Manajemen Perkantoran (MP)

Session 2
Lingkup dan bidang pekerjaan
Arti dan Pentingnya MP
Pekerjaan Perkantoran
Kantor
Secara umum, kantor sebagai
tempat dimana dilakukan
berbagai macam kegiatan
pelaksanaan organisasi dalam
rangka mencapai tujuannya
Lebih luas: kantor sebagai
pusat kegiatan penyediaan
informasi.
Kantor dapat diartikan sebagai :
Pusat (tidak selalu ‘tempat’)
diselenggarakannya kegiatan menangani
informasi
Proses menangani informasi, mulai dari menerima,
mengumpulkan, mengolah, menyimpan,
meyalurkan/ mendistribusi-kan informasi
Tempat setiap keputusan yang akan dan telah
diambil atau ditetapkan dalam suatu organisasi
Fungsi Kantor
Menurut J.C Denyer
Untuk memberi
Untuk menerima keterangan, misal: faktur
keterangan, misal: surat penjualan, perkiraan2, dll.

Untuk mencatat keterangan, misal:

persediaan, harga, kepegawaian, dll.
Untuk menjamin aktiva-aktiva,
Untuk menyusun keterangan, misal: misal: pemeliharaan uang
tentang pembiayaan, pembukuan, dll tunai, persediaan, dll
 Hakekat
Pekerjaan Kantor
Mengumpulkan/menghitung Informasi
Mencatat Informasi
Mengolah Informasi
Menggandakan Informasi
Mengirim Informasi

Menyimpan Informasi
 Mengumpulkan /
1 menghitung Informasi
Yaitu kegiatan mencari dan
mengusahakan tersedianya segala
informasi yang tadinya belum ada
atau berserakan di mana-mana,
menjadi informasi yang siap
dipergunakan bilamana diperlukan
Mencatat Informasi
2
Yaitu kegiatan membubuhkan
keterangan dengan pelbagai
macam peralatan sesuai dg
perkembangan teknologi modern
dan kebutuhan, informasi yang
diperlukan sehingga wujud
informasi dapat langsung siap pakai
3 Mengolah Informasi
Yaitu bermacam-macam kegiatan
mengerjakan keterangan dengan Menggandakan Informasi
maksud menyajikannya dalam bentuk
yang lebih berguna
4 yaitu kegiatan memperbanyak
informasi dengan pelbagai cara
Kegiatan pengolahan
dan alat, sebanyak jumlah yang
recieving, bathching,
diperlukan
editing, coding,
entering,prosessing,
tabulating, analising,
reporting
5 Mengirim Informasi
yaitu kegiatan menyampaikan
informasi dg pelbagai cara dan
alat, dari satu pihak kepada
pihak lain
6 Menyimpan
Informasi
Yaitu kegiatan menaruh atau meletakan
informasi dengan pelbagai cara dan alat di
tempat tertentu sehingga lebih teratur,
sistematis dan aman
 Manajemen
Perkantoran Menurut George Terry

Manajemen perkantoran adalah suatu perencanaan,

pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran
serta menggerakkan mereka yang melaksanakan agar
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu
 Manajemen
Perkantoran
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson
Manajemen Perkantoran adalah cabang
dari seni dan ilmu manajemen yang
berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien,
bilamana dan dimananpun pekerjaan
harus dilakukan
 Manajemen
Perkantoran
Menurut Mill Geoffey

Manajemen Perkantoran adalah seni

membimbing personel kantor dalam penggunaan
sarana yang sesuai dg lingkungannya demi
mencapai tujuan yg sudah ditetapkan.
Manajemen Perkantoran secara umum
Manajemen Perkantoran adalah rangkaian kegiatan merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), megarahkan (memberi arah dan petunjuk), mengawasi dan
mengendalikan (melakukan kontrol), sampai menyelenggarakan suatu pekerjaan secara
tertib dan lancar

Ruang Lingkup Pekerjaan Kantor dipengaruhi oleh:

