PERANAN TATA USAHA DALAM ORGANISASI KANTOR

BAB I
PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Adanya tata usaha sangat diperlukan di organisasi kantor. Karena Tata Usaha merupakan
bagian yang penting di organisasi kantor demi menunjang kelancaran dan terpenuhinya tujuan
kantor. Misalnya saja peran tata usaha adalah menyediakan informasi bagi pemimpin
perusahaan. Dengan informasi tersebut, peminpin perusahaan dalam mempertimbangkan
keputusannya akan lebih tepat. Karena tugas dari tata usaha itu sendiri adalah menghimpun,
mencatat, mengadakan, mengola, mengirim dan menyimpan dokumen dokumen yang dianggap
penting bagi perusahaan. Serta salah satu manfaat adanya tata usaha kantor adalah Kelancaran
pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
2. RUMUSAN MASALAH
Dalam makalah ini, akan dipaparkan tentang masalah masalah yang timbul dalam Tata
Usaha Kantor. Oleh karena itu, masalah pada makalah ini adalah :
a. Apa yang dimaksud Tata Usaha Kantor
b. Peran adanya Tata Usaha Kantor
c. Apa Ciri Tata Usaha Kantor
d. Apa manfaat dari tata Usaha kantor
3. Tujuan Pembuatan Makalah
a. Mengetahui pengertian Tata Usaha Kantor
b. Mengetahui manfaat dengan adanya Tata Usaha Kantor
c. Mengetahui Ciri dari Tata Usaha Kantor

d. Mengetahui Manfaat dengan adanya Tata Usaha Kantor

BAB II
PEMBAHASAN
1. PENGERTIAN TATA USAHA
Secara Etimologis, Tata Usaha adalah kegiatan memberi bantuan dalam mengelola
informasi, manusia, harta kearah suatu tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya hampir mempunyai
kesamaan pengertian yang mengarah kepada pengaturan tulis menulis dan catat mencatat.
Berikut beberapa pengertian tentang Tata Usaha.
a. Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu Tata dan Usaha yang masing-masing kurang
lebih mempunyai pengertian sebagai berikut Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan
Usaha ialah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai suatu maksud.
Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu
proses penyelenggaraan kerja.
b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia
Dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis
menulis(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan sebagainya, sedangkan penata
usaha ialah orang-orang yang menyelenggarakan taha usaha.
c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern
Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun,
mencatat, mengelola, mengadakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang
diperlukan dalam setiap usaha kerja.
d. Mentri keuangan Republik Indonesia Pasal 5 Ayat
Subbagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan urusan tata usaha, keuangan,
kepegawaian dan penyusunan rencana kerja dan laporan serta akuntabilitas kinerja.
e. Menurut George Terry
Tata Usaha Kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkatwarkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna
menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
f. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson

Tata Usaha Kantor berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usahapembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk
mencari keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat ini mungkin merupakan sejarah dari
pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana digambarkan oleh daftar-daftar
perhitungan, surat-menyurat, surat-surat perjanjian, surat-surat pesanan, laporan-laporan, dan
oleh segala macam nota yang tertulis dan tercetak.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian sebagai aktivitas
administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan
keterangan-keterangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung
sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan
oleh siapa saja yang membutuhkannya.
Dengan demikian, tata usaha merupakan kegiatan yang berhubungan dengan jasa-jasa
perkantoran yang terdiri dari hal-hal berikut :
Korespondensi dan laporan,
Kegiatan ini berhubungan dengan pencatatan relasi atau kemitraan kerja organisasi
ataupun kantor samapi pada persiapan hal-hal yang harus dilapokan kepada pimpinan.
Tata hubungan
Yaitu berhubungan dengan proses surat-menyurat, penerimaan dan pengiriman telepon
serta facsimile dan surat
Pencatatan dan perhitungan,
kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik, dll.
Kearsipan,
hal ini penting dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen yang dinilai penting
dan berkaitan dengan kegiatan organisasi.
2. TATA USAHA MENURUT INTINYA
Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan di sekitar keterangan-keterangan
yang berwujud pada 6 pola kegiatan:
1. Menghimpun
Kegiatan mencari dan mendapatkan berbagai keterangan yang diperlukan suatu
organisasi sehingga organisasi tersebut dapat dengan mudah mendapatkan gambaran tindakan

