MAKALAH

ADMINISTRASI PERKANTORAN

Disusun untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Manajemen Perubahan

Dosen Pengampu : Dr. Sutrisno, M.Pd

OLEH :

Deuis Siti Nurjanah (210106110094)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM

FAKULTAS ILMU TARBIYAH DAN KEGURUAN

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI MAULANA MALIK IBRAHIM

MALANG

2023
1. Pengertian Kantor

Kantor berasal dari bahasa belanda yaitu “kantoor” yang memeiliki arti ruangan
tempat berkerja, tempat di instansi, dan lain sebagainya. Di dalam bahasa inggris kantor
adalah “office” yang memiliki artian tempat yang dapat memberikan suatu layanan, ruang
tempat berkerja atau posisi. Kantor merupakan suatu proses penyelenggaraan kegiatan
seperti pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan ataupun pendistribusian
data.

2. Pengertian Kantor Menurut Ahli

1. Ulbert Silalahi

Tempat penyelenggaraan kegiatan ketatausahaan berlangsung disebut kantor,

yakni suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil, peralatan dan operasi
pengelolaan informasi.

2. Kamus Besar Indonesia (KBBI)

Kantor merupakan sebuat balai (Ruang, gedung dan rumah) tempat yang
digunakan untuk mengurus suatu pekerjaan (suatu instansi atau perusahaan) atau tempat
bekerja.

3. Prajudi Atmosudirjo

Kantor ialah kelembagaan yang dapat terdiri dari beberapa unsur kantor seperti
karyawan, ketatausahaan dan personil yang dibutuhkan untuk memudahkan tugas atau
pekerjaan pimpinan.

4. Kallaus dan Kelling

Kantor yaitu fungsi di mana sistem teknologi, prosedur, dan orang saling
bergantung dalam bekerja untuk mengelola salah satu sumber daya perusahaan yang
paling penting yaitu informasi.

5. Moekijat

Kantor merupakan salah satu tempat yang digunakan untuk melakukan pekerjaan
tata usaha.
3. Ciri-Ciri Kantor

 Sebagai alat yang dapat menyambungkan pikiran pimpinan kepada para

anggotanya.
 Membantu pemimpin dalam merumuskan suatu pekerjaan dan kemampuan kerja
yang dapat menyederhanakan suatu system manajemen.
 Dapat membantu administrasi atau tata usaha untuk dapat mencapai target yang
di inginkan.

4. Unsur-Unsur Kantor

 Gedung ialah salah satu unsur ini terdiri dari bangunan, ruangan-ruangan dan
juga perlengkapan lainnya.
 Personil yaitu suatu unsur ini terdiri dari seluruh orang yang memiliki hubungan
dengan organisasi yang terdapat di kantor, seperti: pimpinan, karyawan dan lain
sebagainya.
 Peralatan yakni sebuah unsur ini terdiri dari alat atau mesin-mesin yang ada di
kantor.

5. Tujuan dan Fungsi Kantor

 Menerima informasi dalam bentuk surat, penggilan telepon, pesanan,

faktur,maupun laporan mengenai berbagai kegiatan bisnis.
 Merekam dan menyimpan data-data serta informasi. Tujuan pembuatan rekaman
merupakan sedang menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen
meminta informasi tersebut.
 Mengatur informasi Informasi yang akan diakumulasi oleh kantor jarang dalam
bentuk yang sama layaknya akan ketika diberikan, seperti mengumpulkan
informasi maupunsumber-sumber -yang berbeda dan membuat perhitungan atau
pembukuan.
 Memberi informasi Bila dimana manajemen diminta sejumlah informasi yang
akan diperlukan, kantor segera memberikan informasi tersebut dari rekaman yang
tersedia. Sebagian informasi -yang diberikan bersifat rutin, sebagian bersifat
khusus.
  Melindungi aset yakni dengan mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam
perusahaan seperti diperlihatkan di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal
yang -tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.

6. Kegiatan Kantor

1. Mengumpulkan atau Menghitung Keterangan

Kegiatan mengumpulkan atau menghitung keterangan adalah kegiatan untuk

mencari dan mengusahakan tersedianya seluruh keterangan yang belum ada atau
berserakan di mana-mana menjadi keterangan yang siap dipergunakan bila diperlukan.

2. Mencatat Keterangan

Mencatat keterangan adalah kegiatan membubuhkan keterangan dengan berbagai

macam peralatan sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan,
keterangan yang diperlukan sehingga wujud keterangan dapat langsung siap pakai.

3. Mengolah Keterangan

Mengolah keterangan adalah bermacam-macam kegiatan mengerjakan

keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan Keterangan

Menggandakan keterangan adalah kegiatan memperbanyak keterangan dengan

berbagai cara dan alat, sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim Keterangan

Mengirim keterangan adalah kegiatan menyampaikan keterangan dengan

berbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan Keterangan

Menyimpan keterangan adalah kegiatan untuk menaruh atau meletakkan

keterangan dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu sehingga lebih teratur,
sistematis, dan aman.
7. Jenis-Jenis Kantor

1. Virtual Office

Sesuai dengan namanya, sebuah virtual office tidak benar-benar ada secara fisik.
Yang ditawarkan adalah alamat surat dan poin kontak yang bisa dihubungi. Misalnya,
sebuah startup menjalankan bisnisnya dari rumah, tetapi menyewa virtual office di
gedung perkantoran. Maka, startup tersebut seakan beralamat di gedung perkantoran di
mana virtual office berada. Jadi, walaupun startup dijalankan di rumah, bisnis tersebut
akan tetap mendapatkan kredibilitas di antara pengguna potensialnya. Selain itu, dengan
mengalamatkan urusan bisnis kepada virtual office, pengusaha yang bekerja dari rumah
akan terjaga privasinya karena urusan bisnis tidak dialamatkan ke rumah pribadi.

Beberapa keuntungan komunikasi yang ditawarkan virtual office adalah

resepsionis, asisten, call center, dan lainnya. Selain itu, ada juga space service, yang
melibatkan alamat prestisius yang biasa ditawarkan sebuah virtual office. Servis ini
memberikan alamat profesional, alamat surat, tempat meeting, dan kesempatan menyewa
tempat untuk sementara waktu.

2. Serviced Office

Tempat kerja yang satu ini bukan hanya menyediakan tempat tetapi juga segala
pengurusnya. Sebuah manajemen fasilitas yang menjadi pengurusnya akan menyewakan
ruangan kerja atau lantai kerja untuk beberapa perusahaan berbeda. Biasanya serviced
office juga terletak di pusat bisnis di kota-kota besar. Tujuan dibentuknya ruang kantor
serviced office adalah untuk memberikan fleksibilitas bagi pengusaha yang
menggunakannya karenya biasanya dapat disewa dengan mudah.