mampu mengarahkan
semua kegiatan untuk mencapai sasaran tersebut 2. Tujuan utama manajemen
adalah mencapai efektivitas dan efisiensi. Dalam pelaksanaannya, organisasi
tidak bisa terlepas dari:

1. Fungsi manajemen, terdiri dari perencanaan, pengorganisasian,

pengarahan, dan pengendalian (planning, organizing, actuating,
controlling) yang biasa disingkat POAC atas berbagai aktivitas
dalam organisasi tersebut.
a. Perencanaan (Planning)
Fungsi perencanaan dalam manajemen perkantoran
merupakan fungsi yang akan menentukan serangkaian tindakan
untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Jadi, dalam
perencanaan ini seorang manajer harus memikirkan apa yang
akan dikerjakan dengan sumber daya yang dimiliki.
Dalam perencanaan ini seorang manajer harus
mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil
tindakan. Kemudian dia harus melihat juga apakah rencana yang
dipilih itu cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan
perusahaan atau organisasi. Perencanaan merupakan proses
terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa
perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tidak berjalan.

b. Pengorganisasian (Organizing)
Pengorganisasian dalam manajemen perkantoran antara
lain membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan
yang lebih kecil. Fungsi pengorganisasian ini dapat
mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan
menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas
yang sudah dibagi-bagi tersebut.
1
Besse Marhawati., Pengantar Pengawasan Pendidikan, Sleman:
Deepublish, 2018) hlm 1-2
2
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, (Yogyakarta:
Penerbit Kanisius, 2008) hlm, 5

2
 Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara
menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus
mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut
dikelompokkan, siapa yang bertanggungjawab ataws tugas
tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil3.

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen sangat penting

karena:
a) Dapat membantu mewujudkan struktur organisasi yang jelas.
b) Dapat mendeskripsikan atau menguraikan tugas dari setiap
bidang atau bagian dalam organisasi secara jelas.
c) Wewenang dan tanggungjawab dalam organisasi menjadi
lebih jelas.
d) Dapat memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap
unit organisasi.
e) Sumber daya manusia dan materil yang dibutuhkan dapat
diketahui.

Adapun langkah-langkah yang perlu diperhatikan agar

hasil pengorganisasian dapat diperoleh dengan baik antara lain
sebagai berikut.
a) Mengetahui tujuan
b) Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi
c) Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional
atau praktis
d) Menentukan wewenang dan tanggung jawab
e) Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang
diperlukan
f) Memilih, menenempatkan dan menugaskan personil sesuai
dengan keterampilan manajerial yang dimiliki,
g) Mendelegasikan wewenang.

c. Pengarahan (Actuating)
Fungsi pengarahan dalam manajemen perkantoran
merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha
memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada
bawahan dalam melaksanakan tugas masing-masing, agar tugas
dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan
yang ditetapkan sejak awal.
Dalam fungsi pengarahan ini, seorang manajer juga harus
mampu melakukan fungsi pengkoordinasian sekaligus. Fungsi

Nanang Fattah., Landasan Manajemen Pendidikan, (Bandung: PT

3

Remaja Rosdakarya, 2015) hlm 17

3
 pengkoordinasian dalam sebuah organisasi atau perusahaan sangat
penting, karena fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen
yang menghubungkan, menyatukan, dan menyelaraskan pekerjaan
bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam upaya
mencapai tujuan organisasi.
Bila fungsi pengkoordinasian ini tidak berjalan dengan baik
maka akan terjadi kekacauan, percekcokkan, kekosongan kegiatan,
dan sebagainya sehingga menggagalkan pencapaian tujuan
organisasi atau perusahaan.

