Pengertian Dan Fungsi Kantor

Pengertian Kantor

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, kantor memiliki arti balai (gedung,rumah,ruang) tempat
untuk mengurus suatu mengenai pekerjaan (perusahaan); tempat menjalankan pekerjaan.
Pengertian lainnya dari kantor adalah, sebuah unit lembaga atau organisasi yang terdiri dari
tempat, personil serta operasi ketatausahaan demi membantu pimpinan organisasi.

Tempat artinya ruangan, gedung, kompleks, dan perabot serta perlengkapannya, seperti mesin
peralatan kantor dan juga perlengkapan lainnya. Dari pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa
kantor adalah wadah atau tempat bagi sekelompok orang atau organisasi yang melakukan
kegiatan tata usaha.

Fungsi Kantor

Kantor sendiri memiliki beberapa fungsi yang di antaranya adalah, menerima informasi, merekam
informasi, mengatur informasi, memberi informasi serta melindungi aset atau harta.

Lebih jelasnya silahkan simak uraian berikut ini mengenai beberapa fungsi dari kantor:

1. Menerima Informasi

salah satu fungsi dari kantor yang pertama adalah untuk menerima segala macam bentuk
informasi, seperti surat, pesanan, faktur, panggilan telepon dan juga semua informasi tentang
segala macam kegiatan bisnis. Selain sebagai tempat menerima informasi yang masuk, kantor
juga berfungsi untuk memperoleh informasi secara lebih lanjut yang nantinya mungkin akan
diminta oleh pihak manajemen.

2. Merekam Informasi

Fungsi kantor berikutnya adalah untuk merekam atau menyimpan informasi, agar informasi yang
sudah ada dapat sesegera mungkin di siapkan apabila pihak manajemen memerlukannya. Semua
informasi harus di simpan untuk kepentingan hukum (legalitas) atau sebagai alat bukti. Selain itu,
rekaman informasi disimpan gunanya untuk memenuhi kebutuhan manajemen untuk melakukan
perencanaan serta pengendalian perusahaan.
3. Mengatur Informasi

Fungsi dari kantor adalah untuk mengatur segala bentuk informasi secara sistematis supaya
informasi tersebut bisa dimanfaatkan atau digunakan oleh pihak yang membutuhkan secara
maksimal. Contohnya, laporan dari kegiatan promosi yang dilakukan oleh perusahaan dengan
menyajikan informasi secara jelas serta dapat dipahami dengan baik. Laporan tersebut dibuat
dengan cara yang sudah diatur secara sistematis didalam kantor.

4. Memberi Informasi

Kantor juga berfungsi untuk memberikan semua informasi yang diperlukan kepada pihak yang
membutuhkan. Apabila pihak manajemen memerlukan informasi, kantor harus memberikan
informasi yang dibutuhkan berdasarkan data yang sudah diterima, dihimpun, diatur dan disimpan.
Informasi yang diberikan sifatnya bisa rutin dan sebagian yang lainnya bisa bersifat khusus atau
insidental. Informasi dapat diberikan secara lisan maupun tertulis.

5. Melindungi Aset Atau Harta

Disamping fungsi-fungsi yang sudah disebutkan diatas, Kantorpun memiliki fungsi yaitu untuk
melindungi aset ataupun harta. Segala jenis informasi atau data yang diterima oleh kantor
merupakan aset atau harta dari kantor tersebut. Kantor tidak dapat berfungsi sepenuhnya apabila
dibatasi pada fungsi menerima, merekam, mengatur dan memberikan informasi saja. Kantor juga
harus dapat melindungi informasi atau data, menjaga baik penyimpanannya, maupun isi,
sehingga benar-benar bisa digunakan demi kepentingan perusahaan dan informasi atau data
tersebut tidak jatuh kepada pihak yang tidak berhak atau pihak yang tidak bertanggung jawab.