dari informasi yang telah terhimpun. Informasi yang dihimpun asalnya berserakan dimana-mana,
tugas tatausahlah yang mengimpun informasi dengan berbagai cara.
2. Mencatat
Keterangan atau informasi yang telah dihimpun, untuk kemudian dicatat dan disusun
kembali dalam bentuk tulisan sehingga menjadi informasi yang mudah dibaca dan dipahami,
disimpan, dan dikirim kembali. Penyusunan kembali informasi ini dapat juga disajikan dalam
pita rekaman suara/gambar/vodeo sehingga dapat dilihat dan didengar.
3. Mengola
kegiatan ini dimaksudkan untuk menyajikan kembali informasi sehingga lebih berguna.
4. Menggandakan
Keterangan/informasi yang telah dihimpun dicatat dan diolah kemudian digandakan
(diperbanyak sesuai kebutuhan) dengan berbagai cara.
5. Mengirim
Kegiatan ini dilakukan untuk menyampaikan inforasi yang telah digandakan kepada
pihak yangmemerlukan dengan menggunakan berbagai saluran informasi, seperti edaran, surat
elektronik, dan lain sebagainya.
6. Menyimpan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk menyimpan dengan aman informasi yang telah diolah
dan menyusun dengan berbagai cara dan alat tertentu.
Dari keenam pola perbuatan tersebut diatas terlihat bahwa yang menjadi sasaran adalah
keterangan (intormasi). Dalam perkembangannya keterangan itu bisa berciri visual dan berciri
audial. Keterangan visual dapat berbentuk tulisan atau gambaran dan berupa warkat (record).
Sedangkan keterangan audial bisa berbentuk rekaman dan fisiknya berupa pita (tape). Bahkan
kini sudah pada taraf penggambungan keterangan visual dengan keterangan audial dalam wujud
pita video yang sekaligus bisa dibaca tulisannya dan dilihat gambarnya serta didengar
keterangannya. Namun dalam kenyataan saat ini pita video belumlah merupakan perlengkapan
yang umum disetiap kantor.
Akan tetapi tatausaha yang mencakup 6 pola perbuatan tersebut diatas, tidak merupakan
suatu urutan waktu. Masing-masing kegiatan tersebut bahkan dapat berlangsung sendiri-sendiri

ataupun dalam suatu rangkaian mulai dari aktivitas yang manapun. Pada kelanjutannya masingmasing pola kegiatan itu dapat meliputi berbagai pelaksanaan kerja yang lebih terperinci.
Tatausaha terdapat dalam setiap organisasi. Adanya pekerjaan tatausaha ini menentukan
adanya suatu hubungan kerja antara satuan-satuan organisasi balk dari atas kebawah atau
sebaliknya maupun secara horisontal atau menyilang. Dalam hal ini hubungan karena
ketatausahaan ini tidak menyangkut perintah dan tanggung jawab melainkan penyampaian
keterangan-keterangan dalam rangaka memberikan pelayanan kepada pelaksanaan pekerjaanpekerjaan operatif. Hubungan ini pada umumnya diwujudkan dalam bentuk surat, formulir,
salinan, tembusan, atau sesuatu macam warkat lainnya.
Dengan mengerjakan 6 tugas pokok ketatausahaan di atas maka tata usaha mempunyai
peran penting dalam menyidiakan informasi untuk melayani kebutuhan organisasi. Peran tata
usaha dalam kehidupan berorganisasi adalah melayani, menyediakan, dan membantu kelancaran
perkembangan organisasi.
3. PERANAN TATA USAHA
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu
mempunyai segi ketata usahaan. Littlefield dan Peterson berpendapat bahwa setiap pekerjaan
dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan pekerjaan perkantoran atau
pekerjaan kertas. Dalam kebanyakan pekerjaan-pekerjaan segi ini hanyalah sebagai akibat saja
dari aktivitas pokok yang dapat berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian,
teknik, atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya. Walaupun demikian, segi-segi pekerjaan
kertas itu harus diurus.
Selanjutnya, Coleman Maze berpendapat bahwa kantor tata usaha dulu dianggap tidak
lebih daripada titik temu dari tatahubungan ke dalam dan keluar yang hanya mampuy kadang
kala mengirim beberapa surat dan menyiapkan warkat-warkat yang tidak mempunyai nilai
praktis. Untunglah kecenderungan dewasa ini ialah memandang kantor itu sebagai jasad hidup
yang sangat penting. Kantor ini hidup sebagai satuan terpusat yang memberikan pelayan. Ini
diterima sebagai suatu sekutu penuh dalam usaha-usaha produktif dari perusahaan modern.
Tanpa kantor tata usaha, roda-roda pabrik tidak berputar dan penjualan barang-barang atau jasajasa tidaklah mungkin.
Secara garis besar, tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari sesuatu