d. Pengawasan (Controling)
Fungsi pengawasan dalam manajemen perkantoran sangat
diperlukan untuk menjaga agar seluruh kegiatan dan efektivitas
pendayagunaan sumber-sumber daya yang ada tidak menyimpang
dari rencana sehingga tujuan organisasi atau perusahaan dapat
direalisasikan. 
Fungsi ini harus dilakukan oleh seorang manajer untuk
memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan,
diorganisasikan, dan diimplementasikan dapat berjalan sesuai
dengan target yang diharapakan sekalipun berbagai perubahan
terjadi dalam lingkungan.
Secara garis besar, proses pengawasan dalam manajemen
perkantoran mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut:
a) Menentukan objek-objek yang akan diawasi
b) Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau
yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki.
c) Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang
dipergunakan.
d) mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
e) Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk
mengetahui apakah ada perbedaan4.
f) Melakukan tindakan perbaikan terhadap suatu
penyimpanan yang berarti.

Berdasarkan paparan diatas, maka tujuan fungsi pengawasan antaran lain

sebagai berikut:
a. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah
direncanakan.
b. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau
ditetapkan.

Donni Juni Priansa, perilaku Konsumen dalam Persaingan Bisnis

4

Kontemporer. (Bandung: Alfabeta, 2017) hlm 33

4
c. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan,
sedang, atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
d. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya.
e. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.

2. Fungsi operasional perusahaan, secara umum fungsi ini meliputi

bidang pemasaran, produksi/operasional, keuangan, sumber daya
manusia, maupun administrasi perkantoran.
a. fungsi pemasaran adalah sistem keseluruhan dari kegiatan
perusahaan/usaha, diantaranya merumuskan perencanaan
produk, menentukan harga, mempromosikan dan
mendistribusikan produk untuk memuaskan dan memenuhi
keinginan konsumen.
b. Fungsi produksi/operasional. Fungsi ini bertanggung jawab
apabila tidak adanya konsumen yang mau membeli produk yang
ditawarkan.
c. Fungsi operasional keuangan ada 2 pekerjaan penting didalam
bagian keuangan yaitu (1) bagaimana harus mendapatkan dana
dengan cara yang efisien, (2) bagaimana menggunakan uang
dengan efektif5.
d. Fungsi operasional Sumber Daya Manusia6 (SDM) fungsi ini
bertanggung jawab dalam merekrut dan menempatkan karyawan.

5
Bambang Sugeng, Manajemen Keuangan Fundamental, (Sleman:
Deepublish, 2017) hlm 273.
6
Marihot Tua, Manajemen Sumber Daya Manusia, (Jakarta: Grasindo,
2002) hlm, 6.

5
 KESIMPULAN

Manajemen perkantoran merupakan bagian dari bidang

manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi
yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan
memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya. Kegiatan
penataan atau pengelolaan terhadap pekerjaan kantor itu disebut juga
manajemen perkantoran.
Dapat disimpulkan bahwa dalam manajemen perkantoran
berdasarkan sejumlah fungsi-fungsi merupakan rangkaian aktivitas
merencanakan atau mengelola data dan informasi tertulis yang
dilakukan secara teratur, sistematis dan terus menerus mengikuti
kegiatan organisasi, dengan tujuan untuk membentuk keberhasilan
organisasi yang bersangkutan. Dengan demikian fungsi manajemen
perkantoran sama halnya dengan fungsi manajemen pada umumnya,
dimana pengelolaannya terfokus pada lingkup pekerjaan kantor.

DAFTAR PUSTAKA

Fattah, Nanang., Landasan Manajemen Pendidikan.

Bandung:PT Remaja Rosdakarya, 2015

6
 Marhawati, Besse., Pengantar Pengawasan Pendidikan.
Sleman: Deepublish, 2018.

Priansa, Donni, Juni, Perilaku Konsumen dalam Persaingan

Bisnis Kontemporer. Bandung: Alfabeta, 2017

Sugeng, Bambang., Manajemen Keuangan Fundamental.

Sleman: Deepublish, 2017.

Tua, Marihot, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta:

Grasindo, 2002.

Winardi, Manajemen Perkantoran dan Pengawasan.

Bandung:PT Mandar Maju, 1990.