Era Baru Manajemen

Perkantoran

Oleh:
Nurul Athika
1763411044
Latar belakang
Manajemen kantor adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengelola, merencanakan, dan mengontrol
setiap aktivitas kantor, yang bertujuan untuk
memberikan pelayanan informasi pada berbagai
pihak. Di era globalisasi sekarang ini, peran
teknologi dalam lingkungan perkantoran sangat di
butuhkan. Perkembangan tekonologi yang semakin
pesat serta peralatan seperti mesin kantor yang
digunakan semakin canggih sehingga dapat
mempengaruhi efisiensi kerja. Perkantoran modern
berkenaan dengan tempat dan proses penanganan
data/informasi yang modern dan dicirikan dengan
pegawai yang mempunyai sikap disiplin, profesional,
memiliki sikap dan cara berpikir sesuai tuntutan
zaman.
Rumusan masalah
1. Apakah konsep dasar manajamen perkantoran.
2. Apakah tujuan manajemen perkantoran.
3. Apakah fungsi manajemen perkantoran.
4. Bagaimana ruang lingkup manajemen
perkantoran.
5. Apakah peran manajer perkantoran
6. Bagaimana sebelum dan sesudah adanya
teknologi dalam perkantoran.
7. Bagaimana pengaruh perkembangan teknologi
dalam perkantoran.
8. Apakah ciri-ciri perkantoran modern.
Tujuan penulisan
1. Untuk mengetahui konsep dasar manajemen
perkantoran.
2. Untuk mengetahui tujuan manajemen
perkantoran.
3. Untuk mengetahui fungsi manajemen
perkantoran.
4. Untuk mengetahui ruang lingkup manajemen
perkantoran.
5. Untuk mengetahui peran manajer perkantoran.
6. Untuk mengetahui sebelum dan sesudah adanya
teknologi dalam perkantoran.
7. Untuk mengetahui pengaruh perkembangan
teknologi dalam perkantoran.
8. Untuk mengetahui ciri-ciri perkantoran modern.
Konsep Dasar Manajemen Perkantoran
• Manajemen perkantoran merupakan
penerapan fungsi-fungsi manajemen pada
kantor agar tujuan dapat tercapai.
• Perkembangan zaman mendorong kantor
untuk mengikuti perkembangan teknologi
informasi yang up to date sehingga
manajemen kantor dituntut untuk dapat
mengambil inisiatif agar pekerjaan dapat
diselesaikan tepat waktu, tepat sasaran dan
efisien.
Tujuan & fungsi manajemen
perkantoran
Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry
(1974), yaitu:
a) memberikan semua keterangan yang lengkap dan
diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu
diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara
efisien,
b) memberikan catatan dan laporan yang cukup
dengan biaya serendah-rendahnya dan membantu
perusahaan memelihara persaingan,
c) memberikan pekerjaan ketatausahaan dengan
cermat; dan
d) membuat catatan dengan biaya minimal.
Fungsi kantor menurut Mills (1984: 9), yakni
sebagai berikut.

Merekam dan
Menerima menyimpan data- Mengatur
informasi (to data serta informasi (to
receive informasi (to arrange
information) record information)
information)

