Manajemen

Administrasi Perkantoran
Risna Haryati.SE.,MM
Arti Manajemen Perkantoran
• George Terry, dalam buku Office Management and Control
(1966) mengemukakan: Manajemen perkantoran dapat
didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan
pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan
mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang
telah ditentukan lebih dahulu
• William Leffingwell dan Edwin Robinson, dalam buku Textbook
of Office Management (1950), mengutarakan: Manajemen
perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan
ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan
perkantoran secara efisien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu
harus dilakukan.
 Arti Manajemen Perkantoran
• Millis Geoffrey (1990) menyatakan: Manajemen kantor adalah
seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana
yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang
ditetapkan.
• W.H. Evans menyatakan bahwa manajemen administrasi
perkantoran menurut adalah fungsi yang menyangkut manajemen
dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai
pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan
organisasi.
• John Neuner dan Benjamin Haynes, manajemen administrasi
perkantoran adalah manajemen perkantoran mencakup bidang yang
lebih sempit daripada yang umumnya di kandung oleh istilah
“manajemen”. Manajemen perkantoran untuk sebagian besar
berkenaan dengan pengawasan perkantoran.
 Arti Manajemen Perkantoran
• Charles O. Libbey membagi bidang kerja
manajemen perkantoran menjadi 9 bagian, antara
lain:
1. Office Space (Ruang Perkantoran)
2. Communications (komunikasi)
3. Office Personnel (Kepegawaian Perkantoran)
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan Perlengkapan)
5. Appliances and Machines (Peralatan dan Mesin)
6. Supplies and Stationery (Perbekalan dan Keperluan tulis)
7. Methods (Metode)
8. Records (Warkat)
9. Executive Control (Kontrol Pejabat Pimpinan)
Tujuan Manajemen Perkantoran
• Tujuan proses manajemen perkantoran
adalah tersedianya informasi yang siap pakai.
• Ciri informasi yang siap pakai adalah:
1. Lengkap;
2. Relevan dengan kegunaannya;
3. Tidak terlambat (up to date);
4. Akurat;
5. Dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.
Tujuan Manajemen Perkantoran
• Adapun tujuan manajemen perkantoran antara lain:
1. Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan
guna pelaksanaan tugas organisasi secara efisien;
2. Untuk memberi catatan dan laporan yang bermanfaat dengan
biaya yang terjangkau
3. Untuk membantu perusahaan memelihara dan memenuhi
kebutuhannya
4. Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan
membantuu memberi pelayanan kepada para langganan atau
mitra kerja
5. Untuk membuat catatan yang lebih baik dengan biaya yang
terjangkau
Sumber Daya Manajemen Perkantoran
Setiap organisasi memiliki unsur-unsur manajemen yang
terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, materiil, metoda
dan pasar, sebagai sumber daya yang akan dikelola. Sumber
daya tersebut antara lain:
1. Pegawai kantor
Yaitu pegawai atau pejabat yang hakikat tugasnya
adalah mengolah informasi.
2. Biaya kantor
Dalam melaksanakan pekerjaan kantor tentu
memerlukan biaya, baik untuk gaji, pembelian
peralatan, maupun biaya untuk keperluan lainnya.
Sumber Daya Manajemen Perkantoran
3. Mesin-mesin kantor
Sumber daya ini meliputi komputer, printer, scanner,
mesin photo copy, dan lain-lain.
4. Materiil kantor
- Alat tulis kantor: kertas, pensil, ballpoint,
penggaris, dll.
- Perabot kantor: lemari file, meja tulis, kursi, dll.
- Ruang kantor: pada umumnya pekerjaan kantor
perlu dikerjakan dalam ruangan yang memadai.
Pekerjaan kantor tidak mungkin dikerjakan di
luar ruangan, kecuali dalam keadaan darurat
atau untuk sementara
Sumber Daya Manajemen Perkantoran
5. Metoda kantor
Adalah cara kerja dan prosedur dalam menangani informasi.
Untuk menangani informasi yang besar jumlahnya dan banyak
macam ragamnya, cara kerja yang tepat dan prosedur yang tidak
berbelit-belit akan menunjang tercapai tujuan manajemen
perkantoran.
6. Waktu khusus untuk pegawai kantor
Untuk suatu perusahaan yang tidak sepanjang hari menangani
informasi maka perlu pengaturan waktu sehingga sehari-harinya
tersedia waktu khusus untuk menangani informasi
7. Pasar
Dalam hal tertentu untuk memasarkan hasil produksi dan
keperluan lainnya
Kaitan Manajemen Perkantoran dengan
Fungsi-fungsi Manajemen

Sumberdaya daya tersebut diperuntukkan bagi

pelaksanaan, pengumpulan, pengolahan,
penyimpanan, dan penyaluran informasi.
Agar hasil pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut
dapat mencapai tujuan yaitu tersedianya informasi
yang siap pakai, maka hendaknya diterapkan fungsi-
fungsi manajemen terhadap sumber daya tersebut.
Terima kasih