organisasi.
Maksudnya, tata usaha melayani pelaksanaan sesuatu pekerjaan operatif dengan
menyediakan keterangan yang diperlukan. Keterangan-keterangan itu memudahkan tercapainya
tujuan yang diinginkan atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operatif yang bersangkutan
secara lebih baik.
b.

Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat

keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
Maksudnya, keterangan-keterangan yang diperoleh dari pekerjaan kantor dapat
dipergunakan bagi pimpinan dalam merencanakan atau mengendalikan segala kegiatan
organisasi. Pengendalian kegiatan organisasi dan pengambilan keputusan tidak akan dapat
dilaksanakan dengan tepat tanpa adanya bahan-bahan keterangan dari pekerjaan kantor.

c.

Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Maksudnya, banyak organisasi baik di lingkungan pemerintah maupun swasta, dalam
menyelenggarakan kegiatannya kurang atau tidak melakukan pencatatan-pencatatan secara
cermat dan lengkap. Begitu juga dalam penyimpanan dan pemeliharaan dokumen-dokumen yang
berisi keterangan-keterangan penting jurang perhatian. Padahal, keterangan-keterangan tersebut
penting dan diperlukan untuk bahan penilaian, pengambilan keputusan atau penyusunan program
bagi perkembangan organisasi. Dengan kabur dan gelapnya sumber dokumen itu, maka tentu
akan menyulitkan dalam kehidupan organisasi apabila dibutuhkan dokumen-dokumen tersebut.
4. CIRI TATA USAHA
i.

Bersifat pelayanan yaitu tata usaha melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif

untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi.

ii.

Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi yaitu bahwa tata usaha diperlukan
dimana-mana dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Tata usaha terdapat dalam
kantor dari pucuk pimpinan sampai ruang kerja satuan organisasi yang terbawah.

iii.

Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi yaitu tata usaha dapat mencapai segala
tempat dan tidak hanya terbatas dalam lingkungan bangunan, gedung, atau kantor dari
suatu badan usaha yang bersangkuntan.

Adapun ciri-ciri khusus tata usaha menurut Littlefield dan Rachel, yaitu :
1. Biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental-lebih banyak tugas yang sukar
diukur.
2. Corak berubah-ubah yang lebih besar dalam pekerjaan dari suatu peristiwa ke peristiwa
lain.
3. Banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak membenarkan
adanya ukuran-ukuran baku.
4. Ketidakteraturan mengenai arus kerja dari banyak pekerjaan perkantoran