Luas sempitnya ruang Sifat atau
lingkup tugas pokok Meliputi tulis
jenis usaha menulis/catat
kantor. Perusahaan
yang besar dan luas suatu kantor mencatat,
jangkauannya, ketatausahaan,
memerlukan lebih dan ketatausahaan
banyak informasi yang yang lebih
harus ditangani dari komplek.
pada perusahaan yang
sempit lingkup
usahanya.
 Ruang Perkantoran Peralatan dan mesin
1 6
Lingkup Kerja (Office Space) (Appliances and Mechines)

Perbekalan dan keperluan Tulis

Manajemen 2
(Supplies and Stationery)
7 Methode(Methods)

Perkantoran 3 Komunikasi
(Communications)
8 Warkat (Records)
(lebih luas)
4 Kepegawaian Kantor Kontrol Pejabat Pimpinan
(Office Personal) 9
menurut Charles O. Libbey (Executive Controls)
Perabot dan perlengkapan
5 (Furniture and Equipment)
 Ruang perkantoran YANG HARUS DIPERHATIKAN RUANG
PERKANTORAN
Sebuah ruang perkantoran didesain
sedemikian rupa agar pergerakan dan
aktifitas setiap pekerjaan berjalan dengan Lukisan
Perkiraan kebutuhan ruang
efektif sekaligus memeberikan kenyamanan
Penjatahan ruang Fasilitas kebersihan
bagi pekerja dengan memanfaatkan
space/ruang yang tersedia Tata ruang kantor Ruang pertemuan
Faktor keselamatan
Pemanasan dan peredaran udara
Seiring perkembangan jaman ruang Memindahkan kantor
perkantoran tidak hanya terbatas pada Pendinginan udara Perubahan-perubahan
ruang spasial namun juga pada ruang Pantulan suara Pemeliharaan
virtual. Sehingga memungkinkan setiap
pegawai bekerja dari manapun sepanjang
terhubung dengan system yang menjadi
platform.
 Komunikasi
Papan Pengumuman Internet
Pelayanan terima tamu Jaringan kabel dan optik Salah satu lingkup dalam manajemen
perkantoran adalah komunikasi. Komunikasi
Pengiriman surat Jaringan nirkabel & satelit merupakan kunci dalam pencapaian tujuan
Pelayanan Office boy Electronic mail oleh karenanya transmisi antara komunikator
dan penerima (receiver) harus berjalan
Sistem telepon, LAN, WAN Media Sosial
efektif
Faksimili
Perangkat dan media komunikasi semakin
berkembang dan semakin efisien, namun
tetap perlu diingat prinsip dasar komunikasi
serta pemilihan media yang tepat agar
penyampaian informasi tidak terdistorsi dan
sesuai dengan tatakelolanya.
 Pegawai kantor YANG HARUS DIPERHATIKAN PEGAWAI
PERKANTORAN