Memberi
Melindungi aset
informasi (to
(to safeguard
give
assets)
information)
Ruang lingkup manajemen perkantoran
Charles O Lebbey membagi ruang lingkup manajemen
perkantoran dalam sembilan bidang yakni sebagai berikut.
1. Office Space (Ruang Perkantoran)
2. Office Communication (Komunikasi Kantor)
3. Office Personnel (Pegawai Kantor)
4. Furniture and Equipment (Perabotan dan
Perlengkapan)
5. Appliances and Machines (Peralatan dan Mesin Kantor)
6. Supplies and Stationary (Perbekalan dan Keperluan
Tulis)
7. Methods (Metode)
8. Records (Warkat)
9. Executive Controls (Pengawasan Pejabat Pelaksana)
Peran manajer perkantoran
Menurut Mintzberg (1973) peran-peran manajerial yakni:
a) Peran sebagai sosok atau figur (figurehead role)
b) Peran sebagai pemimpin
c) Peran sebagai penghubung
d) Peran sebagai pemantau
e) Peran sebagai disseminator (pembagi informasi)
f) Peran sebagai juru bicara
g) Peran sebagai wirausahawan
h) Peran sebagai orang yang menangani
kekacauan/gangguan
i) Peran sebagai pengalokasian sumber daya
j) Peran sebagai perunding
Sebelum dan sesudah adanya teknologi
dalam perkantoran
Pada mulanya pengelolaan kantor-kantor hanya
dilakukan secara manual atau murni oleh usaha
manusia. Maka, dalam pengelolaannya sebelum ada
teknologi pekerjaan kantor dilakukan dengan:
1. Waktu yang lama
2. Tenaga yang lebih berat
Namun, seiring semakin berkembangnya
teknologi, pengelolaan kantor menjadi semakin
maju. Selain dalam pengelolaannya menjadi lebih
cepat, ringan, dan lebih baik, teknologi sangat
berperan penting terhadap efisiensi pekerjaan
kantor.
Pengaruh perkembangan teknologi dalam
perkantoran
Dampak positifnya menghemat biaya, menghemat waktu
dan tenaga, memudahkan pengendalian dan ketepatan,
memudahkan pengawasan, menghasilkan pekerjaan yang lebih
baik dan rapi, keterangan yang dimuat dapat lebih banyak,
mengurangi rasa bosan dengan metode manual, mengurangi
kelelahan pegawai.
Dampak negatifnya tingkat penyusutan dari beberapa
mesin cukup tinggi, memerlukan biaya yang tinggi guna
pengadaan dan pemeliharaan untuk jenis tertentu, sulit
mendapatkan operator mesin yang mahir dan perlu biaya untuk
melatih mereka, kadang-kadang fleksibilitas dari beberapa
metode mesin sulit didapat atau diterapkan, sulit mengadakan
pemeliharaan dan perbaikan untuk jenis mesin tertentu apabila
terjadi kerusakan.
Ciri-ciri perkantoran modern
Mempunyai bangunan dan tata ruang yang baik

Menggunakan alat dan perlengkapan tepat

Pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan
disiplin

Cara berpikir pegawai modern

Menggunakan biaya secara efisien

Tata laksana demokratis dan produktif

Kesimpulan
• Manajemen perkantoran merupakan penerapan fungsi-fungsi
manajemen pada kantor agar tujuan dapat tercapai.
• Tujuan kantor adalah memberikan sebuah sistem pelayanan berupa
komunikasi dan perekaman/penyimpanan.
• Kantor memiliki fungsi antara lain menerima informasi, merekam
informasi, mengatur informasi, memberikan informasi, serta
melingungi aset.
• Charles O Lebbey membagi ruang lingkup manajemen perkantoran
dalam sembilan bidang yakni office space (ruang perkantoran), office
communication (komunikasi kantor), office personel (pegawai kantor),
furniture and equipment (perabotan dan perlengkapan), appliances
and machines (peralatan dan mesin kantor), supplies and stationary
(perbekalan dan keperluan tulis), methods (metode), records (warkat),
executive controls (pengawasan pejabat pelaksana).
• Peran manajer perkantoran adalah sebagai sosok atau figur,
pemimpin, penghubung, pemantau, disseminator, juru bicara,
wirausahawan, orang yang menangani kekacauan/gangguan,
pengalokasian sumber daya, perunding.
• Dampak positifnya seperti menghemat biaya, menghemat waktu
dan tenaga, memudahkan pengendalian dan ketepatan,
memudahkan pengawasan, menghasilkan pekerjaan yang lebih baik
dan rapi, keterangan yang dimuat dapat lebih banyak, mengurangi
rasa bosan dengan metode manual, mengurangi kelelahan pegawai.
Dampak negatif seperti, tingkat penyusutan dari beberapa mesin
cukup tinggi, memerlukan biaya yang tinggi guna pengadaan dan
pemeliharaan untuk jenis tertentu, sulit mendapatkan operator
mesin yang cakap dan perlu biaya untuk melatih mereka, kadang-
kadang fleksibilitas dari beberapa metode mesin sulit didapat atau
diterapkan, sulit mengadakan pemeliharaan dan perbaikan untuk
jenis mesin tertentu apabila terjadi kerusakan.
• Pada mulanya pengelolaan kantor hanya dilakukan secara manual
atau murni oleh usaha manusia. Pengelolaan sebelum ada teknologi
pekerjaan kantor dilakukan dengan waktu yang lama dan tenaga
yang lebih berat. Seiring berkembangnya teknologi, pengelolaan
menjadi lebih cepat, ringan, dan lebih baik, teknologi sangat
berperan penting terhadap efisiensi pekerjaan kantor.
• Ciri-ciri perkantoran modern yaitu, mempunyai bangunan dan tata
ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan tepat,
pegawai melaksanakan tugas secara profesional dan disiplin, cara
berpikir pegawai modern, menggunakan biaya secara efisien, dan
tata laksana demokratis dan produktif.