5. MANFAAT ADANYA TATA USAHA

Kelancaran pekerjaan kantor dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam pekerjaan.
Mengurangi keterlambatan atau hambatan
Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan.
6. PEKERJAAN KANTOR YANG BERSIFAT KETATA USAHAAN
Yaitu pekerjaan kantor yang banyak berhubungan langsung dengan pekerjaan tulis
menulis, misalnya:
Pengurusan atau pengangganan surat (surat masuk dan keluar)

penyimpanan surat (kearsiapan)

pengetikan

pengurusan pegawai

Pengurusan keuangan

pengurusan perlengkapan

penggandaan

pembuatan laporan
Pekerjaan kantor yang tidak bersifat ketatausahaan, yaitu pekerjaan kantor yang tidak
berhubungan dengan tulis menulis

menelpon

menerima tamu

memelihara gedung kantor

pelayanan keamanan

pekerjaan pesuruh
7. TUGAS TATA USAHA

Mengkoordinasikan penyusunan rencana strategis (renstra) kantor.

Mengkoordinasikan penyusunan program dan kegiatan tahunan kantor.

Mengkoordinasikan penyusunan rencana kerja anggaran dan dokumen pelaksanaan

anggaran kantor.

Menyusun rencana program dan kegiatan Sub Bagian Tata Usaha

Memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi di

lingkungan kantor.

Melaksanakan pengelolaan urusan keuangan di lingkungan kantor.

Melaksanakan urusan umum, kerumahtanggaan, perlengkapan dan tertib administrasi

serta pengelolaan barang-barang inventaris kantor.

Melaksanakan urusan administrasi kepegawaian antara lain kenaikan pangkat, kenaikan

gaji berkala, penggajian pegawai, mutasi dan lain-lain di lingkungan kantor.

Melaksanakan kegiatan administrasi ketatausahaan dan kearsipan di lingkungan kantor.

Menyiapkan bahan dalam proses pengadaan barang/jasa di lingkup kantor.

Memberi petunjuk, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan.

Memberikan saran/pertimbangan kepada atasan sebagai bahan masukan.

Melaksanakan tertib administrasi dan menyusun laporan pelaksanaan kegiatan kantor.

Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.

Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) Kepala Sub

Bagian Tata Usaha mempunyai fungsi sebagai berikut:

1. pelaksanaan urusan umum, pelaksana urusan kepegawaian, rumah tangga, perlengkapan
dan hubungan masyarakat;
2. pelaksanaan penyusunan program kegiatan arsip dan perpustakaan;
3. penggordinasian perencanaan kegiatan antar seksi di Lingkungan Kantor Arsip dan
Perpustakaan;
4. pengevaluasian, monitoring dan pelaporan; dan
5. pelaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Kantor.

BAB III
PENUTUP
1. KESIMPULAN
Tata Usaha adalah kegiatan untuk mengadakan pencatatan dan penyusunan keteranganketerangan sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung sebagai bahan
informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan atau dapat dipergunakan oleh siapa saja
yang membutuhkannya. Peran tata usaha di sebuah kantor sangatlan penting demi kelancaran
untuk mencapai tujuan dari kantor tersebut. Tata Usaha juga melayani pelaksanaan sesuatu
pekerjaan operatif dengan menyediakan keterangan yang diperlukan kantor.
Dari sinilah kami menyimpulkan bahwa Tata Usaha adalah bagian terpenting di sebuah
kantor. Karena tanpa adanya tata usaha, pekerjaan kantor akan tersumbat, pemimpin juga akan
susan mendapat informasi yang baru.
2. SARAN
Setelah kami menyelesaikan makalah Kesekertarisan ini, kami berharap Tata Usaha yang
ada di Universitas Kuningan lebih ditingkatkan lagi. Agar tujuan dari UNIKU dapat tercapai
dengan baik. Karena menurut kami, dalam hal pelayanan di tata usaha UNIKU kurang
memuaskan. Saran kami satu lagi yaitu masalah Perpustakaan, kami harap buku-buku di
perpustakaan lebih dilengkapi lagi agar para mahasiswa dalam mencari materi lebih mudah.

DAFTAR PUSTAKA
The Liang Gie. 2007. Administrasi Perkantoran Modern, Edisi Keempat. Yogyakarta : Liberty.
Winardi, SE. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung : Mandar Maju.
http://ridwanjuli.blogspot.com/2011/06/pengertian-tata-usaha.html