Pegawai adalah modal utama dalam

Perencanaan pegawai
menjalankan aktifitas perkantoran. Karena Manajemen karir
pegawai adalah manusia yang Pemilihan dan Perekrutan
Talent manajemen
membutuhkan treatment terkait dengan Orientasi dan Diklat
motivasi, penghargaan dan pelibatan maka Kompensasi dan benefit
Penugasan
pengelolaan sumberdaya manusia harus Pemeliharaan
dilakukan secara holistic mulai dari Pengukuran kinerja
Pemberhentian
perekrutan sampai pensiun. Coaching, mentoring & feedback
Mutasi (rotasi, promosi, demosi) Pensiun
 Peralatan mesin
Komputer dan Mesin tik
Mesin tambah (dengan strook)
Mesin faktur
Printer dan Fotocopy
Mesin hitung (Kalkulator)
Aneka perlengkapan perkantoran
Perlengkapan kebersihan
Perlengkapan penggandaan
Pemeliharaan dan perbaikan
Supplies & Stationary Perlengkapan
Meja/kursi kerja
Kertas surat Meja panjang
Formulir Perlengkapan arsip
Pensil, ballpoint, tinta, penghapus dsb Lemari/peti besi
Perbekalan kebersihan Perabotan fungsional
Perbekalan penggandaan Pemeliharaan dan perbaikan
Penilaian perbekalan baru Perlengkapan acuan
Lemari perbekalan
dan perlengkapan
rak
Tempat pakaian (lemari)
Perabotan perpustakaan
Penilaian perlengkapan baru
 Metode Warkat (Records)
Pengordinasian form Pembuangan form
Pengolahan data
Perancangan form
Penyelidikan perkantoran Microfilm  database
Pelayanan surat
Pengukuran hasil kerja tulis Jadwal penyimpanan
Peninjauan surat
Penjadwalan prosedur rutin  SOP Praktik kearsipan dan
Ruang pengetikan penyimpanan
Prosedur pembuatan bagan  Probis terpusat
Metode pelaporan Pemanfaatan komputer
Pemakaian film  Database + big data
Survei
Analisis statistik
 Pengawasan Pimpinan
Perencanaan
Konperensi
organisasi Penaksiran

Latihan
Pemusatan atau Pembakuan pemindahan tugas
pemencaran gaji
pelayanan
Analisis tugas Buku pedoman
Perencanaan pekerjaan petunjuk kerja
anggaran
 Perbekalan dan keperluan Tulis Peralatan dan mesin
(Supplies and Stationery) (Appliances and Mechines)

Methode(Methods)
Kepegawaian Kantor Ruang
(Office Personal) Perkantoran
(Office Space)
Warkat (Records)
Perabot dan perlengkapan
(Furniture and Equipment)

Komunikasi Kontrol Pejabat Pimpinan

(Communications) (Executive Controls)
 Tujuan 3 Untuk memberi catatan dan laporan yg

Manajemen bermanfaat dg biaya yang terjangkau

Perkantoran 4 Untuk membantu perusahaan memelihara

dan memenuhi kebutuhannya
Untuk menyediakan informasi yang
1 siap pakai, yaitu: Lengkap, Relevan dg Untuk memberikan pekerjaan tatausaha yg
keguna annya, Tidak terlambat (Up to 5 cermat dan membantu memberi pelayanan
date), Akurat, Dapat dipertanggung- kepada para langganan atau mitra kerja
jawabkan kebenarannya.
Untuk memberi keterangan yg lengkap 6 Untuk membuat catatan yg lebih baik dg
2 biaya yg terjangkau
bagi yg memerlukan guna pelaksanaan
tugas organisasi secara efisien
 Fungsi-fungsi penyelenggaraan
Kegiatan Perkantoran bagi Pimpinan
Sebagai alat penyambung Membantu pimpinan dalam
panca indera bagi pimpinan perumusan pekerjaan

Membantu pimpinan dalam Membantu pimpinan dalam

penyederhanaan sistem manajemen, pelaksanaan kegiatan mencapai
prosedur, dan metode kerja tujuan yang berdaya guna
Sumber daya dalam
Manajemen (1)
Perkantoran
Pegawai, yaitu orang atau pejabat yg hakekat
1
tugasnya adalah mengolah informasi

Biaya kantor, yaitu dalam melaksanakan

2 pekerjaan kantor tentu memerlukan biaya, baik
untuk gaji, pembelian peralatan, maupun biaya
untuk keperluan lainnya.

Materiel kantor yang terdiri atas : Alat tulis

3
kantor, Perabot kantor, ruang kantor).
Sumber daya dalam
Manajemen (2)
Perkantoran
Mesin-mesin kantor : printer, faximili, mesin foto
4
copy, computer dsb

5 Metoda kantor, yaitu cara kerja dan prosedur

dalam menangani informasi.
Waktu khusus untuk pegawai kantor (disediakan
6
waktu untuk mengatur jadwal atau waktu untuk
menangani informasi)

7 Pasar, yaitu bagaimana memasarkan hasil

produksi dan keperluan lainnya.